新形勢(shì)下做好縣級(jí)人大檔案管理工作的有效策略

陳少杰

【摘? ? 要】進(jìn)入新的時(shí)代，在社會(huì)快速發(fā)展的同時(shí)，縣級(jí)人大的檔案管理工作也應(yīng)該同步更新，以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)建設(shè)和發(fā)展的需要。檔案資料是對(duì)歷史的見(jiàn)證，是對(duì)當(dāng)下現(xiàn)實(shí)的思考，同時(shí)又能夠預(yù)見(jiàn)未來(lái)，其重要性不言而喻。基于此，本文結(jié)合實(shí)踐對(duì)當(dāng)前縣級(jí)人大檔案管理工作現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，立足新形勢(shì)，對(duì)如何做好縣級(jí)人大檔案管理工作提出一些可行策略。

【關(guān)鍵詞】縣級(jí)人大? 檔案管理? 有效策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G4? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.23.063

黨的十九大報(bào)告提出了鄉(xiāng)村振興的戰(zhàn)略，對(duì)當(dāng)前農(nóng)村地區(qū)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)高度重視，力圖縮小城鄉(xiāng)差距，推動(dòng)全社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展。在此背景下，我國(guó)各個(gè)地區(qū)的中小城市加快建設(shè)進(jìn)程，對(duì)于縣級(jí)人大的檔案管理工作而言，也是一個(gè)非常重要的發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也面臨著不小的挑戰(zhàn)。縣級(jí)人大檔案管理工作由于各種客觀(guān)因素的影響，發(fā)展要落后于城鎮(zhèn)地區(qū)的人大檔案管理，對(duì)城鄉(xiāng)一體化建設(shè)形成了阻礙。對(duì)當(dāng)前縣級(jí)人大檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出其中的問(wèn)題和原因所在，在此基礎(chǔ)上拓寬思路，給出具體可行的檔案管理優(yōu)化對(duì)策，是縣級(jí)人大檔案管理部門(mén)的重點(diǎn)任務(wù)。

一、縣級(jí)人大檔案管理工作現(xiàn)狀分析

縣級(jí)人大的檔案事業(yè)發(fā)展應(yīng)當(dāng)與縣區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展同步，但是筆者通過(guò)深入實(shí)踐調(diào)研，發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況并非如此，有些縣級(jí)人大的檔案管理狀況令人擔(dān)憂(yōu)。從領(lǐng)導(dǎo)層面來(lái)看，單位領(lǐng)導(dǎo)眼光長(zhǎng)遠(yuǎn)，或者文化水平、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較高的單位檔案管理工作做得更好;從服務(wù)方面來(lái)看，縣區(qū)的檔案工作服務(wù)質(zhì)量差強(qiáng)人意，在服務(wù)方面依然存在諸多問(wèn)題。

（一）硬件設(shè)施缺乏

經(jīng)過(guò)實(shí)踐調(diào)研，幾乎所有縣級(jí)人大機(jī)關(guān)都存在檔案管理設(shè)施設(shè)備老化陳舊，甚至不具備完善的設(shè)施設(shè)備的情況，多數(shù)縣級(jí)人大的檔案管理工作都存在缺乏經(jīng)費(fèi)的問(wèn)題。負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門(mén)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重短缺，使得整個(gè)縣區(qū)的檔案管理工作無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，縣級(jí)的檔案管理室面積狹小，嚴(yán)重缺乏現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，甚至連基本的工作臺(tái)也沒(méi)有，檔案檢索室、展覽室以及儲(chǔ)存室并沒(méi)有做嚴(yán)格的區(qū)分，部分縣區(qū)的檔案管理工作處于無(wú)序的狀態(tài)[1]。

（二）管理人員素養(yǎng)較低

在實(shí)踐調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)縣級(jí)人大負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員并非專(zhuān)職，而是兼職人員，這些兼職人員多為單位內(nèi)部將要退休的人員，或者已經(jīng)退休的人員。縱觀(guān)所有專(zhuān)職和兼職的檔案管理人員，其學(xué)歷水平較低，缺乏足夠?qū)I(yè)的檔案管理知識(shí)，實(shí)操技能堪憂(yōu)，對(duì)信息化操作更是毫無(wú)頭緒，無(wú)法進(jìn)行新形勢(shì)下的檔案管理優(yōu)化和創(chuàng)新。同時(shí)，因?yàn)闄n案管理工作的待遇不夠理想，所以不論是專(zhuān)職人員還是兼職人員，皆缺乏責(zé)任心和事業(yè)心，容易將精力放在其他工作上，這種從心理上對(duì)檔案管理工作的不重視體現(xiàn)在其行動(dòng)的方方面面，使檔案管理工作停滯不前。

（三）檔案管理混亂

縣級(jí)人大的檔案管理比較混亂，現(xiàn)存的檔案資料并未覆蓋所有的村鎮(zhèn)地區(qū)，檔案管理和分類(lèi)并不清楚，只是上級(jí)要檢查什么資料，下級(jí)部門(mén)就收集整理什么樣的檔案資料。已有的檔案成果距離年代久遠(yuǎn)，長(zhǎng)時(shí)間未能得到更新和完善，甚至部分地區(qū)出現(xiàn)了斷檔，很多重要的文件資料要么嚴(yán)重?fù)p毀，要么已經(jīng)遺失[2]，根本不符合當(dāng)前基層檔案管理要求。

（四）執(zhí)法流于形式

有關(guān)檔案管理的行政執(zhí)法工作流于形式，我國(guó)《檔案法》的規(guī)定以及一些地方性的規(guī)定成為檔案行政管理部門(mén)執(zhí)法的準(zhǔn)則。基層檔案行政管理部門(mén)對(duì)于行政執(zhí)法并沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)，所選擇的執(zhí)法人員也由業(yè)務(wù)人員兼任，這就造成在實(shí)際的執(zhí)法過(guò)程當(dāng)中，業(yè)務(wù)人員本身缺乏足夠的法律知識(shí)，對(duì)于是否該執(zhí)法毫無(wú)底氣，無(wú)法真正落實(shí)到位。缺乏專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)的執(zhí)法人員，無(wú)法保證檔案行政執(zhí)法職責(zé)的履行。

（五）檔案流失嚴(yán)重

從一些對(duì)檔案管理和開(kāi)發(fā)利用比較得心應(yīng)手的縣級(jí)檔案館的實(shí)際情況來(lái)看，在檔案館中幸存的檔案資料種類(lèi)和內(nèi)容已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的需求，并且現(xiàn)階段很多縣級(jí)人大檔案館中所儲(chǔ)存的文書(shū)檔案內(nèi)容存在遺漏和缺失的情況，完整性難以實(shí)現(xiàn)，一些對(duì)于群眾而言有著更高利用價(jià)值的檔案不能夠依照法律法規(guī)被接收到檔案館中，加上立檔單位尚未建立起完善的服務(wù)體系，有條件建立的單位又習(xí)慣各自為政，未及時(shí)移交相關(guān)檔案資料，或者移交的時(shí)間間隔太長(zhǎng)，使得檔案信息的整合公布很難做到全面及時(shí)。隨著時(shí)間的推移，單位的改革和領(lǐng)導(dǎo)的更換使得一些重要的文件也隨之流動(dòng)，距離久遠(yuǎn)的檔案資料越來(lái)越少。

（六）服務(wù)質(zhì)量較低

很多縣級(jí)人大的檔案管理部門(mén)將重點(diǎn)放在了檔案的管理上，但是管理工作并沒(méi)有落實(shí)到位，對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用不夠重視，或者在開(kāi)發(fā)利用方面流于形式，只有上級(jí)提到才會(huì)做做樣子。一些檔案工作人員的態(tài)度十分冷漠消極，對(duì)待前來(lái)查檔的人員態(tài)度不夠友好，查檔人員時(shí)常受到冷遇。還有部分機(jī)關(guān)認(rèn)為檔案資料應(yīng)當(dāng)服務(wù)于機(jī)關(guān)自身的工作，不適合為大眾所利用，這種認(rèn)識(shí)是非常錯(cuò)誤的。無(wú)法主動(dòng)地為群眾提供服務(wù)，所采取的服務(wù)措施不夠到位，甚至以檔案保密為借口，限制大眾對(duì)檔案資料的使用，嚴(yán)重影響了服務(wù)工作的開(kāi)展。一些檔案文件不能夠完全公開(kāi)，也限制了大眾的知情權(quán)。

（七）信息化程度落后

現(xiàn)代社會(huì)在互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下進(jìn)入了新的發(fā)展階段，各行各業(yè)也積極展開(kāi)了對(duì)互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，工作效率和質(zhì)量顯著提升。檔案資料作為信息，其容量十分龐大，傳遞和儲(chǔ)存也是一個(gè)問(wèn)題，利用信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的管理，可以改善傳統(tǒng)檔案資料收集、整理、管理和利用中的各種不足。然而在實(shí)踐中，由于經(jīng)費(fèi)的限制，很多縣級(jí)人大的檔案室都沒(méi)有信息化軟硬件設(shè)備，甚至連基本的電腦都沒(méi)有。擁有信息化軟硬件設(shè)備的檔案室，又因?yàn)槿狈夹g(shù)人才而無(wú)法全面開(kāi)發(fā)信息設(shè)備的功能，同時(shí)又考慮到網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題而不敢使用，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)度[3]。

二、新形勢(shì)下做好縣級(jí)人大檔案管理工作的有效策略

解決縣級(jí)人大檔案管理工作中存在的問(wèn)題是一個(gè)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，不可能一蹴而就。一些問(wèn)題由來(lái)已久，是陳年舊疾，還有一些問(wèn)題是深層次的制度和思想原因所導(dǎo)致，對(duì)此，就必須要具體問(wèn)題具體分析，針對(duì)不同的問(wèn)題采取不同的解決方法，以科學(xué)的態(tài)度和精神來(lái)一一應(yīng)對(duì)。

（一）提高思想認(rèn)識(shí)

縣級(jí)人大及其常委會(huì)作為地方權(quán)力機(jī)關(guān)，要對(duì)檔案管理工作的重要性有高度的認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作的優(yōu)化排上日程，立足整體，始終本著抓好檔案管理、服務(wù)人大工作的原則，將檔案管理工作的優(yōu)化作為一項(xiàng)長(zhǎng)期性和基礎(chǔ)性的工作牢牢抓好，不斷落實(shí)。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要在意識(shí)形態(tài)上做出改變，同時(shí)加大對(duì)全機(jī)關(guān)工作人員的思想教育，加大檔案管理工作重要性的宣傳，提高全員認(rèn)識(shí)，上傳下達(dá)，使各方主體明確自身職責(zé)和義務(wù)，相互配合，共同努力推進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新，提升檔案管理工作質(zhì)量和水平。

（二）完善制度保障

縣級(jí)人大檔案管理工作要逐步走向規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化和智能化，就離不開(kāi)制度的引領(lǐng)和保障。加強(qiáng)制度建設(shè)，完善制度體系，才能夠推動(dòng)檔案管理工作健康有序地發(fā)展。

首先，要建立更加科學(xué)的檔案資料收集和歸檔制度[4]。檔案資料的收集是檔案工作人員積累原始檔案的過(guò)程，是檔案管理工作的起點(diǎn)，是后續(xù)展開(kāi)檔案整理、管理、開(kāi)發(fā)和利用工作的基礎(chǔ)。縣級(jí)人大及其常委會(huì)活動(dòng)的多樣性決定了縣級(jí)人大檔案內(nèi)容的多樣性，所以在收集檔案的環(huán)節(jié)，保證檔案資料的完整性和真實(shí)性十分重要，尤其是縣級(jí)人大及其常委會(huì)所作出的各種決議決定、代表意見(jiàn)、人事任命等等。

其次，要對(duì)當(dāng)前的檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整，檔案的開(kāi)發(fā)利用以規(guī)范完善的檔案管理制度為前提。縣級(jí)人大應(yīng)當(dāng)結(jié)合國(guó)家有關(guān)檔案管理所出臺(tái)的政策法規(guī)、規(guī)定辦法，立足自身實(shí)際來(lái)建立健全檔案管理辦法、檔案借閱制度、檔案保密辦法等等。確保檔案從收集到利用的所有環(huán)節(jié)得以規(guī)范，對(duì)檔案管理的各個(gè)流程和技術(shù)手段進(jìn)行細(xì)化，使各個(gè)工作環(huán)節(jié)和具體的步驟更加明確，同時(shí)要完善相應(yīng)的安保措施。

最后，針對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育應(yīng)當(dāng)不斷完善制度，要求負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員必須要認(rèn)真學(xué)習(xí)各類(lèi)法律法規(guī)知識(shí)，積極參與機(jī)關(guān)所組織的知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，強(qiáng)化其檔案管理意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升管理隊(duì)伍的整體素養(yǎng)。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建監(jiān)管考核制度，把檔案管理工作納入對(duì)相關(guān)工作人員的績(jī)效考核當(dāng)中，獎(jiǎng)懲并行，調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情和動(dòng)力，確保檔案管理工作有條不紊地展開(kāi)。

（三）優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)

鑒于目前很多地區(qū)的檔案部門(mén)的管理隊(duì)伍普遍存在老齡化的傾向，年輕的技術(shù)人才極少，并且女性占據(jù)多數(shù)，影響了工作效率，還造成了資源的浪費(fèi)，檔案管理隊(duì)伍素養(yǎng)亟待提升。要想改變這一情況，必須要對(duì)檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。單位領(lǐng)導(dǎo)基于對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)來(lái)改變將檔案部門(mén)作為內(nèi)退人員休養(yǎng)生息地方的思想認(rèn)識(shí)，在配備相應(yīng)的工作人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)多引進(jìn)和培養(yǎng)一些年輕有為、理論知識(shí)基礎(chǔ)扎實(shí)、專(zhuān)業(yè)技能過(guò)硬且擁有一定經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)優(yōu)秀人才，不斷擴(kuò)充檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，檔案館還可以通過(guò)人事部門(mén)加強(qiáng)與本區(qū)域高校的聯(lián)系，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)對(duì)口的畢業(yè)生。

（四）強(qiáng)化執(zhí)法監(jiān)督

縣級(jí)人大必須要依照我國(guó)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，賦予檔案行政管理部門(mén)應(yīng)有的權(quán)力，不斷加大檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查力度。對(duì)執(zhí)法監(jiān)督檢查的各項(xiàng)工作流程進(jìn)行完善，積極開(kāi)展多層次、多形式的執(zhí)法監(jiān)督檢查活動(dòng)，對(duì)于檔案管理和執(zhí)法過(guò)程中遇到的各種阻礙，要冷靜理智地面對(duì)。檔案行政管理部門(mén)要由上至下依照法律所賦予的權(quán)利鼓足底氣，勇于正確履行好自己的法定權(quán)利。

（五）整合檔案資源

縣級(jí)人大檔案管理部門(mén)要想真正在當(dāng)前的新形勢(shì)下大顯身手，發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的價(jià)值，就必須要主動(dòng)積極地將一切與民生問(wèn)題有關(guān)的檔案資料收集歸檔，廣泛整合檔案資源，豐富現(xiàn)有館藏檔案種類(lèi)和數(shù)量，覆蓋各類(lèi)與民眾生活緊密相關(guān)的問(wèn)題。收集和整理的檔案資料越多，檔案館就越能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用，充分提高對(duì)檔案資料的利用效率，展現(xiàn)出檔案資料對(duì)機(jī)關(guān)工作和當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展的服務(wù)功能，同時(shí)還可以控制后期檔案管理的成本。

（六）創(chuàng)新檔案服務(wù)

做好檔案的管理是基礎(chǔ)，那么對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用就是檔案管理工作的最終目的。縣級(jí)人大檔案管理部門(mén)要做好自身本職工作，尤其要加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的收集和整理，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)，為其開(kāi)發(fā)和利用做好鋪墊。以全心全意為人民服務(wù)的思想為指導(dǎo)[5]，樹(shù)立服務(wù)廣大民眾的意識(shí)，不斷完善自身服務(wù)工作，采取更加科學(xué)可行的服務(wù)措施，健全服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)政府部門(mén)檔案信息的管理和信息透明一體化建設(shè)。檔案管理人員必須要對(duì)自身的服務(wù)理念、內(nèi)容和方式進(jìn)行創(chuàng)新，立足各種檔案資料資源，從當(dāng)?shù)氐慕ㄔO(shè)發(fā)展實(shí)際需要出發(fā)，構(gòu)建電子檔案目錄，構(gòu)建更加完善的數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索體系。在檔案服務(wù)上，除了要不斷改進(jìn)傳統(tǒng)的線(xiàn)下服務(wù)之外，還要依托信息系統(tǒng)的支持來(lái)完善各種線(xiàn)上服務(wù)，從而構(gòu)建全方位的服務(wù)格局，使檔案資料可以最大程度地發(fā)揮價(jià)值。

（七）加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息科技在當(dāng)前縣級(jí)人大檔案管理工作中的滲透是大勢(shì)所趨，讓先進(jìn)技術(shù)參與檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，可以顯著提升檔案收集、整理和開(kāi)發(fā)利用的效率。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員必須要對(duì)此高度重視，爭(zhēng)取上級(jí)部門(mén)的政策支持，結(jié)合自身實(shí)際來(lái)加大對(duì)信息技術(shù)的投入，加大對(duì)信息技術(shù)的研究和利用力度，積極構(gòu)建一體化的信息化管理平臺(tái)，充分滿(mǎn)足單位檔案管理的需求，滿(mǎn)足民眾的查閱需求，將管理和服務(wù)融為一體，提升管理和服務(wù)質(zhì)量水平。與此同時(shí)，需要保證檔案的收集、整理、開(kāi)發(fā)利用的環(huán)境安全可靠，除了采取必要的線(xiàn)下安保措施，比如防火、防盜、防潮之外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)線(xiàn)上的網(wǎng)絡(luò)信息安全提起重視。縣級(jí)人大可以通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人才來(lái)定期做好對(duì)檔案管理系統(tǒng)的檢查、維修、更新，通過(guò)采取加密技術(shù)嚴(yán)防死守各個(gè)容易遺漏文案資料信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

總而言之，在新形勢(shì)下，為了促使基層人大檔案管理能力和水平的不斷提升，必須要立足實(shí)際，結(jié)合當(dāng)前國(guó)家針對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理所出臺(tái)的要求方針，有效推進(jìn)檔案管理工作優(yōu)化和創(chuàng)新，提升基層人大檔案管理和利用效率，從而為其他工作展開(kāi)做好鋪墊，提供保障。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員必須要持續(xù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，在實(shí)踐中不斷探索更加科學(xué)、規(guī)范、有效的檔案管理模式的構(gòu)建方式。

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