業務流程生命周期和文檔生命周期交互的文檔管理研究

李喆 任琳琳 陳瑩

摘? 要：通過業務流程生命周期和文檔生命周期（下稱“雙周期”）交互的全程視角探究業務流程管理和文檔管理交互關系的本質。首先從業務流程管理和文檔管理兩方面分析企業文檔管理的現狀并提出“雙周期”交互的理念，明確“雙周期”概念并闡述“雙周期”交互的內涵。再次探討“雙周期”交互的實質，并從業務數據和文檔信息的層面將“雙周期”的交互關系具象化。最后提出相應的文檔管理方法，以期為企業“文檔—業務”交融管理提供借鑒。

關鍵詞：文檔生命周期;業務流程生命周期;文檔管理;業務流程管理;企業文檔

Abstract： This paper explores the nature of the interaction between business process management and document management from the perspective of the whole interaction between business process lifecycle and document lifecycle （hereinafter referred to as 'double cycle'）.Firstly， the paper analyzes the present situation of enterprise document management from two aspects of business process management and document management and puts forward the concept of' double cycle' interaction， clarifies the concept of double cycle and elaborates the connotation of 'double cycle' interaction. Secondly， The essence of the 'Double cycle' interaction is discussed and the 'double cycle' interaction relationship is embodied from the level of business data and document information. Finally， the paper puts forward the corresponding document management method， in order to provide reference for the 'document-business' integration management of enterprises.

Keywords： Records lifecycle business process lifecycle records management business process management; Enterprise document

市場需求的多變和企業發展戰略的調整要求企業不斷提升自身價值，而業務流程作為企業運行的脈絡，直接決定企業的作業邏輯;業務流程運行是否通暢、快捷則直接關系到企業運行的效率和效益。[1]因而企業需要持續關注并優化業務流程，以更好地協調各業務伙伴關系、提升對顧客需求的響應能力。完整的業務流程管理應包括流程建模、流程實施、流程評價和流程改善等幾個階段，它們相互依存、相互聯系，共同構成了流程管理的完整生命周期。[2]同時，企業業務流程管理實質上是信息流、物流、資金流和一系列相互關聯的活動的集合，而信息流的作用則體現為對業務流程中資源的執行和控制。[3]文件、檔案作為信息流的載體貫穿于企業業務流程的全過程管理，是支撐企業開展業務的重要依據，形容文檔為“業務活動的血液”恰如其分。[4]

在信息和數據爆炸的時代，企業逐漸認識到文檔管理的重要性，改變了文檔人員“只是扮演保管者角色”的固有印象，并從文檔著手進行信息分析和信息挖掘，幫助企業明晰市場發展動向，提取其中隱含的有用信息和知識以應用于企業的業務活動開展。因而進行文檔管理與業務管理的交融、發揮文檔對企業業務的支持作用逐漸成為學者研究的重點，如構建業務系統與檔案管理系統的歸檔集成框架[5]、實現數字環境中文件管理系統與企業內容管理系統相結合[6]、建立業務分類方案和后端存儲系統相結合的文件存儲庫模型[7]等。然而現有研究對于二者的關系缺乏從全程觀，即文檔生命周期和業務流程生命周期的視角研究。

“全程管理”在文件管理領域是由何嘉蓀、傅榮校等為代表的學者提出來的管理觀念，強調文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期的全過程管理。[8][9]根據“全程管理”的理念，筆者認為“全程觀”可拓展至其他具有生命周期性的管理過程，如業務流程生命周期的管理。本文從“全程觀”的視角出發，嘗試探究“雙周期”間的交互，并將其具化為業務數據流和文檔信息流之間的交互，旨在探究業務流程管理和文檔管理交互關系的本質，并在此基礎上提出基于全程觀的企業文檔管理性方法。

1 企業文檔管理現狀分析

在企業中，由于不直接創造價值，文檔管理部門往往只作為非主流的功能性部門存在，甚至多數企業未設單獨的文檔部門，而將文檔管理的工作依次分布于文檔各形成部門，僅有少部分企業如核電企業設有專門的文檔信息處，并進行文檔管理與業務管理交融的實踐。本文將企業文檔管理方面存在的不足歸納如下。

1.1 企業業務流程管理較少重視文檔連續管理。企業業務流程管理在業務流程的建立和規范的基礎上，主要聚焦于業務流程優化和業務流程重組兩個方面。[10][11]

但是，企業業務流程優化和重組的相關實踐較少提到對文檔資源的系統開發和利用，同時缺乏對文檔進行全過程的連續管理，導致企業文檔管理難以按照其全生命周期的正常規律開展。在企業管理中，雖然業務系統較為重視文件資源，[12]卻忽略了文檔管理對業務流程管理的支持作用。

1.2 企業文檔生命周期管理未延展至業務前端。近年來，企業逐漸重視文檔管理在業務流程中的作用，并引入“文檔全生命周期”的思想。[13]然而，囿于業務主導，企業“業務文檔化”思維仍未轉變。[14]因此，企業未將文檔生命周期管理深入企業業務前端，未對業務文檔信息進行數據分析和挖掘并以此為依據調整業務活動，“文檔業務化”[15]模式尚未形成。

2 理念提出：基于全程觀的“雙周期”交互

“雙周期”并不是對兩周期名詞概念的簡單合并，而是探索文檔生命周期和業務流程生命周期之間的交互關系。對于業務流程管理來說，能更好地分析和挖掘業務數據以指導業務流程的優化與重組;對文檔管理來說，能更好地以業務流程為導向，發揮對業務的原動力作用。

2.1 業務流程生命周期和文檔生命周期的概念

2.1.1 業務流程生命周期。與產品的一生需經歷調研、設計、工藝、制造、銷售、維修、報廢等多階段類似，業務流程也具有鮮明的階段性特點。[16][17]這些特點包括識別需求、設計流程、執行并優化流程、流程重組，[18]或流程設計、建模、實施到流程評價和優化等。[19]本文從時間角度將業務流程劃分為識別需求階段、設計流程階段、執行流程階段、流程優化階段和流程重組階段五個全生命周期過程，并將它稱為業務流程生命周期（Business Process Life Cycle，BPLC）。[20]

2.1.2 文檔生命周期。文件生命周期理論是檔案學的基礎性理論，國內外學者對“文件生命周期”的概念界定基本一致，指的是文件從產生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程，并有明顯的階段性特征。[21]澳大利亞檔案學者弗蘭克·阿普沃德等人對此提出文件連續體的概念。[22]在文件生命周期理論和文件連續體理論的基礎上，文檔一體化管理成為現代企業重要的文檔管理理念與方法。

本文以此為基礎，提出新環境下“文檔生命周期”的概念，強調兩點內容：一是文檔現行階段、半現行階段和非現行階段的階段邊界模糊性;二是對文檔生命運動的不同時間里所采取的捕獲、保管、處置、利用和保存等行動的階段劃分模糊性和此類行動的文檔生命周期代表性。

2.2 業務流程生命周期和文檔生命周期的交互。從“雙周期”間的關系上看，文檔的全程管理強調的是自文件產生之初將其捕獲、保管、處置、利用等工作環節有機聯系在一起，實現從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期的管理。[23]業務的全程管理則是指把業務無縫銜接起來，使各部門協同辦公，保障主體信息在空間和時間上的完整性和延續性，實現業務的一體化管理。[24]

“雙周期”交互的核心思想是從全程觀的角度，即業務流程生命周期和文檔生命周期的視角出發，以企業業務為導向，調整文檔管理與業務管理相適應。

首先，全程觀視角要求以業務流程生命周期為主線，關注各業務流程的階段特點，在識別需求階段以業務目標為導向了解流程設計考慮因素，設計流程階段明確資源消耗、功能設計和數據支持，執行流程階段記錄流程運行實例，流程優化階段診斷并解決流程問題，流程重組階段參考流程知識數據完成流程再造，并及時生成業務流程圖。[25]

其次，由于企業文檔數據資源往往伴隨企業業務活動產生，企業的業務過程對于企業的文檔管理至關重要，全程觀視角要求企業文檔管理人員明晰企業各業務流程圖，進而以此為依據繪制并定期修改“數據流程圖”，以調整“數據流程圖”與企業業務活動變化相適應，從而保證文檔人員能夠了解并反映企業業務活動開展的實際情況。[26]

最后，全程觀視角要求以文檔生命周期為業務節點，一方面在業務活動開展之初預估數據流的流轉環節，在業務活動開展過程中驗證并捕捉業務數據流的流轉環節，為業務數據流固化為文檔信息流作路徑參考;另一方面文檔在完成生命周期的流轉后，應發揮其業務節點的作用，即承載其產生、修改、提交、轉換等流轉過程中的版本控制、訪問權限、技術背景等過程性記錄，更好地為企業業務活動的開展提供信息參考作用，從而提升企業業務的敏捷性。[27]

總的來說，要使文檔管理以業務為導向，發揮業務數據對業務活動的能動作用，需要業務管理和文檔管理的統籌配合，并從生命周期的全程角度出發，在業務流程管理中考慮文檔的連續管理，同時將文檔生命周期管理延展至業務前端，如圖1所示。

3 關系構建：“雙周期”中業務數據和文件要素的交互

3.1 理論支撐：業務數據與文件三要素。根據DIKW模型，文檔所承載的信息流為數據與其背景相結合的產物。[28]從業務的角度來看，其本質是數據流。隨著企業數字化進程的加快，企業的各業務環節產生的產品數據、財務數據、客戶數據、銷售數據等各類數據不斷流動形成數據流。

從文檔的角度來看，其本質是信息流。“文件組成三要素說”認為，文件是由內容、結構和背景組成的。 [29]以“文件三要素說”為基礎的文檔管理在新時代背景下仍然具有旺盛的生命力，如業務文件的“內容、結構、和背景”三要素便是特定業務場景下業務數據、業務活動和業務目標的有機結合。[30]

如圖2所示，以企業銷售業務為例，其中的發貨數據如收貨單位、運輸方式、付費方式等應與相應的銷售業務場景，包括銷售業務目標、銷售業務具體活動等結合起來，即通過文檔將銷售業務數據固化，以特定的信息結構使業務數據以信息流的方式不斷流轉。

3.2 企業業務數據與文件三要素的交互。大數據時代背景下，企業業務執行過程中對信息處理的數字化、共享和交互的要求越來越高，海量數據的生成導致文件存儲難度加大，部分學者聚焦于構成文件的數據，而不是文件本身。然而，數據是從機器的角度出發，注重機器處理的便利性;文件是從人的角度出發，注重人的接收性，而業務活動中直接產生的數據流是難以直接面向人使用的。[31]業務管理同時涉及人和機器兩個主體，不僅面向自動化系統，而且離不開人的推動和指引。因此，需要將業務數據與特定的業務場景結合起來，從而使以文件為載體的信息流帶動企業系統內物料、資金的有序和高效流動，提高業務活動的開展效率。

3.2.1 從業務數據到文件信息。“從業務數據到文件信息”的必要性體現在數據與背景和結構關聯的重要性上。將業務數據與其產生背景和展現形式相結合，不僅有利于固化業務流程的開展和優化成果，[32]還將保證數據的真實性和完整性，為接下來的活動開展提供依據。

“從業務數據到文件信息”不同于傳統電子文件管理系統中的“業務文檔化”過程，即“以文件形式簡單地記錄業務活動”，新環境下“從業務數據到文件信息”的特點體現為以下兩個方面。一是記錄范圍發生變化，過去企業中各個部門的業務文檔記錄通常從本部門工作的開展角度出發，然而業務部門與文檔部門的打通要求業務文檔記錄不僅考慮本部門活動的開展，還要考慮與其他部門的協作。二是記錄內容發生變化，不僅包括業務活動發生的事實結果記錄，還要對業務數據進行多元分析，從多個角度解讀業務開展的事實過程，以形成過程性記錄，[33]并且在捕獲文件信息內容的同時獲取文件形成與使用的背景信息等支持性元數據，以保持二者間的有機關聯。

3.2.2 從文件信息到業務流程。“從文件信息到業務流程”的必要性體現在企業業務開展的連續性上。一方面，業務活動的進行離不開數據信息的指導。企業業務運轉可分為“流程之中”的運轉和“流程之間”的運轉，[34]具體業務活動的開展由不同主體進行，而文件作為業務信息的載體由不同主體調用，流轉于各個業務流程階段中，保證了業務活動的關聯性和連續性。另一方面，如果說“從業務數據到文件信息”強調的是文件對事實數據進行固化形成過程性和結果性信息，那么“從文件信息到業務流程”則不只是有利于人們結合情境對信息進行準確的解讀，更重要的是對文件信息進行二次加工和挖掘，以捕捉文件信息中的規律，反哺業務活動的開展，形成業務數據的價值閉環。[35]

因此，固化的文件信息作為可信任的資源在業務“流程之中”和業務“流程之間”運轉，為業務活動的開展提供有效支撐，[36]并從業務運營的角度強調文件信息對業務的浸透。業務數據與文件信息的交互關系如圖3所示。

4 實現方式：以“雙周期”交互為核心的文檔管理思路

本研究提出的文檔管理實現方式并非指技術性手段，而是指以文檔管理部門為主體所進行的文檔管理活動所需要的管理性方法。文檔管理分布于企業各業務部門和文檔管理機構，在企業業務流程的基礎上，明確企業業務數據流，實現“雙周期”交互的文檔管理需要相應的管理思想和管理方法的支持。

4.1 以業務為導向的文檔管理。從文檔的全生命周期的視角來看，以業務為導向的文檔管理的關鍵在于文檔關鍵管理活動中各業務部門的參與。第一，文檔產生前的標準制度規定。為保證各模塊做到統一制度、分級管理和人員管理文檔的一致性，企業在進行文檔管理制度的頂層規劃、編寫和發布的過程中，需要將為企業各項業務活動提供信息服務作為其終極目標和制定前提，以保證使文件的形成和管理有章可循。[37]第二，文檔管理過程中的內容鑒定。在開展文檔內容鑒定工作時，立足于文件產生的原因，從而克服鑒定過程中的主觀性、增強鑒定過程的客觀性;鑒定工作小組應由文件形成者、業務人員和文檔管理人員三方的參與，使企業文檔管理活動尊重企業業務活動的實際特點，真正貼近企業業務的真實需求。[38]最后，文件歸檔時，建立跨部門的協同工作組。在領導體制和具體實施兩個層面上確定歸檔工作的具體權責，包括協調各參與方的合作關系、推進文件歸檔工作，針對不同業務部門梳理業務流程及文件形成情況、制訂歸檔方案、實施歸檔工作等。[39]標準制定、內容鑒定、文件歸檔等關鍵管理活動將保證文檔在現行階段、半現行階段和非現行階段的有效管理。

4.2 嵌入業務的文檔管理機制。從“文檔-業務”融合的角度來看，在業務系統設計階段同時建設文件管理系統是將文檔管理嵌入業務管理中行之有效的方法。一方面，將文檔管理嵌入業務管理有助于將文檔的捕獲、處置等管理活動提前到業務系統設計階段進行研究和開展，從而使得文檔借助系統的業務組件實現自動化處理。[40]另一方面，將文檔管理嵌入業務管理有利于從業務系統設計階段就明確文檔的分類組織，文檔分類是指在文檔管理活動中依據分類體系中所規定的邏輯結構、方法和程序規則，按照類目對業務活動和文件進行的系統標識和整理，[41]文檔分類“并不僅是為了描述文件的內容或者便于檢索，其根本目的在于維護文件與產生文件的業務活動之間的關聯，將文件置于業務活動背景之中，使得一組相關聯的文件能夠重現產生文件的業務活動之間的關聯”。[42]文件分類方案應建立在對企業業務流程分析的基礎上，即在分類時就綜合考慮文檔生成的業務背景、業務目標和業務活動，以維護業務活動中形成的文件之間的有機關聯，便于文件在業務開展過程中被更好地理解、管理和查找，從而不僅發揮文檔的記錄性作用，同時嵌入業務的文檔管理機制將更好地發揮文檔對業務的參考和反哺作用。

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（作者單位：李喆、陳瑩，福建福清核電有限公司;任琳琳，中國人民大學信息資源管理學院 來稿日期：2021-05-13）