高校檔案資源共享研究領域展望

張占武

摘? 要：高校檔案資源管理過程應轉換管理方式，明確檔案對于檔案管理者和使用者的多元需求，從而讓檔案管理工作為高校建設與發展發揮重要作用。高校檔案資源共享離不開新時代背景下出現的高效便捷的檔案信息管理技術，充分利用技術手段來拓展高校資源共享領域是新時代社會發展的重要需求。

關鍵詞：信息資源;共享;高校檔案;合作意識;檔案隱私

Abstract： The process of archive resource management in colleges and universities should also change the management method， and clarify the importance of college archives for archive managers and use The diverse needs of the readers have made file management play an important role in the construction and development of colleges and universities. University file resource sharing is inseparable from the efficient and convenient file information management technology that appears in the background of the new era. Clever use of technical means to expand the field of university resource sharing is also an important demand for social development in the new era.

Keywords： Information resources; Sharing; College archives; Cooperation consciousness; Archives privacy

高校檔案管理存在著資源封閉性強、資源浪費率高、管理標準落后等問題。利用網絡技術有效整合高校檔案資源，合理地應用與共享到對應的資源使用專業領域，才能更好地契合時代發展的檔案需求，充分發揮體量巨大、時間跨度長久的高校檔案資源價值。

1 高校檔案資源共享研究的重要性

1.1 提升學校科學決策水平。高校檔案資源記錄著學校科研水平的具體內容和發展軌跡，包含著大量可以證明高校各個階段工作情況的原始數據。科學系統地整理劃分出高校發展決策的檔案資源，結合體量龐大的檔案資源，立體真實地反映出高校各個階段的發展過程，對于提高學校科學決策水平至關重要。[1]

1.2 拓寬高校教育渠道。建立完善的高校檔案資源共享體系，幫助學生更好地了解高校資源，學習高校發展過程中披荊斬棘的大無畏精神，建立起學生明辨是非、科學準確的唯物主義歷史價值觀。只有讓學生在開放的高校資源環境下，才能更好地利用起高校資源，體會到高校隨著歷史發展積淀的深厚的人文底蘊，讓學生更好地明白經過歷史考驗的高校資源給予學生的歷史責任感與使命感，從而進一步地促進學生的全面發展。

1.3 提升高校文化發展軟實力。通過開發高校資源并科學合理地建立檔案資源共享體系，確保具備共享性質的檔案資源能夠合理地轉變為高校自己的公共服務優勢，從而在檔案信息資源共享的同時實現高校資源與發展價值觀的同步輸出，提升高校文化發展軟實力。[2]

1.4高效利用豐富的信息資源。檔案信息資源包括種類繁多的各類學術論文、科研數據、教育指導政策、財務檔案等，并在檔案共享工作中被充分利用。檔案資源共享能更好地對現有的高校檔案資源進行保留與迭代，能做到及時更新錯誤和落后的信息資源。只有合理地進行高校檔案資源共享工作，讓檔案信息經受大眾的檢測與分析，才能更好地基于大眾對檔案信息的反饋，做好高校教育規劃和發展，及時地更新迭代落后錯誤的教育資源和理念，從而更高效地利用豐富的檔案信息資源。[3]

1.5 提高檔案管理效率。檔案共享是建立在合理的檔案管理工作基礎上。檔案共享工作匯集不同學校與區域檔案管理成果和對檔案資源的反饋，管理工作能夠依據此來完善現有管理模式，確保檔案管理的合理化、結構化和信息化。[4]如上級主管部門對教育與政策文件傳達中，往往是由上級主管部門發送給高校所在區域的教育局，再由教育局整理好教育文件后發送給所屬高校，并由高校自己開展教育資源的匯總工作。這種資源復用程度過高的資源管理模式往往造成教育資源的浪費。如果高校資源管理中資源保存工作出現問題，便會嚴重影響檔案資源的完整性與正確性。因此建立起完整的檔案資源共享體系能夠確保檔案資源在傳遞與保存過程中的完整性，從而降低檔案管理出現資源丟失的問題，提高檔案管理效率。

2 高校檔案資源共享出現的問題

2.1 缺乏整體合作意識。高校檔案管理工作對高校內部之間的各個部門主體的協調配合提出了兩方面的要求：一是高校內部檔案管理部門之間保證資源的互通有無，內部之間對資源共享工作具備統一協調性，保證檔案資源能夠在各個部門之間暢通傳輸，消除各部門之間對立的資源壁壘;二是確保不同高校之間檔案資源管理的和諧，使各個機構之間協同合作，高校與高校之間不會出現資源阻礙和歧視現象。[5]

事實上國內高校資源共享工作的進展仍存在著高校與高校之間信息壁壘嚴重現象，高校內部各部門缺乏整體的合作意識，導致高校檔案資源的管理工作與共享工作沒能同步進行。高校內外部的信息共享協同性較差，各高校信息檔案主體之間管理機制和檔案業務開發上存在著不同步的分散現象。[6]資源共享工作必須確保共享平臺的權威性，保證相當數量的機構、高校、個人的參與程度，才能讓共享的檔案資源發揮出對高校教育建設與發展的重要作用。現有的高校資源信息壁壘化嚴重，往往在檔案資源共享上缺乏積極性，缺乏整體檔案資源共享工作的合作意識。

2.2 信息資源標準化不足。檔案信息質量的提高必然會增加檔案部門檔案質量的對比和篩選的工作量，檔案信息共享工作面臨呈幾何級數增長的檔案數據，致使高校檔案資源管理壓力驟增。

檔案管理部門在檔案資源匯總、篩選和歸檔工作中缺乏標準化。各個高校更傾向于使用有利于自己教育利益與發展建設的檔案標準，導致高校檔案工作人員使用不同著錄、書目編碼和檢索方式的檔案資源數據，嚴重影響了高校在檔案信息共享工作中處理接收到的不同檔案標準的檔案資源數據的效率。同時，各個高校檔案管理數據采用不同的數據存儲手段，共享檔案數據網絡端口不統一，嚴重阻礙了檔案共享工作的正常進行。

2.3 檔案隱私泄露嚴重。高校檔案資源除了可共享的程度高的教學資源外，還有隱私性強的檔案資源。例如老師和學生的教學檔案、學生檔案等等，這種私人性質強烈的檔案資源如果不加以控制，隨意地流出到共享平臺，勢必侵犯高校內學生和老師的個人信息權利，造成嚴重的社會問題。調研發現高校信息共享工作必須解決兩種面臨著的信息風險。確保檔案共享過程中每個資源管理模塊的公平性和職責透明性，對于防范檔案隱私泄露問題至關重要。

2.4 高校自身重視程度不夠。做好檔案資源共享工作的重點在于培養一定體量的檔案管理人才隊伍。調研顯示大多數高校檔案管理人員維持在5～7人的編制內，甚至部分院校的檔案存儲和管理工作全部由1～2人負責。據不完全統計，大部分高校對檔案管理工作的年投入資金受到限制，致使大部分檔案管理人員沒有接受過完整檔案管理學知識體系的培養。[7]

新時代背景之下檔案資源的更新、管理、維護和共享工作日益重要，盡管有的高校會投入資金更新優化檔案管理設備和體系，卻沒有針對快速發展技術開展專業人員的培訓工作，影響了檔案管理工作效率和質量。

3 信息時代背景下高校檔案共享的具體策略

3.1 創建用戶反饋模式。高校檔案共享要以統一、科學、合理、嚴謹的信息管理工作為基礎，突破傳統的檔案共享范圍的局限性，以信息技術作為共享技術支撐，創建出以信息服務為主的用戶反饋共享模式。[8]比如在高校畢業生招聘季的過程中，可以使用建立好的高校資源共享平臺，對每個高校接納的企業招聘宣講會進行現場直播和招聘信息的共享，并依據師生的反饋實現對專業設計的調節，保證招聘專業設置符合學生自己的實際需求。同時依據學生對企業檔案投遞情況，記錄下對應企業的招聘要求并與對應企業建立合作關系，以便更好地開展高校教育。

3.2 面向公共服務模式。為了更好地讓檔案共享工作適應時代的發展需求，相關部門在為用戶提供高校檔案咨詢服務時可以建立專屬的檔案信息網站，使用戶能借助時下流行的互聯網技術查詢需要的檔案資源信息。

除了保證檔案查詢網站運行的正確性外，還要依據用戶對使用檔案資源的大致內容和點擊偏好進行個性化服務。使用大數據分析手段對用戶多次搜索和觀看的檔案資源進行著重服務，在用戶下一次查詢之前，著重展示用戶感興趣的檔案資源，同時在網站設置的過程中能分類地展示出類似書法、軍事、地理、數學、高校發展歷史等對應各個不同領域，建立面向公共服務的資源共享架構體系。

3.3 技術化檔案分享系統。借助便捷高效的信息技術，對檔案共享的管理工作也要不斷呈現出技術化的變化趨勢，根據時代要求制定出符合檔案共享理念的運行體系。現有的騰訊云、阿里云等技術的云技術的不斷更迭出現，技術化的檔案存儲模式越來越穩定，因此可以依據現有的網絡前端和后端分離的技術設計出安全性更高、工業化更強的檔案共享軟件，并在國家相關部門授權的情況下，接入到高校科研檔案資源和人文檔案資源。當用戶出現高校資源共享的需求之時，不需要在實際生活中為檔案和檔案資源花費人力、物力資源，只需在設計好的現代化的檔案共享體系中授權登錄，完成類似的團員關系、黨員關系對接，學生畢業檔案派遣，教師職級調整的工作，等等。技術化檔案分享系統才能更高效率地促進高校檔案資源共享工作的進展。

*基金項目：本文系國家檔案局科技支撐計劃項目“西部高校檔案資源整合與共享研究”（編號：2020-X-070）的研究成果之一。

參考文獻：

[1]付煜.信息資源共享背景下高校檔案管理共建與共享[J].檔案管理，2020（05）：69-70.

[2]方鳴，丁家友，裴洋.文旅融合背景下的檔案信息資源整合研究——以蘇州市為例[J].檔案學通訊.2020（06）：54-60.

[3]張潔.網絡環境下檔案信息資源整合研究[J].檔案時空.2019（10）：34-35.

[4]周向陽.基于互聯網環境下檔案信息資源整合的思考[J].機電兵船檔案.2019（03）：68-69.

[5]彭進香.大數據背景下的高校智慧校園建設研究[J].數字技術與應用.2019（09）：61-62.

[6]王璠.基于高新技術的智慧校園建設和智慧教師培養研究[J].無線互聯科技.2020（03）：167-168.

[7]戰英.高校檔案治理體系與治理能力建設困境和提升途徑研究[J].山東檔案，2020（04）：10-12+60.

[8]王學娟.數字化時代高校檔案管理信息化建設分析[J].信息記錄材料，2021，22（01）：44-45.

（作者單位：寧夏醫科大學檔案館? 來稿日期：2021-06-15）