憑證影像化視角下高校會計檔案管理模式研究

朱國聯 楊兵

摘要：在高校的校園事務當中，會計檔案管理是一項非常重要的基礎性工作。近些年來，教育事業得到了創新和發展，政府對于高校的會計檔案管理提出了全新的改革與要求，原始的紙質會計檔案管理模式已經無法與現代化財務管理工作高度適應，信息化建設水平不高，因此憑證影像化電子檔案管理模式的變革是必行之舉。本文基于高校的實際教學情況出發，分析和探究高校會計檔案管理影像化的優勢，并提出如何應用憑證影像化會計檔案管理模式，旨在能夠為高校會計電子檔案信息化建設提供參考。

關鍵詞：憑證影像化;高校;會計;檔案管理;模式研究

現階段，我國經濟體制的變革不斷地深入，高校教育事業的發展也隨之發生了變化。我國政府在2019年正式推行了會計制度的改革措施，旨在能夠加強財政資金績效的管理水平。高校的業績考核逐漸由抽象化的內容向著具體化的財務數據轉型和發展，由此，各級管理部門和監管機構開始加大了對于高校相關方面的重視和監督。會計檔案管理工作涵蓋著預算財務分析、績效考核評估、外部檢查審計等方面的內容，高校需要在當下明確發展形式，創新會計檔案管理模式，更好地適應經濟的發展以及政府對于會計改革的要求，應用先進的技術手段促進會計檔案管理事業的良好發展。

一、高校會計檔案管理影像化變革的優勢

（一）為檔案的儲存與查閱提供便捷，提高工作效率，加強檔案管理的安全性

近年來，高校的會計憑證數量持續增長，管理人員需要將大量的憑證和文件進行歸納和整理，在后續的查閱過程中也需要耗費大量的時間和精力[1]。會計檔案影像化改革最明顯的優勢就是能夠提高憑證查閱工作的效率，從而節省時間和成本，查閱人員獲得授權之后就可以直接在線上查閱電子檔案，非常方便和快捷，尤其是在經費審計的高峰期，不會頻繁出現排隊等候或是憑證亂放，導致丟失損壞的現象，很大程度上提高了檔案管理的安全性。

（一）電子檔案促進會計檔案管理工作向著自動化和智能化的方向發展

影像化會計檔案和財務管理系統當中的記賬憑證工作自動建立起相應的索引關聯，財務系統能夠精準地接收和整理影像會計信息。近些年來，電子信息技術的深度開發與應用，為財務管理的檢索與查閱提供了高度的便捷，同時也給高校內部各個部門之間的工作構建起關聯，逐漸向著自動化與智能化的方向發展。除此之外，影像化會計憑證的線上共享模式能夠在根本上滿足一校兩地的財務管理系統化建設要求，很大程度上提高了異地調取檔案的效率。

（二）保障會計檔案管理信息化建設的質量，加強會計信息的完整性與準確性

傳統的紙質檔案經過長時間的儲存和放置會導致發生損壞或是丟失，許多重要信息無法查閱，憑證影像化檔案管理在文件裝訂之前使用高速掃描儀針對原始的憑證文件進行掃描生成影像，圖像非常清晰，且電子化檔案可以長期性和完整性地儲存，不會產生丟失和損壞現象，為日后的信息查閱奠定基礎。

二、高校會計檔案影像化管理模式的應用策略

（一）合理規劃會計檔案的影像化管理工作的方向和路徑

高校會計檔案影像化建設的必要前提是建立起高水平的會計檔案管理信息化系統，并搭配相應的硬件設施和軟件系統[2]。紙質會計檔案向著電子檔案的方向轉型和發展，需要在整個過程當中完成電子化的信息識別，跟蹤與關聯，管理人員憑借著符合高校會計憑證特點的掃描成像以及高速掃描影印系統才能夠真正實現，在正式普及和推廣憑證影像化管理模式之前，財務部門需要首先設置相對應負責電子會計檔案管理的崗位人員，從而保證憑證信息的良好采集，并能夠經過初始采集崗以及復核采集崗的雙重檢驗，最終完成影像化檔案的上傳。財務部門還需要為管理人員進行合理的崗前培訓工作，從而提高管理人員的信息化操作水平，提高工作效率，保障工作質量。影像化管理模式在根本上代替了傳統的紙質檔案管理模式。高校需要一點一點地向校內的師生普及影像化財務管理模式的內容，從而引導高校師生逐漸接受這種新型模式，在此基礎上持續改革與升級管理模式，完成更大范圍的推廣和應用。

（二）會計檔案影像化管理工作的工作流程

首先，管理人員要開展憑證影像化的信息采集工作，信息的采集可以利用記賬前、記賬中以及記賬后三種方式進行。在記賬開始之前，信息的采集可以通過預約系統填寫保障信息的方式，使用手機或是計算機等設備將原始的憑證拍照上傳到網絡上的預約系統當中，等待會計人員審核完成后，影像信息能夠自動與記賬憑證產生索引關聯，從而生成電子檔案;在記賬的過程中，信息的采集主要是在制單的過程中，使用專業的設備將紙質原始憑證中的信息進行影像化處理;記賬后的信息采集主要是采用批量集中采集的方式，財務部門需要配置專業的影像化采集設備以及具有專業技能的采集人員，等待全體師生的報銷流程結束后，可以進行集中的批量原始憑證影像化操作，在制單的過程中財務系統能夠將記賬憑證編碼生成二維碼，使用掃描設備生成影像化文件，最后自動關聯憑證信息以及圖像信息。其次，為了提高檔案管理的安全性，可以使用先進的數據庫技術，將已經采集到的影像化文件用安全連接或是加密的方式儲存，影像化的文件可以安全地傳遞。而所有人員在查閱文件時需要嚴格按照規范化的要求，并限制人員可以訪問的范圍，監督人員查閱文件的全過程，從而避免重要信息的泄露。除此之外，影像化的檔案管理搭建起信息共享平臺，讓高校的會計信息能夠突破時間和空間的限制，實現隨時隨地地查閱，加強異地高校各個部門之間的協調。

結束語：

會計檔案影像化管理模式的建設能夠滿足財務管理現代化發展的需求，在根本上提高了高校會計檔案管理的工作效率。高校財務管理部門需要明確當前發展形式，采用先進的技術手段，加強會計檔案影像化管理系統的建設，提高信息化操作水平，促進高校會計檔案管理模式的良好發展。

參考文獻：

[1]韓鳳英.憑證影像化視角下高校會計檔案管理模式研究[J].辦公室業務，2020（7）：142-143.

[2]樊英.高校會計檔案電子化管理現狀與優化策略[J].辦公自動化，2021，26（5）：57-58+38.

基金項目：四川省大學生創新創業訓練計劃202111116017X;成都工業學院2020年“青苗計劃”2020QM030

作者簡介：朱國聯（1971.11-），女，漢族，湖北宜昌人，本科，經濟師，研究方向：會計憑證整理。