關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的分析

喬松

摘要：在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，數(shù)字化技術(shù)開(kāi)始被應(yīng)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中，取得了比較好的效果。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案信息是整個(gè)單位發(fā)展的歷史，其中包含著非常多的信息，信息量比較大，并且相對(duì)比較繁雜，管理工作成為了非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。因此，為了能夠更好的對(duì)這些檔案信息實(shí)施管理，需要在準(zhǔn)確分析數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中存在的不足基礎(chǔ)上，制定出有效應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理工作質(zhì)量和效率的對(duì)策。以此保證能夠通過(guò)全新的管理思路，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效管理。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化技術(shù)

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）認(rèn)知存在不足

在全新的互聯(lián)網(wǎng)背景下，數(shù)字化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展重要趨勢(shì)。但是根據(jù)當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位開(kāi)展的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，大部分單位對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用意識(shí)較差，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)的實(shí)際作用，在引進(jìn)技術(shù)、應(yīng)用技術(shù)和完善技術(shù)等方面的工作落實(shí)情況不佳，造成無(wú)法真正發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的實(shí)際作用[1]。同時(shí)，一些單位并沒(méi)有真正樹(shù)立正確的數(shù)字化管理理念，管理者以及領(lǐng)導(dǎo)人員都認(rèn)為當(dāng)前實(shí)施的管理方法能夠繼續(xù)采用，造成數(shù)字化技術(shù)沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)行更新和完善，無(wú)法起積極的作用。

（二）應(yīng)用不夠熟練

由于數(shù)字化技術(shù)是新時(shí)代不斷發(fā)展的產(chǎn)物，其有著明顯的專業(yè)性特點(diǎn)，與信息技術(shù)等有著直接的聯(lián)系，因此，在應(yīng)用過(guò)程中多多少少會(huì)遇到一些問(wèn)題，需要面臨比較多的技術(shù)問(wèn)題。根據(jù)當(dāng)前各個(gè)單位應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的實(shí)際情況分析，在技術(shù)應(yīng)用安全方面還存在一定的不足，無(wú)法保證檔案管理工作的安全性，存在著檔案信息遺失、外泄等風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，在數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，各種各樣全新的技術(shù)開(kāi)始出現(xiàn)，如數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術(shù)。而部分單位在實(shí)際應(yīng)用這些技術(shù)的過(guò)程中，體現(xiàn)出了非常明顯的不熟練問(wèn)題，加上相關(guān)的配套機(jī)制不夠完善，影響了技術(shù)應(yīng)用的效率和質(zhì)量[2]。

（三）缺少配套設(shè)施

作為保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠跟隨時(shí)代發(fā)展腳步、完善管理體制的一種重要組成部分，只有在完善配套設(shè)施的支持下，才能夠保證數(shù)字化技術(shù)真正發(fā)揮出自身的作用，為檔案管理工作更加有序的開(kāi)展提供支持。但是一些單位由于自身重視程度不足，沒(méi)有及時(shí)的補(bǔ)充和完善配套設(shè)施，造成技術(shù)應(yīng)用沒(méi)有發(fā)揮的空間。同時(shí)，一些單位中的數(shù)字化檔案管理環(huán)境較為落后，系統(tǒng)、軟件等沒(méi)有及時(shí)更新，影響檔案管理工作的有序開(kāi)展。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)有效應(yīng)用措施

（一）樹(shù)立正確認(rèn)知

在實(shí)際的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，想要確保其真正被應(yīng)用在檔案管理中，并且發(fā)揮出應(yīng)有的作用，就需要從思想意識(shí)上開(kāi)始改變，樹(shù)立正確的認(rèn)知，正確看待數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，為更好的開(kāi)展檔案管理工作提供支持。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，需要樹(shù)立正確的意識(shí)，明確數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，制定正確的管理目標(biāo)，有序的開(kāi)展檔案管理工作，提升檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，注重檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮出服務(wù)單位、服務(wù)社會(huì)的真正作用。其次，為了保證檔案管理工作能夠滿足社會(huì)發(fā)展需求，需要完善對(duì)應(yīng)的機(jī)制，選擇適合的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用模式，明確數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展方向[3]。最后，管理者需要對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用給予充分重視，加大建設(shè)投入，做好軟件以及硬件的管理和開(kāi)發(fā)工作，為更加有效的開(kāi)展數(shù)字化檔案管理提供技術(shù)支持。

（二）完善管理系統(tǒng)

為了保證數(shù)字化技術(shù)能夠與機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高度配合，通過(guò)發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，當(dāng)前需要積極的建立和完善相關(guān)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的有效銜接，為更好的應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)提供支持。首先，需要對(duì)現(xiàn)有的安全系統(tǒng)進(jìn)行完善，依據(jù)單位內(nèi)部檔案管理工作的特點(diǎn)，建立對(duì)應(yīng)的完善安全管理制度，引進(jìn)全新的安全系統(tǒng)軟件，如殺毒軟件等。從技術(shù)和制度兩個(gè)方面為管理工作的安全開(kāi)展提供支持。其次，對(duì)于一些全新引進(jìn)的技術(shù)，需要制定針對(duì)性的應(yīng)用管理原則，遵循前端控制原則和文檔一體化管理相關(guān)原則，將業(yè)務(wù)、文件管理、檔案保存系統(tǒng)之間的通路打通，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全生命期管理。以此保證能夠真正滿足檔案從采集到保存對(duì)于系統(tǒng)的需求，保證檔案完整性的同時(shí)，能夠有效避免檔案遺失、檔案泄露等問(wèn)題出現(xiàn)。

（三）加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字化檔案管理工作的有序開(kāi)展，離不開(kāi)基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)的支持，從硬件的角度分析，基礎(chǔ)設(shè)施是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，需要將其作為重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容。首先，針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中現(xiàn)有的數(shù)字化技術(shù)水平，需要在專業(yè)機(jī)構(gòu)的評(píng)估下進(jìn)行確定，并且結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展情況，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的能力，在政府的支持下，及時(shí)的對(duì)設(shè)備等進(jìn)行更新。保證設(shè)備能夠滿足全新技術(shù)的使用要求，為更好的開(kāi)展數(shù)字化管理工作提供支持[4]。其次，在電子檔案系統(tǒng)上線后，針對(duì)以往留下的直至檔案，需要按照輕重緩急及時(shí)的進(jìn)行處理，落實(shí)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，為后續(xù)檔案管理工作更加有序的開(kāi)展提供支持。

結(jié)語(yǔ)：

隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，其在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用，受到了社會(huì)的高度重視，成為了機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中非常重要的一項(xiàng)任務(wù)。因此，為了能夠更好的將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在管理工作中，起到輔助和加強(qiáng)檔案管理的作用，需要通過(guò)樹(shù)立正確認(rèn)識(shí)、完善管理系統(tǒng)、加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)等多種途徑，為數(shù)字化技術(shù)的有效應(yīng)用提供保障。以此保證能夠通過(guò)科學(xué)合理的應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作獲得更好的成果提供一定支持。

參考文獻(xiàn)：

[1] 吳婷. 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用探究[J]. 現(xiàn)代企業(yè)文化，2021（7）：41-42.

[2] 李戎. 淺析機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2021（10）：166-167.

[3] 李衛(wèi)華. 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用探究[J]. 行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2020（11）：32-33.

[4] 沈帆. 從檔案管理走向檔案數(shù)據(jù)管理——機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究[J]. 卷宗，2019，9（31）：116，118.