檔案微信公眾號服務功能解析及實現探索

周玉虎

摘 要：近年來，微信已經融入人們生活的方方面面，微信公眾號逐漸成為檔案工作的重要平臺和工具。本文淺析了當前檔案微信公眾號的服務功能以及存在的發展困境，并在此基礎上針對性提出了實現檔案微信公眾號服務功能的有效策略，為進一步推動檔案微信公眾號服務功能向前發展提供參考。

關鍵詞：檔案工作;微信公眾號;服務功能

隨著社會經濟不斷發展，檔案管理的重要性也越來越高，傳統的檔案管理工作存在一些局限，很難適應現在化檔案管理工作，需要對檔案管理工作進行創新和改革。微信是現代化信息通訊工具，經過多年發展，使用微信流通交流、獲取信息已成為主流的通信方式，基于微信龐大的用戶群體，越來越多政府部門、企事業單位、公司及個人利用微信公眾號進行運營和宣傳。基于此，解析檔案微信公眾號服務功能，并探索實現策略，是改革和創新檔案管理工作以及提升檔案管理工作水平的重要路徑，是相關領域工作者的工作重點。

一、檔案微信公眾號服務功能解析

（一）檔案咨詢功能

在傳統檔案服務中，用戶在使用檔案過程中，往往會對相關檔案進行咨詢，解答用戶咨詢功能是檔案服務中的一項關鍵功能，因此，使用微信公眾號提供檔案服務功能時，檔案咨詢功能也是必不可少的功能之一。通常，檔案微信公眾號會設置自動回復功能，用戶關注檔案微信公眾號后，向公眾號后臺發送關鍵詞，公眾號就會自動回復用戶咨詢的問題，相對于傳統的檔案咨詢功能，微信公眾號的咨詢功能，不僅方便快捷，還大大減少用戶咨詢的時間，提高了用戶體驗以及檔案服務水平[1]。

（二）檔案檢索功能

檔案檢索功能是檔案微信公眾號的另一個重要功能，檔案管理部門將相關的檔案信息錄入到微信公眾號平臺中，并設置好目錄和關鍵字，用戶可以根據微信公眾號平臺預設的目錄進行檢索，也可以輸入關鍵詞檢索。比如，某檔案微信公眾號設置了“在線檢索”的功能，用戶只需在檢索系統輸入自己的身份證號、題名等等關鍵信息，就能在微信公眾號平臺檢索并瀏覽相關檔案。因此，檔案微信公眾號平臺的檢索功能，能有效節省用戶的檢索時間以及提升檔案檢索質量，使檔案管理部門辦事效率得到提升[2]。

（三）信息推送功能

相較于傳統檔案服務功能，信息推送功能是檔案微信公眾號特有的功能之一，信息推送是指檔案管理部門利用圖文、視頻等形式向用戶推送具有價值和意義的信息，比如檔案館運營時間、檔案管理技巧等，當前各檔案微信公眾號已逐漸開始發揮信息推送功能。檔案微信公眾號可以分為訂閱號和服務號兩種，服務號每月可向已關注公眾號的用戶推送4條消息，訂閱號每天可推送1條消息。檔案微信公眾號可以把相關的圖片、視頻、文字等素材編輯成一篇推文，然后使用群發功能把這篇推文信息推送給用戶。在推送之前，可以選擇特定接收信息的用戶。信息推送功能為檔案管理部門從被動提供檔案服務向主動提供檔案服務提供了平臺，是信息技術不斷發展背景下，檔案管理的一大優勢，可以向用戶精準推送相關信息，有助于檔案服務更加高效、更加精準[3]。

二、當前檔案微信公眾號發展困境

（一）定位不清晰，功能單一

目前，大部分檔案微信公眾號存在定位不清晰的問題，是以宣傳為主，還是互動為主，沒有明確的定位。很多檔案微信公眾號平臺以信息推送為主，且推送內容多為自身開展的服務，往往忽視了將服務同步到微信公眾號上。部分檔案微信公眾號有提供線上服務功能，但只有一些基礎的功能，比如預約查檔、辦事指南，且缺乏用戶體驗，一些重要的服務沒有融合到微信公眾號里，用戶無法做到掌上實現檔案服務，沒有深層次利用微信公眾號平臺。

（二）推送內容生澀，更新頻率較低

部分檔案微信公眾號把這個平臺當作宣傳本單位信息的平臺，往往推送一些專業性強、普通用戶閱讀起來存在困難的生澀文章，甚至部分公眾號原創低，內容較為同質化，無法激發用戶對檔案的興趣。一些公眾號推送信息只有簡單的文字，且排版較為簡單，既不美觀，又缺乏新意，不利于引起用戶的共鳴。另外，存在部分公眾號推送信息頻率極低，內容更新不及時，公眾號的活躍程度較低，影響力不足。

（三）交流互動性不強

檔案微信公眾號交流互動性不強是普遍遇到的困境，更多的微信公眾號側重信息推送，提供部分功能，往往忽視了與用戶互動、交流，比如借閱咨詢、在線討論、在線答疑等明顯不足。較多推文的評論區要么沒有精選評論，要么精選了評論但缺乏互動，服務提供者和用戶沒有進一步溝通交流，不利用檔案管理部門了解用戶的真正需求，進而影響檔案微信公眾號服務功能的發揮[4]。

三、檔案微信公眾號服務功能的實現策略

（一）準確定位公眾號功能

現階段檔案微信公眾號在進行檔案信息管理時，存在著資金短缺、技術不足、工作人員專業技能不足等問題，公眾號后繼的運營和管理工作也具有一定的困難。為了更好地解決這些問題，進一步優化檔案微信公眾號平臺的功能和發揮公眾號的作用，各級檔案管理部門需要對關注檔案管理公眾號的用戶以及服務群體進行精確定位，制定針對性強的服務，使服務內容更加符合、貼切用戶特征和需求。比如，某市檔案管理部門利用微信公眾號平臺為群眾提供檔案檢索和查詢等功能，根據用戶們的操作習慣和使用頻率，對該公眾號的用戶進行了分類，然后根據不同類型的用戶，針對性地為用戶推送相關信息。對于老年用戶群體，針對其身體不便等情況，在開展針對老年人的業務之時，利用面部識別技術進行面部識別，在系統判斷確實是本人的情況下，便可以為老年用戶提供檔案檢查和查詢等相關業務，在降低檔案管理工作的成本的同時，也為市民業務辦理檔案業務提供了便利條件。

（二）推送高質量推文

傳統的檔案管理部門給群眾一種嚴肅、刻板、沉悶印象，檔案管理部門應盡量避免推送生澀、專業術語過多、大眾難以理解的文章。文章內容要有多學科知識支撐，比如歷史、地理等。推文可以結合館藏檔案多推送涉及民生、社會熱點相關的文章，根據一些熱點事件中的人物、事件關聯、分析相關文獻，然后推送能吸引用戶、且有內涵、有溫度的推文，滿足讀者對信息多元化的需求。

（三）增強線上服務功能

檔案微信公眾號的目的是服務群眾，通過增加線上便民服務功能，提高公眾號人氣。一是增加在線查檔功能，開通預約查詢檔案業務，或者在得到授權后，快速查閱對外公布的文件、資料等，既可以減少群眾前往線下檔案館的次數，又能減輕線下工作人員的工作量，提高公眾號熱度。二是增加檔案業務培訓功能，在公眾號平臺里增加檔案教育培訓等專業學習資料，如某省檔案管理部門開通了線上學習欄目，不僅吸引了從事檔案工作的人員關注，方便用戶線上學習，也讓更多的人關注了這個檔案微信公眾號。三是開設微展廳，結合當地歷史文化、發展水平、館藏資源等，利用圖片、文字、微視頻等形式展示館藏特色檔案。除此之外，當地檔案管理部門還可利用微信公眾號平臺里的評論板塊，廣泛收集和了解用戶普遍關注的問題，并整理相關信息，以此為依據，進而改善檔案管理工作方式，優化工作內容，促使檔案管理工作進一步發展。

結束語：

綜上所述，微信公眾號平臺作為信息技術不斷發展的產物，對推進檔案管理工作現代化有重要作用，有助于進一步提升檔案管理工作水平。因此，各檔案管理部門要準確定位公眾號功能，優化內容，提升用戶體驗，真正發揮公眾號服務功能，為廣大用戶提供更好的檔案服務。

參考文獻：

[1]米東榮.檔案微信公眾號服務功能解析及實現探索[J].辦公室業務，2019（06）：181+185.

[2]周淑萍.試論檔案微信公眾號服務功能的解析及其實現[J].中文科技期刊數據庫（全文版）圖書情報，2017（11）：82-82+85.

[3]趙彥昌，張樂樂.檔案微信公眾號服務功能解析及其實現[J].蘭臺世界，2016（23）：26-29.

[4]陳海燕.高校檔案微信公眾號應用現狀及對策分析[J].蘭臺世界，2018（12）：46-49.