提升企業辦公室行政管理實效性的方法

高利紅

【摘? 要】近年來，科學技術不斷發展，企業辦公室行政管理工作逐漸向綜合化方向發展，很多管理機構和管理職能也發生了巨大變化，行政管理的重要性逐漸突出。在當前的市場發展形勢下，企業辦公室行政管理工作面臨著非常多的困境，針對這些問題需要加強分析，降低問題對辦公室行政工作造成的困擾，推進企業辦公室行政工作實效性的提升。論文主要分析企業辦公室行政管理中存在的問題，探討對應的實效性提升辦法，僅供參考。

【Abstract】In recent years， with the continuous development of science and technology， the administrative work of enterprise office has gradually developed to the direction of integration. Great changes have taken place in many management institutions and management functions， and the importance of administrative management has gradually become prominent. In the current market development situation， the enterprise office administrative work is facing a lot of difficulties. In view of these problems， it is necessary to increase the analysis， reduce the problems caused by the office administrative work， and promote the improvement of the effectiveness of the office administrative work of enterprises. This paper mainly analyzes the problems existing in the enterprise office administration， and discusses the corresponding methods to improve the effectiveness， for reference.

【關鍵詞】企業辦公室;行政管理工作;提升辦法

【Keywords】enterprise office; administrative work; improvement methods

【中圖分類號】F272.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）11-0043-03

1 引言

行政管理工作在企業辦公室內發揮著關鍵作用，是促進企業發展的基礎。在辦公室行政工作中包含非常多的工作內容，而且綜合性較高，涉及范圍較廣，行政管理工作對于企業上下級工作起到了橋梁作用，關系著企業的正常運營。所以，企業行政管理人員需要加大對自身工作職責的分析，探討行政工作中存在的問題，及時探討問題的解決辦法，促進辦公室行政管理工作的科學開展。

2 企業辦公室行政管理的特點

2.1 服務性

企業辦公室行政工作具備著較強的服務性，主要體現在以下幾點：

第一，為領導服務。行政工作的主要職責是協助企業決策人員完成相應的工作內容，促進各項工作順利開展。

第二，為各職能部門服務。行政工作人員需要保持各部門之間的緊密溝通與聯系，做到各部門的相互配合，確保企業內部工作的高效開展。行政部門在企業內部發揮著關鍵作用，促進了企業內部管理的協調性，讓各項工作開展更具效率。

第三，為員工服務。結合企業內部工作人員的日常工作內容，積極解決工作中出現的問題，充分調動每一位工作人員的積極性，為企業發展創造良好的管理環境，真正實現行政工作的落實與優化。

2.2 復雜性

辦公室行政管理工作存在著極強的復雜性，在實際的企業運轉中，行政部門需要做到對企業內部各個事物的分析，雖然工作過程中遇到的都是小事，但是過多的小事堆疊在一起，造成了事物處理的繁雜性，一旦處理不當，不僅會影響到工作效率，還會給企業造成巨大的經濟損失。因此，在企業行政管理工作中，工作人員需要加大對行政工作的正確認知，做到對各細節的分析，無論事務大小都應該保持正確的工作態度，尤其對待一些復雜的事務處理時，需要做到以人為本的原則，注意問題解決的方式方法，確保企業各項工作的科學開展。

2.3 困難性

企業辦公室行政工作具備著非常強的開放性與系統性，而這一情況增加了辦公室行政事務管理的難度，每一位辦公室行政工作人員都需要積極處理好各項事務之間的關系，配合企業決策人員的工作，做到行政管理的優化，積極解決工作中存在的難題。其面臨的主要困難包含以下方面：首先，行政管理工作需要保持其時效性，針對工作復雜程度展開分析，對于一些需緊急完成的工作要做到馬上執行，不允許出現延誤。其次，落實科學的溝通和交流。在企業發展中，行政工作人員需要協調好上下級部門之間的關系，注意企業內部關系的掌握。行政工作人員主要做到的工作內容是上傳下達，讓企業各部門凝聚力提升，塑造良好的企業形象。最后，工作職責較大。在行政管理工作中包含為企業決策人員安排會議、對物品的采購和發放等，為確保各項工作的積極開展，行政工作人員需要做到對各領導層和員工的需求分析，認真落實工作職責。

3 企業辦公室行政管理工作的職能

3.1 協調職能

辦公室行政工作的主要任務是完成上傳下達，屬于企業內部信息的中轉站，及時做到信息收集、整理、分析與傳遞。在協調職能方面需要做到以下幾點：

第一，上下協調。上下協調就是指根據企業內部的工作重點和決策方向展開分析，做到與相關部門的科學溝通，及時了解基層工作狀況，將信息準確傳達給上級領導，并且將企業決策傳遞給相應的職能部門。

第二，橫向協調。橫向協調就是指在企業內部的所有職能部門，由工作人員負責做到對各職能部門之間的溝通配合，加強合作。

第三，內外協調。內外協調主要是指辦公室內部和外部的協調作用，既要掌握企業內部發展狀況，又要明確外部發展形勢，創造良好的企業形象。

第四，應急協調。企業應急協調就是指在企業日常工作中面臨的突發事件，行政工作人員需要根據突發事件的具體情況進行跟蹤和報告，做到對各項資源的科學分配，積極實現對突發事件的應對與處理。

3.2 參謀職能

行政管理是企業內部的重要組成部分，起到了上傳下達的作用，同樣也是企業決策人員的重要輔助，所以需加大對行政工作的重視力度，并不能將行政工作歸結于簡單的文件收集與整理。在企業內部開展辦公室行政工作時，需要具備較強的全局意識，結合企業發展重心進行分析，將有效信息及時進行提煉并上傳給領導，做到對企業發展的全面分析。

3.3 服務職能

行政工作非常復雜，包含各類細節服務功能，也是辦公室行政工作中的主要功能，必須要明確服務質量，保障各項工作的及時開展。辦公室行政工作不僅僅要為企業領導服務，還需要做到對每一位員工的服務，也就是相當于后勤工作。辦公室行政人員應做到對企業發展狀況的分析，實施對基層部門工作狀況的調查，通過工作報告總結，采用合適的方式為企業領導決策提供輔助。另外，各職能部門需要保持良好的溝通，掌握每一位員工的需求，做好橋梁工作。

3.4 組織職能

根據企業內部的工作狀況，為相關部門和企業領導做好會議準備工作，做好重要客戶的接待，做好相應的組織管理，讓企業管理體系更加科學，促進企業的發展。

4 企業辦公室行政管理存在的問題

4.1 制度規范不完善

企業辦公室行政管理工作非常復雜，涉及內容較多，在企業的日常運營中，辦公室行政工作容易出現問題。因此，企業需要制定完善的制度和規范，但是目前，一些企業制定的管理制度并不能確保行政工作的科學開展，再加上近年來很多辦公室行政工作人員的壓力較大，在工作過程中存在著工作職責劃分不夠清晰的現象，造成了工作質量低下，無法滿足日常的管理要求。辦公室行政管理制度的不完善將會造成日常工作缺乏相應的制度約束，造成了工作效率下降，甚至會制約整個企業的發展。

4.2 “以人為本”原則未落實到位

辦公室行政管理過程中，工作人員的職責過于集中，再加上現有的管理制度無法落實對工作過程的監督，造成了辦公室行政管理存在漏洞。辦公室行政工作本就復雜，在工作過程中如果并未充分考慮到基層職工的意見，將會讓行政管理工作失去價值，無法滿足職工工作積極性的增長，甚至會無法落實企業領導層下發的政策，對于企業的戰略目標實現極為不利。

4.3 行政人員能力欠佳

在當前的企業發展中，企業職能部門在進行員工招聘時，并未針對員工的能力和素質進行分析。辦公室工作內容和重要性逐漸凸顯，這也就提升了對工作人員的能力要求，但是仍有很多能力和素質無法滿足要求的工作人員進入企業辦公室行政工作中，這些工作人員具備的專業知識不足，也無法做到對問題的科學處理，最終導致工作處理方式無法得到管理層和職能部門的認同，降低了企業效率。

4.4 精細化管理意識缺乏

通過對當前大多數工作人員實際情況的調查，發現行政工作人員具備的綜合素質并不高，而且還存在著重管理、輕服務等現象，造成這一現象最為根本的原因是企業內部精細化管理理念的融入不足。首先，在實際工作中，一些工作人員意識不足，造成了企業內部工作的疏漏，不利于企業管理制度的建立。其次，精細化管理理念融入不足時，會讓工作人員對現有的工作流程存在爭議，很多工作人員無法有效完成自身的本職工作，各部門之間的溝通存在漏洞。這些問題在實際的管理中得不到解決，將會釀成企業內部的不擔當和不作為現象。

4.5 行政管理工作中的信息化應用不足

21世紀是信息化時代，辦公室行政管理工作也需要融入更多的信息化技術，促進信息的高效傳遞。但是，在當前的企業管理中，辦公室OA系統還在持續優化，很多信息集成并未落實，尤其是信息的填寫和報送模式存在漏洞，造成了信息化管理系統應用的延誤。

5 提升企業辦公室行政管理實效性的方法

5.1 建立完善的行政工作管理系統

在企業辦公室行政管理工作中，需要加大對管理制度的規范，降低辦公室行政管理中出現的失誤。首先，建立完善的管理制度。利用管理制度形成對工作人員行為的約束，引進先進企業的管理方法和管理制度，強化管理模式的更新，結合企業自身情況，確保建立更加科學的管理體系。其次，在辦公室行政工作中明確每一位工作人員的工作職責，避免在工作過程中出現職能交叉，也減少工作人員處理問題的懈怠現象。最后，制定辦公室物資管理制度。嚴格落實各項物資的采購、保存與發放，避免辦公室物品使用不當而造成的資源浪費。

5.2 強化行政人員能力

人員能力是提升辦公室行政工作效率的基礎，在實際工作過程中要求工作人員加大對能力低下等人員的科學處理，堅決不允許出現功勞冒領的現象，做到辦公室風氣的公平與公正。針對辦公室內部一些能力較強的員工給予鼓勵，讓其具備更高的工作積極性，確保在實際工作中不會因得不到鼓勵而喪失工作的熱情。為滿足辦公室行政工作的積極開展，需要融入更多的新鮮血液，人力資源管理部門需要加大對行政管理人才的融入，選取更多高素質人才加入行政工作中，同時對現有的行政工作人員展開專業培訓，提升其能力和素養。另外，在企業內部建立完善的評級制度，針對工作人員日常表現進行考核，以促進行政工作的順利開展。

5.3 健全行政工作管理制度

在當前的市場形勢下，企業想要獲取更大的發展空間，必須要建立完善的行政管理制度。當前的時代背景屬于信息化時代，在辦公室行政管理工作中工作重要性愈發凸顯，企業在解決問題時需要做到對問題的核心分析，與企業發展狀況相融合，建立符合辦公室行政工作內容的規章制度，做到對各工作的引導，減少辦公室工作中出現的漏洞。同時，利用規范化的管理制度，對工作人員進行約束，提升工作人員的溝通與協調能力。另外，在企業管理過程中需要建立完善的激勵機制，對企業內部工作人員展開科學管理，可以通過物質獎勵與精神獎勵相融合的方式，保障企業辦公室內部風氣的優良。通過完善的薪酬管理方案，激發每一位工作人員的積極性，在薪酬考核中，企業可以配備隨機機制，防止在工作過程中出現資歷至上等現象。將工作人員的工作能力和業務范疇作為考核指標，強化工作人員薪酬體系制定的科學性與合理性。

5.4 加強對信息技術的應用，降低行政工作難度

在信息技術不斷發展的背景下，信息化技術已經融合到了各個行業，既提升了工作效率，又增強了工作質量，所以在辦公室行政工作中也需要加大對信息化技術的應用，減少繁雜工作給行政工作人員造成的壓力。首先，企業需要結合實際的狀況，建立信息化管理體系，加大信息處理力度，保障資金投入的合理性，結合計算機技術和網絡技術發揮智能化管理的優勢。其次，在信息化技術應用過程中，需要加大對信息化技術應用的重視，利用信息化技術實現對各類數據和信息的收集，為企業領導決策提供更多支持。最后，在企業內部開展信息化技術應用時，企業工作人員可以在管理過程中加大對各類辦公軟件的應用，如郵箱、釘釘等軟件，做到對各類軟件的科學維護，整合企業內部的現有資源，促進各類資料和檔案的數字化整理，從多個角度開展各項工作內容，促進行政工作的科學開展。

5.5 明確企業辦公室行政管理目標

首先，工作流程優化。在企業內部結合企業的經營狀況，工作人員需要根據工作流程進行優化，結合工作性質將工作任務進行劃分，確保各工作流程制定的科學性，既做到對任務的簡化，又做到對各項工作任務的科學安排。其次，考核標準和考核要求的嚴格執行。在辦公室行政工作中包含程序性工作和非程序性工作，通過對工作內容的執行，加大對各類指標的分析，確保指標量化具備較強的科學性，讓員工具備更強的使命感與責任感，在實際的考核中做到公平與公正，獎罰分明。

6 結語

自進入21世紀以來，企業辦公室行政管理工作受到高度重視，通過科學的行政工作的落實，能夠推進企業經濟效益增長，保障企業更具競爭價值。因此，企業辦公室行政管理工作人員需要加大對日常工作問題的分析，通過不斷總結優化辦公室工作內容，做到對工作職責的科學劃分，結合實際情況建立相應的管理制度與管理體系，促進行政管理工作的科學開展，更好地為企業服務。

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