加強行政審批檔案管理利用的若干思考

劉爽

摘 要：行政審批檔案是指行政機關(guān)在行政審批過程中直接形成的各種載體和形式的文件、資料，是各單位依法履行行政管理職能的重要證據(jù)。行政審批檔案涉及內(nèi)容廣泛，包括藥品經(jīng)營許可證、食品經(jīng)營許可證、工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證等檔案。筆者結(jié)合工作實踐，對行政審批檔案的管理和利用有一點認識。

關(guān)鍵詞：加強;行政審批;檔案管理;若干思考

1行政審批檔案信息概述

1.1文件信息化

檔案信息是信息時代發(fā)展的產(chǎn)物。在國家檔案局的統(tǒng)一領導下，全國檔案管理活動加大了現(xiàn)代信息技術(shù)的引進力度。無論是檔案信息資源的收集和管理，還是后期檔案信息資源的開發(fā)利用，都離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，建立符合我國實際需要的檔案管理現(xiàn)代化建設體系。

檔案信息技術(shù)實現(xiàn)了從傳統(tǒng)實體檔案管理模式向新型信息管理模式的轉(zhuǎn)變，改變了檔案管理的傳統(tǒng)紙媒，轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案資源信息內(nèi)涵的管理，極大地提高了檔案信息資源管理和開發(fā)利用的質(zhì)量和效率。

1.2行政審批文件

行政審批檔案是指行政機關(guān)在行政審批過程中直接形成的各種文件、資料的載體和形式，是行政機關(guān)依法履行行政職能的重要證據(jù)。目前，行政審批檔案的范圍包括食品經(jīng)營許可證檔案、工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證檔案、藥品經(jīng)營許可證檔案等行政審批檔案。

1.3行政審批檔案信息化的必要性

積極推進行政審批檔案信息化進程，是行政審批領域信息化發(fā)展的客觀要求。滿足群眾的實際需要。行政審批業(yè)務檔案是行政機關(guān)依法建立的對行政許可、行政確認等事項的批準的原始記錄。借助于信息管理平臺和技術(shù)，可以滿足日益增長的海量檔案查詢和利用需求;適合大數(shù)據(jù)時代檔案資源建設的需要。在大數(shù)據(jù)時代，人們對獲取檔案信息的要求越來越方便和迫切。由于行政部門的分類和分工管理，造成了檔案資源分割和分塊管理的特點，利用效率低下。加強行政審批檔案信息化建設，就是要整合行政審批檔案信息資源，實現(xiàn)信息資源共享，滿足大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源建設和發(fā)展的現(xiàn)實需要;保障國家職業(yè)檔案安全的現(xiàn)實需要。2011年，國家檔案局制定了《國家基本職業(yè)檔案目錄》，將與公民關(guān)系密切相關(guān)的職業(yè)檔案納入檔案目錄。行政審批檔案關(guān)系群眾切身利益和公共利益，具有重要的備案價值。加強行政審批檔案信息管理，運用現(xiàn)代信息技術(shù)，確保專業(yè)檔案的安全完整。

2行政審批檔案管理與利用中存在的問題

2.1檔案管理思維落后

要加強行政審批檔案管理，首先要了解其薄弱環(huán)節(jié)。在檔案管理工作期間，經(jīng)常有一些工作人員忽視了檔案的保存和檔案保存的重要性，對檔案管理后出現(xiàn)的一些具體問題未能加以防范。因此，當問題出現(xiàn)時，沒有及時解決，反而數(shù)據(jù)受到一定程度的破壞，也給檔案的可利用性造成嚴重損失，工作人員只會覺得保存檔案是工作的任務。難道他們不知道，保存檔案的重要意義在于后期繼續(xù)利用的目的。然而，事實上，檔案保存的意義在于在將來需要的時候提供給需要的人或物。它方便人們在很短的時間內(nèi)查找到想要查找的相關(guān)信息，使人們可以隨時查找和閱讀。但是，對于現(xiàn)在的工作人員來說，他們并不在乎工作的意義，只在乎工作的形式，只要把資料和檔案保存好，就是完成工作的需要。因此，為了更好地加強行政審批檔案管理，需要從對從業(yè)人員的基本工作職能培訓入手，讓他們了解工作的意義。對于現(xiàn)代社會來說，雖然在一定程度上，工作需求變得越來越信息化和現(xiàn)代化，而網(wǎng)絡的出現(xiàn)也給工作帶來了很多便利，在一定程度上節(jié)約了工作費用和工作成本，為現(xiàn)代工作提供了極大的便利。然而，網(wǎng)絡雖然簡化了部分辦公工作，但還不能完全信息化，還需要人工操作。例如，檔案管理在某些方面還需要人工保存，這并沒有隨著時代的進步而進步。因此，檔案的保管仍采用紙質(zhì)方式保存和人工記錄，因此經(jīng)過深入思考，我們會發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作模式落后，會影響行政部門的工作效率。

2.2檔案的利用受到限制

信息高度分散。檔案保存中存在一些實際問題。由于行政審批涉及多個行業(yè)、多個部門，由不同的部門管理和控制，可見數(shù)據(jù)的存儲過于分散，查閱比較麻煩，需要各級領導的同意，這在一定程度上給工作帶來了麻煩，它無法在很短的時間內(nèi)找到所需的文件和數(shù)據(jù)。這樣，由于數(shù)據(jù)存儲分散的現(xiàn)象，很難最大限度地提高檔案管理的效率。2.系統(tǒng)不兼容。檔案保存工作中還有一個問題，那就是：從行政審批開始到工作結(jié)束，有一個漫長的過程，需要經(jīng)歷許多復雜的過程。但一些事業(yè)單位改革后，零散的檔案已經(jīng)集中辦理，行政審批人員能否及時完成行政審批工作，要看這些人的工作效率和個人的工作態(tài)度，這些工作的弊端會在一定程度上出現(xiàn)客觀問題，導致與檔案審批有關(guān)的信息和數(shù)據(jù)的遺漏，甚至使檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)信息零碎、過于分散。而且，由于工作不夠細致，行政審批的電子文件和相應的紙質(zhì)文件無法相應保存，會出現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件不同時歸檔的記錄。因此，這也是導致檔案管理不兼容的主要因素。

3 促進行政審批制度管理的思路

3.1加強總體設計，提高改革整體性

長加強行政審批檔案管理，首先要了解其薄弱環(huán)節(jié)。在檔案管理過程中，一些工作人員往往忽視了檔案保存的重要性，對檔案管理后出現(xiàn)的一些具體問題未能加以防范。因此，當問題發(fā)生時，并沒有及時解決。相反，數(shù)據(jù)受到了一定程度的破壞，也給檔案的可利用性造成了嚴重的損失。工作人員只會覺得保存檔案是工作的任務。難道他們不知道保存檔案的意義在于以后繼續(xù)使用的目的嗎。但事實上，檔案保存的意義在于為將來需要的人或物提供方便。它方便人們在很短的時間內(nèi)找到相關(guān)信息，使人們可以隨時搜索和閱讀。但是，對于現(xiàn)在的工作人員來說，他們不在乎工作的意義，只在乎工作的形式，只要資料和檔案保存完好，就是完成工作的需要。因此，為了更好地加強行政審批檔案管理，需要從對從業(yè)人員的基本工作職能培訓入手，讓他們了解工作的意義。對于現(xiàn)代社會來說，雖然在一定程度上，工作需求越來越信息化和現(xiàn)代化，而網(wǎng)絡的出現(xiàn)也給工作帶來了很多便利，在一定程度上節(jié)約了工作成本和成本，為現(xiàn)代工作提供了極大的便利。然而，網(wǎng)絡雖然簡化了部分辦公工作，但還不能完全信息化，需要人工操作。例如，文件管理在某些方面需要手工保存，這是不與時俱進的。因此，檔案仍以紙質(zhì)形式保存，人工記錄。因此，經(jīng)過深入思考，我們會發(fā)現(xiàn)檔案管理工作模式落后，會影響行政部門的工作效率。

3.2檔案的使用受到限制

信息高度分散。檔案保存中存在一些實際問題。由于行政審批涉及多個行業(yè)、多個部門，由不同部門管理和控制，可見數(shù)據(jù)存儲過于分散，咨詢麻煩，需要各級領導的同意。在一定程度上給工作帶來了麻煩，不能在很短的時間內(nèi)找到所需的文件和資料。這樣，由于數(shù)據(jù)存儲分散的現(xiàn)象，很難最大限度地提高文件管理的效率;系統(tǒng)不兼容。檔案保存工作中還有一個問題，即從行政審批開始到工作結(jié)束，有一個漫長的過程，需要經(jīng)歷許多復雜的過程。但一些事業(yè)單位改革后，零散檔案集中辦理。行政審批人員能否及時完成行政審批工作，取決于其工作效率和個人工作態(tài)度。這些工作的弊端會在一定程度上導致客觀問題的產(chǎn)生，導致與檔案審批有關(guān)的信息和數(shù)據(jù)的遺漏，甚至檔案內(nèi)部零碎的數(shù)據(jù)信息過于碎片化。而且，由于工作不夠細致，行政審批的電子文件和相應的紙質(zhì)文件無法相應保存，電子文件和紙質(zhì)文件的記錄沒有同時歸檔。因此，這也是導致檔案管理不兼容的主要因素。

參考文獻

[1]韓輝.行政審批檔案信息化建設的思考和對策[J].辦公室業(yè)務，2016，37 （6）：99.

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