信息化條件下高校檔案利用系統的功能構建研究

龍芊良

摘要：“互聯網+”時代的到來推動著國家檔案事業的工作環境、對象和內容發生了巨大變化，特別是隨著實體檔案數字化的不斷深入和電子檔案模式的日漸成熟，傳統的檔案利用服務形式也亟須作出適時調整。高校檔案利用新系統的構建和新功能的設置是大數據時代檔案利用服務方式從線下轉向線上、打破時空局限的重要方法，是提升檔案公共服務能力、優化檔案利用環境、滿足檔案信息文化需求的重要舉措。通過對北京大學檔案館檔案利用系統功能模塊和操作流程的具體研究，分析系統構建過程中可能忽略的問題，為信息化時代高校檔案利用業務的成功轉型提供一些借鑒思路。

關鍵詞：高校檔案館 信息化 檔案利用 系統架構 功能模塊

檔案利用作為國家和地方各級檔案館的主體業務之一，與人們社會日常生活聯系十分密切。無論是歷年重要黨政文書的查閱參考，還是個人檔案缺失部分的補充證明，抑或是專業科研學術領域的資料研讀，都需要通過檔案館的利用業務得以實現。傳統的檔案利用業務是在規范化的檔案收集和嚴格的庫房管理基礎上，通過查詢案卷目錄和庫房調閱原件的方式到館利用檔案實體。而隨著互聯網的廣泛普及和計算機技術在檔案工作中的應用，人們對檔案資源的利用需求特征發生了很大改變，以往傳統的線下利用方式在時空范疇上對利用者的限制，對信息化下高校檔案利用業務的發展和利用效率的提高產生了一定阻礙，亟待有效改善。

一、信息化下構建檔案利用系統的重要意義

信息化下檔案利用系統的構建，在新時代檔案事業發展上具有極為重要的意義。首先，計算機和互聯網技術的廣泛應用，推動了檔案信息平臺和軟硬件設備等全面性建設，為以服務與互動為特征的檔案利用創造了更為便捷的實現途徑，因此構建檔案利用系統是互聯網技術迅猛發展的必然結果。其次，信息化時代人們對學術研究和檔案編研的利用需求不斷拓展，要求檔案館必須提供更加簡單的查檔路徑，構建檔案利用系統是檔案利用需求不斷拓展的迫切要求。再次，先進的計算機技術為檔案資源的數據化管理創造了智能高效的系統平臺，構建集目錄查詢、檔案利用和手續辦理為一體的檔案利用系統是不斷轉變檔案管理工作方式的關鍵舉措。最后，基于智能一體化的檔案利用系統，人們不僅可以實時檢索檔案館公開的案卷目錄，還能依托于網絡傳輸技術獲取檔案資源的電子信息，打破檔案利用的時空限制，為檔案資源的信息共享和有效利用創造重要條件。

二、高校檔案利用系統的功能架構

信息化下的檔案利用系統構建不僅具備了檔案資源的內部在線閱覽和外部信息推送功能，更重要的是根據利用者需求的不同，設置了線上利用和線下預約等多樣化的服務模塊，在一定程度上打破了高校檔案館的地域限制，延長了檔案利用的有效時間。本文以北京大學檔案館的檔案利用系統為例，對高校檔案利用系統的功能架構和操作流程作一簡要分析，并對構建系統功能模塊過程中需要特別注意的地方加以說明。

（一）檔案利用系統的基本架構

北京大學檔案館的檔案利用系統架構由前端的操作頁面和后臺的組織架構兩部分組成（如圖1）。就系統頁面設計而言，根據以往常規化的檔案利用業務流程分析，檔案利用的參與主體因身份角色不同大致分為利用者、審核者和管理者三類。其中，利用者是檔案利用的主動需求方，以提交檔案利用需求和獲取檔案有效信息為重點；審核者是檔案利用的信息反饋員，以審核利用者身份安全和反饋檔案信息查詢情況為重點；管理者則是檔案利用的數據管理員，以檔案利用數據統計和后臺管理為重點。由此，在針對開發用戶基本確定的前提下，檔案利用系統的用戶端口將從利用者、審核員和后臺管理員三個角色的視角開發相應功能頁面。同時，因利用者不同的需求點，檔案利用者角色下的用戶群可分為個人和單位兩類，對應的業務類型以個人證明類業務、檔案研讀類業務和工作查考類業務為主，涉及的檔案利用門類包括但不限于黨政文書、基建圖紙、人事學籍、照片音像、會計賬目、出版資料和名人捐贈等。這就要求檔案利用系統在利用者角色下設定個人和單位不同的切入界面，并按照業務類型選擇相應的檔案利用操作流程。

基于互聯網平臺下高校檔案利用業務的順利實現，離不開利用需求的提交與反饋、利用的檔案主體資源和利用過程的有序管理三個關鍵要素。從系統組織架構上看，完善的檔案利用系統不僅需要具備集檔案目錄公開、檔案信息查詢和利用需求反饋等多項功能為一體的檔案利用中心，還需要連接檔案管理系統，組建檔案利用綜合數據庫和多個專題數據庫，并在此基礎上搭建起有效銜接利用中心和檔案數據庫的系統管理平臺。檔案利用中心是各類用戶實現檔案資源利用的主體渠道，檔案利用專題數據庫是為便捷檔案利用、有效抓取關鍵信息而專門搭建的數據資源平臺，檔案利用系統管理后臺則是為有序管理檔案利用流程、保護網絡利用數據安全和處理系統故障的中樞調度室。三者雖然功能各異，但卻共同構成了檔案利用系統的組織架構，且缺一不可。

（二）檔案利用系統的功能模塊

按照高校檔案利用業務的基本特點，北京大學檔案館的檔案利用系統主要設置了信息發布、身份認證、線上利用、在線預約、數據統計和檔案宣推六大功能模塊，這些模塊基本涵蓋了與檔案利用相關的所有業務管理類型（如圖2）。在實際建構過程中，因軟硬件設備的限制、系統功能邏輯合理性和檔案利用合法性的要求，檔案利用系統的架構搭建與功能設定的部分模塊存在著相應的細節性問題。這些問題不僅關乎檔案利用系統的正常運轉和便捷操作，還深刻影響著檔案利用流程的規范性、檔案利用內容的合法性和檔案數據在線傳輸的安全性，需要系統研發者和管理員特別注意。

1.信息發布。作為外界了解檔案館館藏資源和利用規范的重要橋梁，信息發布模塊主要涉及公開檔案館的館藏現狀、館址和聯系方式，發布檔案館查檔的基本要求、步驟流程和常見問題，以及本館與檔案利用服務業務相關的各種動態資訊等具體內容，可以幫助利用者第一時間了解檔案利用服務的最新信息。這一模塊基本與現行的主網頁功能類似，如何保證信息發布的準確性和有效性是管理員需要注意的部分。

2.身份認證。身份認證模塊的主要功能是對使用檔案利用系統查檔的利用者進行身份合法性識別，代替審核到館利用者身份證件和介紹信的環節。這一模塊將利用者的身份審核固定在系統注冊階段，即利用者在第一次注冊系統時，必須上傳有效的電子版身份證件和相關證明方可進行在線查檔，此后二次查檔只需更新介紹信和查檔需求信息，無須再次身份認證。對高校檔案利用業務而言，利用者身份信息的合法性是檔案館為其提供檔案資源利用的首要前提，也是檔案利用系統構建過程中必須要特別注意的問題。明確利用者的身份信息，一方面保證了檔案利用業務流程的即時合法性，限定了利用者的檔案資源使用范圍，另一方面也為檔案利用一旦出現后續問題提供了溯源條件。

3.線上利用。線上利用是檔案利用系統功能構建中的關鍵環節，這一模塊主要是檔案利用需求的提交、審核與反饋，即利用者按照系統提示盡可能準確而詳細地填寫利用需求，審核者在線審閱利用需求的合理性，并反饋推送在利用中心查閱到的案卷條目和檔案內容，通過利用系統完成檔案信息的數字傳輸和檔案利用的在線服務。除了直接的查檔需求，線上利用模塊還將提供部分公開檔案案卷目錄的自由查詢與閱覽功能，以滿足部分利用者的研究需要。作為檔案利用系統的主體模塊，利用頁面友好度和申請審核、授權設置問題是系統研發者和管理員需要特別關注的兩個方面。

線上檔案利用流程是否暢通直接影響著檔案館的工作效率和利用者的使用感受，而操作流程的流暢度與檔案利用系統的頁面友好度密切相關，因此在檔案利用系統構建過程中，要特別注意系統的頁面設計，突出重點，為用戶利用提供便捷指引和快速操作通道，盡可能減少煩瑣冗余的利用申請步驟，幫助用戶更為高效地查到所需檔案資源。用戶在登錄檔案利用系統后，應第一時間明確知悉在線查檔流程，檔案館的線上線下查檔指南、流程操作示意圖和必要的電子文件下載模板應放在頁面的突出位置，如介紹信、委托書等，避免用戶因不了解系統使用方法和查檔流程而造成的利用誤區。因檔案利用者身份的差異性，系統應提供中英文頁面翻譯轉換功能和字體縮放功能，盡可能為字體識別困難的利用者提供便利。檔案利用申請頁面應以簡潔明了為標準，用戶在填寫查檔申請的每一欄時，都應有提示性文字輔助指導，最終生成一個完整的查檔申請表單以便用戶最終確認。

無論是到館查詢還是在線申請，其最終目的都是獲得檔案資源的使用權。根據用戶在檔案利用系統中提交的查檔申請，檔案館工作人員會對所申請的檔案卷宗進行內容判斷。是否符合檔案開放的法律原則、是否涉及國家或單位的保密內容、是否涉及他人的隱私等，都是需要提前審核的，因此檔案利用系統需為工作人員的審核結果設置反饋意見模板，特別是對未能通過審核的查檔申請做出特別說明。對已通過審核的查檔申請，工作人員將在檔案利用系統中實時授權用戶申請查詢的檔案卷宗條目與原文。在檔案電子原文授權設置上，檔案利用系統應按照案卷目錄、卷內目錄、檔案原文三級授權，到原文一級還應設定細化到頁碼甚至是頁面遮擋的授權功能，以解決同一檔案文件部分內容涉密、涉及隱私或不宜公開而影響用戶利用的問題。當然，在檔案原文授權和數據傳輸前，檔案利用系統還要對檔案電子文件的真實性和可信性做出明確標識，特別是用于個人檔案證明類的文件，系統應設定電子簽章和使用密令，并對傳輸過程進行實時監管，以保證檔案電子數據應用的合法性和安全性。

4.在線預約。在線預約模塊是針對部分因各種原因無法完成線上利用服務而開發的預約線下來館時間的功能模塊。利用者可根據檔案館提供的時間范圍自主選擇或修改來館時間，同時檔案館也可以在因特殊原因而閉館的情況下合理調整并通知利用者更改到館時間。這一功能的設計既可以幫助檔案工作人員及時了解查檔需求，合理安排到館查檔服務，也相對縮短了利用者的查檔等待時間，提高了線下檔案利用服務的工作效率。保持利用者與檔案館之間約定時間的溝通流暢度，是檔案利用系統在線預約模塊有效運行的關鍵所在。因此該模塊需要特別注意的是，在檔案館因臨時閉館而調整利用者到館時間的情況發生時，檔案利用系統的信息反饋與推送可能出現滯后，必須采取系統推送、郵件提示和電話通知等多種溝通模式，以實現該模塊的良好運行。

5.數據統計。數據統計模塊主要是以年度為單位，對全年檔案利用業務的用戶主體、檔案數量、利用類型和利用效果等情況進行統計分析，制作上報或留存的數據圖表，了解掌握檔案利用的主體趨向與變化特點，并針對可能出現的新問題制定解決預案。特別是要注意利用者的在線反饋意見，及時解決影響檔案利用服務效果和系統功能的問題，不斷完善檔案利用系統的業務功能和在線服務。

6.檔案宣推。檔案宣推模塊是在上述五大模塊順利運行的基礎上，為對檔案資源研究感興趣的利用者提供的專屬宣傳推送服務功能，即檔案利用系統根據以往的利用記錄大數據，推測利用者的檔案閱覽偏好并定期推送其感興趣的檔案內容。此外，檔案編研成果的展示與推送也是宣推模塊的重要功能之一，電子編研成果一方面可以向利用者宣傳介紹檔案館的珍稀資源，另一方面也為檔案研究者提供相對清晰而條理化的檔案內容，提升檔案資源的歷史文化價值和研究功用。

（三）檔案利用系統的操作流程

根據北京大學檔案利用系統的設計架構和功能建構特點，參考檔案利用規范和制度要求，依托于檔案利用系統平臺的線上服務功能主要包括新用戶注冊、身份核驗、用戶登錄、檔案閱覽、在線查檔、需求提交、審核反饋、查看結果、預約到館、申請處理和利用填單等多個不同的互動環節（如圖3）。根據每個利用需求的具體差異，系統將形成多樣化的檔案利用操作流程閉環。

三、結語

信息化下高校檔案利用系統的功能構建，不僅是高校檔案事業適應科技迅猛發展的客觀要求，更是新型檔案利用模式取代傳統煩瑣利用流程的必要手段。從目前檔案利用業務分類上看，遠程在線服務與檔案智能閱覽是未來實踐中檔案利用系統必然面臨的應用場景。高校檔案利用系統的構建不僅要著眼于當前形勢下檔案利用業務服務模式的轉型，更要對未來檔案事業的發展趨向做出合理判斷和前提準備，從而在真正意義上實現檔案利用系統的構建與應用。

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作者單位：北京大學檔案館