檔案管理在交通運輸管理中的作用

張穎

摘 要：交通運輸事業是國家現代經濟的支撐力量，在助推社會經濟繁榮發展和踐行國家戰略方面有著不可替代的作用，是國家各項事業穩定長效發展的助推力量，所以國家高度重視交通運輸事業的發展，并加強對交通運輸的管理，從而為整個行業的進步提供更加規范有效的支持。檔案管理是交通運輸管理的基礎工作，是其中不可分割的內部管理組成部分，在檔案信息的保存、保管和開發利用服務等方面發揮著重要功能。正確認識檔案管理在交通運輸管理當中的作用，并在交通運輸檔案管理當中把握正確的原則和方法，可以有效支撐交通運輸事業的進步，也能夠進一步完善國家的檔案信息系統。

關鍵詞：檔案管理;交通運輸管理;作用;方法

中圖分類號：F512.6;G270.7 文獻標識碼：A

0 引言

在交通事業的發展建設當中，隨著時代的進步和社會的發展，不管是需求方向還是諸多硬性指標的設置，都發生了翻天覆地的變化，要想維護交通運輸工作的整體能效，就要憑借有效的檔案管理力量，確保交通運輸管理規范性和有效性。在這樣的背景之下，需要做好對交通運輸管理中檔案管理價值的有效分析，同時根據檔案管理需要提出科學有效的檔案管理準則以及實踐方法，進一步完善檔案體系，為交通運輸事業的長效進步提供支撐，帶動社會經濟事業的整體發展。

1 交通運輸檔案管理的特征

檔案是非常寶貴的信息資源，在各行各業的發展當中有著至關重要的作用，不同的領域有著不同類別的檔案信息和對應的收集管理方法，交通運輸管理當中的檔案管理同樣如此，其整體特征表現為：第一，大規模特點鮮明。交通運輸管理有著明顯的復雜性、專業性，同時對工作的細致性提出了很高的要求，其原因在于交通運輸事業的發展過程中會生成各種各樣的文件，文件往來非常頻繁，不管是運用哪種依托方法開展文件交互，實質上都有著極高的關聯度，特別是在交通運營高峰階段，文件總量更是非常龐大，從而增加建檔工作的難度與實際管理工作的強度。同時交通運營工作的覆蓋面廣，分支多，除了業務范圍會隨經濟發展而不斷拓展之外，還在管理階層方面逐步擴大縱向跨越度。另外，在交通運輸管理當中，檔案管理內容以及業務系統都有對應的標準界限，使得檔案管理體系建設越來越重要，而且需要進行信息的大規模整合與利用。第二，逐步形成綜合檔案利用體系。交通運輸管理所涉及到的檔案管理任務非常多，要求相關部門提高默契配合度，使得管理工作的落實可以以主次相交的方法逐步延伸拓展，滿足日益增長和變化的工作需要。為了充分滿足當下交通運輸管理綜合化和規范化的實際需求，讓檔案管理的能效得到最大程度的發揮，就必須建立檔案信息化管理系統把紙質檔案轉變成數字檔案進行有效管理，同時還需要針對內部管理各個項目進行細化探究，在歸納成功經驗與方法的同時，持續完善業務類別，擴展項目涵蓋范圍，使得每個管理系統得到長效運行。

2 檔案管理在交通運輸管理中的作用

交通運輸事業是影響國家經濟發展全局的事業，在國民經濟發展當中扮演著重要角色，新時期為了有效適應經濟建設需求，需要進一步重視交通運輸工作的開展，并為推動該事業發展采用更加科學有效的管理措施。在交通運輸管理工作的實施當中，檔案管理作為基礎內容，發揮著至關重要的作用，主要體現在：

一是便利于做好交通系統的管理。交通運輸管理難度大，要求高，只有對交通運輸事業發展過程的各類信息進行有效收集與掌握，才可以滿足交通系統科學管理的實際需要。于是要求基于標準化和規范化要求助推建檔工作的開展，在交通運輸管理實踐當中形成各種各樣有價值的檔案資料，實現對各類信息的全面記錄，防范信息遺漏或丟失。利用這樣的方法可以便捷有效查詢所需檔案，并通過檔案整理利用，方便交通運輸管理部門，從整體上把握交通事業的發展現狀，為整個交通系統的穩定運行與科學管理目標的達成提供支撐力量。二是通過開發利用交通運輸檔案資源，助推交通事業長效進步。交通運輸檔案資源在交通線路建設、養護、維修、管理等諸多方面都發揮著重要作用，記錄了這些工作環節的各類信息，能夠提升管理人員對交通設施和路線情況的了解，并依托有效的檔案管理，發現其中存在的問題和不足，進而提出針對性的應對方案，優化交通運輸監管，保證交通事業的穩定長效發展。三是依托交通運輸檔案管理，提升經濟與社會效益。經濟效益是用盡可能少的勞動消耗獲取最大化經營成果。社會效益是最大化利用有限資源，從而滿足人們不斷增長和變化的物質文化需要。交通運輸檔案管理當中的各類信息資源，可以在服務大眾和滿足生產生活方面發揮積極作用，產生強大的社會以及經濟效益，為全社會創造出更多財富。

3 交通運輸管理中檔案管理的實施策略

3.1 把握檔案管理內容

在綜合考量交通運輸檔案管理現狀和交通事業發展的特點之后，首先應該明確檔案管理的內容，目的是指出確切的檔案管理實踐方向，有效彌補以往檔案管理的漏洞，確保檔案管理資源的開發利用有效性。總的來說，交通運輸檔案管理的內容主要包括：一是檔案收集。交通運輸的工作量大，內容豐富多樣，需要收集各類重要檔案信息，以便為后續工作開展提供參考，維護檔案資源的完整性與安全可靠性。二是檔案整理。交通運輸檔案管理內容有著不同的形式，而諸多復雜檔案混合起來會給部門運轉帶來很大壓力。為了有效彌補這樣的問題，必須做好檔案的管理，尤其是遵循原則進行檔案信息的整理，確保各項管理策略的選擇具備適用性，讓檔案管理條理清晰。三是檔案鑒定。為了迎合檔案信息使用者的多元，需要應對各類突發問題，應該對不同類別檔案資源的作用進行發揮。除了要做好基本的收集與整理工作之外，還必須重視檔案信息，鑒別發現檔案資源的真偽，維護檔案管理科學性。四是檔案保存。在交通運輸檔案管理工作當中，涉及到不少保密性要求高的檔案信息，更是要做好有效的檔案保存保管工作，從而維護檔案的完整真實。五是檔案利用。檔案管理的最終目的是在實際應用當中發揮應有價值，所以應該改變過去只重保管不重利用的情況，積極提出有效的檔案開發利用標準和要求，體現檔案資源的應有價值。

3.2 加強現代技術運用

運用現代科技手段改革交通運輸檔案管理是確保檔案事業穩定落實的必要保障，也是有效彌補以往檔案管理缺陷的重要措施，因為傳統人工化和紙質檔案的管理模式，給檔案工作的處理帶來了不少問題和隱患，除了無法維護檔案管理的質量與效率之外，還出現了各種風險不利于交通運輸事業的發展，也影響決策制定的有效性。新時期在信息化時代背景下，運用現代科技手段改革交通運輸檔案管理已經成為當務之急，尤其是要用信息化手段來替代人工以及傳統的管理方法，維護檔案管理，規范科學以及安全。首先應該對信息化檔案管理設備進行完善化配置，淘汰落后的設施設備引進先進的軟件和硬件設施，同時完善網絡系統，以便為檔案信息的交換與共享提供保障。其次加強對電子檔案的管理力度，促進紙質檔案的電子化檔案的轉化，構建完善化的檔案數據庫，并且保證系統的穩定運行。最后要對檔案安全性進行維護，既要看到信息化手段和檔案管理結合的好處，又要把關注點放在網絡安全的維護層面，構建專門的安全管理機制，加強對網絡安全技術手段的運用，防止出現信息泄露問題。

3.3 重視檔案開發利用

檔案管理是一個非常專業復雜的活動過程，為了體現檔案管理的價值，不能夠只將關注點放在檔案的收集和保存層面。因為簡單的檔案收集歸納，并不能發揮出檔案資源的應有價值，只有通過對檔案進行開發利用，才能夠讓檔案的潛在價值得到深層次挖掘，進而為交通運輸事業的長效發展打下基礎。站在國家檔案資源管理視角進行分析，檔案資源閑置會造成資源的浪費，同時也會影響覆蓋全民檔案體系的構建。所以在交通運輸檔案管理工作當中，應該把開發利用作為當前的工作重點，從而為交通運輸事業的發展和戰略運行提供動力支撐。一是要運用規范化方法進行檔案信息的收集整理與存儲，保證收集過程規范有效，為后續的資源開發利用打下基礎。在收集過程當中要嚴格把控，確保最終得到的檔案資源是具備開發利用價值的，否則檔案管理的意義也就不復存在。二是要善于運用信息化手段滿足檔案利用的需要，充分考慮信息需求者的檔案信息使用需求，提供更加方便快捷的信息檢索和支持服務。

3.4 完善檔案管理制度

制度建設是所有工作得以穩定規范運行的基礎制度的保障作用是不可忽視的，不管是推動交通運輸事業的發展還是促進檔案的管理，都需要加強制度建設，維護制度的規范性。在制度建設當中要特別注意完善支持保障機制，特別是要加強和確立有效的組織領導，堅決貫徹執行管理責任制。領導需要認清檔案管理的價值，做好檔案部門綜合建設給予資金資源層面上的支持，同時通過宣傳引導的方式，確保上下一致，合力助推檔案管理規范性，不斷進行創新與完善檔案管理制度。

4 結語

檔案管理在交通運輸管理當中發揮重要作用，如今已經成為內部管理體系當中不可分割的一部分，檔案管理不僅僅可以體現交通運輸經濟運行水平，還可以為后續管理工作的開展提供強有力的工作依據。不過在實際工作的開展當中，檔案管理往往會被忽略，從而影響到檔案管理的質量與應有價值發揮，也威脅到交通運輸事業的進步。在這樣的情況下，為了滿足新時期交通運輸工作的發展需要，要滿足交通運輸科學管理的需求，就要認清檔案管理在其中的重要作用，正確把握檔案管理的特點與要求，提出現代化和科學化的檔案管理措施，有效服務交通運輸事業的改進與發展。

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