檔案管理在醫院管理中的應用探究

秦宏興，吳愛華，陳均

1.佛山市南海區第四人民醫院普外科，廣東佛山 528200；2.佛山市南海區第四人民醫院病案室，廣東佛山 528200

人們的生活質量隨著國家經濟快速發展而得到明顯提升，對于自身的合法權益重視程度日益增高，作為于民生息息相關的醫療保健制度成為了人們的重點關注對象，越來越多的患者運用法律武器來維護自身權益[1]，醫療機構也在這個過程中對于自身管理制度進行完善。醫院病案管理對于醫院管理質量有直接影響，關系到患者病情預后調整措施、醫院醫療服務質量提升以及發展等。目前醫院檔案管理涉及到多個方面[2]，因此通過有效規范措施來提升檔案管理質量有重要意義，傳統的檔案管理手段已經難以滿足醫院發展以及患者的需求。該院自2019 年1 月—2021 年1 月選取100 例患者的病檔為研究對象，采取精細化管理措施并取得了令人滿意的效果，現報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選取該院收治的100 例患者為該次研究分析對象，遵循隨機盲目原則將患者資料隨機分組，設為對照組、觀察組，各50 例。對照組患者中男27 例，女23 例；年齡15～63 歲，平均（35.61±1.35）歲。 觀察組患者中男24 例，女26 例；年齡16～61 歲，平均（35.03±1.42）歲。 在性別與年齡方面組間差異無統計學意義（P＞0.05），具有可比性。該研究已申請醫院倫理委員會審核后批準展開。患者簽署知情同意書。

1.2 方法

1.2.1 對照組 給予常規病檔管理，將患者的病歷資料收集、整理后交由專業人員負責處理，同時要做好患者病歷內容的核實工作，需要負責較為繁雜的流程。

1.2.2 觀察組 對病檔采取精細化管理模式。落實該管理模式之前先創建并制定關于崗位責任制度，主要將輪崗、分組兩種作為對管理人員配置的優化手段，對患者病檔管理從以下4 個部分入手即病歷回收與病檔信息的統計系統歸檔、編碼錄入首頁信息、核對統計、整理裝訂，對于上述4 個部分都需要由2 個人進行管理，輪換周期設置為季度，每一季進行一次崗位人員輪換。 對病檔管理制度制定優化如下：①對于出院患者的檔案要在3 d之內通過電腦確認，提交，然后打印簽字，如果是死亡病檔可延遲到出院1 周內。②患者出院后1 周內，必須將出院檔案回收到病檔室，而順利回收之后工作人員要進行相關的交接工作并且登記確認。③在整理回收出院病檔之后，要及時在病檔統計管理系統當中做好歸檔管理工作，在將出院病檔回收的2 d 內完成編碼錄入工作。④病檔室回收的病歷要在當天完成核實工作，檢查內容包括病檔是否存在病歷資料缺失情況，是否已經有各級醫生完整的簽字等，如果發現病歷資料存在缺失或者不符合標準的要督促完善，每天及時將各個臨床科室所提交的病理歸檔于電腦，初步審核確認無缺漏后進行編碼；在病檔管理系統錄入病歷首頁的時候要再次確認資料完整準確，在完成病案首頁的錄入之后由另一位工作人員進行核查，將錄入信息進行整理，裝訂上架。

1.3 觀察指標

①整理能力： 記錄兩組管理模式下的病檔回收率、服務質量、檔案復印時間、甲級病檔率；②評價反饋：記錄兩組管理模式下的病檔信息傳遞、職工態度、病歷信息傳遞，評價分數與反饋滿意程度呈現正相關聯系。

1.4 統計方法

采用SPSS 20.0 統計學軟件對數據進行分析，計量資料采用（±s）表示，采用獨立樣本t 檢驗；計數資料采用頻數或百分比（%）表示，采用χ2檢驗，P＜0.05 為差異有統計學意義。

2 結果

2.1 兩組檔案整理能力比較

不同管理模式下觀察組病檔的回收率、服務質量、檔案復印時間、甲級病檔率評價好于對照組，差異有統計學意義（P＜0.05），見表1。

表1 兩種管理模式下醫院病檔整理能力比較

2.2 兩組檔案管理評價比較

觀察組病檔在信息傳遞、職工態度、病歷信息傳遞方面評價高于對照組，差異有統計學意義（P＜0.05），見表2。

表2 兩種管理模式下反饋信息比較[（±s），分]

表2 兩種管理模式下反饋信息比較[（±s），分]

組別對照組（n=50）觀察組（n=50）t 值P 值檔案信息傳遞職工態度6.12±1.15 8.64±1.24 9.424＜0.001 6.24±1.23 9.30±1.48 10.056＜0.001病歷信息傳遞6.24±1.19 8.79±1.30 9.150＜0.001

3 討論

醫院檔案中病檔主要是通過書面方式完成對患者診療、護理整體內容進行記錄。 醫療技術在快速發展的過程中帶動了人們對于醫療服務更高的要求，往信息化的方向發展，為了滿足這種變化[3]，需要對現代的醫療環境做出進一步的完善，傳統病案管理模式已經難以滿足群眾對于醫療服務質量的需求，也難以再推動醫院發展，需要對其進行優化[4-5]。

該研究所用精細化管理模式是在充分考慮到醫院實際情況以及目前對檔案管理需求的基礎上制定，合理使用規范化管理模式最明顯的優勢在于能夠提升工作人員的積極性以及處理工作的效率，極大程度地提升其本身價值[6-9]。推廣精細化管理的關鍵價值在于能夠提升醫院檔案的管理效率以及質量，以較低成本為患者提供優質醫療服務。在醫院檔案管理中根據實際情況應用精細化管理模式不但能夠提升為患者的服務質量，對于提高醫護人員工作能力以及推動醫院可持續發展也有重要意義[10-11]。

傳統檔案管理模式在應用中存在許多問題[12-13]，諸如書寫不規范、病檔服務效率過低以及其展現的信息水平不足等，而面對這些問題在進行優化處理的時候不能夠脫離醫院實際情況，確保改善的管理制度能夠具備科學性、可行性，通過合理的管理手段來對相關病案資料進行管理，對病案管理的各個流程做出持續性的優化，以現代化、數字化作為優化方向，不斷提升醫院檔案管理的整體質量[14-15]。

傳統檔案管理模式下，對于檔案很多流程的相關工作僅有1 名工作人員完成，流程內容包括檔案信息的收集整理以及編碼輸入等，工作繁雜且單一，另一方面工作人員和信息收集人員之間的交流呈現不對等，處理信息的時候難免產生煩躁的心理[16]。 另一方面在對病檔管理的時候如果出現了特殊情況而不能徹底完成相關項目，無疑也給工作人員增加了負擔[17-19]。落實精細化管理的前提就是確保每一位工作人員都明確本身的責任與義務，在任何環節出現問題后都能夠立即將責任落實到個人，最早排除問題并進行解決，提高管理質量。且分組管理還能夠提升工作人員團隊意識，在任意環節難以按時完成任務的時候由其他組員接受完成，保障檔案管理工作的順利進行。 由以上結果可知，在不同管理模式下觀察組病檔的回收率95.0%、服務質量（55.47±5.26）分、檔案復印時間（5.31±0.25）min、甲級病檔率評價95.0%好于對照組（P＜0.05）；觀察組病檔信息傳遞（8.64±1.24）分、職工態度（9.30±1.48）分、病歷信息傳遞方面評價（8.79±1.30）分高于對照組（P＜0.05）。 因此，對兩組管理模式下檔案質量比較中確認了精細化管理的應用價值，能夠更加合理地對檔案管理人員進行配置優化，充分體現各個環節以及崗位的協調性，確保各項工作順利完成，制定標準化、均衡化作為引導工作完成的框架[20-22]。

綜上所述，對醫院收治患者在病檔管理中應用規范化的精益管理模式能夠更好地提升醫院管理質量，體現工作人員的價值，提升工作效率，讓病檔信息能夠高效地展現其價值，值得臨床推廣。