淺析檔案管理與大數據的安全融合

王燕青

【摘要】：在我國科學技術不斷發展的背景下，各個行業在實際發展過程中都開始運用一些先進性科學技術，這對行業生產效率的提升有著很大的幫助。在這個過程中，相應的機關事業單位也開始在檔案管理中與大數據進行安全融合，這可以在提升檔案管理整體水平的同時，進一步簡化機關事業單位的工作復雜性。基于此，本文在闡述大數據對檔案管理所產生的影響同時，對大數據背景下檔案管理所存在的問題也進行了分析，并總結了檔案管理與大數據的安全融合策略，以期可以為機關事業單位檔案管理工作的開展提供一定積極建議。

【關鍵詞】：檔案管理;大數據;安全融合

引言

現階段，在網絡經濟時代到來后，我國各機關事業單位的發展也受到了大數據背景的影響，而機關事業單位的檔案管理工作在實際的開展過程中也面臨著大數據背景的影響。為此，機關事業單位就要對其現狀進行分析，后續加強大數據與檔案管理的融合，進而提高檔案管理的整體水平。

一、大數據對檔案管理產生的影響

實際上，大數據時代的到來對機關事業單位的影響分為兩方面，一方面是有利影響，這主要體現在大部分機關事業單位由于人員的調換等原因，檔案管理工作的強度比較大，而相應的工作人員自身的工作復雜性也比較大，在這個過程中如果相應的工作人員重視大數據背景下各項先進性技術的運用，這會在一定程度上提升檔案管理的準確性，而且先進性設備的運用可以將數量較大的信息量進行收集與處理，這在一定程度上降低了相關工作人員的工作強度，同時還可以增強檔案管理工作的安全性，這可以提高檔案管理工作的整體質量。但大數據時代的來臨也給相應的機關事業單位的檔案管理帶來了一定的挑戰，這主要體現在大部分機關事業單位的機制已經形成，一旦運用大數據來進行檔案管理工作，機關事業單位以往的機制就需要進行改革，這無疑對機關事業單位的后續發展給予了一定的壓力。與此同時，大數據背景下檔案管理也更加注重網絡化、精確化，這使得檔案管理工作人員的能力要求有了一定程度提升。最后，由于網絡化的緣故，許多的個人信息、機關事業單位數據等都會變成電子數據，這會使個人信息、機關事業單位檔案管理的相關數據安全性的得不到保證，同時信息數據的更新速度非常快，這也對機關事業單位的硬件設備提出了很大的挑戰。

二、大數據時代背景下檔案管理存在的問題

1.管理精度較低

在機關事業單位逐漸開始重視檔案管理與大數據安全融合的同時，在實際工作開展過程中，一系列的問題也開始顯現出來，其中比較突出的問題即檔案管理的精度比較低。這主要是因為一部分機關事業單位盡管已經開始重視了大數據與檔案管理的安全融合，但在實際的工作開展過程中并未對自身檔案管理工作現狀進行分析，在實際工作開展過程中沒有結合實際。在以往機關事業單位的檔案管理工作中，由于檔案管理涉及到人員檔案、規劃檔案、財務檔案、工作檔案等多個內容，而且這些檔案大部分都是紙質版，在工作人員實際的檔案信息收集過程中存在著信息量較大的問題，而相應的工作人員常常是要求在較短的時間里完成這些信息的收集，這無疑加大了工作人員的工作復雜性，加之工作人員自身的精力有限，在實際的工作過程中很容易出現錯漏問題，這降低了檔案管理工作的精度，這對后續工作的開展有著很大的不利影響。

2.管理效率較低

在機關事業單位的運行中，大部分機關事業單位在每年都會有新進員工檔案的處理，同時也還存在一些調動員工檔案的處理，在短時間內常常會生成大量的檔案，而相應的檔案管理人員快速對檔案內容進行梳理，才可以確保整個檔案管理工作流程的有序性。但在相關工作人員的實際工作過程中，由于數量龐大，且受到傳統檔案管理工作流程的影響，在以往的檔案管理工作中一般需要進行檔案收集，后續還需要進行檔案的審核與錄入，在完成后則進行檔案存放與檔案信息展示，在這個過程中往往需要多個手續，這需要耗費工作人員大量的時間進行檔案查找，這不僅增加了工作人員的工作量，同時也造成檔案管理效率低下的現象，這也降低了檔案的應用質量。

3.管理方法落后

在大數據背景下，機關事業單位在檔案管理工作中還面臨的問題即管理方法比較落后，這主要是由于大部分機關事業單位中的檔案管理工作的重視程度不高，相應的領導人在檔案管理工作中依舊還是要求工作人員延用以往的管理方法，但這種管理方法比較落后，難以滿足現今檔案管理工作量逐漸增大的要求。在實際的檔案管理工作中，一些機關事業單位并沒有監理專用的檔案電子管理系統，在實際的管理過程中還是需要工作人員手動輸入檔案簡要信息，在后續的檔案查找過程中由于信息沒有得到及時更新，這會導致檔案管理的準確性較低，同時也難以保證工作人員開展大批量檔案管理工作的效果，這直接限制了檔案管理系統的進一步發展。

三、檔案管理與大數據安全融合的策略

1.硬件系統建設

在大數據背景下，各個行業在發展過程中對各類先進性技術措施也進行了廣泛性運用，這在一定程度上提升了機關事業單位的生產效率，隨著機關事業單位的人員數量不斷增加，其在檔案管理方面所面對的壓力也在逐漸加劇，這對機關事業單位檔案管理工作的開展提出了更高的要求。針對這一情況，相應的機關事業單位要確保檔案管理工作的有效性，就需要對大數據背景下檔案管理所面對的影響進行分析，采取合理、有效的策略予以應對，在實際的檔案管理工作中加強硬件系統建設，監理專用的信息化系統，同時還要更新各類辦公電腦，要實現對檔案的自主收集，這可以完善檔案管理工作，也可以實現檔案管理與大數據的安全融合。

2.軟件系統建設

為了確保大數據與檔案管理的安全融合，相應的機關事業單位就需要及時轉變以往的思想觀念，在實際的運行過程中正確分析大數據背景下檔案管理工作所面臨的挑戰，立足于實際來進行檔案管理工作體系改革，以此才可以更好地應對大數據背景所帶來的一系列影響，同時還要加強軟件系統建設，要積極引進各類先進化技術，其中包括融合云存儲技術、應用去中心化技術等，保證檔案管理的科學性和準確性。在具體的實踐中，相關部門要對檔案管理存在的問題進行分析，后續利用信息化系統中的軟件自動復制該檔案，并將其存儲到檔案管理系統中，同時要對各類檔案的標號進行關鍵詞設置，這可以簡化檔案查找工作，也可以完成對各類數據的收集，進而讓相關人員應用檔案有效完成相關工作。

3.安全防護配置

在大數據背景下，檔案管理過程中大部分信息都成為數據，在對這些數據進行處理的過程中，如果相應的工作人員沒有采取合理、有效的方法，這將會直接影響到檔案管理工作的精確性。在機關事業單位的運行中，要保證檔案管理工作的有效開展，維護檔案管理系統的穩定性，防止檔案管理系統受到攻擊，相應的檔案管理人員在實際工作中就要加強安全防護系統的運用，在具體工作中要落實建立檔案存儲過程中的安全防護系統，可以通過設置防火墻來提高檔案的管理安全性，同時還要利用大數據技術來完成對數據的整合工作，最終提交完整檔案。

結語

總之，為了確保機關事業單位的穩定性發展，相關單位就需要重視檔案管理與大數據的融合，在實際工作過程中要重視對大數據背景下的各項技術進行分析，以此來提升檔案管理工作的整體效率，為機關事業單位相關工作的開展提供一定幫助。

參考文獻

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