新形勢下對檔案庫房一體化智能管理的途徑探索

趙永剛

摘要：檔案本身作為一種不可再生資源，存在寶貴屬性，儲存歷來是檔案管理的重中之重。當代社會已經全面進入到互聯網時代，檔案儲存工作也在不斷發生著變化，高效、協同、共享已經成為檔案管理的核心內容，檔案庫房一體化智能管理無疑就成為當前研究的核心內容?；诖?，本研究結合當前檔案管理工作發展實際，提出幾點檔案庫房一體化智能管理的措施與建議，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：檔案管理;一體化智能管理;信息化

當前社會已經全面進入到信息技術高速發展的時代，而5G基礎設施建設的不斷推進，進一步提升了信息傳遞的效率。上述背景下，各行各業均開始積極引入新興技術，信息化建設已經成為當前研究的熱門內容。檔案管理工作也在這個過程中積極推進信息化建設，越來越多的新興技術開始應用于檔案管理，推動了檔案管理工作的全面發展。與此同時，信息化建設本身是一項動態、系統的工程，其必然需要密切圍繞信息技術發展動態進行不斷的優化調整，才能夠保障信息技術的作用得以充分發揮[1]。上述背景下，“三位一體”的檔案安全防范體系的提出，推進檔案庫房一體化智能管理就成為各級檔案館未來研究的重要內容。

一、推進智能管理系統建設

檔案庫房一體化智能管理的開展，智能管理系統的建設是基礎所在，只有通過智能管理系統的應用，針對檔案管理工作各個流程進行有效的串聯，才能夠有效提升檔案管理工作的效率，保障檔案庫房一體化智能管理的有序進行。對于智能管理系統的建設，主要是結合各級檔案館實際情況、信息化建設動態，積極引入各種新興信息化技術，針對智能管理系統各個模塊進行有效的串聯，同時主動與各方進行對接，全面提升檔案庫房一體化智能管理的效率。在此基礎上，檔案館還必須要針對智能管理系統進行優化設計，保障其能夠滿足以下要求：一方面，保障智能管理系統的可操作性。檔案庫房管理不僅需要面向檔案館，同時也需要面向用戶群體，系統設計要迎合大眾對于系統操作方面的常規操作、使用習慣，同時在界面方面盡可能保持大方、簡潔，具有良好的人性化水平。另一方面保障系統實時性。檔案庫房一體化智能管理必然需要諸多檔案數據可以進行實時的交流溝通，智能管理系統必然需要保障各個流程之間的銜接、各項工作的處理，通過信息化技術進行及時、動態的處理，保障檔案信息數據采集、篩查、分析、儲存等各項工作的高效性與及時性。

二、智能密集架控制系統建設

檔案庫房一體化智能管理，必然需要全面提升檔案檢索、調閱、整理的效率，才能夠有效提升檔案庫房一體化智能管理的服務水平。這就需要檔案館在推進檔案庫房一體化智能管理的過程中，針對檔案庫房進行全面的改造處理，可以嘗試引入智能電動密集架，其本身的抗干擾能力極為突出，其能夠直接與手持PDA、電腦終端進行連接，且系統也會在這個過程中不斷的更新，能夠不斷迎合智能化建設需求。與此同時，智能電動密集架還能夠讓檔案庫房一體化智能管理的效率得以全面提升，能夠根據實際需求靈活的切換手動模式、智能模式，能夠更好的迎合檔案庫房一體化智能管理需求，進一步提升檔案檢索、調閱、整理的速度。

三、檔案庫房環境智能管理系統建設

環境管理同樣是檔案庫房一體化智能管理的重要內容，當前主要是通過WINCE簡化系統進行針對性的優化設計，系統本身可以完全獨立運行，同時又可以與檔案庫房一體化智能管理系統之間進行有效的對接，以此來構建一體化的管理系統。具體來說，檔案庫房環境智能管理系統建設，主要是通過若干傳感器與智能管庫進行連接，使得檔案庫房相關的環境設備能夠形成的一個整體，包括區域控制器、空調、恒濕消毒凈化一體機等等，均能夠根據實時監測數據進行智能化的優化調整，切實提升檔案庫房環境管理的效率與質量。結合當前信息技術發展，可以嘗試建立智能環境監測云控制平臺，綜合引入檔案庫房環境標準微型化傳感智能設備，同時結合云技術平臺，以此來針對檔案庫房當中各項關鍵指標進行動態的監測，同時還可以利用VOC有機揮發物傳感器，針對檔案庫房各種數據進行智能處理、模糊控制，并且能夠針對巨大的環境數據進行實時的分析處理，切實提升檔案庫房空氣消毒水平、凈化水平。

四、檔案庫房安全管理

正如上文所述，檔案本身所具有的寶貴屬性，檔案庫房一體化智能管理的開展，安全管理是不容忽視的問題。對于檔案庫房一體化智能安全管理來說，主要包含網絡安全與物理安全兩個方面。對于網絡安全來說，主要是綜合利用網絡分割，利用防火墻針對內外網進行有效的分割，同時嘗試引入新興的防護技術針對檔案庫房系統進行全面的監管防護。在此基礎上，檔案庫房一體化智能系統還需要根據不同的使用需求，設計不同的權限，參考檔案本身的重要程度，賦予其不同的權限要求。對于環境安全來說，需要落實檔案庫房安防管理、消防管理等，針對各個細節部分進行完善，從而有效保障檔案庫房一體化智能的安全性。

五、加強管理人員培訓教育

檔案庫房一體化智能管理的開展，盡管檔案館大部分工作均依靠智能技術來開展，但檔案庫房一體化智能管理所涉及的新興技術非常多，對檔案庫房管理人員的要求自然也就越來越高，要想提升檔案庫房一體化智能管理效率、檔案庫房服務質量，還必須要加強管理人員培訓教育工作，致力于提升管理人員信息素養，能夠熟練操作各種智能化設備、軟件，鞏固檔案庫房一體化智能管理成果。具體來說，檔案館應當通過以下兩個方面的措施，全面加強管理人員培訓教育工作：一方面，針對現有管理人員，建立一套系統、規范的培訓教育體系，建立入職培訓、定期培訓、高校委培等模式，綜合利用多元化的培訓教育模式，針對現有管理人員檔案管理專業知識強化的同時，致力于彌補其在信息化素養方面存在的不足，使得現有管理人員具有良好的信息敏感性，能夠利用各種新興信息技術針對檔案庫房各項工作進行有效的處理，并通過熟練的操作智能化設備，提升檔案庫房服務水平。另一方面，檔案館還需要針對人力資源管理體系進行針對性的調整，針對薪酬體系、福利體系、晉升體系等進行全面的優化調整，在激發現有管理人員主觀能動性的同時，能夠吸引更多的社會人才進入到管理隊伍，包括檔案管理人才、信息化人才、服務人才、綜合型人才等，以此來促進管理隊伍綜合素質的全面提升，更好的服務檔案庫房一體化智能管理。

綜上所述，現代社會的不斷發展，互聯網影響力的不斷提升，智能化已經成為各行各業研究的重要內容。在全面推進檔案管理信息化建設、智能化建設的過程中，檔案庫房一體化智能管理無疑就成為各級檔案館共同研究的重要內容。這就需要檔案館高度重視檔案庫房一體化智能管理，充分結合檔案管理工作實際、信息化建設動態，主動引入各種新興技術，通過推進智能管理系統建設、智能密集架控制系統建設、檔案庫房環境智能管理系統建設、檔案庫房安全管理、加強管理人員培訓教育，切實推動檔案庫房一體化智能管理的順利開展。

參考文獻

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