事業單位檔案管理信息化建設研究

陳金榮

摘要：在信息技術普遍應用的環境中，各行各業都逐漸的實現了信息化，運用相應的信息技術快速的完成工作，大大的提高了工作效率。事業單位檔案管理依然采用人工的工作方式，不僅容易出現各種問題，工作效率也降低，并且滯后于時代的發展，這不利于檔案價值的實現。為此，在事業單位檔案管理中，也要重視信息化建設，管理人員合理的安排建設工作，在工作人員共同努力的情況下，加快檔案管理信息化建設，從而盡快的實現檔案管理信息化。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;問題;對策

引言：現在，多數的事業單位都認識到檔案管理信息化建設的重要性，于是在管理中實施信息化建設，但是效果不是很好，受到一些因素的影響，使信息化建設的進程比較緩慢。在檔案管理信息化建設中，工作人員沒有及時的轉變自己的觀念，沒有進行繼續學習與深造，對信息技術掌握不夠，并且各項設施與設備也不齊全，導致信息化建設工作不能順利進行，從而阻礙了檔案管理信息化建設進程，對事業單位的發展也非常不利。

一、事業單位檔案信息化建設面臨的主要問題分析

1、重視度不夠

在事業單位檔案管理信息化建設中，管理人員沒有轉變過去的觀念，對信息化建設不夠重視，在工作中沒有投入更多的時間與精力，而工作人員也更加不重視，不積極地配合，隨意的敷衍了事，導致信息化建設工作不能有效的開展，使信息化建設只是走形式，沒有實質性變化，從而使檔案管理信息化建設受到阻礙。

2、缺乏專業技術人才

事業單位檔案管理信息化建設，對工作人員提出了更高的要求，他們不僅要熟練掌握檔案管理工作，還要精通計算機技術、信息網絡管理等技術，這樣才能順利的完成信息化管理工作。但是，在實際工作中，專業人才比較缺乏，從事檔案管理人員不具有相應的專業信息技術，不能熟練的操作計算機，在工作中經常出現操作失誤，丟失檔案信息造成嚴重的后果，同時，也阻礙了事業單位檔案管理信息化建設，這不利于事業單位未來的發展。

3、缺少相應的管理網站

進行信息化網站的建設是實現檔案信息化管理的關鍵，通過完善的網站實現檔案信息快速的傳輸，從而提高檔案的利用率。但是，在事業單位中受到一些原因的影響，沒有建立完善的網站，使信息化建設進程比較緩慢。在事業單位檔案信息化建設中，沒有相應的信息化網站，導致檔案的傳輸與查閱受到時間與地點的限制，不能真正的實現檔案信息的共享，從而使檔案的利用率不能有效的提高，直接影響了檔案價值的實現。

二、談事業單位檔案管理信息化建設的有效對策

1、了解信息化建設的重要性

為了更好的開展檔案管理信息化建設工作，首先，要加強對信息化建設的了解，明白該工作的重要性，然后大力的支持信息化建設工作開展。檔案管理人員要明白信息化建設的重要性，并了解該工作的內容，合理安排相應的工作，并且在管理人員的帶領下，工作人員也會對信息化建設進行重視，并認真的對待信息化建設工作，從而加快檔案管理信息化建設進程。另外，要對檔案管理未來的發展趨勢進行分析，通過真實的案例相比較信息化建設的好處，從而真正的了解信息化建設的重要性，然后在信息化建設中投入更多的時間與精力，爭取早日的實現檔案管理信息化，并促進事業單位更好的發展。

2、培養專業的技術人才

事業單位檔案管理信息化建設中，離不開優秀人才的支持與努力，為了能夠加快信息化建設，應該具備大量優秀的技術型人才，讓他們能夠有效地完成工作，并有能力解決工作中遇到的問題，從而使檔案管理信息化建設進程加快。因此，要對從事檔案管理人員進行大力培養，不斷的提升他們的專業技術與素質，增加他們的工作經驗，為信息化建設提供人才儲備，早日的實現檔案管理信息化。事業單位可以通過定期舉辦培訓的方式培養人才，制定合理科學的培訓內容，讓工作人員積極地參加，經過長時間的學習，掌握更多的工作理論知識與新技術，提升他們的工作實力，為信息化建設做出更多的貢獻。另外還可以進行公平的考核，制定科學的考核機制，對工作人員進行有效的考核，同時也檢驗培訓的效果如何，如果考核不合格就繼續進行培訓，從而使工作人員的綜合能力提升，順利的開展信息化建設工作，使檔案管理與時俱進。

3、增加資金的投入

事業單位檔案管理信息化建設工作開展，需要人才與技術的支持，以及大量資金的支持，才能順利的開展相應工作。如果在信息化建設中投入的資金較少，將影響相應的工作開展，如沒有足夠的資金就不能對落后的設備與軟件進行更新;如果資金不足不能支付人才的基本薪資，專業的人才會大量的流失，使信息化技術建設工作不能順利開展。為此，要在信息化建設方面投入足夠的資金，保障所有工作順利的開展，為了使資金合理地利用，要加強對資金的管理，對資金使用進行嚴格的控制，使資金用到實處。其中設備的更新需要大量的資金，管理人員要對這一過程進行嚴格控制，防止存在資金浪費的情況，在購買先進設備的時候，要進行至少貨比三家，選擇最優的供貨商，使設備的性能得到保障，為檔案信息化建設增添光彩。

4、升級軟硬件設施

在事業單位檔案管理信息化建設中，需要相應的設備以及軟硬件設施，根據檔案管理的實際情況，選擇合適的軟硬件，使各項檔案管理工作高效的完成。現在科學技術發展較快，軟硬件更新的速度也比較快，先進的軟硬件性能與功能更加齊全，為此，要對落后的軟硬件設施進行淘汰，及時的更新與升級軟硬件，從而使信息化建設具備良好的基礎條件。另外，專業的工作人員要對新軟硬件的運用進行熟練掌握，在正確的操作下快速的完成相應工作，充分的發揮軟硬件的作用，促進檔案管理信息化建設進程。

5、建立實用的信息網站

網站的建立是實現檔案管理信息化建設的重要工作內容，實用的信息網站可以實現檔案信息共享，為人們提供更好的服務，因此，在事業單位檔案管理中，要建立實用完善的信息網站，根據檔案管理的實際情況，進行信息網站的建立，并符合檔案管理的要求，能夠提升檔案管理水平。建立實用的信息網站不是簡單的工作，涉及的工作內容比較多，管理人員要進行嚴格控制，首先要選擇合適的管理操作系統，與檔案管理相符合，并具有在開發與升級的功能，在以后還可以對信息網站進行不斷的改進，使其更加的完善與實用。其次，信息網站建立要選擇配套的設施與設備，盡量的選擇市場上經常用的產品，這樣可以保障設施正常運行，為信息網站的穩定運行提供保障。

三、結語

現在是信息技術的時代，很多領域已經實現了信息化建設，并取得了良好的效果。事業單位檔案管理實施信息化建設是發展的必然選擇，加快信息化建設才能趕上時代發展的步伐，因此，在事業單位檔案管理中，要積極的進行信息化建設，充分利用相應的先進信息技術，準確快速的完成檔案管理工作，減輕工作人員的壓力。為此，管理人員應該大力支持信息化建設工作開展，并投入更多的精力與資金，為各項工作開展奠定基礎，加快信息化建設進程，早日實現檔案管理信息化，并挖掘檔案更多的價值。

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