知信行模式在人事檔案管理實踐中的應用

張建梅

（濟南市不動產登記中心，山東濟南 250001）

人事檔案涵蓋了個人的主要經歷、受教育水平、政治面貌、健康狀況、思想道德水平、專業技能以及受獎懲的情況等影響，是單位調整崗位、評定職稱以及選拔干部等的重要參考依據。而人事檔案管理的主要內容就是收集、分類整理、鑒定、存儲以及綜合利用人事檔案，人事檔案管理水平在一定程度上體現了單位的綜合管理水平，因此單位在人事檔案管理方面必須不斷優化革新，摒棄傳統觀念，持續提升管理水平。在人事檔案管理實踐中應用知信行模式，可以有效改變當前的管理現狀，推動管理創新，對于提升人事檔案管理水平具有極大的積極作用。

1 知信行模式概述

知信行模式最初主要應用于醫療健康領域，核心目標是改變人類健康相關行為，可以將其理解為一種行為干預，而隨著人們對于知信行模式認知水平的不斷提升，其也開始被應用于其他領域，并取得不錯的效果。知信行模式將改變人們行為的過程分為了三個階段，分別是獲取知識、形成信念以及改變行為，知識是形成信念的重要基礎，同時也是指導實際行為的理論依據，通常人們所掌握的知識越多，則對于事物的理解就越深刻，進而就會形成獨特的理解或者思想觀念，而這種獨特理解或者思想觀念就會體現在人們的實際行為當中。人們行為的改變是一個復雜且長期的過程，在知信行模式下，通過擴充知識基礎，改變人們的思想觀念，最終影響人們的實際行為。

2 在人事檔案管理中應用知信行模式的價值分析

人事檔案管理的重要性不言而喻，其在干部任用、薪資待遇調整、崗位變動以及職稱評定等多方面都具有重要參考價值，而現階段的人事檔案管理理念陳舊、管理模式僵化、管理手段落后，極大地限制了人事檔案作用的發揮。在人事檔案管理中應用知信行模式的價值在于可以改變當下的現狀，通過理論知識學習，更新管理理念，改進管理手段，進而充分體現人事檔案的價值與作用。人事檔案管理并非一成不變，而是一個動態的過程，其管理理念以及管理手段應當隨社會發展而不斷更新，主動迎合社會發展趨勢，應用知信行模式對于人事檔案管理實踐具有極大地的指導和促進作用，可以實現人事檔案管理實踐的持續革新發展。

3 現階段人事檔案管理存在的問題

3.1 專業知識基礎薄弱

從當前人事檔案管理現狀來看，人員結構不合理，老齡化問題比較突出，這就意味檔案管理人員的專業知識基礎必然較為薄弱，對于新知識、新理念以及新技術等知之甚少，對于人事檔案管理工作缺乏客觀、全面的認知。此外部分人事檔案管理人員或是半路出家、或是兼有其他職務，本身沒有學習過檔案管理專業知識，也沒有經過系統的培訓，對于人事檔案管理的各項具體業務不夠熟悉，這就導致人事檔案管理水平難以得到有效提升。

3.2 管理理念陳舊

目前的人事檔案管理理念很大程度上沿襲了傳統思想，絕大部分人事檔案管理人員認為人事檔案管理工作可有可無，無法直接創造相應的價值或者效益，對這項工作的重要性以及必要性認識不足。這就導致在人事檔案管理實踐中，工作人員往往疏忽大意，責任意識淡薄，檔案遺失、資料損毀、信息錄入錯誤以及保管不當等問題屢見不鮮，嚴重影響了人事檔案的綜合利用。

3.3 管理手段落后

人事檔案管理手段在很大程度上決定了管理效率以及管理效果，目前的人事檔案管理方法過于落后，仍采用傳統的管理手段，信息化建設滯后，導致檔案收集、分類整理、檔案鑒定等環節工作小康效率低下，并且準確性不高，進而出現人事檔案轉遞不及時，出現人檔分離的情況；人事檔案分類不合理，導致管理混亂等。諸如此類的問題嚴重影響了人事檔案綜合利用效率，沒有充分突出人事檔案管理的服務性，對相關工作的開展無法起到參考和指導作用。

4 關于知信行模式在人事檔案管理中的實踐

4.1 強化理論知識基礎

根據知信行模式理論，人們行為改變的基礎在于掌握更多的知識，也就是知信行模式的初始環節—獲取知識。引申到人事檔案管理方面就是強化理論知識基礎，包括檔案管理專業知識、業務處理流程、管理制度以及保密制度等等。在人事檔案管理實踐中，針對目前工作人員理論知識缺乏的問題，人事檔案管理部門一方面應制定相關的培訓計劃，完善崗位培訓體系，對檔案管理工作人員進行崗前培訓，使其對人事檔案管理工作形成全面的認知。同時在工作過程中組織開展業務知識培訓，強化工作人員的理論知識基礎。此外還應鼓勵工作人員自主學習深造，人事檔案管理部門要制定相應的激勵計劃，從而促使工作人員積極主動學習業務知識。當人事檔案管理工作人員掌握的專業知識不斷增加，其對于人事檔案管理工作的認知以及理解必然更為深刻，在開展具體業務時也會更加專業，工作效率也能顯著提升。總的來說，獲取知識是基礎環節，是管理行為改變的重要前提，對此人事檔案管理部門應高度重視。

4.2 形成科學的管理理念

知信行模式的第二環節是形成信念，這是知識基礎強化的結果體現，在人事檔案管理方面，形成信念也可以理解為管理理念更新，具備科學的管理思想，樹立起高度的責任意識，從而指導工作人員開展各項具體業務。首先，人事檔案管理人員應當形成法治觀念，即人事檔案管理工作必須嚴格遵守國家相關法律規定，如《檔案法》以及保密條例等，嚴格按照法律規定開展各項工作。其次，人事檔案管理人員要形成服務至上的理念，人事檔案管理工作的本質在于服務于單位職稱評定、崗位調整、人事變動以及薪資待遇調整等方面，屬于一項服務性質的工作，因此工作人員必須摒棄以往的陳舊觀念，形成服務意識，及時向相關部門機構提供檔案信息服務，全面提升人事檔案綜合利用效率。再次，要形成高度的責任意識，人事檔案管理人員要充分認識到人事檔案管理工作的重要性與必要性，高度重視人事檔案管理工作。同時要積極履行自身的崗位職責，比如檔案收錄、檔案整理分類、檔案鑒定以及檔案保存等，以高度負責的態度完成各項工作。最后要形成創新意識，人事檔案管理是一個動態更新的過程，包括管理思想、管理模式以及管理手段等都要隨著社會發展以及單位實際需求而變化，墨守成規只會導致管理僵化。因此人事檔案管理人員必須具備創新意識，結合實際工作經驗，革新工作方法，優化工作流程，進而全面提升人事檔案管理水平。

4.3 優化更新管理行為

知信行模式的最終環節就是行為改變，這是知識基礎強化以及信念形成共同作用的結果，也是二者在實踐層面的綜合體現，是采用知信行模式預期的效果。關于管理行為的優化更新，筆者根據實踐經驗總結了以下幾方面：其一是人事檔案整理，具體要求是對人事檔案進行全面甄別分析，剔除掉無用、重復的檔案資料，減少檔案資料數量，落實精簡化思想，這也能降低人事檔案管理部門的檔案保管壓力。同時需要對信息不全、資料不完整的人事檔案進行補充，并妥善保管，以便有效發揮人事檔案的價值。其二是人事檔案檢查，具體要求是對所有保管的檔案資料進行全面檢查，具體要求是查看布局擺放是否合理、檔案是否存在蟲蛀、霉爛等情況、檔案存放環境是否安全等。人事檔案的重要性不言而喻，因此其存放的安全性尤為重要，必須排除各項安全隱患，妥善保存，以免檔案資料損毀，影響對檔案資料的應用。其四是人事檔案管理流程優化問題，人事檔案管理涉及到檔案接收、鑒定、整理分類、保管以及轉出等項內容，每個環節必須明確具體的工作流程，比如轉出轉入流程、查閱流程、保管要求等，優化人事檔案管理流程可以實現管理的制度化、科學化以及程序化，對于提升工作效率以及管理水平具有重要意義。

5 結語

綜上所述，在人事檔案管理實踐中引入知信行模式，可以有效促進管理理念、管理模式以及管理行為的更新優化，對于推動人事檔案管理向現代化、信息化、制度化發展具有極大的積極作用。