高校人事檔案管理信息化建設模式探討

陳怡君

（廣東工程職業技術學院，廣東廣州 510520）

隨著事業單位改革的不斷深入，高校人員的流動性越來越大，人事調動越來越頻繁，在此過程中，人事檔案管理在工作量、工作方式上面臨著很大的壓力。傳統的干部人事檔案管理手工分類、裝訂、編著目錄、重復查找、經費投入少、基礎設施落后等，無形之中也降低了干部人事檔案管理人員的工作熱情。為降低人事檔案管理人員不斷重復的勞動量，人事檔案管理信息化是順應時代潮流發展的必然趨勢，是確保人事檔案管理工作合理、科學、有效開展，提高實踐效率的必然管理模式。2018 年11 月20 日中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》，人事檔案材料內容涵蓋十個類別，同時提及依托大數據時代信息化加強人事檔案管理。2020 年1 月14 日中共廣東省委組織部印發《全省干部人事檔案專項審核全覆蓋工作方案》，審核工作與中央同步開展，在干部人事檔案專項審核的基礎上實現全覆蓋，明確了工作要求。而信息技術，為整理繁瑣的資料信息提供了諸多便利，使干部人事檔案管理現代化、信息化、數據化有著明顯的優勢。

1 人事檔案管理信息化建設面臨的主要問題

1.1 人事檔案管理的模式落后

目前，大部分人事檔案管理模式滯后，資金、設備、技術和人才資源投入不到位，致使檔案管理人員需要從事大量的手工勞動和重復的腦力勞動，而且人事檔案管理人員多為兼職人員，工作精力與耐心有限，逐漸形成一種“為保管而保管，重保管輕利用”的思想存在，缺乏主動快速完成收集工作，被動的坐等材料上門的局面，影響了人事檔案信息的完整性。實踐工作中，有一些干部本人缺乏檔案材料管理意識，填寫干部履歷表、考核表等材料時，不按規范填寫，有的人員對新形成的干部人事檔案材料私自保管，導致檔案材料的缺失。再有就是材料形成部門意識有待加強，沒有弄清楚材料具體的歸檔范圍，或者是沒有及時把應歸檔的材料交給干部人事檔案管理部門存檔，這都影響了人事檔案材料歸檔的準確性及時效性。

1.2 干部人事檔案管理信息化的重要性

人事檔案資料的查缺補漏、搜集查詢等工作，需要較多重復的工作及不斷的重復驗證，涉及數據量龐大且耗費較多時間，也經常會導致漏檢問題。為使滯后的人事檔案管理模式變得更加簡單、便利，降低日常工作難度，提升工作效率，提高存儲質量、傳輸效率、傳輸質量、查詢效率，加強對各類檔案材料的分類處理，整理信息，以及人事檔案信息的安全性，減少檔案遺失的現象，實施人事檔案管理信息化建設，將人事檔案從紙質化轉化成電子化智能方向發展，通過數據化和信息化管理，確保人事檔案管理井然有序，強化人事檔案管理效率，使人事檔案管理人員培養專心和耐心、積極主動的思想，有更多的精力和時間應對新問題，是今后干部人事檔案管理的必然發展趨勢。

1.3 資金投入不足, 人事檔案管理信息化基礎設施不夠完善

目前人事檔案的管理，有的雖然配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、碎紙機等辦公設備，但是只是簡單的信息輸入與信息儲存，未能真正達到人事檔案管理的信息使用及信息管理質效。一套完善的電子檔案體系，人事檔案管理的信息化技術，對于資料的存儲質量、傳輸效率、傳輸質量方面具有較強的方便性和實用性，而較好的軟硬件基礎設施建設，能涵蓋檔案資料的統計編輯、用戶管理，能使多個數據庫表之間有較強的兼容性，在查閱相關檔案數據的時候，可以快速調出自己需要的資料，與此同時還能構建安全管理體系，能有效的保護檔案信息，防止檔案資料泄露或丟失篡改等問題。掌握信息技術的建設動態，全面加強及完善人事檔案管理的基礎設施建設，才能不斷提升人事檔案管理質量，保障人事檔案管理信息化工作的有序開展。

1.4 檔案管理信息化人才專業水平缺乏

人事檔案管理人員習慣于傳統的管理方式，管理利用上依然是耗費人力物力和時間，效率極低的手動檢索，只負責收集和整理保存，查閱和登記以及檔案轉遞等工作，觀念上缺乏先進的管理意識，未能跟隨時代的進步運用現代化的信息技術，未能從根本上優化管理高校人事檔案管理。干部人事檔案管理信息化建設，需要檔案管理人員具備較高的信息化素質、相應的專項操作技術，才能規范性與深入性運用，適應新時期檔案信息化建設的需求。人事檔案管理人員基本上都是兼任，所接受的專業培訓少，理論知識不是很豐富，信息化技能掌握的也比較少，這都嚴重制約新時期檔案信息化建設的需求。不論專職還是兼職檔案管理隊伍，開展多樣性的專項化的培訓，促進檔案管理人員增強信息素養、學習能力、綜合能力及操作規程，提高整理信息、查詢信息、防護信息以及對建檔、調檔、查檔等內容具備數據分析與統計的操作和管理能力。只有提高檔案管理人員的計算機和網絡技術的應用水平，才能促進專業化、技能化的提升，推動人事檔案管理質量及效能的全面升華。

2 推進人事檔案管理信息化建設的對策

2.1 轉變觀念，認識新形勢下人事檔案管理模式信息化趨勢

傳統的人事檔案管理模式，采用紙質管理、手工錄入、數據統計、重復翻閱等會耗費大量的人力、物力，工作效率低，保密性不強，原始紙質容易損壞或者損失，影響便捷性與時效性，而且教職工數量及人事檔案信息資料越來越多，工作實績、個人經歷以及職稱變更等方面的內容，存在著動態性、全面性特征，滯后的管理已經無法滿足信息化時代日常工作的需求。人事檔案管理信息化代替傳統模式，存儲量大、檢索便捷，對添加檔案材料的各種信息，職務變更、職稱變更、查借閱等能夠快速實施，是對日常工作做科學系統的統計分析，提高人事檔案管理工作質量，為檔案管理事業持久、健康發展的有力保證，人事檔案管理信息系統的設計與實現勢在必行。

2.2 提高管理質量，加強對人事檔案管理信息化制度體系建設

人事檔案管理信息化是時代發展的趨勢，在日常工作中，為使最大限度發揮人事檔案信息的統籌性、采集的全面性，提高管理質量，必須完善各項有關的規范標準、檔案信息儲存標準、檢索標準、格式標準；信息化管理制度體系建設，檔案查閱權限，圍繞制度進行規范化管理。完善人事檔案管理制度，人事檔案信息資料的收集、分析、建檔、查檔、調檔；信息化管理制度，歸檔、管理、利用和服務；人事檔案管理人員的職責，標準填寫人事檔案信息；人事檔案管理涉及的相關部門相應的職責，要求部門之間相互配合。通過制度建設，縮減檔案工作人員不斷從事的腦力勞動，大大提升工作效率和檔案管理質量。

2.3 加強資金投入，完善人事檔案管理信息化基礎設施的建設

人事檔案管理信息系統，對信息的刪除、增加，還原及備份，快速增添職務、職稱變更等各種信息，瀏覽查詢，性別、部門等綜合性的信息查詢，數據導入導出管理都能比傳統管理模式進一步優化與完善。完善并注重安全性設計的軟硬件設備設施建設，及時更新維修、更換及升級相關的設備設施，能保證數據系統運行速度及儲存量，保證系統穩定性與安全性，確保人事檔案管理信息系統穩定有序的運行。人事檔案管理借助完善的基礎設施建設，有效的進行處理技術和數據分析等信息技術，獲取人事檔案信息，增強人事檔案信息的互動性和緊密性，提高人事檔案管理的現代化水平。

2.4 加強業務學習，提高人事檔案信息化管理水平

一套完善的電子檔案安全管理體系和人事檔案管理信息化建設，相比傳統模式的管理方式，是一個全新的技術領域，單位要注重對人才的培育，根據檔案管理人員的專業水平、信息素養，提供形式多樣、內容豐富的培訓教育，提高業務水平，同時優化內部環境，提升檔案管理隊伍的福利體系，完善晉升機制。檔案管理人員要適應新時代要求，懂得操作先進設備儀器，了解操作規程，具備數據分析與統計的能力，能在建檔、調檔、查檔方面高效地完成相應的操作和管理。提高防護人事檔案資料的安全性受到威脅及防止檔案資料篡改、泄露或是丟失的能力。有效推進人事檔案管理實現專業化、技能化、現代化、規范化進程。

3 結語

人事檔案管理工作在現代信息化的快速發展時代下，打破墨守成規的思想，積極轉變檔案管理模式，完善信息化管理制度，加強軟硬件基礎設施建設，提高檔案管理隊伍專業水平，切實做好檔案管理工作，推進人事檔案管理工作的有序發展。