檔案管理現代化的現狀與對策

鐘連升

烏蘭浩特市環衛處

一、檔案管理現代化的重要意義

檔案管理要隨著時代的進步而進步，要不斷地改進，運用時代發展中的最新科技和技術，最大化地提高檔案管理的工作效率，提升檔案管理的質量，與此同時，也能讓相關工作人員的工作更輕松一些。在當下的工作中，利用當下最新的技術使得檔案信息做到共享，不再使用之前的紙質版檔案，統一切換成電子版檔案，讓日程的檔案管理工作能更加方面，查詢起來也能更高效，更容易，而且還大大的節省了檔案的存儲空間，一舉兩得，加快推薦檔案管理工作。

二、檔案管理現代化的發展現狀分析

1.相關工作人員意識欠缺。

在目前工作當中，管理人員素質高低不等，主要是因為檔案管理崗位人才缺乏，招聘困難，人們覺得檔案管理工作沒有意思，乏味，普遍對于這項工作的接受度不高，導致招聘上來的人員綜合能力并不高。

2.檔案管理工作的規范化建設不完善。

檔案管理工作需要從不止一個方面去把握，也不只是簡單的系統或者設備的更新，方方面面需要彼此制衡，互相協調，才能把工作做好。這中間不斷需要最新的管理理論做支撐，但是，這方面工作離不開上層領導的高度認可和鼎力支持，同時對應的部門，相關的工作人員和管理人員也需要配合到位，彼此協調，做到及時溝通和交流，不斷學習，實時進步，實現我們檔案管理的高速發展。

3.檔案管理現代化進程和標準不一致。

在我國共同執行現代化檔案管理工作過程中，有些關注度高的地方和部門能及時獲取到先進的技術和設備，但是較多的區域并非如此，并不能及時獲取，需要一段時間進行過度。還會面臨的挑戰就是，就算是擁有最新的設備和技術，但是因為地域的差異每個設備的型號和性能都有多多少少的不同，統一性并不能很好的做到，對于現代化標準的定義也有不一。

三、檔案管理現代化的改革策略

1.創新管理手段。

傳統的管理手段太過于陳舊，我們應該不斷學習，不斷進步，對于國外領先的管理辦法要吸收運用，根據當下的具體情況，活學活用。在創新管理手段的基礎上，對于數據庫的資源也要時時更新，匹配上社會的發展速度。與時俱進，才能在發展中獲取更多的競爭力。

2.轉變觀念，儲備人才。

首先，在市場經濟條件下，檔案工作的性質和任務發生了變化。要更新觀念，更新觀念，努力擺脫檔案管理原有的思維模式，增強檔案管理現代化意識，樹立科學的思維意識和效率意識。其次，檔案管理的現代化對檔案管理者提出了更高、更嚴格的要求。必須具備非常重要的檔案理論和足夠的實踐知識，以及經濟學、信息技術和寫作方面的綜合知識。因此，必須加強檔案管理隊伍建設，注重選拔優秀檔案管理人才，使他們走向現代檔案管理的前沿。

3.加大對硬件設施建設的資金投入。

實現辦公室設備的現代化是實現檔案管理現代化的首要條件，現代化設備包括先進的掃描儀、光盤等在內的計算機網絡設備。與此同時，加快實現檔案數字化和檔案管理信息化的步伐也是至關重要的一環，這就要強化通用實用軟件的研發，使科技在檔案管理中得到充分發揮。充足的資金是檔案管理基礎設施建設最重要的條件，相關部門需要積極爭取更多的資金支持。除此之外，檔案管理現代化也要高度重視，必要的時候，要制定新的政策，加大資金投入，加強技術輸入，從而實現檔案管理現代化，為檔案管理現代化打下堅實的基礎。

4.進行檔案管理現代化的統一管理。

由于現代化進程的不一致性和標準的不一致性，現代化工作中容易出現問題。因此，為了實現檔案管理的現代化，有必要統一標準，統一管理。在現代化工作開始之前，必須統一購買該設備。設備采購后，應將數據、系統等整合到管理中，以方便相關文檔管理單位更好地工作。此外，不僅要購買相同的設備，還要使用相同的系統實時共享數據，以確保所有檔案管理單位能夠及時共享第一手信息。但是在數據共享中，一定要注意文件管理數據的安全性。避免不法分子利用私人信息共享平臺竊取，造成檔案管理單位損失。為了保證檔案管理的現代化能夠更好地推進，我們應該盡量選擇熟練的人員來操作設備工作。只有當相關設備完全掌握并介紹給博物館工作人員后，所有工作人員才能投入到現代設備的使用中。

四、結束語

在我國的檔案管理部門，還存在著一系列的問題，比如說實行的標準并不統一，數據方面交流并不通順等等，針對于這些問題就必須要需要系統化的管理。第一項需要統一的就是管理過程中涉及到的各種設備和配置參數，再者就是操作系統的整齊劃一，只有這樣才能大幅的的提高信息和數據的交流能力。與此同時，需要格外注意數據的安全系數，以防資料被不法人員竊取。