新專業建設下附屬醫院教學檔案規范化管理的探討

尹園 何俠 胡夢雨 狄新怡 王婷婷

（江蘇省腫瘤醫院南京醫科大學附屬腫瘤醫院，江蘇南京 210009）

隨著社會主義市場經濟體制不斷深化，人們對健康的需求日益提高，醫療衛生人力資源相對不足的問題逐步凸顯，對醫學人才的需求越來越大，醫學人才的培養和儲備成為我國衛生事業的重要工作。在此局面下，我國醫療衛生教育事業得到飛速發展，并推動國家醫學教育改革不斷深入，大批集醫療、科研、教學為一體的三級醫院，成為各醫學院校的教學醫院，承擔了大量的臨床教學任務，是高等醫學院校實施臨床教學的基地，也是實踐專業醫療知識和培養醫學生臨床能力的基地。為醫療領域輸送了大批高素質的醫學和科研人才。

臨床教學作為醫學教育中一種重要的教學方式，在教學過程中，會產生大量的文字、圖片、影像視頻等資料，這些資料都是及其珍貴并且有著重要意義。為教學規劃和教學管理提供決策依據、為教學檢查和教學研究提供數據支持，對臨床醫學教學影響深遠，這也是教學檔案管理最核心的價值所在。因此，推進和完善臨床教學檔案規范化建設，對教學醫院整體工作及持續發展起到至關重要的作用。

江蘇省腫瘤醫院作為南京醫科大學附屬醫院，國家住院醫師規范化培訓基地，不但肩負醫療職責，還承擔著醫學本科生、研究生、住院醫師和進修生等培養任務，同時也是多家醫學院校實習生的臨床實習點。2019年，成立南京醫科大學臨床腫瘤學院，2020年，南京醫科大學五年制“放射醫學”專業獲得教育部批準設立，并成立放射醫學系，依托我院進行放射醫學專業理論和臨床實踐教學。醫院貫徹落實《南京醫科大學本科教育教學振興計劃》，深入學習“十強化、十提升”，緊緊圍繞發展教育教學和提升人才培養質量開展工作，立足專業知識教學、突出人文教育理念、重視師資力量培養、完善教學學業評價方案，建設具有放射醫學本科教育特色的高水平醫學人才培養體系，以實現“四個回歸”和立德樹人的根本目標。

1 教學醫院與教學檔案

1.1 教學醫院的職能

教學醫院承擔著高校的醫學專業課程、臨床帶教及醫學研究等教研任務，在教學過程中形成的理論與實踐結合的驗證、教學新思想和方法、教學管理經驗、教學研究和教學改革等記錄，是體現醫院教學職能的必要資料，是醫院教學活動和教學管理工作經驗和成效的證明，是全面解讀臨床教學和教學管理工作發展歷程及教學成果的重要載體。加強教育教學工作，提高教學質量和教學檔案意識，以教學進步推動醫療質量的提高，強化科研能力，優化學科結構，提升人才儲備數量和質量，可促進醫院核心競爭力良性發展。

1.2 臨床教學檔案的作用

教學檔案是指醫院從事教學相關工作人員在教學研究和教學實踐中形成的具有參考意義的教學資料，記錄了醫院將醫學生培養成長為合格醫生過程的關鍵內容。完善規范的教學檔案也是醫院教學工作的真實記錄與成果展示，是醫院教學職能的有形體現，為總結教學經驗、優化教學管理體系及推進教學改革提供決策依據。

2 我院教學檔案資料管理的現狀

2.1 管理制度缺失

醫院自2011年成為附屬醫院，時間短，教學任務少，相對重醫療科研而輕教學，教學檔案資料少，管理也未得到重視，醫院的綜合檔案室主要負責醫院文書、科技、會計、音像等檔案，人事部門負責人事檔案，病歷檔案則由病案室專門管理，無專門的教學檔案管理機構及教學檔案管理人員，也沒有完整的教學檔案管理制度。因此在臨床教學工作中產生的教學資料不能及時收集完整，歸檔內容也不明確。

2.2 檔案管理人員不穩定

臨床教學過程中，教學資料的收集與管理基本是由教學管理人員和臨床帶教老師或教學秘書兼任，而臨床帶教老師和教學秘書，他們多為輪流擔任，變動性大，一人身兼多職，疲于應付各種繁雜的醫療、科研和教學日常事務，并且不具備專業的檔案學知識，重教學活動的落實而忽略資料積累，其收集資料的意識、資料整理的規范性和完整性有所欠缺，檔案質量不高。

2.3 收集內容不明確，收集不及時

臨床教學老師和學生間的教學活動是臨床教學檔案資料的主要來源，但由于臨床教師同時還肩負著繁重的醫療和科研任務，醫學生又因為醫學課程科目多、體量大，同時還有臨床實踐任務和科研基礎學習，所以老師和學生個人撰寫的檔案材料通常只有單份，并且基本保存在教師和學生個人手中，在沒有收集之前極易造成檔案缺失。另外，擔任臨床教學的老師大多是從臨床醫療一線臨時脫產進行教學，在院學生也是會在不同輪科間輪轉，導致了他們流動較為頻繁，資料收集不及時，而造成原始材料的流失和各時期教學檔案不完整、不連貫。

2.4 院校缺乏溝通

學校的檔案管理有統一的規范和要求，但對附屬醫院的教學資料管理缺乏深入宣傳和指導，更沒有對醫院教學檔案的形成過程和連續管理進行有效監督。醫院往往也是在中期檢查前突擊整理備查資料，很多原始材料難以收集齊全，缺乏過程積累，其真實性、完整性、系統性都有所欠缺，憑證作用也會受到質疑。

2.5 教學檔案數字化建設有待進一步提高

隨著網絡和信息技術的飛速發展，網絡辦公系統的廣泛應用，大部分職能部門的文件檔案數字化工作得以落實，但教學檔案導致由于原始材料占比大、收集時效性要求高等問題，在數字化過程中存在工作量大、任務重、缺乏規范的操作流程等現實情況，導致教學檔案的數字化程度不甚理想。

3 教學檔案規范化建立的對策

3.1 建立教學檔案管理制度，增加教學檔案管理意識

提高各級人員增加教學檔案收集和管理的責任感。建立一套高效的教學檔案管理運行機制，明確各環節中教研室、教學管理部門和檔案管理部門的職責，規范檔案收集流程、方法和內容，完善醫院教學檔案的真實性、完整性和連貫性，充分認識到真實、規范、完整的教學檔案是教學醫院教學管理水平和教學質量提高、教學改革開展和穩步推進的必要條件。

3.2 加強管理人員檔案知識的培訓，提高管理人員的水平

檔案管理是一項專業性和時效性較高的工作，管理人員必須具備良好的職業素質、道德品質、責任意識以及扎實的檔案管理知識。目前醫院教學檔案收集人員大多為臨床帶教老師和教學管理人員，均為兼職，缺乏檔案管理專業知識。因此需要充分使用各類渠道來提高這些人員的檔案管理專業知識、現代檔案管理數字信息技術、檔案管理新理論新方法等，滿足教學檔案管理的基本需求。

3.3 獎懲結合，實施合理的激勵機制，保證教學資料收集的完整性

明確教學檔案管理要求，制定統一規范的教學檔案管理流程，將各教研室將教學檔案的收集、歸納、整理工作納入教學管理的職責。落實教學業績考核與職稱晉升相掛鉤的政策，增強臨床教師、教學秘書、教學主任等人員的責任心，在平常的教學活動過程中，主動將教學資料向教學管理部門存檔，保證教學檔案的規范和完整。而對于未能按照規范執行的人員，在進行批評教育的同時，按照相關規定進行處理，通過懲罰的形式促使其改善習慣。

3.4 加強院校聯系與溝通

開展對教學醫院教學檔案的監督、檢查及指導是高等醫學院校的必要工作，也是醫院與學校聯系和交流的重要渠道，能夠推動醫院教學檔案工作健康穩定的發展，為持續改進和提升教學質量奠定扎實基礎。高等醫學院校可以定期牽頭組織各教學醫院間的教學檔案管理會議或論壇，為各教學醫院建立可以相互學習相互溝通的平臺，它山之石可以攻玉，不斷改進和完善教學檔案的管理。

4 創新臨床教學檔案服務理念

教學資料管理的最終目的是為醫院醫療、科研等提供服務，要提高教學檔案資料管理的成效，首先要轉變意識，擴大對檔案管理宣傳的范圍和力度，提高對檔案管理重要性的認知。第二是搭建檔案信息互動平臺，為資源共享提供可能。信息共享是實現信息價值最大化的重要途徑，利用信息化的手段，實現網上資源查詢、利用，以便于更加快捷、更廣范圍的實現信息共享。第三要做好人性化服務，提高教學檔案管理的人文屬性，管理部門要深入了解醫院教學發展的需求，針對性匯編一些具有實用性、時效性、啟發性的教學成果，解決臨床教師和管理人員在實際工作中的問題。

綜上所述，建立規范的教學檔案資料管理體系是醫院提高教學質量和教學管理水平、提升教學管理職能的重要途徑，教學資料的完整與規范也是醫院管理水平和歷史底蘊的體現。目前我院教學檔案管理還存在一些問題，醫院在臨床腫瘤學院建設階段，放射醫學辦學初始之際，要以此為契機，將教學檔案的建設作為醫院管理現階段的重點工作來抓，實現規范完善的教學檔案，為提高醫院臨床教學質量、教學評價、專業評估以及建設一流專業提供堅實保障，也全面展現出醫院臨床教學工作的開展歷史及教學成果。