新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策

蔣山禮

（山東省滕州市財貿醫院，山東滕州 277599）

檔案管理工作是醫院管理工作中一項非常重要的工作，管理工作質量會對整個醫院的運行起著關鍵作用，因此，要想更進一步提高醫院的服務質量，就需要保障檔案管理工作順利進行并保障各項管理工作制度完善。現在很多醫院在進行檔案管理時依然存在著一些問題，由于對檔案管理工作的疏忽，而使得其他醫療衛生工作無法正常開展。在我國新形勢下，醫院需要注重開展對檔案管理工作的分析和研究，保證醫院檔案管理工作順利開展。

1 傳統醫院檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理體制不健全，標準不統一

現在很多醫院在對各類型的檔案管理制度規定時，沒有對檔案管理制度進行健全。一般醫院的檔案管理工作會涉及到各個科室，分配有不同的檔案管理室，醫院內在開展各個科室工作的過程中，由于每個科室內對于檔案管理工作中人員分配不夠明確，從而使得管理模式非常混亂，沒有真正將每個科室的管理能力充分發揮出來，并且，由于檔案的管理體制不明，從而無法保證各項檔案信息資料的完整性和連續性，很多檔案都是以紙質的方式呈現，并且沒有進行科學標準化的管理，所以，在后期進行檔案查找或者搜集時會帶來很多麻煩。

1.2 缺少專業管理人員，缺乏專業精神

很多醫院中所設置的檔案管理人員的專業能力較差，他們很可能是護士員或者醫生來從事檔案管理工作，并且他們之間的專業素養和流動性差距非常大，也正因為此，他們就沒有對檔案管理工作給予較高的重視，也很難進行管理制度的創新，從而使得醫院檔案管理工作進展緩慢。并且由于他這些管理人員缺乏相對應的的法律法規意識，所以，在進行檔案管理工作時，也很難根據法律規定對檔案進行規范管理。

1.3 現代化管理水平低

現在很多醫院所設置的檔案管理機構制度非常混亂，并且由于檔案管理人缺乏相對應的管理能力，使得很多醫院檔案管理無法進行模式革新，效率也提升不上來。還在采用以往傳統檔案管理模式，傳統的檔案管理都是以紙質版呈現，并用手工進行數據的摘抄，這樣一來就非常容易出現數據錯誤，也很難保證檔案數據的精確性。而且現在很多醫院在開展實績檔案管理工作的過程中，更加關注對于醫療設備前期的檢驗和引進，對醫療設備后期的各項信息檔案管理工作不重視，并且也沒有設立專門的醫療設備檔案管理人員進行專門的管理，這樣一來，就非常容易導致資料遺失或者進行資料查找和搜集時出現困難。

1.4 重管輕用

現在很多醫院在進行檔案管理時，都非常重視管理但卻輕視檔案后期的利用，所收集的各項信息資料很難被再次利用，并且對各類型的信息資料也沒有進行開發管理，使得很多寶貴的資料被遺棄。醫院如果不能充分利用這些檔案信息，其實也就失去了檔案管理工作的真正意義，同時，也阻礙了醫院檔案管理工作的順利開展。

1.5 檔案管理重視度不夠

很多醫院一般只是對醫療工作較為重視，但是往往忽略了對檔案管理的關注。很多醫院領導者缺乏對檔案管理工作的重視，只是一味的追求經濟利益，沒有真正考慮醫療經驗信息的收集和傳承對醫院未來的發展所起到的意義。而且他們對于檔案管理工作投入的資金非常少，并且總是以傳統的工作理念和模式進行管理，沒有跟上時代發展步伐，甚至還會忽略這項工作，從而也使得醫院的各項檔案的利用率較低。

1.6 檔案管理制度不完善，歸檔不及時

很多醫院在進行檔案管理時，缺乏對于檔案管理工作的考核，而且也沒有設定專業的檔案管理組織結構和管理制度。就算是有專門的檔案管理人員，也沒有定期對他們進行管理工作的評定和考核，各項制度措施制定不及時，這樣一來，也無法激起檔案管理工作人員的工作積極性。并且，由于每個醫院科室的信息資料收錄不及時，也會大大降低檔案管理工作的效率，所以，在進行檔案歸檔時難度也較大。

1.7 檔案管理機制不完善，檔案信息安全無法保證

現在很多醫院的檔案管理形式非常分散，也沒有設置專門統一的檔案管理工作室，這樣也就無法使得檔案得到統一管理，沒有辦法保證檔案信息的安全，而且也很難將檔案管理的優勢充分發揮出來。這種紙質的檔案在后期進行檔案查閱或者搜集檔案信息之后，搜集者如果沒有及時的歸還檔案，就及有可能造成檔案的丟失或損壞。

2 醫療衛生檔案管理現代化對醫院發展的意義

2.1 醫療衛生檔案可以為醫院的管理工作提供發展動力

檔案是醫院的一種無形的資產，同時也是醫院的一筆寶貴財富，醫療衛生檔案對醫院的發展具有極大的推動作用。醫療衛生檔案可以將整個醫院的管理、經營、臨床等各項實踐活動貫穿起來，通過對各種活動的檔案記錄，來促進醫院的持續發展。醫院檔案資料中蘊含著極高的醫療科研價值，將這些資料運用到醫院管理當中去，可以充分調動醫院職工的工作熱情，并且激發他們的工作活力和創造性，同時，也有助于促進企業進行現代化的管理。

2.2 醫療衛生檔案是醫院管理工作的信息來源

通過制定相應的醫療檔案管理制度，使各項醫療信息得以記錄和整合，并且也為醫療工作者尋找醫療經驗提供了有效的幫助。醫療衛生檔案通過現代化計算機技術進行管理，使得各種檔案文字、數據、圖像可以將各項資料信息真實地反映出來，并且通過對這些資料的整合和利用，使得醫院的醫療技術和服務水平。

2.3 醫療衛生檔案為醫院管理者提供科學決策依據

醫院應該將檔案信息管理工作滲透到每個工作環節當中去，并且通過日常經驗的積累和信息資料的收集促進醫院管理工作的順利進展。并且通過制定相對應的醫療衛生檔案制度來提高醫院的醫療質量，并且為醫療技術開展提供相應依據的同時，也可以有效提高醫院的醫療質量。并且通過進行檔案管理，將各種醫療經驗和疑難雜病的解決方案進行資料的整合，可以大大改善醫療科研成果，并且推動醫院管理決策向科學化、規范化方向發展。

2.4 開發利用檔案應為醫院發展戰略服務

通過制定相應的醫療衛生檔案，可以將醫院從建設到發展的整個歷程記錄下來。對于醫院來說，建立醫療衛生檔案室是提高醫療技術的先決條件，醫院在制定發展戰略的過程中，對醫療衛生檔案進行專門的管理，可以為醫院的持續發展提供有力保障，并且，通過合理開發利用各項檔案資源，給疾病患者和就醫者提供更優質的服務。

3 新形勢下醫院檔案管理工作新思路

3.1 健全檔案管理制度，規范管理模式

要想建立健全醫院檔案管理制度，就需要從多個方面開始進行管理，對檔案進行專門的保存并設置相應的管理工作機制，充分調動管理人員的工作積極性。在進行檔案制度管理時，需要根據醫院的實際情況，選擇專門的檔案管理人員進行管理，并且對檔案管理人員進行專門的技術培訓和指導，并且結合各個檔案管理人員的管理經驗來制定科學合理的檔案管理制度，使得檔案管理工作更加規范，也使得各類信息資料完好記錄并保證檔案的連續性。

3.2 強化管理意識，提高業務水平

醫院檔案管理人員需要不斷提高自身檔案管理能力和水平，這樣才可以更好地提高檔案管理工作效率和質量。現在很多醫院檔案管理人員的素質能力偏低，所以醫院可以組織專門的檔案管理培訓，來提高檔案管理人員的管理能力和檔案管理意識，并且對培訓者進行定期的工作考核，評定檔案管理工作情況，并且還需要建立相對應的獎懲制度，從而端正管理人員的工作態度。這樣不僅有利于激發管理人員的管理創造能力。

3.3 引進現代化檔案管理技術

醫院需要引進先進的檔案管理技術，這樣才可以提高醫院的檔案管理質量和水平，通過運用計算機進行醫療衛生檔案管理，可以更大程度上減少檔案儲存的空間和人力管理資源成本。這種管理模式非常簡便，而且更便于檔案的保存和整合，計算機管理檔案是我國當前檔案管理的一種極其普遍的管理方式，通過電子的方式對各類信息資料進行保存和管理，不僅可以擴大存儲量、延長存儲的時長、還可以提高檔案信息管理的效率。但是在進行計算機檔案信息管理學，也不能完全摒棄紙質的檔案管理方式，應該讓兩者共同存在，醫院也應該根據自身的實際發展情況進行檔案信息網絡管理和線下紙質檔案管理，這樣才能最大程度上減少資源浪費，使得各類有價值的信息得到長期的保存。

4 結語

如今，在新經濟時代的發展形勢下，我國的醫療體制也在進行不斷的健全和革新，因此，如何規范檔案管理工作成為每個醫院發展的重點內容。對于醫院來說，需要注重提高檔案管理人員的專業管理素質，并且建立健全醫院檔案管理制度，通過制定科學的檔案管理模式來為求醫者提供更加優質的服務，這樣才可以促進醫院持續向前發展。