事業單位檔案管理工作的優化策略芻議

摘要：事業單位檔案管理不僅是公共服務的主體，也是檔案管理的整體優化，有利于事業單位在當前環境下的穩定發展，更好地滿足人民群眾的物質文化需求。分析了事業單位檔案管理中存在的問題，提出了科學的優化策略，希望能為各方提供科學的參考，促進事業單位檔案管理的可持續發展和進步。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;

事業單位檔案管理工作不僅可以為各單位當前的人事調動工作提供一定程度的信息支持，而且可以對各單位的檔案進行科學管理，同時也可以促進相關機構在未來的可持續發展，然而，我國事業單位檔案管理仍受到諸多因素的制約，因此，對新時期事業單位檔案管理的研究顯得尤為迫切。

1新時期檔案管理工作優化的必然性

目前，我國事業單位檔案管理制度還不完善，雖然一些事業單位對檔案管理制度進行了多次調整，但實施效果有限，實施力度不夠。部分檔案工作人員的專業知識相對有限，不能有效解決當前檔案工作中存在的一些問題，由于缺乏專門的管理培訓服務，一些工作問題沒有得到解決。目前，檔案管理隊伍的穩定性不佳，影響檔案管理的整體效果。此外，雖然信息化建設是目前檔案管理工作的主題，但在實際實施中仍存在一些缺陷，在多機構檔案管理的發展過程中，信息基礎設施不完善，辦公環境落后，檔案存儲沒有按照規范進行變更，不能保證檔案管理的組織和維護滿足基本要求。

2新時期下事業單位的檔案管理工作出現的問題

2.1專業人員的欠缺，單位不夠重視

有些事業單位一般不重視檔案管理，缺乏相關性，這種現象直接導致了管理者的消極態度，降低了工作效率，從一些事業單位的現狀來看，雖然事業單位的員工都受過高等教育，但很多人缺乏專業的管理能力，檔案管理崗位沒有得到有效的調動，導致很多新員工上崗，無法熟悉工作內容[1]。

2.2事業單位檔案管理的制度不夠科學完善

正確的檔案管理往往需要一個完善的制度，它可以為監督事業單位的發展提供良好的支持。但是，很多事業單位沒有把工作重點放在檔案管理上，沒有把工作重點放在實際管理上。在實際的檔案管理過程中，沒有明確的制度和標準，沒有科學統一的方法來收集和處理各種檔案信息。隨著時間的推移，檔案管理將變得更加混亂，不利于檔案的未來使用和保存。

2.3事業單位不重視檔案管理

事業單位對檔案管理工作不熱心，重視不夠，檔案資源的開發利用程度很低，導致事業單位在自身發展中未能有效發揮檔案的作用，影響檔案管理技術的更新。

2.4檔案管理投入不足

除上述問題外，檔案管理質量差、檔案管理投入少、檔案管理信息化水平低也是關鍵問題。隨著我國互聯網信息技術的快速發展，信息技術及其相關設施在許多領域逐漸發揮著重要作用。然而，我國事業單位檔案管理的數據和信息種類較多，事業單位應加大對檔案管理的投入，促進檔案管理信息化的發展。但是，我國事業單位檔案管理信息的發展還處于起步階段，許多技術、設施、軟硬件不足，導致檔案管理質量差、效率低。

2.5沒有高效的信息化手段

隨著信息技術的不斷發展和擴大，信息技術在事業單位中的應用是未來的趨勢，對于新時代的事業單位來說，檔案信息本身，涉及到各種數據，信息量也很大。只有合理有效地利用信息技術，才能促進檔案管理工作的發展，然而，事實上，大多數事業單位仍然采用傳統的管理方法，檔案管理的信息化尚未實現，嚴重制約了檔案管理的發展。

3優化事業單位檔案管理策略

3.1檔案管理人員培訓

事業單位作為檔案管理的主體，應加強檔案管理人員的文化結構素質，減少人為因素對檔案管理水平的影響，可以聘請專家教授檔案管理知識，確保檔案管理人員更好地利用計算機，提高檔案管理的專業水平，指導員工使用計算機和信息系統，隨時更新相關的檔案信息，完善人力資源體系，重視檔案管理人才的培養和引進。

3.2有效優化檔案管理體系

要實現現階段檔案管理的整體優化，相關工作人員還必須對現有制度內的檔案管理制度進行調整，加強對現有制度的科學管理，為進一步的檔案管理提供全面的支持和保障。在相關工作中，事業單位檔案工作人員要密切監督工作，為檔案管理工作提供更好的保障。在事業單位內部管理中，也要加強檔案管理部門的獨立性，配置充足的資源。此外，檔案管理部門作為內部管理的一部分，還應在事業單位檔案管理制度的建立中發揮監督和引導作用，在檔案材料的編制、分類和歸檔工作中，要深入調研，不斷履行各崗位的專業職責，建立科學的評價體系。此外，必須對檔案進行排序，只有優化這些領域的工作內容，才能真正實現檔案管理體系的科學保障，科學提高檔案管理水平，因此，為了提高檔案管理系統的科學水平，有必要由相關技術人員對各方面進行深入的研究和了解，以確保所開發的系統能夠更加合理地實現和控制事業單位的實際管理和后續工作[2]。

3.3轉變態度，樹立發展理念

事業單位要轉變對檔案管理的態度，認識到發展檔案管理的重要性，從發展和動態的角度看待檔案管理，與時俱進，創新管理，以身作則，從自身做起。確保事業單位全體工作人員逐步形成重視檔案管理的態度，通過獎懲機制，對檔案管理工作進行抽查和不定期的考評、獎懲，逐步建立檔案工作評價體系，使檔案管理工作更加規范。

3.4投入成本增加

針對事業單位檔案管理的現狀，應進一步將，加強對事業單位檔案管理的支持，提高保障水平，更好地開展檔案管理工作。為了提高員工的積極性，企業還應該正確調整工資，提高管理者的福利，讓員工有歸屬感，更好的管理檔案。新時期事業單位還應重視檔案管理部門人力資源建設，定期組織交流活動，促進事業單位在新時期的穩定發展。檔案管理部有專門的倉庫、出借室和良好的辦公空間，并配備必要的設備和設施，確保房間的整潔。另外，防潮、防火、防盜設施必須齊全，檔案必須存放在陽光充足、通風良好的地方，作為日常工作的一部分，員工必須確保將檔案的溫度控制在合理的范圍內，以確保檔案的安全。

3.5提高信息化水平

事業單位要了解檔案管理信息的創新和發展，以促進更好的管理和效率。管理理念和技術需要不斷更新，從分散管理到集中管理，加強信息化建設，及時更新管理內容，不斷應用信息通信技術，創新檔案管理方式，建立檔案信息共享平臺，大力保護檔案安全;在培訓教育方面，要加強對管理人員的指導，利用先進的信息技術和信息系統，及時更新重要檔案信息，促進檔案的收集、分類和應用。

3.6優化檔案安全防控體系

為了完善數據安全體系，提高事業單位檔案管理的質量和效率，需要特別重視數據安全控制，加強檔案管理的規范化。此外，各機構應加強檔案管理者在檔案安全防控中的可視性，建立相應的檔案安全制度。最后，事業單位還應加強IT網絡管控系統的安全，定期檢查病毒，確保所有不利情況及時發現，確保所有文件在安全的環境下運行。

3.7有效優化檔案管理基礎設施

為落實具體行動，事業單位應優化現有的檔案管理基礎設施，建立專門的檔案管理空間，保證資料室的清潔，安裝必要的設備，并采取防火、防水、防盜措施，還應指出的是，有關人員必須保證檔案的溫度、濕度和通風。在日常檔案管理中，檔案的溫度應在14-24度之間。，關鍵是要優化檔案管理的空間和基礎設施，保證檔案管理的充分條件[3]。

結束語

總之，隨著我國經濟的快速發展，事業單位的檔案管理逐漸受到人們的影響，不僅可以合理的配置和部署事業單位的所有工作人員，而且可以保證事業單位今后的良好發展。然而，在事業單位檔案管理的實際過程中，仍存在一些問題制約著事業單位檔案管理的發展。深入分析潛在問題，采取有效措施，提高檔案管理的質量和效率。確保有效的文件管理，這將有助于相關機構今后的可持續發展。

參考文獻：

[1] 許霞. 新時期事業單位檔案管理工作的優化策略探究[J]. 發明與創新·職業教育，2021（7）：218，220.

[2] 侯玲玲. 新時期事業單位檔案管理工作的優化策略[J]. 文存閱刊，2020（50）：41.

[3] 關穎. "互聯網+"時代事業單位檔案管理工作的優化策略分析[J]. 現代經濟信息，2019（8）：50.

作者簡介：姓名：敬佩;出生年月： 198908;性別： 女;民族：漢;籍貫：湖南桃源;學歷： 本科;職稱：（現目前的職稱）初級;研究方向：檔案;單位名稱： 常德市人社局培訓中心;省市： 湖南省常德市;郵編： 415000