探索基于公共開放軟件的高職院校移動門戶建設

鄭州鐵路職業技術學院 趙紫萱 楊俊紅

利用公共開放軟件強大的軟件生態環境建設校園移動門戶，增強校內移動辦公體驗。本文將闡述在公共開放軟件上實現校內個性化的移動門戶平臺改造的思路和實踐，為智慧校園提供新的可能性。文章以鄭州鐵路職業技術學院依托釘釘平臺構建移動校園門戶的實踐為例。

隨著應用系統向便攜性、輕量化發展，我校面臨智慧校園門戶無法滿足校內教職工移動辦公需求的問題。因智慧校園門戶升級建設周期較長，為短期內優化教職工辦公體驗，于2017年底引入公共開放軟件平臺——釘釘。借助釘釘系統生態，快速搭建起移動端校園門戶，逐步融合校內業務系統，解決多項校內工作痛點問題，擴展信息化工作思路。

1 校內工作痛點

1.1 校園門戶不適應移動端交互方式

我校智慧校園門戶將校內業務系統入口集中在平臺上，集成公告通知、消息推送、查詢等功能模塊，實現一個平臺一套賬戶訪問校內資源的目標。而智慧校園門戶建于2014年，不適應當前時代業務系統多平臺、輕量化的需求，應用界面缺乏移動端的適應性，消磨用戶對門戶平臺使用的積極性，失去校內資源集約化后的工作效能優勢。

1.2 校內信息溝通渠道不暢通

觀察校內通訊模式的發展，主要存在三種：電話郵件、社交軟件和校園門戶消息機制。前兩種方式均存在采集、更新全校教職工通信方式難度大，信息傳輸分散的問題。智慧校園門戶集中管理信息發送和展示，用戶聯絡方式存儲于平臺的個人賬戶內。然而智慧校園門戶在移動互聯時期用戶黏度低，用戶不會在改變聯絡方式時及時更新平臺賬戶信息，難以通過門戶平臺形成覆蓋全體教職工的有效聯絡，最終形成更為分散的消息傳輸模式，影響工作整體效率。

1.3 教職工協同辦公能力較弱

校內協同辦公場景豐富，教職工經常面臨業務審批、信息查詢、項目申報、數據統計等工作。在當前多校區辦公的背景下，缺乏有效的管理應用工具，影響教職工工作體驗，例如紙質審批耗時耗力；業務流程不清晰，信息查詢不簡潔；多人合作工作文檔，版本保存混亂等。

2 釘釘校園移動門戶平臺實踐

公共開放軟件通常提供基礎版本以適應不同單位組織的管理需求，故而功能普遍性高，要實現學校個性化的需求，應了解軟件的功能模塊，再結合學校業務場景靈活運用。學校的釘釘校園移動門戶平臺建設歷經三個發展階段，首先在使用中探索軟件功能，其次進行自建應用工作，最后校內業務系統與釘釘對接，打造出目前穩定運行的移動門戶。

2.1 通訊錄系統

釘釘應用服務圍繞組織賬戶，個人釘釘用戶加入組織賬戶后，享有組織賬戶內的公共服務。為便于組織賬戶對個人用戶管理，釘釘采用通訊錄系統，邏輯性管理單位內部組織架構和部門成員。通訊錄系統是釘釘組織平臺應用服務的前提。

我校整體部門結構可簡單地分為兩級，釘釘通訊錄系統是一個樹型結構，故而將學校作為根節點，部門作為樹的分支結點，各部門下的成員作為樹的葉子結點，形成深度為4的組織樹。每個部門的責任人位于樹的第三層，作為主管負責管理其部門下的所有相關事宜。

圖1 校內釘釘通訊錄結構示例

在通訊錄內，可自定義展示校內個人卡片，直觀顯示出其所屬部門、職位、辦公地點、辦公座機和移動電話等信息，方便組織內部人員查找。值得一提的是，個人用戶使用手機號注冊賬戶，故而當個人手機號碼變更時，也需及時更新釘釘賬戶，使個人加入到維護單位通訊錄信息中。

2.2 溝通交流

釘釘平臺擴寬校內消息傳輸渠道，組織通訊錄內的人員無需被添加為好友，即可采取多種方式實現不同場景下的通訊：即時消息、群組消息、Ding消息、公告、視頻會議等。建立有效的信息反饋機制，所有消息渠道具有已讀未讀功能，釘釘特色Ding消息通過應用內消息、短信和電話的方式一鍵通知到未讀人員，確保消息必達。在疫情嚴重時期，依靠釘釘多樣溝通模式，我校在防疫辦公室和教職工之間建立起信息傳遞的橋梁。

2.3 協同辦公

釘釘系統提供多種協同辦公能力，包括釘釘群、文檔合作、會議等，功能相互融合，適應多樣化合作辦公場景需求。

釘釘群提供便捷小組工作溝通，我校常用內部群有部門群、角色群、項目群等。其中，部門群按照組織架構自動創建，部門群內成員自動隨著人員調動自行調整，保證部門內部工作交流環境。云端智能文檔解決數據填報，申報書編寫等問題，實現多人在線共同編輯文檔，所有修改記錄和文件版本均被記錄下來，方便信息回溯。會議日程系統，滿足從會議通知、會議簽到，乃至會議期間全過程的高效會議行政服務。若召開會議的成員不在同一地點時，可借助直播或視頻會議系統保障會議順利進行。

2.4 一站式辦事服務大廳

將釘釘工作臺作為校內審批與服務應用的入口，形成一站式辦事服務大廳，不僅可以按照應用功能分類，校內教職工也可自行將常用應用設置在頂端，簡化查找過程。

辦事大廳內審批與服務應用除部分來自于校內業務系統集成，其他采用釘釘原生和第三方系統。在釘釘上將校內業務流程電子化，進一步邁近“讓數據多跑路，讓教職工少跑腿”的目標。2018年底，我校在釘釘平臺上自建電子審批與服務共12個，截止到2020年底，上線32個自建應用服務，覆蓋校內行政辦公、財務報銷、人事考勤、教學管理、科研申報、信息化服務、后勤服務等業務。疫情期間，迅速搭建教職工健康打卡及入校管理系統，滿足校內防疫工作的需求。數據統計顯示，2020年教職工不見面簽字44072次，完成審批及服務17423件。

2.5 校內應用系統功能對接

借助釘釘開放接口，通過統一身份認證方式實現與校內多項業務系統對接。對接主要有兩種方式，一種是系統消息推送，業務系統將通知消息發送到釘釘，工作在業務系統內處理。另一種是將功能模塊集成至釘釘內，在釘釘內接收信息并處理工作。從技術角度來看，主流應用系統采用B/S架構，以HTML5為標準，依靠釘釘內置的瀏覽器可直接實現系統功能整合。而隨著釘釘在市場的推廣，眾多系統廠商已實現適應釘釘UI界面方式，專門推出釘釘版本的業務應用。

3 釘釘校園移動門戶平臺使用體驗

使用公共開放軟件作為校內移動門戶平臺，具有多項優勢，與校內自建智慧校園門戶平臺功能互補。公共開放軟件基于公有云，軟件單位提供基礎運維保障。公有云服務節點多，單一節點故障不影響使用。而校內突發停電故障時，外部的公有云業務不受影響，保障校內協同辦公持續性。軟件提供的基礎功能強大，能夠快速搭建使用，及時響應工作需求。我校將釘釘的基礎功能用在多個工作場景，例如釘釘考勤管理教職工出勤；簽到功能管理教職工掛職鍛煉；智能報表實現數據收集統計；智能云打印實現物聯打印。此外，公共開放軟件具有專業的技術支撐隊伍，釘釘自有研發團隊維護軟件版本更新，保障安全性的同時提供新功能模塊以拓展適用工作場景，如2020年初釘釘版本更新中的公共日歷功能適用于校歷的動態應用。

在實際使用中，公共開放的釘釘平臺生態系統在面向大型高職院校的應用中略有不足。釘釘推出面向學校場景的教育版本，其重點在K12學校教學、家校互動的管理上。K12學校規模相比高職院校規模較小，辦公行政業務要求不高，依靠釘釘提供的輕量化整合方案，僅需要熟悉應用系統的運維人員管理，即可滿足信息化辦公管理需求，少量投入獲得大的工作效率提升。而對于高職院校，業務結構復雜，部分部門業務需要專業的系統支撐，單一依靠釘釘應用系統生態無法徹底滿足業務需求，集成系統的方式只能實現部分業務系統與移動平臺的整合。

此外，使用公共開放平臺面臨數據存儲及安全管理的問題，在公共軟件平臺上產生的基礎數據保存在公有云上，既不滿足智慧校園平臺數據集約化存儲管理，對于當前的高職院校數據管理也存在挑戰。

采用公共開放軟件釘釘將校內工作交流和業務服務融于一個平臺中，做到校內辦公業務在移動端高度集成化，使教職工脫離工作空間的束縛。三年間，釘釘校園移動門戶平臺在校內建立扎實的使用基礎，校內教職工已形成圍繞移動門戶平臺工作的習慣，每個工作日上線率在90%以上。基于公共開放軟件建設的移動門戶平臺發展良好，不僅依賴于方便、快捷、靈活的功能模塊，同樣也離不開管理政策的支持和運維人員的努力。有效的管理與運營機制，以及不斷學習的運營人員將為公共開發軟件在校內的應用注入活力。