淺談基層檔案管理現代化的途徑

樊蘋

摘要：檔案作為重要的信息載體，尤其在信息時代下，在人們工作和日常生活當中有著舉足重要的作用，因此，檔案管理成為我國基層事業單位工作的重要組成部分。與此同時，由于單位內部缺少完善的管理體系，使得當前基層單位檔案管理工作仍存在諸多問題。因此，基層事業單位對當前檔案管理工作提出了更高要求，只有加大對檔案管理工作的現代化創新力度，才能更好地促進基層檔案管理現代化。本文針對當前基層單位檔案管理工作存在的問題進行了細致分析，對如何促進基層單位檔案管理現代化工作開展了深入探討。

關鍵詞：基層檔案管理;現代化;途徑

基層單位涉及到我國社會與經濟發展的方方面面，與人們的生活與工作息息相關。隨著高新技術的迅猛發展以及科學技術的進步，傳統的檔案管理模式顯然已經無法滿足國家對檔案信息的使用需求[1-3]。因此，需要加大基層事業單位檔案管理的現代化的發展，充分認識現代化科技對當前檔案管理的重要性，不斷增強和提高其管理者的實踐工作水平和專業素質，提升工作效率，努力建立健全現代化檔案管理體系[4]。

1.現階段基層單位檔案管理工作存在的問題

1.1管理體系存在制度性缺陷

當前基層事業單位大多采用紙質形式來保存檔案，但是由于信息量較大，在進行檔案信息的存儲及使用時不是很方便，容易造成檔案信息的缺失、遺漏等一系列較繁瑣的問題[5]，這些問題無疑會影響基層事業單位檔案管理的有效利用。引發這些問題的根本原因就是基層事業單位檔案管理體系存在制度性缺陷，缺失完備的管理措施，沒有形成完善的制度保障。盡管有些基層事業單位具備了完善的制度保障，但是在執行方面力度不夠，檔案管理制度并未發揮根本性的作用，致使當前檔案管理現代化仍處于較低的水平，無法保證檔案管理工作的順利進行。

1.2檔案資料檢索效率低

檔案管理信息的分類方式有很多，往往根據檢索方式的不同將其分為計算機檢索與人工檢索。這兩種不同的檢索方式在工作效率與硬件設備方面有很大的差異。相比較而言人工檢索稍顯遜色，不僅在工作過程中耗費時間長、錯誤率高，還會大大影響檔案管理的檢索效率。計算機檢索避免了這一問題的出現，但是也因為缺少必要的管理手段，沒有形成現代化的管理體系而影響基層檔案管理信息的有效利用。

1.3檔案資料實用性低

隨著基層事業單位不斷改革與發展，檔案管理工作發揮著重要的作用。它不僅可以利用以往經驗對未來發展做出規劃指導，還可以提高事業單位的綜合效益。但是由于種種思想誤區，檔案管理資料無法得到有效利用，這使得檔案資料的實用性大大降低。

1.4檔案管理工作現代化水平不足

隨著當今經濟社會的快速發展，基層事業單位中的檔案管理工作變得越來越重要。這就要求檔案管理工作必須與時代發展同步、與改革創新同行。在實際的基層檔案管理工作中，其除了帶來便利的同時，更多的問題也隨之暴露。有些基層單位檔案管理工作現代化水平不高，并沒有與單位的發展同步;有些單位雖然已經完成現代化的要求，但是真正的水平與想要達到的目標仍有差距;還有相當一部分單位沒有真正落實檔案管理工作現代化的要求，甚至缺少現代化的檔案管理設備，管理工具仍采用老舊形式。總之，受多因素影響，當前基層檔案管理工作現代化水平不足成為檔案管理工作最突出的問題。

1.5人員專業能力較差

受檔案管理現代化的影響，檔案管理工作也對管理人員的專業能力提出了更高的要求。其不僅需要管理人員掌握基礎的管理知識，還需要掌握一定的計算機使用技能。但是目前在崗基層單位員工并沒有足夠的資質與能力，對檔案管理工作沒有很深刻的了解，并不能很好地處理工作中出現的問題，容易造成不必要的失誤，影響管理信息的準確性和完整性。再者，檔案管理工作崗位平凡，缺少年輕的綜合性專業人才，相應限制了檔案管理工作的良性發展。

2.基層事業單位實現檔案管理工作現代化的措施

2.1加強傳統的檔案管理理念創新

基層事業單位中的檔案管理工作受傳統觀念影響，加之檔案管理人員自身能力及認識的欠缺，致使該工作并未受到足夠的關注與重視。所以，要改變當前局面，應該從基層事業單位領導做起，通過培養良好的學習能力增強檔案管理人員的認識，將檔案管理工作作為單位發展的主要工作開展，促進單位檔案管理工作現代化發展。

2.2健全基層檔案管理制度

隨著當前科學技術的發展，尤其是大數據技術在檔案管理工作中的應用，給檔案管理工作帶來很大的沖擊和壓力。一旦檔案信息的管理出現制度性漏洞，在進行檔案管理工作時就會引發諸多不足和問題。因此，基層事業單位應該在滿足當前檔案管理需求基礎上，對時代發展和管理工作的動態進行綜合考慮，在提高檔案管理人員認識的同時，通過培訓對相關人員進行規范指導，約束相關人員的不良工作行為和態度，為實現檔案管理的現代化發展提供制度保障。

2.3規范基層檔案管理程序

基于當前大數據應用的普及，檔案信息的程序化發展逐漸取得人們的信賴。各基層事業單位應該以制度為基礎，對檔案管理程序進行規范，確保檔案信息的采集、儲存、整理過程的真實有效，相應增強基層事業單位檔案管理工作的實用性。另外，基層事業單位應該加強檔案管理工作的信息化建設，利用當代科學技術尤其是計算機技術，推進檔案管理信息化進程。除此之外，由于檔案管理信息涉及區域廣泛，檔案管理信息的高效利用成為基層事業單位應該重點關注的問題，通過當代科學技術提升信息的利用率無疑是很好的解決方法。

2.4增強基層檔案管理意識

增強基層事業單位檔案管理意識，需要摒棄老舊觀念，逐漸提升基層檔案管理效率，同時也需要相關人員增強對自身工作的認識。基層單位通過建立檔案管理相關規章制度，約束相關人員的行為，使基層單位檔案管理人員充分認識檔案管理工作的重要性，合理解決工作中出現的問題并且逐漸適應管理規則。基層單位管理工作更加順利有效地進行有利于構建良好的工作環境。

2.5加強基層檔案管理人員素質培訓

人是第一位的，檔案管理領域也不例外。建立一支高素質的檔案管理人力資源隊伍，無論對確保檔案管理的信息安全，還是提升檔案管理的運行效率，都具有十分重要的意義。檔案管理工作中，管理人員作為工作的踐行者，對基層檔案管理工作的順利開展起著至關重要的作用。因此，基層事業單位對檔案管理工作人員提出了更高的要求，全面提升相關人員的專業素質成為促進檔案管理工作現代化發展的關鍵。對于相關人員培訓可以通過以提升計算機技能為重點的技能教育來實現，著重培養實踐應用能力，增強相關管理人員技能水平及責任意識，為基層事業單位檔案管理現代化提供更好的服務。

3.結語

各基層單位應當立足檔案管理現狀，直面基層檔案管理現代化進程中的挑戰和困難，同時，也要深刻地認清檔案管理現代化對檔案利用及管理工作的重要意義所在，加大信息化技術的投入和應用，積極引入創新性的管理理念，不斷健全管理制度，重視人在檔案管理工作中的主導地位，不斷提升管理人員的素質，不斷促進基層事業單位的現代化建設和發展。

參考文獻

[1]廖媛.基層事業單位文件檔案管理現代化的實現路徑探析[J].現代經濟信息，2015（13）.

[2]吳少君.淺談基層事業單位事業檔案管理現代化實現的有效途徑[J].經營管理者，2014（23）.

[3]張克非.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].理論觀察，2014（05）.

[4]劉延偉，鄭婷.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].勞動保障世界（理論版），2013（09）

[5]王穎.淺談基層檔案管理現代化和專業技術人員素質的提高[J].科學與財富，2017：15.