鄉鎮計生檔案管理工作需切實加強

周美春

計劃生育是我國的一項基本國策，與國家和社會發展息息相關。而鄉鎮作為最基層的一級政府部門，直接負責國家計生政策的貫徹執行，對于工作過程中產生的各類檔案資料，其管理程度及質量直接關系到領導決策以及計生服務保障等，其重要性不言而喻。隨著國家“三孩”政策的出臺，很多人認為計生部門職能被削弱，實質性的工作少了，相關檔案管理工作更是不值一提。對此，我們要及時予以糾正，并采取行之有效的措施，切實加強鄉鎮計生檔案管理。

一、鄉鎮計生檔案管理目前現狀及存在的問題

1.資料收集不全面。鄉鎮計生工作歷年形成的資料數量多、種類多。就資料種類而言不僅包括規劃統計與信息管理、政策宣傳教育與落實，還包括技術服務及藥具管理、協會工作、流動人口管理、信訪問題處理等;就資料表現形式而言，包含報告單、統計表、協議書、申報表、工作總結、匯報材料等。實際工作中，各類工作均分屬不同的人員負責，要實現計生檔案資料收集齊全，勢必依賴于具體負責的人員平時妥善保管。但事實上，鄉鎮計生辦工作人員并不穩定，不僅鄉鎮每年年初人員分工到辦時都會有所調整，而且縣局也會在各鄉鎮之間進行調動，導致計生工作人員流動性大，加上對檔案工作重要性認識不夠，相關檔案業務知識缺乏，資料形成的時間跨度大，從而導致資料缺失現象嚴重。

2.資料不完全真實。計劃生育作為一項“一票否決”的考核項目，受到鄉鎮的高度重視，尤其是國家“三孩”政策出臺之前，為了考核排名靠前，各鄉鎮各顯神通，有的甚至 在計生政策問題上出現了認識偏差，假文件和假信息頻繁出現，許多資料的真假值得懷疑和考究，對檔案自身的真實性造成了很大程度的影響。

3.檔案整理不規范。計生檔案作為業務工作留存的資料，其整理方法必然區別于文書檔案。而國家各級檔案部門并未象脫貧攻堅、新冠肺炎疫情防控一樣，就計生檔案的整理出臺相應的規范或者指導性整理方法，上級計生部門也多是出于創建活動、考核評估的需要，僅對計生檔案整理提出了要求，制定了相應的指導性文件，明確了需整理的相關內容，但并未站在檔案的角度，對編頁編目、全宗號和目錄號設置等方面作出明確要求。因此，目前鄉鎮計生檔案的整理充其量只是簡單的資料歸類，仍然未完全達到檔案整理的標準。

4.信息化程度不高。在信息技術飛速發展的時代，檔案信息化建設步伐也不斷加快，相應地對計生檔案管理工作也提出了更高的要求。但目前鄉鎮的計生檔案管理工作，忽視了對計劃生育檔案資料的掃描和數字化，相關的數據庫建設不足，難以提高檔案信息資源管理和利用效率，對提升檔案信息化水平產生了不利影響。

二、原因分析

1.認識不到位。上級部門對計生檔案管理工作認識不夠，未站在關乎國計民生的高度看問題，未充分認識計生檔案對于探索全新的管理思路、方法和途徑，對于有效改善生育問題、控制人口數量、提高人口質量，對于更好地服務流動人口和育齡婦女等的重要意義。

2.制度不健全。忽視了制定完善的計劃生育檔案管理制度和相關措施，從而導致鄉鎮難以及時規范檔案管理的各項工作，影響檔案管理的制度化和規范化進程。崗位責任制未嚴格落實，獎懲激勵機制、管理培訓機制不健全，不能有效激發檔案管理工作人員的積極性和主動性，對計劃生育檔案管理水平提升產生了不利影響。

3.人員不專業。鄉鎮計生檔案管理工作人員隊伍老化，年齡較大，基本上未接受過正規的檔案業務培訓，專業技能缺乏，對先進管理模式和管理技術的應用不足，通常依靠經驗開展管理工作。再加上鄉鎮計生工作人員流動性比較強，真正沉下心專注計生檔案管理工作的很少，長此以往，也嚴重制約了計生檔案管理工作水平的提高。

三、對策及建議

1.提高思想認識。有關部門應當研究制定切實可行的計生檔案管理細則，形成該行業統一的操作規程，真正實行規范化管理。對工作人員進行檔案管理知識普及和相關法律法規的宣傳，使工作人員對檔案管理，尤其是計生檔案管理有著更加全面的理解和認識。對計生檔案工作予以財力保障，配備電腦、打印機、掃描儀等辦公設備，購買專門的檔案管理軟件，添置檔案密集架或檔案柜等，為計生檔案信息化和規范化管理提供必要的條件。

2.完善管理制度。要結合工作實際，建立諸如資料收集歸檔制度、計生檔案鑒定制度、計生檔案利用制度、計生檔案銷毀制度等完善的管理機制，不斷促進計生檔案管理更具權威性。嚴格落實干職工崗位責任制，兌現獎懲激勵機制，計生檔案管理人員日常工作的好壞直接與年終績效考核、評先評優、提拔晉升等掛鉤，讓計生檔案管理人員感覺有奔頭、有甜頭，從而真正激發工作潛能，增強工作的主觀能動性。

3. 加強人才培養。注重人才專業素養和技能的掌握，不斷加強檔案管理人才的教育培養，采取請檔案業務專家授課，開辦專題講座，選送參加省、市、縣相關業務培訓班等措施，提高計生檔案管理人員素質，使其能夠更好地適應檔案管理工作需要。切實加大對于基礎知識扎實、管理技能高、計算機利用水平強的人才的引進力度，充實到計生檔案管理隊伍，通過提高計生檔案管理人員的素質和技能，來提高檔案管理水平。