加強社會保險檔案管理的對策及建議

李明菊

摘要：我國社會保險檔案管理壓力在社會保險制度體制完善的發展背景下，呈現出急劇上升的發展態勢，也對我國社會保險經辦機關帶來的極大的工作壓力與儲存負擔。本文基于現階段社會保險檔案管理存在的問題，主要對社會保險檔案管理的基本概念及管轄范圍、面臨的困境類型、工作效率提高的解決思路等方面進行詳細的介紹與分析。

關鍵詞：社會保險;對策探索;檔案管理;

引言：現階段我國社會保險經辦機構主要在檔案，保險管理上面臨以下困境：社保經辦機構缺乏管理重視、當地公安人員綜合素質有限、保險檔案管理缺乏統一規范標準、配套基礎設施建設缺乏等問題。

一、社會保險檔案管理的基本概念及管轄范圍

1.1 基本概念

社會保險檔案主要是對國家各類機關、各社會組織、企業單位，事業單位提供員工的各類社會保險（養老，醫療，工傷，失業，生育五大類）。并對員工參與五大社會保險過程中的保險繳費基數、人員流動，統籌時間，保險關系轉移、退休檔案審批、退休金發放等內容進行詳細的數據登記，并將關于五大社會保險的基本信息以用工企業，團體組織、托管機關分別進行數據的整理與保管，并為國家檔案提供一定的查考利用價值和保存價值的文件材料。

1.2 歸檔范圍

社會保險檔案一共分為政策依據類、結算賬卡類、業務憑證類、統計報表類、電子檔案類、離退休人員社會化管理類等六種。

首先，政策依據類主要包括國家或地方政府出臺關于社會保險繳費待遇、支付辦法、社保經辦機構工作等文件的政策法規和規范條例;其次，結算賬卡類主要是將單位各項社會保險費用管理手冊、參保人員花名冊，養老保險手冊，轉移變更登記卡、職工各項保險管理卡片等內容，以手冊、卡片、資料等形式來進行集中化整理和統一立卷，確保企業單位或是機關員工每人一份社會保險檔案案卷;同時，業務憑證類主要包括社會保險費用的扣繳、轉移、報銷、支用等憑證;再者，統計報表類主要對參保人工資變動情況，進行包括統計審核表、費用匯繳統計表、支用給付統計表等內容;電子檔案主要是對員工在各類社會保險中的數據信息形成自動化的數字信息檔案;最后，離退休人員社會化管理類主要包括以下申報表：離退休人員退休待遇、離退休人員人事檔案管理、退休人員生存調查表采集的指紋檔案、遺屬待遇的通知書等 。

二、社會保險檔案管理面臨的困境類型

2.1 社保經辦機構缺乏重視

首先，部分地區社保經辦機構缺乏對于社會保險檔案資料管理的重視和價值認知，將更多的工作重心放在社會保險的擴面征繳等工作上，對于社會保險的檔案管理則選擇性忽視;

2.2 檔案管理人員綜合素質有限

我國部分地區社會保險部門在社會保險檔案管理人員配置上，缺乏專業能力強、專業知識儲備豐富、檔案管理經驗扎實等素質的檔案管理人才，以至于社保經辦機構檔案信息管理效率低下、業務水平有限的問題;

2.3 保險檔案管理缺乏統一規范標準

我國各地社保經辦機構響應國家對于社會保障檔案的管理新要求，紛紛建立起符合各地實際發展的社會保險檔案管理機制，但是由于在建立國家級統一標準的社會保險檔案管理的工作上，缺乏制度統一的積極性和檔案信息標準不統一等問題，以至于在跨區域進行檔案信息調查和利用時，檔案與檔案之間需要花費一定時間來進行轉換，以至于檔案信息的利用效率和全國范圍內的社會保險檔案資料統一管理難度過大;

2.4 基礎設施建設缺乏

我國社會保險制度體制在黨和國家的努力下，已初步實現制度體制的完善與規范化發展，逐漸增加了社保經辦機構資料的存儲壓力，因此也就加大了社保經辦機構對于大量的社會保險檔案在防潮、防火等工作上的壓力。同時，我國大部分地區社保經辦機構實現檔案信息信息化建設管理，但是在社會保險檔案儲存信息化建設所配套的軟件與硬件設施建設上，部分地區還存在基礎設施建設不完善、軟硬件設施落后等諸多問題，對于社會保險檔案儲存信息化建設的發展造成了一定程度的阻礙。

三、社會保險檔案管理工作效率增強的可行思路探索

3.1 檔案管理人才隊伍建設

現階段，在面對社會保險檔案儲存室容量需求激增的發展背景下，需要社保經辦機構能夠加強對于檔案管理人員業務培訓與信息化技術的學習。首先，要求當管理人員能夠定期或不定期開展關于管理專業知識以及計算機等技術的知識學習;其次，還要設立專門的培訓部門來針對最新的檔案管理專業知識以及國家法律法規的變更等內容，來開展檔案管理人員的再教育;再者，社保經辦機構也要定期開展關于計算機技術應用和實戰演練，切實提高檔案管理人員在計算機等硬軟件設施的操作技術的掌握能力，并通過開展信息化操作技術的競賽，來激發檔案管理部門工作人員的內部良性競爭和主動探索計算機知識的積極性。

3.2 檔案管理工作的重視程度加深

首先，社會保險經辦機構必須要對于社會保險檔案管理的價值和作用進行充分的了解與認可，并將社會保險檔案管理納入到社保經辦機構的工作規劃和未來發展戰略當中。并在社保經辦機構年度工作計劃當中，制定關于社會保險檔案管理的戰略規劃以及改進策略，切實提高對于社會保險檔案管理的各類資源的投入與基礎設施的建設與完善;

同時，還要加強對于參保人員在社會保險檔案管理的認知普及，確保每一位參保人員能夠樹立正確的保險檔案管理認知，并積極配合社保經辦機關在檔案管理工作上的合理工作要求;

最后，還要在廣大人民群眾中廣泛開展關于檔案管理相關的工作職責介紹與法律知識教育普及，切實在社會營造關于社會保險檔案管理價值的高度認同感。

3.3 社會保險檔案管理規章制度的完善

國家應該建立起社會保險檔案國家級的統一規范檔案管理制度，對于各地區社會保險經辦機構在人力物力配置、文件歸檔要求、檔案信息信息真實性和及時性等內容上的統一規范和明確，從切實提高在全國范圍內的社會保險檔案信息整合效率和參考價值的雙重提升。同時，為了確保社保經辦機構對于社會保險檔案管理等職責的落實，需要在各地區社會保險經辦機構建立起配套的考核制度與監管機制，將社會保險檔案管理工作劃分為適當的工作階段，并明確各階段的工作職責和考核內容標準。

3.4 簡化檔案管理流程

對于現階段部分地區社保經辦機構在檔案管理的流程規劃和設計中，存在的流程復雜、程序繁多的問題，可通過借助網絡和信息技術來實現社保檔案管理信息化建設，并針對管理流程與程序中不必要的形式主義內容，進行及時的剔除和簡化，從而有效實現解放我國社會保障檔案管理工作人員的工作壓力與工作負擔，并將更多精力投放在提高社會保障檔案管理工作效率與工作質量上。同時，借助互聯網技術搭建社會保障檔案信息化管理平臺，來實現快捷化的檔案信息查詢服務和線上信息儲存服務。極大地減少和消除過去紙質檔案在紙質資源浪費上、占據大量檔案儲存空間、查詢效率低下等問題。最后，社保經辦機構還要建立起安全防范等級較高的網絡防范體系，切實防止病毒侵犯和黑客入侵對網上社會保險檔案的威脅，并定期或不定期開展關于網上電子檔案與信息管理系統的風險排查和病毒排查。

四、結束語

加強對于檔案管理人才隊伍的建設、提高社會保險經辦機構對于檔案管理工作的重視程度、社會保險檔案管理規章制度的建設與完善、簡化檔案管理流程與內容等措施，是本文為社會保險檔案管理工作效率提高提出的可行思路。

參考文獻 ：

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