論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

曲鳳明

長春工業大學人文信息學院 吉林長春 130122

高校人事檔案作為對高校教職工學習和工作履歷、學歷學位、職稱、工資福利等信息的系統記載，涉及大量工作秘密和個人隱私信息，因而具有高度的保密性．人事檔案的各類信息一旦泄露，不僅會對學校組織人事工作造成很大的被動，也將對教職工個人隱私造成嚴重侵害。因此，如何增強高校人事檔案工作的責任心、政治意識和保密觀念，進一步規范人事檔案秘密信息管理，有效保護人事檔案秘密的安全，是人事檔案管理的重點和關鍵所在，必須高度重視[1]。

1 高校人事檔案管理面臨的新問題

1.1 對人事檔案管理不重視

影響高校人事檔案管理質量的因素有很多，其中各級人員對人事檔案管理工作不夠重視是較為突出的一個因素。很多人員在檔案管理認識上存在一定的偏差，總是以一個忽視的態度來開展檔案管理工作，久而久之，自然會造成諸多問題的出現。同時，作為領導人員也沒有發揮自身職能作用，自身的檔案管理意識也比較弱，難以為其他工作人員樹立良好的榜樣，難以實現提高檔案管理工作水平的目的。其次，存在口頭上表示重視檔案管理的現象，卻沒有付出實際行動，最終只會影響檔案管理工作的質量。此外，鑒于對檔案管理工作不夠重視，也會使得檔案管理的指導及操作上存在問題，這直接影響了檔案管理工作的規范，不能為高層決策人員提供有力的數據支持，嚴重阻礙高校教育事業的可持續發展進程[2]。

1.2 檔案信息更新速度慢

高校干部自身的特點是有很多到外深造訪學的機會，那他們的檔案內容是非常豐富的，而且每一年的內容都在增加，這時候對他們進行考核的時候，檔案的作用也越來越凸顯。干部人事檔案材料收集歸檔的要求是在材料形成的時候，從那一天開始的一個月之內按照相關的要求送到檔案管理部門進行歸檔，但是在實際操作里，應該進行歸檔的材料是比較多的，有些材料沒有及時進行歸檔，慢慢地被積壓了起來，導致檔案信息的更新速度比較慢，沒有跟上后續的考察考核工作，甚至有時候還出現缺失和遺失材料的情況。學校需要對學生的檔案進行管理，但是在對材料進行歸檔的時候制定的標準不統一，導致一些重要的學籍材料沒有及時的入檔。一些高校在對學位的材料進行歸檔時，對于學位的具體情況沒有統一的標準和判斷要求，那么也容易出現歸檔不及時的情況。

2 高校人事檔案管理面臨新問題的改革路徑

2.1 增強對人事檔案管理的重視

首先，要提高各級人員的思想意識，使他們認識到檔案管理工作的重要性，讓其認識到檔案管理工作對提升教育事業綜合實力的重要性，作為領導干部應提高自身的思想意識，以一個認真的態度去對待檔案管理工作。本身檔案管理就是一個長期且工作量較大的工作，勢必需要付出實際行動來加強管理，要最大限度地改變以往口頭上重視檔案管理工作的不良現狀。當然，領導人員自身檔案意識程度的提高，也有助于提高其他工作人員的工作積極性，使他們向自身看齊，確保人事檔案管理工作的規范化。其次，高校要加大在檔案管理工作上的宣傳力度，進一步提高全體員工的檔案管理意識，且在內部形成良好的工作氛圍。同時，加強對檔案管理的日常監督，定期對相關檔案文件進行質量檢查，倘若檢查中發現錯誤要及時予以糾正，以便于確保檔案的質量以及提升檔案管理工作的規范化。另外，高校也要加強各級管理干部思想意識的提升工作，要使他們能夠主動對檔案管理工作流程進行學習與研究，以樂觀且積極的態度參與檔案管理中，從而確保檔案管理工作具備科學性與規范性[3]。

2.2 加快干部人事檔案信息化管理進程

信息化時代的來臨，為高校的干部人事檔案管理工作提供了便利，高校必須抓住這個機會提升自己的管理水平。首先，高校可以使用多種現代化的機器設備來幫助處理干部人事檔案的管理工作。例如，利用掃描儀、打印機和計算機等，提升檔案管理的信息化程度來加快辦事的效率。通過這些機器設備，逐步實現高校干部人事檔案的電子化程度，在多個平臺上都能查閱或者調閱檔案信息。其次，建立干部人事檔案的數據庫。提升人事檔案管理工作的信息化程度，使得高校干部的人事檔案查看、傳遞和借閱工作更加便利。最后，強化人事檔案管理系統的安全性。科技是一把雙刃劍，一些不法分子可能會利用信息化的技術手段破壞人事檔案的完整性和真實性。高校必須建立更加穩定和安全的信息系統，保證干部的人事檔案不被隨意破壞。

3 結語

干部人事檔案起始自一個人的學生階段，提升干部人事檔案的質量和管理水平，則必須對學生檔案予以重視。參照干部人事檔案的管理標準和要求，重視學生檔案的材料制作、收集、審核環節，制定詳細的學生檔案管理標準，科學化管理方式，加大學生檔案宣傳與教育，都有利于干部人事檔案與學生檔案的銜接，促進學生檔案和干部人事檔案工作的科學化、規范化發展。