論ERP財務管理系統在企業中的應用

中國郵政集團有限公司聊城市分公司

引言

ERP 是指通過對企業內部的各項資源進行整合，將相關財務數據以及其他業務數據進行一站式、系統式、在線式管理的生產經營管理系統。ERP系統以信息技術為依托，強調對數據進行系統化的管理，進而更好地為企業員工以及決策人員提供全方位的信息支持。從技術層面看，該系統充分利用了現代互聯網技術，并對企業內部的人力、物力以及財力進行充分規劃、整合、統籌、開發與利用，減少了工作環節，全面提升了財務管理的效率，提升了企業創造效益的能力。同時，該系統對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力具有顯著作用。它的特點是集成性、先進性、統一性、完整性、開放性。

一、企業實施ERP財務管理系統的意義

通過ERP財務管理系統平臺的建設可以實現兩大目標，首先實現建立集中、統一的會計核算體系，進而更好地對企業下屬核算單位財務進行統一、準確、規范管理。其次，加強集團對各單位的統一財務管控，減少財務風險，提升會計信息的質量與及時性，為管理層提供高質量的會計服務與決策支持信息。

二、ERP中的財務管理系統

（一）ERP系統構成

ERP系統包括供應鏈與物流、生產管理、銷售管理、人力資源、財務管理等多個模塊，能夠優化企業整體管理、生產經營的流程，是企業管理過程中強有力的工具。該系統力求將企業業務、財務等緊密聯系起來，實現業財融合的同時，對資源進行合理分配并利用。除此之外，作為ERP系統的核心，財務管理模塊能夠充分起到紐帶作用，為相關業務工作提供依據和支撐。例如，企業生產經營過程中必須要面對的成本管理問題、應收賬款問題，都可以通過財務管理模塊加以解決，進而保證企業整體的生產經營與管理質量。

（二）財務管理模塊的組成

現階段，企業財務模塊主要有應付模塊、應收模塊、報銷報賬系統、總賬模塊、管理會計系統、資產模塊等，這些模塊的應用增加了新的核算功能，同時要求財務人員在實際工作中應轉變觀念，充分利用ERP系統各模塊的功能，提高財務管理水平，切實發揮ERP系統集成性、先進性、統一性等優勢[1]。

三、財務管理模塊在企業中的應用

（一）報銷報賬系統模塊的應用

基于會計集中核算的需求，為實現業務流程標準化、業務處理集中化、業務管理專業化的目標，同時也為管理提供可量化績效分析指標，企業建立起以報銷報賬系統、銀企直聯系統、影像系統為基礎的集中核算平臺。

（1）報銷報賬系統的建設目標。一是理順各類報賬業務，使流程處理標準化；二是規范各組織報賬制度和審批結構，建立規范核算架構；三是提供財務核算、預算和管理會計維度的信息；四是提供對共享服務水平可量化信息。所有因業務或管理需要而發生的，需要在報賬系統中發起的成本費用、資產購置以及付款等各類經濟事項，均需要在報銷報賬系統中發起。

（2）報銷報賬系統實現的功能。①通過設置統一的費用政策和費用報銷模板，實現集團內部對上線單位費用核算的統一規范。②通過系統自動檢查預算和可用資金，加強預算和資金管理力度。③通過系統內置工作流，費用最終財務審核和支付統一到會計核算中心，提高資金的集中管控和使用的透明度。④通過在線填報費用報銷單，集中執行審核、付款操作，提高工作效率。⑤通過在系統中建立統一的費用項和對應會計科目，規范了財務核算，通過自動派單制度，使成本費用核算工作實現了流水化作業，提高了信息處理的專業化水平，使財務信息反映更加真實、完整、準確和及時，為管理層提供更高質量的決策支持。⑥利用電子化手段，將紙質實物掃描成電子影像并存儲；利用文字識別和條碼識別技術，實現影像信息提取和索引建立；集中存儲和管理，便于歸檔；提供電子影像訪問，方便信息共享。

（3）報銷報賬系統對財務管理的管控作用

企業可以利用報銷報賬系統對會計核算和財務管理流程進行改善，規范各項合同、發票等附件信息；嚴格履行集中采購流程，合法開展各類項目集中采購工作，確保后續采購行為合規、運行管理規范；強化發票真偽查驗及業務培訓，提高虛假發票辨別能力，規避稅務風險，切實提高防范意識；設立重點成本費用項目，強化監督檢查，充分運用財務核算數據以及業務數據和資料進行效益分析評價；對成本按照權責發生制和收支配比性管控，提高報賬均衡性和報賬質量，通過嚴格審核降低財務風險。

（二）應收模塊的應用

當系統運行至一定時期，所有系統完成集成，各模塊和系統間形成閉環，這時候，在集成數據出現錯誤時，從賬務上是不能單獨進行調整的，就需要業務進行數據沖回后再次推送。這種業務驅動財務的模式，需要業務和財務緊密配合，必須確保業務前端錄入的正確性，收入、欠費等數據對接到財務系統才能是正確的。在此基礎上，企業可以充分利用應收模塊的信息，及時督促欠費和應收款的回收工作，清理應付款項，加強資金流動性，提高使用效率[2]。

（三）總賬模塊的應用

總賬模塊是存儲會計信息的中央信息庫，所有外圍業務系統的數據推送到總賬，包括人力資源系統的薪酬；報銷報賬系統的成本、應付信息；應收應付系統和資產模塊的往來款信息等。其他子模塊內產生的財務業務活動都將最終以日記賬的形式反映到總賬模塊中，在總賬模塊內也可手工錄入日記賬。作為財務管理系統的重要模塊，總賬記錄了企業的財務活動，充分利用總賬管理系統生成的財務報表和管理報表，對企業財務狀況及損益情況進行及時的分析，可以為企業決策提供有力的支撐。

實際上，總賬模塊和其他子模塊就相當于總賬與分賬之間的關系。一方面，總賬模塊主要是對企業整體的財務會計信息予以儲存；另一方面，子模塊則主要是對具體業務中的具體信息進行存儲。例如企業中任何涉及財務會計的業務信息都會被錄入到子模塊中，并通過標準化的轉化程序在子模塊中進行財務信息轉化，進而轉化到總模塊當中。此外，如果是對于未輸入至任何子模塊中的業務，如稅金結轉、工資費用等，財務會計人員則可以采用錄入日記賬的方式進行管理，并將其錄入至總賬模塊[3]。

需要注意的是，財務會計人員在使用總賬模塊和其他子模塊的過程中必須要堅持源頭控制的標準，即對任何業務的更正都需要從源頭開始，不能直接在總賬模塊中予以更正，確保財務會計工作的規范性。

（四）資金管理的應用

資金管理在ERP系統的應用主要體現在三個方面：一是采用報銷報賬系統的銀企直連方式付款，通過定期向上級公司上報資金支付計劃，資金支付組按照計劃進行分配支付，對資金流量進行集中管理與控制，使之滲透到生產經營的各個環節，以防止支付危機的出現，資金的過程控制得到增強。二是對于資金中的未達賬項，由于存在虛列成本費用的風險，影響應收應付等往來數據，也是資金管理的重點工作，每月要對未達賬項及時調整，對銀企余額調節表進行說明。三是在系統中審核個人大額交款，避免公款私存以及私設小金庫等違反財經紀律的風險。

四、財務管理模塊目前存在的問題

ERP不能解決企業管理的所有問題，ERP信息系統建設是一個復雜的系統工程，它也不會一蹴而就。ERP系統正在逐步改進的過程中，對于新啟用的企業來說，是一個全新的管理系統，同時在應用中也存在一些問題，如ERP系統分多個功能模塊，而原來企業使用的財務軟件一般都是在一個系統里實現所有管理功能，比以往更加復雜，分的層級較多，查詢數據經常需要提交請求比原來用時增長。對此項問題，系統不會因個別客戶的需要改變操作習慣和界面效果，需要在使用習慣上向軟件趨同，企業各層次使用人員應加強對ERP系統的學習，提高熟練程度和人員素質[4]。

結語

綜上所述，通過有效的利用ERP財務管理系統，對企業的管理可以起到以下作用：一是能夠優化業務基礎管理工作，幫助企業更好地理順和規范企業業務流程。尤其是各業務系統自動對接到財務系統，通過業務驅動財務的模式，實現業務處理的標準化和規范化。二是全面提升了企業運行效率，避免出現資源浪費現象。三是便于企業進行決策，使得決策者能夠實時了解企業動態的經營數據，提升決策的可行性和科學性。四是提升了財務管理水平。ERP財務管理系統改善了企業內部的財務管理流程，提高資金使用效益和生產效率，規范財務核算，防范企業風險，從而提高了財務的管理水平。