試論管理會計提升物資采購管理的舉措

開灤（集團）有限責任公司物資分公司財務部

引言

物資采購是企業經營管理中的重要內容，加強物資采購管理可有效控制企業成本，保障生產質量與效率。立足管理會計視角加強物資采購管理，可將價值增值的管理目標和物資采購管理思想相結合，更有效地改善與優化物資采購管理，全面提升企業物資采購管理水平，促進企業價值增值。為實現這一目標，需要企業充分了解目前物資采購管理中存在的一系列不足，并對管理會計具有更深刻的認識，結合管理會計相關理念與工作路徑，全方位加強物資采購管理。

一、管理會計概述

管理會計是從傳統會計中分離出來與財務會計并列的、著重為改善企業經營管理、提升經濟效益服務的一個會計分支。主要是通過提供各項財務信息以及非財務信息促進組織內部的信息溝通，加強組織控制，使組織不斷增強自我調整能力與內部控制能力，并為組織決策制定得更加正確奠定堅實基礎，最終實現企業價值增值目標[1]。管理會計要基于企業管理部門對于計劃編制、經濟活動控制以及決策制定等需求，對企業經濟業務實現全面記錄與專業分析，對有價值的管理信息實現準確捕捉與及時呈報，同步直接參與到整個決策控制過程。管理會計包含一個目標，兩個系統。其中一個目標為價值增值，而兩個系統為會計控制系統與信息支持系統。在企業經營生產期間，物資采購屬于關鍵環節，而通過管理會計蘊含的兩個系統對物資采購進行全面分析并提供重要支持，有助于實現物資采購管理水平的全面提升。在企業運營期間，管理會計發揮著重要作用：首先，體現在決策分析方面。因為管理會計其關鍵性職能是為經營管理者提供決策、運營以及財務分析服務，基于外部環境改變針對性的預測未來一定時間內企業的收入、利潤、成本、庫存以及專項資金等變化情況，促使經營管理者可以更科學、準確地進行經營估計；其次，管理會計能夠在決策制定以及實施期間發揮重要作用。因為管理會計通常會比較全面與深刻的了解企業經營現狀，及時掌握企業面臨的各項財務風險，同步科學估計未來發展情況。管理會計相關工作開展中，會參與到企業經營戰略以及相關戰術的制定環節，并融入戰略規劃具體實施過程；最后，管理會計會發揮一些企業職能。因為一些企業當中，直接向管理會計崗位賦予一定專項職責，如編寫財務報告、預算管理、采購管理和資金管理等。

二、物資采購管理的現狀與不足

（一）物資采購整體規劃性不強

一些企業對于物資采購未建立一套系統化、規范化的采購制度，單位各部門會基于生產情況或日常工作開展需求各自上報物資采購計劃，而這些采購計劃具有一定個性需求，牽頭部門在采購計劃實現匯總期間，不同采購計劃并沒有體現較高合并度[2]。

（二）采購物資的質量性能有偏差

企業在開展物資采購工作期間，涉及的物資種類多種多樣，而部分物資在質量方面缺乏穩定性，或缺乏穩定的采購渠道，使采購的物資與計劃需求的在質量性能上有一定差距，采購的準確率不高直接對生產有一定影響。

（三）對于緊急采購需求難以快速響應

企業在采購資金十分緊張的情況下，由買方市場轉變為賣方市場，出現供應商不報價、不投標，或報價投標達不到評審條件時，可能會使采購單位不能達到及時、快速地響應。

（四）資金支持力度偏低

很多單位對物資實施集中采購，這需要對資金實現集中支付。一些沒有實施資金池或統一資金管理的單位，會因沒有統籌安排回籠資金而使企業的資金利用效率降低，從而在一定程度上影響物資采購的資金支持力度[3]。

（五）電子商務采購管理相對混亂

一些企業在財務管理制度當中規定對于金額較小且低于招標采購限額的一些商品，可授權各部門或其下屬單位實現自主采購，之后憑票報銷。很多企業會經蘇寧易購、京東商城等平臺實施采購，但電子商務采購也有一定弊端。根據相關規定，采購期間報價的供應商至少有三家，需要獲得三家供應商價格，若在采購中以網上截圖留存作為價格依據，很難具有說服力。對于多個采購渠道要挑選出性價比最高的商品，需要購買者具有較高專業能力，同時網站產品有可能存在假貨，特別是涉及金額相對較大的一些商品，在無法進行現場測試情況下難以確保質量。再者，通過電子購物平臺采購很難實現財務集中管理，特別對于金額相對較小的一些商品進行采購，更難控制采購實質性。

三、管理會計提升物資采購管理的舉措

（一）建立集采平臺，完善管理制度，有效解決了規劃性不強與電子商務采購管理混亂的問題

在采購信息流傳遞過程中，物資采購計劃屬于起點，而通過統一、規范的建立集采平臺，使采購計劃提交更加規范，將更有序地實現采購計劃匯總。在物資采購計劃編制期間具有統一的標準格式，那么在信息傳遞期間更便于理解與信息交換。通過信息化系統下達采購計劃后，可使物資采購單位加快響應速度。另外，還可在采購數量集中基礎上建立買方競爭優勢，有助于在采購談判期間爭取價格優惠，進而幫助企業降低采購成本。與此同時，企業要針對物資采購健全的構建管理制度，優化物資采購流程，使靈活性的采購渠道和統一的采購資金支付有機結合。在對限額以內且具有較強專業性的商品進行采購期間，可直接由采購需求部門或相關專業人員選定采購渠道，并按照規定實現三家對比后，由管理會計進行資金支付，同步管理票據。比如開灤（集團）有限責任公司物資供應單位制定了《采供業務部門職責及流程》，《電商采購實施細則》，通過堅持比質、比價、貨比三家；批量采購；貨采源頭，先廠家后商家；“先內部、后外部”；在同質、同價前提下，優先選擇備案的內部廠家等原則，捋順了采購工作流程，明顯提高了物資采供質量和效率，保證了物資供應工作的順利開展。多數財務出身的管理會計人員通過加強學習物資采購流程，關注以電子商務平臺實現物資采購期間加強防范與控制質量風險、資金風險以及退換貨風險等，充分了解不同網站的優缺點，電子商務平臺相關競價規則、報價方式等，從而提升了物資采購效率。

（二）管理會計人員學習相關業務知識，有利于解決采購物資的質量偏差

企業持續經營，需要實現業務及財務會計兩者的有機融合，在此基礎上進行管理會計模式的合理創新與優化。如開灤（集團）有限責任公司采購單位制定了《物資采購管理辦法》，經市場調研、貨比三家、專家會審等多程序確定采購渠道、供貨廠商、采購批量和采購價格等決策過程，使物資采購環節更科學合理。同時，管理會計在工作中學習了解采購相關流程并參與其過程，使得物資采購準確率達95%以上，解決了采購物資的質量偏差的問題。

（三）管理會計應立足單位經營管理角度統籌安排資金使用，充分保證應急物資的資金

為確保各生產單位所需物資供應，妥善安排資金使用，有必要建立健全采購資金管理辦法，保證采購資金支持。如開灤（集團）有限責任公司采購供應單位根據企業內控制度及物資管理制度制定了《物資采購資金管理辦法》《特殊情況下應急物資采購的暫行規定》，采購資金從預算編制、申請和付款審核、提交及付款順序都做出了詳細規定，如：井下生產應急或緊俏物資采購付款、涉訴欠款、勞服及內部改制單位欠款、半年以上陳欠款和其他一般性欠款。生產中所需應急物資需預付款或帶款提貨的，由管理會計按應急采購方案要求首先保證安排資金。通過實施管理辦法，規范和加強了采購資金管理，保證了資金的安全和合理使用，解決了非常時期及特殊市場環境下物資采購面臨的各種實際困難和問題，避免了生產物資斷供現象發生，保證了各單位的正常生產經營有序進行。

（四）按照規定加強檔案管理，并對物資采購風險加大防范力度

物資采購必須合規，因此管理會計要注重對采購有關檔案實現及時、全面的整理，尤其要關注整理網站報價以及采購合同等，以充分應對企業審計部門等的檢查工作。另外，管理會計還要關注對各項物資采購風險加大防范力度，比如物資采購數量、價格、質量、時間和物資使用部門需求發生偏差引發的風險以及采購預算編制風險、價格波動風險等[5]。

結語

加強物資采購管理，能獲得顯著的經濟效應，而目前很多企業在物資采購管理中存在諸多不足，直接影響著整體管理效果。通過管理會計提升物資采購管理，可將管理會計相關思想滲透到物資采購管理實踐中，同時管理會計的會計控制系統以及信息支持系統可為采購管理各項現實問題提供解決辦法，并立足管理會計視角全方位提升企業的物資采購管理水平，促進企業長足發展。