建筑工程資料管理常見問題及規范管理措施

楊 樺

（山西三建集團有限公司，山西 太原 030024）

隨著我國經濟建設的不斷發展與進步，近些年我國的建筑工程行業也迎來了迅猛的發展勢頭。建筑工程飛速發展的過程中形成了大量的工程檔案資料，這些檔案資料不僅是工程建設中的一部分，同時也是建筑工程的非常重要的歷史依據，為后續建筑工程的維護、改建或者是擴建等提供了非常重要的參考。因此，對建筑工程檔案資料的管理是我國工程建設的非常重要的組成部分，對建筑行業的發展也有著非常關鍵的作用。

1 工程資料管理存在的問題

1.1 建筑工程資料管理人員素質能力不足

相較于建筑工程的技術人員而言，資料管理人員缺乏明確的專業能力考核標準，所以在進行資料管理人員的任用選拔時，難以對人員的素質能力進行有效地篩選，部分管理人員并不具有建筑工程資料管理經驗，所以在管理工作中無法發揮出專業管理的能力價值，導致建筑工程資料管理產生混亂、丟失、資料不全等問題，嚴重影響了建筑工程資料管理的質量。比如在建筑工程準備階段的資料管理中，無法發揮出資料對建筑工程的指導作用；在建筑工程竣工階段的資料管理中，無法發揮出資料對建筑工程的總結作用等。

1.2 工程檔案管理制度不完善以及落實不到位

我國的建筑工程建設雖然發展迅速，但是由于不同企業之間的水平以及管理制度的差異，很多規模比較小的建筑施工企業的在建筑檔案管理中還是存在非常多的問題。這些小的建筑施工企業往往更加重視企業的經濟效益，而忽視了對制度的建立和健全，沒有制定完善的檔案管理制度，建筑的檔案資料管理過程中隨意性很大，并沒有完善的借閱或者使用的制度和流程，往往在這個過程中容易造成資料的丟失。而且隨著當前建筑工程規模的不斷擴大，檔案資料的種類也越來越多，如果沒有系統的檔案管理制度，很難使工程檔案資料管理工作真正落到實處。

1.3 工程檔案資料缺乏真實性和有效性

我國很多的建筑施工企業由于缺乏完善的檔案管理制度，在施工過程中經常會由于檔案資料保存不當造成資料的遺失，或者由于原件準備不足在工程移交中頻繁使用復印件或者掃描件代替。另外還有一種現象也非常普遍，那就是在工程進展過程中大多數的資料都需要相關的負責人簽字確認或者審批，但是在實際的工程中往往由于負責人不在或者企業為了方便起見隨意找人代簽，而這種情況會降低建筑工程資料的真實性和合法性。從短期來看這種方法似乎是促進了工程的進展，使很多流程能夠順利開展，但是從長遠來看是不利于企業的發展，一旦工程建設中出現問題就很難追究相關責任。

2 提高建筑工程資料管理的規范措施

2.1 提高檔案管理人員的職業素養

工程資料的檔案管理工作是一項需要足夠的細心和耐心的工作，如果管理人員缺乏最進本的職業素養，是無法實施有效的檔案管理的。因此企業應該加強對檔案管理人員的技能培訓以及職業道德的提升，在實際工作中通過對他們的工作進行檢查和指導，提高他們的檔案資料管理技能。另外鼓勵他們在工作中主動及時發現問題并提出改善對策，實現檔案管理工作的持續改進。同時加強檔案管理人員與工程人員之間的相互溝通交流，及時了解正在實施的工程的進展情況，使檔案管理工作能夠結合工程的實際進展情況進行相應的調整，而不是完全的一成不變。最后，通過各方面的激勵機制引導檔案管理人員進行主動自主的學習和檔案管理相關的專業知識，為企業的檔案管理工作的改進獻計獻策，提升管理的質量。

2.2 將建筑工程資料管理制度規范化

建筑資料管理制度的規范具有極為重要的意義，能夠通過科學合理的管理制度對管理工作進行指導和約束，最大程度地降低其他因素對建筑工程管理工作的不良影響，包括建筑工程資料管理人員能力不足等問題，只要管理制度足夠明確和完善，管理人員就只需要按照管理制度的要求，逐步推進管理工作，能夠有效保障管理工作質量。在管理制度中，除了明確的管理內容之外，還需要建立起完善的獎懲機制，對于表現優異的管理人員予以嘉獎，對于造成管理質量問題的管理人員予以懲處，能夠充分調動起管理人員的工作積極性，使管理責任能夠充分落實，避免管理人員在工作中懈怠、懶散等不良工作風氣的產生。對于管理工作的監督管理也需要納入到管理制度中，尤其對于建筑工程資料各個環節中的管理質量監督，要確保資料的真實性、完整性和安全性等要求能夠達到管理標準。如果管理工作中存在問題，能通過監督管理及時發現，在產生不良影響前及時進行處理，保障建筑工程資料管理質量和建筑工程質量。

2.3 保證建筑工程資料的實時性和準確性

根據相關法律法規要求，建筑工程資料應該保證其實時性。即在實際施工建設中，工程資料應該與施工進度同步進行，相關資料整理人員應該對施工資料、施工材料質量驗證資料、施工質量驗收資料等及時地、認真地進行整理和收集。相關材料和配件的質量合格驗證檢查以及原材料入場驗收情況應該嚴格把控，從一開始就做好質量自檢，保證施工按照技術規范進行，最大限度保證施工質量，一絲不茍地對整體施工過程進行記錄，給將來工程驗收提供有效的數據資料支持。

2.4 保證各類資料的真實可靠

從實際情況來看，我國很多施工企業依舊存在施工資料與施工進度不同步的問題，將施工資料管理與施工建設相互隔離，僅僅依靠后期的資料整理和補充，這就使得施工資料并不能真實可靠地反映出當時實際的施工情況，存在資料造假的情況，這對后期的建筑質量評定以及建筑后期維修管理帶來極大的困難，也使原本的施工資料變得毫無意義。所以，不管是施工建設企業還是質量檢測部門都應該加強對施工資料的審查，嚴格按照我國現有的資料管理法規進行工作和記錄，一旦發現沒有按照規定編寫的資料要堅決的給予警告并要求施工企業出具技術驗證報告，最大限度地保證施工資料的真實性和可考性。

2.5 加強建筑工程資料收集的審核

建筑工程資料的收集是資料管理工作的重要前提，由于建筑工程所產生的資料較為龐大，如何在大量的資料中收集到建筑工程資料管理所需的、真實可靠的資料，就需要依靠完善的建筑工程管理制度和管理人員的專業能力。所以對于建筑工程資料收集的情況，需要采用嚴格的審核機制，避免資料收集存在誤差和遺漏。對于資料收集的及時性也要起到督促的作用，避免材料收集的延誤造成資料缺失等問題。還可以通過培訓學習的方式，提高建筑工程資料管理人員在資料收集方面的能力，確保資料收集的質量。

2.6 對建筑工程資料進行存儲價值的篩選

建筑工程資料管理雖然是對建筑工程施工過程中所產生的資料進行管理，但并不是其中產生的所有資料都要進行管理，而是有選擇性的對具有存儲價值的資料進行管理，這就需要加強對資料的存儲價值辨別和篩選能力。在進行資料篩選時，需要明確篩選標準和存儲價值，除了常見的施工圖紙、檢驗報告、變更通知單等資料之外，還需要根據建筑工程的實際情況，篩選出具有存儲價值的資料。資料形式也不僅是文字資料，還包括影像、錄音等資料，關鍵在于資料的價值內涵。

2.7 利用現代信息化手段

想要高效完成資料的查詢，必須搭建一個完成的資料管理平臺，在管理平臺上可以通過網絡、局域網等共享資料及高速傳輸資料，而查詢者可以通過資料管理平臺一鍵查詢所需資料。只有利用現代化管理手段，在未來改革浪潮中才不會被淘汰。首先，建筑施工企業要摒棄不合理的傳統管理觀念，積極嘗試利用信息化管理，積極探索多樣化的建筑工程資料管理方式，交流先進的技術，高效地進行信息的收集。在業余時間，建筑施工企業組織“集中學+自主學”進行基本知識學習。

3 結語

近年來，我國的建筑行業隨著國家的建設步伐的不斷加大迎來了強勁的發展勢頭，與此同時建筑施工企業在管理方面也迎來了嚴峻的挑戰。建筑工程的檔案管理是工程建設的非常重要的組成部分，其重要性不言而喻，不光是工程施工的重要依據，也是后期工程維護以及建筑行業發展的重要的參考資料。當前建筑行業檔案管理問題仍然存在很多不足，究其原因主要是由于管理者的重視程度不足。為了有效改善工程檔案資料管理缺失的局面，一方面要加強企業內部的管理，對檔案資料相關的管理制度進行完善，另外還需要充分利用信息化的技術手段加強檔案資料的管理水平，讓建筑工程檔案管理持續適應新形勢的發展要求，更好地為企業發展和國家經濟建設服務。