建筑工程資料管理常見問題及規(guī)范管理措施

楊 樺

（山西三建集團(tuán)有限公司，山西 太原 030024）

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，近些年我國的建筑工程行業(yè)也迎來了迅猛的發(fā)展勢頭。建筑工程飛速發(fā)展的過程中形成了大量的工程檔案資料，這些檔案資料不僅是工程建設(shè)中的一部分，同時(shí)也是建筑工程的非常重要的歷史依據(jù)，為后續(xù)建筑工程的維護(hù)、改建或者是擴(kuò)建等提供了非常重要的參考。因此，對建筑工程檔案資料的管理是我國工程建設(shè)的非常重要的組成部分，對建筑行業(yè)的發(fā)展也有著非常關(guān)鍵的作用。

1 工程資料管理存在的問題

1.1 建筑工程資料管理人員素質(zhì)能力不足

相較于建筑工程的技術(shù)人員而言，資料管理人員缺乏明確的專業(yè)能力考核標(biāo)準(zhǔn)，所以在進(jìn)行資料管理人員的任用選拔時(shí)，難以對人員的素質(zhì)能力進(jìn)行有效地篩選，部分管理人員并不具有建筑工程資料管理經(jīng)驗(yàn)，所以在管理工作中無法發(fā)揮出專業(yè)管理的能力價(jià)值，導(dǎo)致建筑工程資料管理產(chǎn)生混亂、丟失、資料不全等問題，嚴(yán)重影響了建筑工程資料管理的質(zhì)量。比如在建筑工程準(zhǔn)備階段的資料管理中，無法發(fā)揮出資料對建筑工程的指導(dǎo)作用；在建筑工程竣工階段的資料管理中，無法發(fā)揮出資料對建筑工程的總結(jié)作用等。

1.2 工程檔案管理制度不完善以及落實(shí)不到位

我國的建筑工程建設(shè)雖然發(fā)展迅速，但是由于不同企業(yè)之間的水平以及管理制度的差異，很多規(guī)模比較小的建筑施工企業(yè)的在建筑檔案管理中還是存在非常多的問題。這些小的建筑施工企業(yè)往往更加重視企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，而忽視了對制度的建立和健全，沒有制定完善的檔案管理制度，建筑的檔案資料管理過程中隨意性很大，并沒有完善的借閱或者使用的制度和流程，往往在這個(gè)過程中容易造成資料的丟失。而且隨著當(dāng)前建筑工程規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案資料的種類也越來越多，如果沒有系統(tǒng)的檔案管理制度，很難使工程檔案資料管理工作真正落到實(shí)處。

1.3 工程檔案資料缺乏真實(shí)性和有效性

我國很多的建筑施工企業(yè)由于缺乏完善的檔案管理制度，在施工過程中經(jīng)常會由于檔案資料保存不當(dāng)造成資料的遺失，或者由于原件準(zhǔn)備不足在工程移交中頻繁使用復(fù)印件或者掃描件代替。另外還有一種現(xiàn)象也非常普遍，那就是在工程進(jìn)展過程中大多數(shù)的資料都需要相關(guān)的負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)或者審批，但是在實(shí)際的工程中往往由于負(fù)責(zé)人不在或者企業(yè)為了方便起見隨意找人代簽，而這種情況會降低建筑工程資料的真實(shí)性和合法性。從短期來看這種方法似乎是促進(jìn)了工程的進(jìn)展，使很多流程能夠順利開展，但是從長遠(yuǎn)來看是不利于企業(yè)的發(fā)展，一旦工程建設(shè)中出現(xiàn)問題就很難追究相關(guān)責(zé)任。

2 提高建筑工程資料管理的規(guī)范措施

2.1 提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

工程資料的檔案管理工作是一項(xiàng)需要足夠的細(xì)心和耐心的工作，如果管理人員缺乏最進(jìn)本的職業(yè)素養(yǎng)，是無法實(shí)施有效的檔案管理的。因此企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的技能培訓(xùn)以及職業(yè)道德的提升，在實(shí)際工作中通過對他們的工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，提高他們的檔案資料管理技能。另外鼓勵(lì)他們在工作中主動及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改善對策，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員與工程人員之間的相互溝通交流，及時(shí)了解正在實(shí)施的工程的進(jìn)展情況，使檔案管理工作能夠結(jié)合工程的實(shí)際進(jìn)展情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，而不是完全的一成不變。最后，通過各方面的激勵(lì)機(jī)制引導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行主動自主的學(xué)習(xí)和檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，為企業(yè)的檔案管理工作的改進(jìn)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，提升管理的質(zhì)量。

2.2 將建筑工程資料管理制度規(guī)范化

建筑資料管理制度的規(guī)范具有極為重要的意義，能夠通過科學(xué)合理的管理制度對管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和約束，最大程度地降低其他因素對建筑工程管理工作的不良影響，包括建筑工程資料管理人員能力不足等問題，只要管理制度足夠明確和完善，管理人員就只需要按照管理制度的要求，逐步推進(jìn)管理工作，能夠有效保障管理工作質(zhì)量。在管理制度中，除了明確的管理內(nèi)容之外，還需要建立起完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對于表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員予以嘉獎(jiǎng)，對于造成管理質(zhì)量問題的管理人員予以懲處，能夠充分調(diào)動起管理人員的工作積極性，使管理責(zé)任能夠充分落實(shí)，避免管理人員在工作中懈怠、懶散等不良工作風(fēng)氣的產(chǎn)生。對于管理工作的監(jiān)督管理也需要納入到管理制度中，尤其對于建筑工程資料各個(gè)環(huán)節(jié)中的管理質(zhì)量監(jiān)督，要確保資料的真實(shí)性、完整性和安全性等要求能夠達(dá)到管理標(biāo)準(zhǔn)。如果管理工作中存在問題，能通過監(jiān)督管理及時(shí)發(fā)現(xiàn)，在產(chǎn)生不良影響前及時(shí)進(jìn)行處理，保障建筑工程資料管理質(zhì)量和建筑工程質(zhì)量。

2.3 保證建筑工程資料的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性

根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求，建筑工程資料應(yīng)該保證其實(shí)時(shí)性。即在實(shí)際施工建設(shè)中，工程資料應(yīng)該與施工進(jìn)度同步進(jìn)行，相關(guān)資料整理人員應(yīng)該對施工資料、施工材料質(zhì)量驗(yàn)證資料、施工質(zhì)量驗(yàn)收資料等及時(shí)地、認(rèn)真地進(jìn)行整理和收集。相關(guān)材料和配件的質(zhì)量合格驗(yàn)證檢查以及原材料入場驗(yàn)收情況應(yīng)該嚴(yán)格把控，從一開始就做好質(zhì)量自檢，保證施工按照技術(shù)規(guī)范進(jìn)行，最大限度保證施工質(zhì)量，一絲不茍地對整體施工過程進(jìn)行記錄，給將來工程驗(yàn)收提供有效的數(shù)據(jù)資料支持。

2.4 保證各類資料的真實(shí)可靠

從實(shí)際情況來看，我國很多施工企業(yè)依舊存在施工資料與施工進(jìn)度不同步的問題，將施工資料管理與施工建設(shè)相互隔離，僅僅依靠后期的資料整理和補(bǔ)充，這就使得施工資料并不能真實(shí)可靠地反映出當(dāng)時(shí)實(shí)際的施工情況，存在資料造假的情況，這對后期的建筑質(zhì)量評定以及建筑后期維修管理帶來極大的困難，也使原本的施工資料變得毫無意義。所以，不管是施工建設(shè)企業(yè)還是質(zhì)量檢測部門都應(yīng)該加強(qiáng)對施工資料的審查，嚴(yán)格按照我國現(xiàn)有的資料管理法規(guī)進(jìn)行工作和記錄，一旦發(fā)現(xiàn)沒有按照規(guī)定編寫的資料要堅(jiān)決的給予警告并要求施工企業(yè)出具技術(shù)驗(yàn)證報(bào)告，最大限度地保證施工資料的真實(shí)性和可考性。

2.5 加強(qiáng)建筑工程資料收集的審核

建筑工程資料的收集是資料管理工作的重要前提，由于建筑工程所產(chǎn)生的資料較為龐大，如何在大量的資料中收集到建筑工程資料管理所需的、真實(shí)可靠的資料，就需要依靠完善的建筑工程管理制度和管理人員的專業(yè)能力。所以對于建筑工程資料收集的情況，需要采用嚴(yán)格的審核機(jī)制，避免資料收集存在誤差和遺漏。對于資料收集的及時(shí)性也要起到督促的作用，避免材料收集的延誤造成資料缺失等問題。還可以通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)的方式，提高建筑工程資料管理人員在資料收集方面的能力，確保資料收集的質(zhì)量。

2.6 對建筑工程資料進(jìn)行存儲價(jià)值的篩選

建筑工程資料管理雖然是對建筑工程施工過程中所產(chǎn)生的資料進(jìn)行管理，但并不是其中產(chǎn)生的所有資料都要進(jìn)行管理，而是有選擇性的對具有存儲價(jià)值的資料進(jìn)行管理，這就需要加強(qiáng)對資料的存儲價(jià)值辨別和篩選能力。在進(jìn)行資料篩選時(shí)，需要明確篩選標(biāo)準(zhǔn)和存儲價(jià)值，除了常見的施工圖紙、檢驗(yàn)報(bào)告、變更通知單等資料之外，還需要根據(jù)建筑工程的實(shí)際情況，篩選出具有存儲價(jià)值的資料。資料形式也不僅是文字資料，還包括影像、錄音等資料，關(guān)鍵在于資料的價(jià)值內(nèi)涵。

2.7 利用現(xiàn)代信息化手段

想要高效完成資料的查詢，必須搭建一個(gè)完成的資料管理平臺，在管理平臺上可以通過網(wǎng)絡(luò)、局域網(wǎng)等共享資料及高速傳輸資料，而查詢者可以通過資料管理平臺一鍵查詢所需資料。只有利用現(xiàn)代化管理手段，在未來改革浪潮中才不會被淘汰。首先，建筑施工企業(yè)要摒棄不合理的傳統(tǒng)管理觀念，積極嘗試?yán)眯畔⒒芾恚e極探索多樣化的建筑工程資料管理方式，交流先進(jìn)的技術(shù)，高效地進(jìn)行信息的收集。在業(yè)余時(shí)間，建筑施工企業(yè)組織“集中學(xué)+自主學(xué)”進(jìn)行基本知識學(xué)習(xí)。

3 結(jié)語

近年來，我國的建筑行業(yè)隨著國家的建設(shè)步伐的不斷加大迎來了強(qiáng)勁的發(fā)展勢頭，與此同時(shí)建筑施工企業(yè)在管理方面也迎來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。建筑工程的檔案管理是工程建設(shè)的非常重要的組成部分，其重要性不言而喻，不光是工程施工的重要依據(jù)，也是后期工程維護(hù)以及建筑行業(yè)發(fā)展的重要的參考資料。當(dāng)前建筑行業(yè)檔案管理問題仍然存在很多不足，究其原因主要是由于管理者的重視程度不足。為了有效改善工程檔案資料管理缺失的局面，一方面要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的管理，對檔案資料相關(guān)的管理制度進(jìn)行完善，另外還需要充分利用信息化的技術(shù)手段加強(qiáng)檔案資料的管理水平，讓建筑工程檔案管理持續(xù)適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，更好地為企業(yè)發(fā)展和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。