現代院所治理中提升辦公室公文處理能力的思考
——以北京市農林科學院為例

文/北京市農林科學院 吳彥澎 李昀 李瀟 朱利軍

公文是法定機關或其他社會組織在公務活動中，具有法律效力和規范的文體。凡是從事行政事務的工作人員，都要通過公文來傳達政令政策、處理公務，以協調各種關系、決定各項事務，使工作正確、高效地進行。《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號）（以下簡稱《條例》）《北京市黨政機關公文處理辦法》（京辦發〔2014〕23號）（以下簡稱《辦法》）就是黨和國家、北京市委和市政府高度重視公文處理工作的結晶，對提高各單位公文處理工作的規范化、制度化、科學化水平，以及公文處理工作的質量和效率具有里程碑式的意義。

一、現代院所治理中公文處理的重要意義

我國正在積極地實施國家治理體系和治理能力現代化建設，國家治理體系的不斷豐富和完善對現代科研院所高效治理提出了具體而明確的改革要求：在現代院所治理中，科研單位作為社會組織，與政府各個組成部門存在著業務上的往來，與社會上各企業和團體有著緊密而復雜的聯系；在本單位內部，內設機構和下屬單位又存在著上下級的管理、指導關系。在各種關系的交織中，公文起到了上傳下達、溝通聯系、領導和指導的作用。因此，各級辦公室公文寫作水平的高低、公文處理的效率，是影響科研單位與其他社會組織聯系順暢程度的重要因素之一，是科研單位內部的運行、流轉是否高效的決定因素之一，更是各單位新時期院所治理能力是否現代化的重要體現。

二、現狀及主要做法

（一）出臺規章制度，規范公文處理。北京市農林科學院（以下簡稱“北京院”）是北京市政府直屬事業單位，長期以來堅持公文處理的規范化、制度化、科學化建設。根據《條例》和《辦法》，結合北京院工作實際，出臺了《北京市農林科學院公文處理辦法》，從公文種類、格式、形式、規則、發文和收文辦理、管理等方面進行了全面的規定，進一步規范了公文處理的各個流程。

（二）利用信息化手段促進規范化流程。北京院2016年啟動了“協同辦公平臺”建設，其目的就是確保體系運行的科學化、現代化和智慧化，全面提升科研創新能力和現代管理水平。其中“辦公管理”模塊讓公文處理的全流程可跟蹤，全天時可辦公，極大地提升了公文處理的規范性和公文流轉的效率。

（三）開展“五型”機關人才隊伍建設。北京院為進一步提升機關行政人員的角色認同感、使命感和效能感，培養創新思維，強化創新意識，不斷提高工作執行力和精細化管理服務水平，在機關內部開展“服務型、規范型、學習型、創新型、和諧型”五型機關建設，努力形成與北京院科研地位相匹配、與一流現代院所相適應的管理隊伍，保障了人才隊伍的穩定性和積極性。

三、存在的問題

（一）重視程度不夠。北京院下屬二級單位（所、中心）為公益類科研單位，以科研為主業，以科研成果產出為考核評價標準，所（中心）領導將主要的工作精力放在科研事業發展上，對公文處理的工作鮮有問津。所（中心）辦公室文秘人員認為公文工作缺乏技術含量，不是本單位的主要業務，忽略了公文的重要性。同時，所（中心）公文的使用頻率相對較低，導致文秘人員出現工作程序不熟、基礎知識不牢、重視程度不足、缺乏工作熱情和責任心等問題。

（二）業務水平不高。《條例》中關于公文的種類有15種，就北京院下屬二級單位來說，對上級單位（院機關）主要使用“請示”和“報告”兩個文種。即使這樣，往往會出現“請示報告”合體、“報告”中夾帶請示事項、“請示”中含多個請示事項的不規范公文。同時，收文登記混亂、公文格式不準確、行文程序不規范、文種使用不當等問題都是辦公室文秘人員業務水平不高的直接表現。

（三）過分注重公文格式。部分所（中心）文秘人員在公文寫作的過程中，盲目追求公文格式的規范性，忽略了行文規則和內容的準確性，造成看似規范但“文不對題”“本末倒置”的不規范公文。正確掌握公文的格式固然重要，但格式只是程式化的規定，是公文寫作中的基本能力，如過分注重必然會導致對公文寫作中其他方面的放松。

（四）完全依賴慣例模仿。部分所（中心）行政管理人員不固定，人員輪崗流動性大，新職工缺乏系統、規范、專業的培訓，對行政事務的工作流程、行為準則、公文寫作和處理等方面缺乏經驗，往往按照慣例模仿、加工以往公文。雖然能快速上手應急一時，但單純依賴慣例開展寫作，不深刻理解各類公文的特征和寫作要點，不對公文的種類、格式、行文規則有明確的辨別，極易出現讓人啼笑皆非的公文。

四、對策及建議

（一）建立健全公文處理制度。管理工作的制度化是現代院所治理中的重要內容。要建立適合本單位實情的公文處理制度，確保管理嚴格規范，公文效能充分發揮。各單位要根據新形勢，結合自身情況，進一步修訂、完善現有公文處理辦法。特別是要建立公文審核機制，加強審核力度。這是科研單位普遍存在的薄弱環節，經常因不確定性因素而忽視對公文的審核，造成后續公文流轉延遲滯后。要遵守“宏觀在前，微觀在后；嚴守門關，切忌包辦”的原則和“行文關、原則關、內容關、會簽關、文字關、體例格式關、收文關”七道關。明確規定經審核不符合規定的公文，應當及時退回并說明理由。同時，要明確各級辦公室主任是本單位公文處理工作的第一責任人，明確本單位主要領導為公文的唯一簽發人，用制度的約束提升公文處理的質量。

（二）加強組織領導，提高重視程度。《條例》和《辦法》明確規定，應當高度重視公文處理工作，加強組織領導。各單位應通過多種形式向全體干部職工宣傳公文處理工作的重要性，特別是轉變所（中心）領導同志的觀念和思想，促使他們真正認識到公文處理工作是行政工作中的重要環節。各級領導要加大對公文寫作和公文處理的組織領導和支持力度，切實發揮好模范帶頭和表率作用。行政文秘人員要增強責任感和效能感，加強理論政策學習，增強創新意識和開拓精神，敢于擔當，勇于負責，進一步改進工作作風，提升工作能力。還要持續提升文秘人員的服務能力，要有“向前一步”的大局意識，保障公文處理工作的嚴肅性。

（三）加強人才隊伍建設。人才是第一資源，公文處理工作要嚴格規范公文質量，要達到最優，人才隊伍建設是關鍵。要提升文秘人員公文寫作和公文處理的能力，各單位要重點做好以下三個方面：一是加強《條例》的深入學習，以具體的案例應用為切入點，分析不同類型公文的特點以及運用范圍，達到融會貫通的目的。二是要通過“走出去”和“請進來”相結合的方式，鼓勵文秘人員參加公文處理的專題培訓，到上級單位或兄弟院所取經，學習別人的先進經驗和理念；定期邀請行業專家作專題講座，為文秘人員提供樹立學習理念、拓寬知識視野、更新知識結構的機會。三是充分發揮辦公室經驗豐富的老同志“傳幫帶”作用，對年輕同志在業務上進行指導，答疑解惑，傳道授業，提升年輕人工作的積極性和主動性。

（四）倡導辦公室文秘人員提升自身素質。自學是提升公文寫作能力的必經之路，真正的公文“一支筆”應具備以下特點：一是超強的學習能力。“給人一瓢水，自己得有一桶水。”要想把公文寫明白，自己先想明白，不能“以其昏昏使人昭昭”。這就要加強學習，上至黨和國家大政方針和行業動態，下至單位規章制度，不斷增加知識的厚度。二是超前的思考習慣。公文寫作要準確地體現領導意圖才能得到領導的認可，這就要求文秘人員要站在領導和單位全局的角度思考問題。想領導之所想，思領導未所思，公文寫作才能過關，不至于反復修改甚至推倒重來。

綜上所述，公文寫作和公文處理能力在現代院所治理中發揮著舉足輕重的作用。公文因其內容簡潔、主題突出、表述準確、文字精練的特點，決定了公文寫作更高質量的要求。公文處理因具有過程相互關聯、銜接有序的特點，決定了公文處理的嚴謹性和嚴肅性的要求。提升公文寫作和處理能力并非一朝一夕之功，科研單位需要“外因”“內因”共同發力，才能更好地適應新時期現代院所治理的新要求。