管理會計視角下的現行高校財務報銷流程優化

史可 上海應用技術大學

引言

據《中國教育經費統計年鑒》顯示，我國在2015—2019年期間高等院校教育經費投入已經從9518億元提升到了13464億元，費用每學生人均支出也從18143元提高到38681元。當前政府對學校資金的投入呈現出多元化的趨勢，面對項目眾多且手續復雜的財務報銷管理工作，有必要實現報銷流程的優化，以此規避資金風險。

一、目前高校財務報銷業務流程存在的問題

（一）報賬票據填寫問題

傳統學校財務報銷模式屬于“有紙化”模式，其中包含排號報賬、收單式報賬以及投遞式報賬集中，報賬人填好票據后需經過負責人審批才能到財務機關辦理報銷。實際上報銷業務人員很多，師生需排隊報賬，雙方工作壓力較大，等待時間交叉。其中，報賬票據在填寫整理方面的問題尤為明顯，比如公務出差或科研經費報銷時需要填寫的報銷單不同，需要在其中提供人員信息、發票信息以及出差審批表等，表單多為手工填寫，如果填寫人不了解報銷流程，有可能反復辦理幾次才能完成。很多教師對報銷業務流程不熟悉，對票據歸納整理與憑證填寫掌握不清，填寫時會有重復或手續不全的情況，影響報銷業務水平的提升[1]。

（二）財務報銷效率低下

隨著高校財務網上報銷系統建設的不斷完善，對報銷流程制度的規范要求越來越高。目前財務報銷人員普遍存在認識偏差，報銷流程不熟返工多，信息溝通不暢誤解多，憑證報支傳遞缺失多，網絡安全隱患多等報銷效率低下已影響到財務正常工作進程。同時，一直以來學校財務報銷堅持領導者簽字審批的方式，預算指標負責人對財務報銷進行審批，且票據上涉及不同的管理者，需前往相應部門與領導審批，整個過程煩瑣，且浪費時間。很多人表示，學校財務報銷不僅是報銷難，更是找領導難。

（三）財務報銷信息不對稱

傳統報銷業務流程內，財務人員以手工的方式整理報銷資料，對校內報銷單據逐一審核、入賬以及支付，財務人員作為報銷流程的終端，想要了解業務具體信息，只能通過走訪或電話查詢的方式得知，難免出現信息錯誤情況。長此以往，財務人員對職業出現倦怠感，特別是在一個學期的期末、年末，經常出現突擊報銷的情況，不僅加大了財務人員的工作量，也會引發信息不對稱的現象。

二、管理會計視角下高校財務報銷流程優化措施

（一）實施網上自動報銷，建立在線審批系統

為了實現高校財務報銷流程的優化，從管理會計角度出發，在財務管理工作中融入云計算與大數據，打造財務報銷信息化平臺，使財務報銷流程包含預約報銷系統、在線審批、財務處理、銀校互聯平臺、信息發布幾部分，報銷人可以登錄平臺在線填寫報銷單，只需將個人信息填入即可，或者直接使用手機攝像頭掃描報銷單，系統自動生成單據，并將其推送給負責人完成在線審批，突出審批流程的便捷化，即使教師校外出差也能完成報銷審批。接著，審批通過的報銷單會被上傳到財務報銷系統，財務人員對業務進行審核后，將錯誤的地方統一修改，通過平臺處理支付事宜，教師可全程了解具體情況，在節約排隊時間的同時降低出錯率，提高報銷效率。對此，為保障網上報銷工作效率，建立縱向到底、橫向到邊的網上報銷管理體系，通過培訓和指導報銷人員熟練掌握報銷流程規定及規范報銷操作并嚴格執行，才能實現學校預算管理的信息化與自動化。

一直以來，國家對學校教育資金的投入使高校體量不斷增加，多校區發展模式已成常態，但財務方面的“多跑腿”和“報賬難”問題始終無法解決。發揮信息技術與大數據的優勢，建立網上財務報賬審批系統，這不僅是技術應用成果，更是應對新冠肺炎疫情防控的創新舉措，報銷人在線填寫或掃描報銷單后，系統結合報賬審批要求將單據送往相關部門，以短信提示的方式完成審批。也可以利用微信公眾號審批預約單，審批后單據會被推送到線上統一報銷平臺，同時向報銷人提供財務報銷注意事項，財務后臺審批通過后完成制證，避免報銷人多跑腿[2]。

（二）消除信息對稱壁壘，實現報銷公開透明

與學校財務相關的報銷業務主要包含差旅費、固定資產類的報銷，為提高財務審批與報銷效率，各方人員應積極配合財務人員工作，使報銷工作更加專業化，防止有人因對報銷流程不熟悉而出現問題。在學校內應安排專業管理會計，專門負責財務報銷咨詢工作，引導報銷人通過微信公眾號咨詢相關問題。目前學校已經在報銷系統內增加了支付后系統提醒功能，方便報銷人隨時登陸并查詢報銷信息，避免信息不對稱，實現對財務報銷工作的事前控制。管理會計在優化報銷業務流程的時候可以通過公眾號更新關于報銷業務的調整，加快報銷進度，幫助報銷人登錄平臺完成操作。基于管理會計視角設置三方互通付款平臺，實現銀行、學校以財政方面的互聯互通。報銷人在線填寫付款信息時，平臺與財務付款系統相互對接，最大程度上降低人工出錯率，可實時查詢金額和明細情況。

科學定位管理會計功能，完成財務工作的高效變革。經過職能轉型，將以往財務管理中的事后記錄轉為事前控制，再將核算型財務管理模式轉化成績效預算型財務管理模式，充分發揮高校管理會計的職能。在日常財務管理工作中融入戰略思維，合理應用平衡記分卡、波士頓矩陣等工具，發揮互聯網的重要作用，將各部分數據全部集中在平臺內，實現資源的優化配置。升級網上報銷模式，發揮第三方平臺的技術優勢，將財務報銷服務看成是一種資源，通過主動推動或自主查詢的方法避免工作重復。做好線上平臺報銷宣傳工作，利用校園網和公眾號發布財經法律法規與財務報銷工作需求，提升財務報銷效率，讓更多人參與其中，實現高校財務報銷流程的優化再造。

（三）采用管理會計工具，完成報銷流程再造

管理會計作為一門專業化較強的學科，在制定與執行組織戰略的過程中發揮著至關重要的作用。有研究人員表示，管理會計與財務會計是目前企業會計的重要領域，作為會計的一項分支，管理會計服務于企業或行政事業單位的內部管理需求，利用信息融合財務與業務活動，實現業財結合，并在企業規劃與決策中展開重要管理活動。報銷流程的再造主要以財務報銷業務為核心，對財務報銷流程重新設計，使其更好地用于現代化財務報銷管理模式。

制定相近的報銷流程再造計劃，實施“無現金報銷”模式。為了讓財務報銷流程更加便捷化、信息化，可以與第三方軟件公司合作，從系統設計階段開始，加強軟件企業、銀行、學校之間的溝通，以此解決財務報銷細節問題。網絡預約報銷模式要對科目做好全面梳理，預計財務報銷流程中可能遇到的問題，結合實際情況提出解決措施。梳理財務報銷規章制度，繪制財務報銷流程圖，明確各個流程節點的內容，科學確定崗位職責，為管理會計提供培訓機會。依靠軟件公司完成軟件的轉換，管理會計與軟件方相互聯系，協作完成軟件轉換工作，確定會計科目與項目余額，完成對外報賬與財務處理工作。

（四）管理會計應具備互聯網思維，提高學費收繳與日常報銷效率

財務管理工作中，以傳統現金繳費為基礎，拓寬現存收繳方式，比如刷卡、網上自助繳費等，但收繳到的數據沒有經過匯總，不同項目的繳費信息無法做出及時反饋和分類管理，信息不支持共享，影響財務報銷工作的創新。要求學校管理會計強化自身互聯網思維，依靠網上預約報銷方式提高財務報銷速度，解決“報賬難”問題。與此同時，還應推進數據共享，使財務工作從以往的財務會計轉為管理會計，高校財務工作更加側重于對財務的記錄和反映，管理會計的工作要點在于事前控制與預測分析，而學校財務信息存在局限性，各系統之間銜接不緊密。互聯網時代下，學校已經逐步實現了信息的綜合管理，支持互聯網平臺自主報銷模式，這給管理會計的工作提供了便利。學校內的信息系統具有綜合化特征，其中不僅有學籍管理和后勤管理，還包含了財務報銷管理事項，推動管理會計的工作轉型，實現各部分系統的高效配合與系統的順利對接，有必要進一步加強學校管理會計職能上的轉變和思維上的引導。

結語

總而言之，學校財務對外窗口作為重要的服務窗口，每日財務報銷工作涉及的項目很多，報銷憑證業務量大，每日報銷人需要填寫很多票據，無形中加大了財務管理人員的工作量。有必要實現管理會計工作的轉變，優化財務報銷流程，依靠互聯網的技術優勢，實現“無紙化”財務報銷，解決信息不對稱問題，提高財務報銷效率。