數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化的有效對策

文/陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司 張靜

一、數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）是提升文書檔案管理實(shí)效的必然要求。人類進(jìn)入數(shù)字化社會后，信息技術(shù)對各行各業(yè)的影響不斷加深，文書檔案數(shù)字化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展趨勢。加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，充分將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用至文書檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，不斷改革文書檔案管理內(nèi)容，能夠更好地采集信息資源，提升立卷歸檔效率。除此之外，傳統(tǒng)紙質(zhì)化、純手工化的管理模式中，文書檔案保管周期短、成本高，且容易受檔案管理環(huán)境的影響。與此相比，加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，將文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式進(jìn)行保存、加工和管理，能夠延長文書檔案保管期限，打破文書檔案開發(fā)利用的時(shí)間壁壘和空間壁壘，最大限度地保證文書檔案資源的完整性、真實(shí)性和原始性。

（二）是滿足文書檔案利用需求的內(nèi)在要求。文書檔案是企業(yè)日常行政事務(wù)中產(chǎn)生的信息資源，具有重要的社會價(jià)值、文化價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、科研價(jià)值。因此，充分挖掘文書檔案的價(jià)值，滿足相關(guān)主體的利用需求，是數(shù)字化時(shí)代文書檔案管理工作的目標(biāo)之一。首先，加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，簡化文書檔案收集、整理以及編輯的各個(gè)流程，打造一體化的檔案管理模式，能夠更好地對文書檔案進(jìn)行查詢與檢索，為企業(yè)相關(guān)的查檔、用檔主體提供信息參考。例如，文書檔案數(shù)字化后，能夠改變現(xiàn)有的檔案管理、檔案利用格局，在同一時(shí)間滿足多個(gè)主體的查檔需求，提升企業(yè)整體工作的效率和質(zhì)量。其次，文書檔案記載了日常行政事務(wù)的全過程，反映了企業(yè)日常行政事務(wù)的內(nèi)容和規(guī)律，具有十分關(guān)鍵的參考、指導(dǎo)和借鑒作用。加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，搭建相應(yīng)的檔案服務(wù)平臺，可以直接在內(nèi)網(wǎng)或者外網(wǎng)終端為相關(guān)主體提供檔案服務(wù)，幫助其更好地了解相關(guān)信息。最后，加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠進(jìn)一步為企業(yè)管理者提供決策依據(jù)，增強(qiáng)決策的科學(xué)性、準(zhǔn)確性以及可行性。

二、數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的主要問題

（一）建設(shè)制度不健全，影響數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性。一是部分企業(yè)沒有結(jié)合本企業(yè)需求以及數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，出臺《檔案數(shù)字化立卷歸檔細(xì)則》《檔案數(shù)字化加工管理細(xì)則》《檔案數(shù)字化安全管理細(xì)則》等規(guī)章制度。在缺乏有效制度的指引下，不同檔案管理人員采取不同的管理標(biāo)準(zhǔn)、開發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)，影響文書檔案管理質(zhì)量。二是文書檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)不清晰，對于數(shù)字類檔案的歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程缺乏明確的規(guī)定，數(shù)字檔案的規(guī)范性有待加強(qiáng)。三是未結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，對數(shù)字類文書檔案的查閱、傳輸流程進(jìn)行明確和細(xì)化，不利于厘清權(quán)責(zé)。

（二）建設(shè)水平低，影響數(shù)字化建設(shè)的可持續(xù)性。部分企業(yè)文書檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不完善，難以滿足數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化的要求，無法適應(yīng)數(shù)字化社會的發(fā)展趨勢。典型表現(xiàn)為：一是文書檔案管理系統(tǒng)缺乏格式轉(zhuǎn)化功能，大量文書檔案資源的格式無法統(tǒng)一，后期處理難度大，不利于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并且無法兼容聲像、圖像等形式的文件，難以適應(yīng)文書檔案形式、種類愈發(fā)多元化的要求，以及與企業(yè)合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)度低，無法實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)同步與更新。二是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用水平低，導(dǎo)致企業(yè)在文書檔案資料自動(dòng)識別、自動(dòng)提取、自動(dòng)檢索領(lǐng)域仍然存在缺陷。三是云儲存技術(shù)的應(yīng)用水平低，導(dǎo)致企業(yè)難以實(shí)現(xiàn)文書檔案自動(dòng)備份、一站式共享的目標(biāo)。

（三）文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)滯后，影響數(shù)字化建設(shè)的效率。當(dāng)前部分企業(yè)文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)滯后，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案管理要求不匹配，阻礙了數(shù)字化進(jìn)程。一是部分企業(yè)對臨聘、勞務(wù)派遣類檔案管理人員的培訓(xùn)不足，導(dǎo)致其不僅對數(shù)字化信息技術(shù)缺乏必要的了解，而且也對日常的檔案業(yè)務(wù)知識、檔案管理流程缺乏足夠了解，很難快速融入工作環(huán)境中。二是文書檔案培訓(xùn)內(nèi)容單一，忽視從信息技術(shù)應(yīng)用、檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案安全保密等角度對人員進(jìn)行綜合性培訓(xùn)，無法做到與時(shí)俱進(jìn)。

三、數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文書檔案數(shù)字化建設(shè)的有效對策

（一）完善文書檔案數(shù)字化建設(shè)制度，從制度上規(guī)范文書檔案數(shù)字化工作。為更好地確保文書檔案數(shù)字化建設(shè)有章可循、有據(jù)可依，企業(yè)必須要加強(qiáng)制度建設(shè)。首先要進(jìn)一步出臺《檔案數(shù)字化立卷歸檔細(xì)則》《檔案數(shù)字化加工管理細(xì)則》《檔案數(shù)字化安全管理細(xì)則》等規(guī)章制度，明確檔案數(shù)字化建設(shè)的具體職責(zé)以及分工，細(xì)化各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容以及需要滿足的條件。其次要明確文書檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，在文書檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程等基本參數(shù)。一是歸檔清單要與歸檔范圍相匹配，做到明確具體、應(yīng)歸盡歸，保障文書檔案數(shù)據(jù)庫的完整性，同時(shí)，為了避免電子文件歸檔不及時(shí)的問題，要明確電子文件歸檔、更新、清退的具體時(shí)限，落實(shí)相關(guān)的績效考核以及責(zé)任；二是數(shù)字類文書檔案的格式應(yīng)根據(jù)文件的具體類別，采用PDF、JPG、AVI等常見的格式。三是要明確各個(gè)職能部門在文書檔案管理系統(tǒng)中的流程節(jié)點(diǎn)、具體分工，真正做到一環(huán)扣一環(huán)，充分發(fā)揮文書檔案管理系統(tǒng)的作用。最后要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，堅(jiān)持安全管控的基本原則，明確不同主體在文書檔案管理系統(tǒng)終端的查閱權(quán)限、使用權(quán)限、傳輸權(quán)限，避免發(fā)生相應(yīng)的泄密事件。

（二）綜合應(yīng)用多種信息技術(shù)，打造可持續(xù)化的管理模式。首先要確保文書檔案管理系統(tǒng)功能充足，滿足當(dāng)下文書檔案深層次管理與開發(fā)的需求。一是企業(yè)應(yīng)確保文書檔案管理系統(tǒng)可以對不同的電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化，減輕檔案管理人員工作繁瑣度，提升效率，滿足后期檔案編研的需要。二是企業(yè)應(yīng)確保文書檔案系統(tǒng)能夠兼容聲像、圖像、文件類等檔案資源，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案形式多元化的趨勢。三是企業(yè)要通過技術(shù)手段，確保文書檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與數(shù)據(jù)共享，便于后期對文書檔案進(jìn)行一站式登記、清點(diǎn)、核查、錄入。其次要加快應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升對圖像、文字的自動(dòng)識別能力、自動(dòng)提取能力和自動(dòng)檢索能力，滿足數(shù)據(jù)庫建設(shè)的需要。尤其要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)為企業(yè)提供決策支持、數(shù)據(jù)支持，真正發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。最后要加快應(yīng)用云儲存技術(shù)。企業(yè)可以購買云服務(wù)商的云儲存服務(wù)，并打通云儲存系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘，實(shí)現(xiàn)文書檔案自動(dòng)備份，做好事后防范工作。

（三）加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的轉(zhuǎn)型需要。文書檔案數(shù)字化建設(shè)繁雜瑣碎且工作量大，離不開高素質(zhì)的人才隊(duì)伍及企業(yè)的人才支撐。為此，企業(yè)必須以檔案數(shù)字化建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化管理、精細(xì)化利用為目標(biāo)，以文書檔案信息資源開發(fā)為核心，培育技術(shù)型、專業(yè)型、復(fù)合型的檔案管理人才隊(duì)伍。一是要重視臨聘、勞務(wù)派遣類檔案管理人員的培訓(xùn)，完善崗前培訓(xùn)和崗中培訓(xùn)。尤其是在崗前培訓(xùn)中，要提升該類人員對文書檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案業(yè)務(wù)知識、檔案管理流程的了解程度，避免檔案管理脫離企業(yè)業(yè)務(wù)，督促其切實(shí)做好文書檔案資源的收集、分類、整理、歸檔保存以及借閱使用等工作。二是要完善文書檔案管理人員培訓(xùn)工作。一方面，企業(yè)要著眼于數(shù)字化建設(shè)的基本要求，重點(diǎn)開展以信息技術(shù)利用為核心的檔案管理培訓(xùn)工作，制定檔案管理人才培育方案，真正做到培訓(xùn)工作整體推進(jìn)、突出重點(diǎn)、及時(shí)規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)。同時(shí)，也要側(cè)重于從實(shí)踐操作的角度對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的實(shí)踐能力，避免培訓(xùn)工作理論化和形式化；另一方面，企業(yè)應(yīng)深化與檔案館、圖書館等專業(yè)部門的合作，大力開展以信息技術(shù)、檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案安全保密為主題的交流活動(dòng)、論壇活動(dòng)、講座活動(dòng)，為檔案管理人員提供交流學(xué)習(xí)平臺，借鑒檔案數(shù)字化建設(shè)中的新經(jīng)驗(yàn)，全面提升人才建設(shè)質(zhì)量。

四、結(jié)語

數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，信息技術(shù)對文書檔案管理工作的影響進(jìn)一步加深，企業(yè)檔案管理改革已成趨勢。由于文書檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)性強(qiáng)，涉及面廣，管理方式、內(nèi)容都會影響檔案管理的成效，所以檔案管理人員要牢固樹立創(chuàng)新意識，用新思維解決企業(yè)文書檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，確保檔案資源齊全、規(guī)范、完整、安全、有效、真實(shí)。只有如此，才能最大限度減少企業(yè)檔案管理成本，便于后期開發(fā)和利用。