機關事業單位貫徹落實新修訂《檔案法》的工作思路探討

文/自然資源部海洋減災中心 王偉紅；國家海洋信息中心、中國海洋檔案館 孫曉燕

一、新修訂《檔案法》的新要求

隨著大數據時代的到來，檔案工作的環境、內容和對象發生了翻天覆地的變化，迫切要求創新檔案工作理念、模式和方法，進行全面的數字轉型和智能升級。社會公眾對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，迫切要求加快檔案開放利用、提供優質高效服務。新《檔案法》于2020年6月20日經第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過，自2021年1月1日起施行。此次檔案法的修訂緊緊圍繞習近平總書記提出的檔案工作“走向依法管理、走向開放、走向現代化”三方面要求，條目從原來的二十七條增加至五十三條，增設“監督檢查”和“檔案信息化建設”新章節，明確提出監督檢查的具體事項和措施，強調電子檔案的法律地位、要求和作用，規定了信息化系統建設和安全管理要求。新檔案法還明確要求完善檔案管理體制，健全檔案管理相關制度，推動檔案開放與利用。

二、機關事業單位檔案工作現狀和存在的問題

我國的政治體制正處于不斷改革完善過程中，機關事業單位廣泛參與社會事務管理，涉及科學、教育、文化和衛生等多個領域，在我國經濟社會發展中扮演著重要角色。機關事業單位的檔案是各項業務工作和社會活動開展的真實記錄，是認識歷史和了解歷史的客觀證據。因此，對機關事業單位檔案實施科學有效的管理具有重要意義，然而，當前機關事業單位檔案管理還存在諸多問題。

（一）檔案意識有待提高。雖然多數機關事業單位認識到檔案工作的重要性，明確指定檔案工作管理部門和分管領導，但仍存在“統一領導、分級管理”的工作原則落實不到位，檔案部門管理各類檔案的要求執行不到位、監督指導力度不夠、措施不多等問題，尚未達到各類檔案“顆粒歸倉”的目標。檔案工作與業務工作統籌考慮不夠，同步部署、同步實施和同步發展的要求未能有效落實，日常工作中開展檔案收集、整理、歸檔的主動性和自覺性不夠，檔案宣傳活動不多、宣傳載體和平臺不足，尚未普遍形成全員參與檔案工作的良好氛圍。個別單位的檔案管理工作無人監督，領導不重視，除應對上級檢查之外，檔案日常維護都是能省則省、能免則免。此外，部分單位還存在檔案管理人員缺失、內部分工不明，導致了檔案管理工作失效。

（二）檔案管理制度不健全。大部分機關事業單位的檔案管理制度未能隨著國家檔案政策出臺和自身職能調整及時制定和修訂，導致檔案工作人員在無制度遵循下開展工作。例如，很多單位沒有明確制定檔案管理辦法，導致檔案管理長期處于被忽略的狀態。文書檔案、科研業務檔案、照片檔案、電子檔案等沒有制定歸檔范圍和保管期限等制度和標準，檔案保管、利用、鑒定和銷毀等缺少制度遵循，即便部分單位制定了檔案管理制度，但日常工作中執行不到位，管理隨意，長此以往導致檔案缺失和損毀，機關檔案應有的價值和作用得不到充分發揮。

（三）檔案管理軟硬件投入不足。受檔案意識和重視程度的影響，部分機關事業單位沒有設置專門的檔案庫房，個別單位將檔案資料堆放在地下倉庫和租借房中。部分單位雖然配備了檔案庫房，為檔案安全保管提供了必要保障，但隨著檔案數量的增加，庫房容量明顯不足，且大部分庫房為普通辦公用房改造，難以滿足防潮、防蟲和防塵等專業檔案庫房要求，使檔案長久保存面臨挑戰。部分單位的檔案部門沒有配備計算機等基本的信息化管理設備，仍使用傳統的紙質載體方式管理，使用受限且程序繁瑣，還極易造成檔案丟失和缺損。

（四）檔案信息化和開發利用程度不高。雖然多數機關事業單位都在積極開展檔案信息化工作，但與本單位信息化整體工作脫節，或明顯落后于本單位信息化進度，沒有配備檔案管理系統軟件，部分單位雖配備有檔案管理系統軟件，但未與單位辦公OA系統和業務管理系統相銜接，部分單位沒有檔案信息化專業人員，影響檔案信息化建設的進程。信息化程度不高也制約著檔案的利用開發，檔案深度開發產品少，多限于大事記、文件匯編等傳統檔案編研形式，距離“檔案工作要由封閉走向開放，由重保管走向重服務”要求尚有較大差距。大多數單位因檔案數字化程度低，僅能以目錄檢索方式提供檔案利用，不能提供全文在線閱覽，檔案利用效率較低，難以高質量滿足業務工作信息檢索的需求。

三、機關事業單位貫徹新修訂檔案法的思路

（一）營造濃厚的檔案法宣傳氛圍，提高檔案意識。機關事業單位的檔案管理部門要借助新《檔案法》出臺的機會，將學習宣貫《檔案法》作為本單位普法工作和檔案工作的重要任務，做好檔案法普及宣傳。通過組織召開專題學習會、研討會、培訓會等形式，讓機關事業單位的領導干部和普通職工深刻認識到檔案工作的政治屬性，加深全體人員對檔案工作的認識和理解，從而提高檔案法制意識。同時，要豐富宣傳手段，借助機關事業單位主辦的報紙、期刊、微信公眾號和抖音等平臺，開設介紹檔案法和檔案知識的專欄，增強單位職工對檔案法認識的深度，促使全面形成掌握檔案法、遵守檔案法和運用檔案法的氛圍。

（二）建立完善的檔案管理體制和管理制度。新《檔案法》為我國今后檔案工作明確了基本原則和發展方向，但具體到每個機關事業單位還應根據其精神實質，強化“依法依規”的檔案工作思路，以“為黨管檔、為國守史、為民服務”作為檔案工作的目的和檔案人的職責使命，在充分考慮本單位實際情況的基礎上，明確機關事業單位的檔案工作發展布局，建立完善的檔案管理體制。對本單位已有制度進行全面系統梳理，并進行配套管理制度的研究和制定，確保與新《檔案法》的精神實際銜接，促使各項要求落地，構建起科學完備、全面系統和操作性強的檔案管理制度。

（三）保障檔案管理軟硬件投入，提高信息化水平。機關事業單位應加大對檔案工作的支持，對檔案工作人員、經費、用房、信息化建設等各方面提供有力保障，嘗試爭取長期穩定的專項經費。根據新修訂《檔案法》要求，機關事業單位的檔案信息化工作應統一規劃，并納入本單位信息化建設的總體考慮，同步謀劃和實施，保障傳統數字化檔案和原生電子檔案等檔案數字資源的安全長久保存。機關事業單位要轉變工作思路，傳統的紙質檔案“收、管、用”模式向“自動化、系統化、數字化”轉變。積極利用信息技術手段對檔案進行收集、整理、分類，建立新的檔案管理流程。同時要保障信息化建設所需要的軟硬件設備的經費投入，及時完成單位存量和增量檔案的數字化。有條件的單位應配備與辦公OA系統相銜接的專業的檔案管理系統和查詢檢索服務利用系統，開展數字檔案室建設，滿足檔案信息化建設和檔案服務利用的需要。

（四）提高檔案開放利用程度。一是制定完善的檔案利用制度和標準。結合本單位檔案管理實際，基于國家有關政府信息公開、檔案鑒定和降密解密的總體要求，制定符合機關事業單位實際的檔案利用制度，保障檔案利用的安全。二是健全檔案利用體系。建設資源豐富、種類齊全、安全高效的檔案利用體系，并強化信息技術在檔案利用環節發揮作用，讓用戶更方便快捷獲得檔案信息咨詢，推動檔案利用的現代化。三是要提高檔案利用效果。充分掌握檔案利用服務對象群體的特點和需求，有針對性地預測、追蹤和研究分析檔案利用需求、趨勢和重點，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、文件選編匯編、檔案專題展覽、文化產品等，達到方便查閱和擴大利用范圍的效果。四是積極服務大局。在國家政治生活重大活動、重大事件、重大紀念日等節點，積極挖掘檔案資源，積極推出檔案專題展覽、專題視頻等多種形式的檔案產品，利用網站、微信、微博和抖音等自媒體平臺，多渠道、多角度發揮機關檔案的價值。