新時代提升辦公室檔案管理工作效率的方法路徑探究

文/四川省涼山州會理縣民政局 王萬美

一、辦公室檔案管理的基本概述

（一）檔案的種類。信息化建設在辦公室檔案管理中發揮著十分重要的作用，根據檔案種類進行劃分，可以將其分為資料信息檔案和資料規劃檔案，具體如下：1.資料信息檔案。檔案主要是記錄相關報告，多為資料后期的研究內容，是相關工作開展的主要依據，辦公室檔案管理不只是記錄和表現資料相關的內容文字，主要是通過管理反映當前情況，以此為發展建設提供意見。2.資料規劃檔案。檔案可以理解為工作發展的“動向”，從記錄到保存形成一份完整資料，其中主要包括相關工作中出現的問題、活動、相關建設等，因此檔案本身也可以將其稱之為企業單位的“歷史資料”。

（二）檔案的特點。保障檔案具有永久保存和流傳的價值，會詳細記錄相關工作的各項內容，并將此內容進行儲存，使得檔案具有時間價值及應用價值。而辦公室檔案的內容和種類較為豐富，通常呈現雜亂的特點，不同工作的檔案存在較大差異，因此在管理中需要結合實際情況針對性分析，以此使檔案具有永久保存和流傳的價值，該目標對于我國發展建設有著重要意義。另外，辦公室檔案管理應具有跟蹤性，要求詳細記錄相關工作中的全部內容，為后續的建設提供資料參考。

二、辦公室檔案管理的作用

（一）服務于相關建設。隨著我國經濟的不斷發展，各行各業正在不斷完善，由此進一步帶動了辦公室檔案管理工作的革新。為確保辦公室檔案管理工作的有序推進，需要落實檔案管理工作，使其能夠貫穿于整體執行的全過程，保證相關工作能夠順利開展。此外，行業發展離不開檔案資料的支持，而數字化辦公室檔案管理則能夠有效提高服務質量，實現技術與檔案管理之間的相輔相成。

（二）提高檔案應用效率。檔案中囊括相關工作開展的全過程，是對工作的真實記錄，所以為保障檔案的準確性和可靠性，在數字化建設中需貫徹落實國家各項法律法規與標準強制性要求，保障檔案管理質量。同時，還要注重利用數字化手段提升管理效率，如數字檔案查詢功能可同時檢索20-30個檔案信息，最終檢索出來的結果按照特定要求進行排序，以此實現個性化服務與配套調取，由此可以看出融合互聯網技術能夠完善檔案管理工作，進而提高檔案的應用效率。

（三）提供資料保障。當前我國各行各業正處于轉型的關鍵期，若想實現可持續發展，就需要對辦公室檔案管理改革工作加強關注力度，基于檔案資料制定可行性計劃，而領導則應充分發揮示范作用，確保相關工作開展順利推進。辦公室檔案管理活動需要貫穿于工作全過程，將創新管理作為質量和效率的穩定保障，進而使相關工作的開展更加符合時代發展需求。

三、新時代辦公室檔案管理的現狀

（一）檔案管理制度未能完善。由于事業單位檔案管理逐漸向數字化方向發展，雖然為整理記錄帶來了許多便利，但是數字化載體依舊需要消耗人力物力，并且后期需要進行維護和更新，所以就當前階段而言，許多事業單位的檔案管理制度仍然不夠完善，比如錄入工作較為繁瑣，降低了管理人員的工作積極性等。除此之外，部分事業單位未對電子檔案管理加強重視，導致相關檔案管理制度無法進一步落實，影響檔案管理的有效實施。

（二）管理工作負荷比較大。檔案管理在業務活動中有著不可替代的作用，其不僅可以將資源檔案保存下來，還可以對此類資料進行有效利用。但檔案管理工作負擔較重，比如當前隨著部分事業單位規模的不斷擴大，相關工作變遷等現象頻繁發生，增加了檔案管理工作的負荷，使管理過程中的工作量隨之增加，對管理人員帶來了巨大的工作壓力。比如簡單的信息錄入工作，并沒有充分發揮數字化技術的作用，其原因是實際建設過程中缺乏信息化技術的應用，無法實現電子材料的轉換。由此可以看出，信息化建設在檔案管理中有著不可替代的作用。

（三）檔案管理工作人員素質問題。部分檔案管理工作人員存在綜合素質不高的問題，主要表現是將自身的工作僅定義為檔案錄入與檔案保管等，缺乏對檔案管理工作的深刻認知，實際工作無法滿足時代需求。同時當前管理人員技術手段掌握相對匱乏，不利于檔案管理在新階段進行改革與發展。所以在新形勢下的檔案管理數字化創新中，必須要以相應的軟件設備與硬件設備作為支撐，避免檔案管理受到影響，進而使檔案管理制度及具體工作得到落實。

四、新時代提升辦公室檔案管理工作效率的基本要素

在當前新時代背景下，辦公室檔案管理需要改變現有模式，提高企業單位的服務質量，為實現可持續發展提供推動力。現代化辦公室檔案管理模式是其轉變的主要方向，通過信息化手段提高檔案資料的應用率，避免出現檔案數據無從查找或丟失的問題，具體要素如下：

（一）完整保存辦公室相關資料。開展辦公室檔案管理信息化建設則可以有效改善傳統檔案管理中的不足，使相關資料轉變為電子文檔，在此基礎上最大化避免檔案原件損壞，提高檔案管理水平與管理質量。

（二）提升辦公室檔案管理效率。在傳統的辦公室檔案管理中，多數采用人工的方式對檔案進行分類整理，這樣的方式可能出現檔案登記與實際不符的現象，并且會因工作量大而降低效率。因此可通過加強智能化建設提高檔案管理效率，進一步減少檔案管理過程中的工作量，降低管理失誤率，保證檔案管理工作的有效進行。

（三）增強企業單位的綜合競爭力。科學的辦公室檔案管理能夠有效提高企業單位的綜合競爭力，通過加強建設實現內部信息資源的共享，在建設完成后避免出現風險問題，以此改善管理環境，提升辦公室檔案管理質量。

五、新時代提升辦公室檔案管理工作效率的方法路徑

（一）重視數字化建設。我國當前的發展離不開數字化建設，因此管理人員也應充分重視數字化建設，將辦公室檔案管理數字化建設作為改革的重點工作，并將其列入當前的建設規劃中，在此基礎上完善檔案數字化管理意識，提高辦公室檔案管理數字化的應用。同時，也應該加強對檔案管理數字化建設的投入，在資源方面給予支持，積極引進先進的技術與設備建立良好的管理平臺，充分發揮出管理體系的價值，實現檔案管理改革。

（二）提高檔案管理意識。在當前檔案管理工作中應對檔案資源的利用提出新的要求，以改革被動管理理念，借助數字技術將被動管理服務轉變為主動推送服務，進而促使檔案管理人員服務的主動意識加強，使檔案管理人員能夠主動對各部分工作情況進行了解和分析，進而對檔案資源進行優化處理。同時，需要建立相應的檔案查詢平臺，嚴格管理檔案資源的查詢和借閱，促進工作的順利開展，以此提高檔案管理改革的效果。

（三）完善檔案管理系統。在新時期，必須積極轉變思想觀念，順應時代發展趨勢，依據方便利用的原則，利用數字化管理模式改變傳統檔案，利用計算機快速準確查詢所需檔案，實現檔案管理數字化發展。在大數據時代，檔案管理應結合現代化手段將評價體系不斷完善，組織優質的團隊定期對不同層次的工作人員進行系統化培訓，以此加大檔案管理力度，進一步完善評價體系，在確保檔案信息安全的前提下，杜絕違規現象的出現，從而使評價體系能夠切實發揮出其實際意義。

（四）提高管理人員意識。在當前事業單位檔案管理工作中，通過培訓促使管理人員能夠樹立責任意識，貫徹落實創新、協調、綠色、開放的發展理念，將被動管理理念徹底轉變，要求管理人員能夠主動對各部分工作情況進行了解和分析，提高自身素質，同時要求人才熟練掌握現代檔案管理技術，不斷挖掘檔案價值，在此基礎上引進高素質人才，分析檔案中的多項內容，保證管理的有效性。除此之外，人員培訓需要滲透思想教育，要求檔案管理人員接受新的理論、新的技術，加大自身知識儲備量，進而推動事業單位的創新發展。

（五）開展檔案編研工作。檔案編研能夠分析檔案中的多項內容，不斷挖掘檔案價值，發揮其基礎的服務作用。從技術方面建立管理規章制度，結合實際情況構建出完善的管理體系，各機構進行協調管理，使檔案數字化管理標準化。在檔案編研過程中應該嚴格執行《檔案管理規定》，努力把“檔案庫”變成“思想庫”，發揮數字化檔案的價值，提高后續的檔案應用服務質量。同時，需要構建責任風險體制，要求各機構進行協調管理，進一步提高利用效率和滿意度。

六、結語

隨著我國經濟的不斷發展，各類現代化信息技術日益成熟，需要轉變傳統的管理理念，將此類技術應用在辦公室管理中，使檔案管理能夠與時俱進，以此適應當下的發展趨勢。同時，必須完善當前建設過程中的不足，對存在的問題有效整改，以此實現創新發展。