縣級干部人事檔案工作問題之我見
——以交城縣干部人事檔案工作為例

文/交城縣人力資源和社會保障局 許曉宇

一、干部人事檔案的重要性

干部人事檔案是組織、人事管理活動中形成的，記錄個人德、能、勤、績的檔案材料。干部人事檔案從履歷、自傳、考核、學歷學位及專業技術職務、政審、黨團、表彰、懲處、工資任免及其他材料保證真實準確、全面規范、鮮活及時地反映干部個人學習經歷、工作經歷、現實表現、政治站位、獎懲情況及社會關系等方面情況，以期在選拔任用干部、政治審查、考核人才、退（離）休等方面提供服務。

二、理論意義

（一）干部人事檔案數字化的理論意義。干部人事檔案數字化是利用計算機先進技術，將紙質載體的干部人事檔案轉化為數字文本，并以特定的形式存儲及提供利用，確保與紙質檔案一致，保證數字檔案真實完整、安全可用。干部人事檔案服務周期長，受保管條件、紙張因素、所用顏料等外部因素和頻繁查、借閱的內部原因雙重影響，經年累月，原始檔案紙質變得脆弱易損。由此干部人事檔案的數字化應運而生，降低原始檔案的利用率，實為保護原始檔案不受損害，進而延長服務年限。

（二）干部人事檔案政策培訓的理論意義。檔案業務培訓是提高檔案人員業務理論和專業技能水平的有效手段。檔案培訓工作要適應新形勢，及時調整工作思路，創新教育方式，更新培訓內容。通過積極的干部人事檔案工作培訓，能夠深入貫徹執行《干部人事檔案工作條例》，傳達落實中央、省、市各級干部人事檔案工作會議精神，便于各管檔單位深入了解當前檔案工作形勢，查找自身檔案工作問題，及時學習更新工作方式，提升檔案管理人員的理論水平和業務能力，著眼真實準確，把檔案審核好管理好；提高服務效率，堅持有效用檔，做好檔案信息資源的開發與利用工作。

（三）干部人事檔案收集環節的理論意義。干部人事檔案收集環節是干部人事檔案工作的基礎環節。收集干部檔案材料，充實干部檔案內容，為組織歷史地、全面地考察了解和正確選拔、使用干部提供依據，是干部檔案工作的根本任務。扎實做好干部人事檔案收集，才能更好地開展下一步工作。

干部人事收集工作的質量直接關系到檔案發揮作用的大小，影響到全面、客觀地了解使用干部。干部人事檔案材料收集工作要求：檔案材料內容必須真實準確、材料數量必須豐富、材料來源必須可靠、材料必須完整系統、材料收集歸檔必須及時。收集歸檔工作要做到隨辦、隨收、隨審、隨歸,從而保證干部人事檔案的完整性、真實性、及時性、規范性。

（四）干部人事檔案專項審核的理論意義。干部人事檔案專項審核工作近年來層層開展，各組織人事部門對保所管干部人事檔案逐一審核，進行“三齡兩歷一身份”認定，除所保管干部人事檔案外，干部人事檔案工作要求“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”，即對提拔、錄用、調動、人才引進、軍隊轉業的干部，嚴格按照政策要求，及時規范做好干部人事檔案審核。

為推動專項審核工作常態化、制度化、規范化，檔案工作人員要認真把好材料真實關、審核認定準確關，鞏固審核工作成果，推動干部人事檔案工作制度化、科學化、規范化。

（五）建設專業檔案人才隊伍的理論意義。建設檔案強國是對新形勢下推進檔案事業進入新境界，適應建設社會主義文化強國的必然要求，也是對檔案工作者的新要求，新期待。建設檔案強國，必須有強大的專業人才隊伍。組織人事部門應當選配政治素質好、專業能力強、作風正派的干部從事干部人事檔案工作。

三、存在的問題

（一）干部人事檔案數字化范圍窄。以交城縣為例。交城縣委組織部、人社局、教育局三家主體管檔單位及其他相對規模較小管檔單位，僅交城縣委組織部開展干部人事檔案數字化工作。究其原因：其一，縣級財政緊張，數字化涉及資金數額較大，審批困難，僅能優先縣委組織部檔案數字化；其二，歸口縣委各單位干部及副科級（含）以上領導的干部人事檔案較受重視，而歸口縣政府各單位干部或非領導干部人事檔案未受到各級足夠重視。

（二）干部人事檔案政策培訓不及時。針對縣級干部人事檔案工作的培訓較少，多采取集中授課形式，與上級單位溝通少，無定期培訓，與兄弟單位之間的溝通交流少。培訓只是相關政策學習的開始，不應僅對干部人事基本信息認定和日常管理業務知識進行培訓，而未在政策落實后，開展集中答疑。這就導致對干部人事檔案管理政策的理解不到位、不透徹，甚至難免有閉門造車之嫌，同時對上級單位、兄弟單位的優秀做法、寶貴經驗不能及時學習，以致多走彎路，耗費人力物力財力。

（三）干部人事檔案短缺材料收集困難。檔案材料收集環節是干部人事檔案工作的基礎。干部人事檔案短缺材料情況統計反饋各單位后，反響小，配合差。其一，各單位不重視，未督促干部及時補充材料；其二，干部個人不重視，未認識到干部人事檔案材料齊全的重要性；其三，作為平行單位，并無權限要求各單位積極配合，全憑自覺。綜上所述，導致干部人事檔案短缺材料收集困難，工作滯后。

（四）干部人事檔案專項審核“回頭看”工作進程緩慢。干部人事檔案專項審核涉及眾多歷史遺留問題，牽涉人數廣，問題紛繁，多數問題集中在出生時間、參加工作時間、學歷、工作經歷、干部身份五個方面。原因如下：1.年代久遠。涉及出生時間的戶籍材料及佐證材料、涉及學歷的原始招聘及分配材料、涉及工作材料的原始考核及工資材料、涉及干部身份的分配文件等因年代久遠、間隔時間長導致查找難度大。2.關聯范圍廣。出生時間的查證與公安部門關聯；參加工作時間、工作經歷與各單位關聯，學歷與教育部門關聯，久遠干部身份的證明與各級人民政府關聯。這就需要各級各部門高度配合。3.變化內容多。時隔多年，現在解決的實為歷史遺留問題，經辦管理相關人員變化大，有的已離開原單位或已退休，工作政策變動大，工作交接是否規范，單位已撤銷或合并，材料或已銷毀等等使得查證過程緩慢進行。

（五）檔案工作人員積極性不夠。1.思想負擔重。作為一名干部人事檔案管理員，責任重大，不僅要對干部人事檔案進行合理合規保管，而且對干部出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、學習經歷、干部身份等涉及干部切身利益的認定要慎之又慎。2.人手不足。檔案工作不僅有常規業務性工作，更有專項性工作。兩項工作均耗時耗力，又要認真細致，這就要求干部人事檔案管理員在效率高的同時，要保證準確率。（1）業務性工作繁雜：干部人事檔案的收集、整理、鑒定、編碼、裝訂、歸檔、排架工作；提供查借閱服務；接收職稱考試、后取學歷、勞動合同、黨員材料等零散材料并入檔；審核并接收新調入人員干部人事檔案；轉遞辭職調動干部人事檔案等等。（2）專項性工作要求高。干部人事檔案專項審核工作要求嚴，耗時長，工作量大，卻面臨檔案專職人員少的問題。長此以往，面對繁瑣工作，疲于應對日常工作，無力鉆研更高效率檔案工作方法。3.職稱問題。縣級檔案人員副高職稱評審困難，針對副高職稱評審所需業績，對于縣級檔案人員難度大，并且利好文書檔案管理人員，對干部人事檔案人員更是難上加難。

四、措施

（一）聯合行動，持續發力。針對數字化范圍窄、政策培訓不及時、干部人事檔案短缺材料收集困難、人手不足、干部人事檔案審核緩慢問題，涉及大額財政資金撥付、上級部門組織培訓和宣傳教育、各級單位提高檔案認知，組織專職化檔案員招聘等，非各管檔單位能以一己之力解決，而需各級各單位切實樹立檔案意識，明晰干部人事檔案的重要性，將各管檔單位干部人事檔案數字化提上日程，上級及時開展干部人事檔案培訓、經驗交流會，各單位切實提高配合度、保障檔案材料及時完整收集，引進專業化檔案人才等，聯合發力，久久為功。

（二）自我提高，立足服務。針對檔案管理人員積極性問題。眾所周知，在機關事業單位從事干部人事檔案管理工作，政治面貌必須是中共黨員。對這一條硬性規定，從最初的不解到認識到認同。因為只有合格的中共黨員，在具備一定的政治素養時才會高度重視干部人事檔案。

五、結語

檔案的原始記錄性、保密性等特性，要求檔案管理人員守紀律、講規矩、知敬畏、存戒懼、守底線，習慣在受監督和約束的環境中工作生活。作為一名檔案管理員，應著力解決工作標桿不高的問題，立足本職，潛心學習、思考，開創性開展工作，提高業務水平，加強履職能力，積累工作經驗，沉淀知識內涵，創造業績，練好看家本領，用創新的思維和辦法應對解決工作中的新情況、新問題，以更好地服務社會。