探析“工匠精神”引領高職院校機要檔案員素質提升的路徑

文/楊凌職業技術學院 郭東花

當前，全球信息化技術快速發展，國內外各種矛盾層出不窮，敵對勢力虎視眈眈，提高自身安全防范意識和能力、特別是做好國家各方面的信息安全工作至關重要。機要工作是國家信息安全內容重要的組成部分，高職院校的機要管理不僅與高校的信息安全息息相關，同時也涉及國家的穩定安全發展。近些年，隨著檔案工作逐步實現信息化建設，對機要檔案的管理帶來了一定的挑戰和沖擊。因此，努力提高機要檔案員的綜合素質對加強高職院校機要檔案的精細化管理十分必要。

一、機要檔案的特點

機要檔案是指不允許公開的、帶有秘密性質的文件或資料。因此，與普通檔案相較，機要檔案的管理及要求主要突出表現為三個特點：

（一）歸檔載體單一，歸檔人員要求嚴格。由于機要文件的特殊性，要求嚴格控制知悉范圍，多采用紙質形式進行保存歸檔。因此，這種載體形式帶來的工作量相對于普通檔案更為繁瑣而且耗時，基本靠人工完成。為以防信息泄露，切實把好信息安全第一關，要求必須由機要專人負責錄入檔案信息，不得假手他人，因此對機要檔案員的政治素質和品行要求較為嚴格。

（二）安保設備齊全，安全隱蔽為上。機要檔案室均嚴格按照國家對機要文件管理要求進行建設，設備復雜，技術性強，例如有密碼機、保險柜、攝像頭、防盜網、警報器等安全防護設備，以保障機要檔案的安全性和隱蔽性。因此，機要檔案員須具備較高的應變能力以防突發或意外情況發生，同時要熟知保密設備的使用與日常維護。

（三）借閱制度嚴格，科學規范有效。在開展機要文件管理過程中，針對機要文件的利用和借閱等制度科學完備而且管理嚴格，要求人人必須嚴格執行。若有人需要借閱機要文件，機要人員要提高警覺性和安全意識，嚴格要求借閱人履行借閱手續，知悉借閱條款，簽訂保密協議，嚴防機要文件遺失或信息外泄等情況發生。因此，機要檔案員必須具備較高的道德素質、底線意識和紀律意識。

二、高職院校機要檔案管理存在的主要問題及原因分析

（一）開放式辦學，泄密風險大。現代高職院校多為開放式辦學，基本允許社會人員出入自由。特別是隨著《國家職業教育改革實施方案》出臺，“雙高計劃”的實施，高職院校將進一步擴大開放式辦學，深化產教融合、校企合作等混合式、共建共享發展模式，必將出現更多的外來人員進行交流學習，對開展涉密網絡建設存在極大難度。其次，目前公眾的信息公開意識越來越強，伴隨著信息技術的飛速發展和應用推廣，為了便捷辦公，紙質文件載體逐漸被人們忽視，取而代之的U盤、硬盤等新型載體形式得到廣泛運用，因而給黑客攻擊、病毒侵襲等不良行徑提供了便利載體和環境，導致泄密渠道、泄密風險不斷增多，給高職院校機要檔案管理工作帶來了一定的難度和挑戰。

（二）檔案員保密意識不強，執行不到位。高職院校機要人員及專職檔案員多設在黨政辦公室，其他各部門多為兼職檔案員，由于缺乏系統培訓，或重視程度不夠，造成檔案員對機要檔案的保密意識不強，政治敏銳性、安全意識、紀律意識薄弱，未能按照機要文件規范制度進行保管或利用。通常表現為將機要文件亂存、亂發在內部網計算機中，甚至有一些檔案員因專業素質不強或受信息技術發展便捷的影響，對機要檔案在容易泄密的設備上進行電子形式處理保存，此類情況極易威脅機要文件的保密性、安全性、完整性及真實性。

（三）保密管理制度不夠精細，獎懲機制不足。高職院校由于涉密的情況和程度不同，對保密的重視情況也參差不齊。一般嚴重涉密單位對機要的管理基本能夠嚴格落實國家各項規定，但不涉密單位或大多只是作為收文單位，其保密管理意識可能相對較弱，繼而出現保密制度不健全的情況；對保密人員管理也不到位，例如可能存在涉密人員崗位職責不明確、崗位調整不及時、脫密期管理執行不到位、監督考核不準確等情況，都有待進一步完善和加強。

針對上述存在的問題，可以通過加強科學制定管理制度、優化工作方式方法等手段進行提升和改進。但管理核心在人，最關鍵、最有效的方法就是提高涉密檔案員的綜合素養和能力。因此，可以嘗試引入職業院校“工匠精神”來引領提高機要檔案員的綜合素質，以期實現高職院校機要檔案精細化管理的目標。

三、“工匠精神”引領機要檔案員素質提升路徑

“工匠精神”目前在高職院校研究較為深入，涉及方方面面，特別是在培養高級職業技能技術人才過程中，在育人、化人過程中應用更為凸顯。“工匠精神”的本質就是一種崇高的職業精神，它不僅對培養未來走向社會的學生有著重要的指導意義，對職業院校的全體教職員工包括檔案員的培養和發展同樣具有現實的指導意義。因此，根據“工匠精神”的內涵即“愛崗敬業、精益求精、持之以恒、守正創新”四個方面內容針對機要檔案員進行提質培優，不斷提升他們的業務能力和綜合素質。

（一）加強愛崗敬業，強化“三識”教育。高職院校機要檔案員具有掌握機要秘密早、多、深等特點，這類人員肩負保守學校乃至國家秘密的重大責任，他們的思想素質及服務意識在機要檔案信息安全管理工作中起著至關重要的作用。因此，在選拔機要檔案員或對新入職的機要檔案員進行教育培訓時，首先應該強化他們的政治意識教育，培養他們樹立大局觀、核心觀，提高他們的政治敏銳性和警覺性，并堅決要求做到“兩個維護”；其次，要強化他們的紀律意識教育，培養他們樹立正確的安全觀和道德底線，防止泄密事件發生；最后，要強化他們的服務意識教育，幫其樹立堅定的信念，正確的人生觀、世界觀和價值觀，使他們能夠在枯燥的機要檔案管理工作中不斷保持并積極提高服務意識，以期最大限度地發揮個人的價值，實現人生目標。

（二）注重細節品質培養，鼓勵精益求精。機要檔案的管理從收文、閱文、歸檔、保存、借閱等環節，每一步都至關重要，不能出錯。因此，鼓勵機要檔案員追求極致水平，特別是要加強對機要檔案流轉時的監督，一經覺察機要資料不完整或利用方式不對，第一時間要主動提出，及時干預，進行制止更正，確保信息不泄露、不遺漏，將危害減小或降到最低。

（三）發揚耐心細心，持之以恒的優秀品質。機要檔案多為紙質載體形式，一般只有一份，在供領導閱讀或辦理部門借閱時，因每個人的閱讀習慣不一，愛好不同，為了提升機要文件閱讀效率，要堅持根據文件內容及時進行分類登記，根據閱讀者的特點，按照文件的輕重緩急進行傳達。此外，在遇到需要多次借閱機要文件的情況時，既要堅持做好登記管理工作，更要保持耐心，做到盡快找出、及時收回，以便提高辦文辦事效率，提升服務質量，發揮協助職能。

（四）堅持一絲不茍、守正創新的工作態度。對機要文件管理必須要采取嚴格的登記流轉制度，各項機要收文均應附有登記記錄和簽收記錄，均應當按照規范制度開展工作，決不能有偷工減料、心存僥幸、疏于登記、應付了事的態度。同時，隨著科技的發展，新情況、新問題層出不窮，在堅持“科學嚴謹、甘于奉獻、立場堅定”的基礎上，要不斷鼓勵和培養機要檔案員勇于創新、樹立與時俱進的更新意識，勉勵他們不斷增強自我創新能力，學會利用科技信息技術加強機要檔案的管理工作，不斷進行管理方法的創新，提高服務效率，促進機要檔管理工作不斷適應高職院校的發展，進而更好地服務大局。

四、結語

綜上所述，在當前科技信息技術不斷發展變化的形勢下，機要檔案管理正在逐步朝信息化、自動化方向發展，尤其是在今年的新冠肺炎疫情期間，更是加快了檔案管理信息化的進程，如何確保機要檔案在越來越便捷高效工作的優勢下，保障信息安全更好地提供服務，仍是機要檔案員值得思考和提升改進的方向，這對進一步拓展機要檔案員的創新能力和提升科研素質能力是較大的機遇和挑戰，而永不過時的“工匠精神”對促進其不斷開拓創新、追求卓越具有重要的實踐基礎和指導意義。