高校財務管理中人工智能的應用探索

梁紅梅 南京郵電大學

引言

一方面，經濟社會在數字技術的全面推動下發生了巨大變化，各類計算機、網絡技術開始向財務管理領域蔓延滲透，倒逼財務管理模式變革。而近年來，我國高校教育發展形勢向好，各類經費收入增加，財務整體工作量驟增。另一方面，隨著“放管服”政策的深入推進，高校獲得更多的自主權，其對內部財務管理工作亦提出了全新要求，如何讓管理人員從繁重的財務工作中脫離出來，開展更高效的管理工作，是當下亟待思考和解決的重要問題，而人工智能的出現為此提供了可行性。對此，高校應順應時代發展，在財務管理工作中加強對人工智能的應用，以提升管理水平為目的，推動財務服務效能提升，創新管理模式。

一、高校財務人工智能的發展狀況及影響

以人工智能為導向的智慧財務建設，在很大程度上加快了財務一體化戰略的形成進程，依托業財融合，高校財務服務職能銜接更加密切。而基于精細化管理，依托人工智能全面收集高校數據，并有效整合和智能處理這些數據，使得財務管理流程運作規范化、低成本、高效率運行，有利于三級財務管理智能體系的構建。總之，智能時代的來臨使財務工作者面臨日益增長的數據需求，必須要建立健全完善的操作體系，具備資金歸集、線上授權審批、實時查詢、數據分析、票據收集、檔案管理等功能[1]?；谌斯ぶ悄艿闹腔圬攧?，使得業財融合流程更加完善，不僅對崗位職責進行了重新認定，合理完善了財務崗位，同時重新梳理了崗位職責，有利于完善費用報銷、憑據流通、費用支付、信用評估、風險控制等環節?？傊咝Ｘ攧展芾碜鳛楦咝炔靠刂企w系的重要組成部分，引入人工智能是財務決策更加科學、合理的重要體現，同時也是高校教學計劃得以順利開展的重要前提，是當前財務管理的必然趨勢。

二、人工智能在高校財務管理應用中的優勢

（一）無人化

通過全面梳理收支業務流程，依托人工智能在校園內鋪設財務移動終端或是財務智能機器人，能夠自動處理一些重復性工作，且還能24小時工作，有利于提高工作效率，為全校師生提供更優質、便捷的服務體驗。

（二）自助化

依托財務自助終端，工作人員可以隨時辦理業務而不再受時間限制，且還能實現費用報銷物流化。通過自主設備可以實時查詢業務辦理進度，了解報銷接單、制單、復核等物流情況，省去了在服務大廳排隊繳費、報銷的時間[2]，“集中收費排隊長”“往返次數多”等現象能夠得到極大緩解，充分體現出以人為本的服務理念。

（三）規范化

在人工智能的賦能下，財務管理逐漸向智慧財務范疇轉變，業務流程更加規范，各項財務制度不再流于形式，而是與各類信息系統緊密聯系起來，避免了因固化的制度和死板的操作流程導致浪費師生及工作人員時間與精力這一現象的發生，有助于提升工作效率，遏制不規范操作行為，為構建起和諧校園環境奠基。

（四）自動化

通過人工智能可以將報銷、審核等環節有機整合起來，使得財務前段流程自動化開展，減少了現實排隊消耗的時間，有助于優化財務服務職能，改善工作環境?？梢哉f人工智能在一定程度上替代了人工窗口的功能，降低了管理難度。尤其是對于財務信息采集、錄入等工作，設備可自動完成，能夠有效降低運行成本，提高院校經濟與社會效益。

（五）共享化

會計信息的生成需要通過獲取和加工數據來實現，在高校財務管理中，依舊存在著非常明顯的“信息孤島”現象。而在財務管理中引入人工智能，也即搭建起共享平臺，使得財務部門能夠及時全面向各部門、院系收集所需各類經濟活動相關數據，通過平臺整合、數據處理，挖掘有效信息，生成相應的財務數據[3]，并及時向有需求的部門或院系反饋相關信息，真正實現數據互通互聯。

三、人工智能在高校財務管理中的應用

（一）在數據處理中的應用

步入新時代，高校經濟業務范疇不斷增加，財務核算范疇持續擴大，數據來源愈發多樣化。傳統的財務工作方式就是由財務部門向其他部門和院系收集信息，然后手工錄入、計算數據，由于數據體量龐大，出現人工失誤的可能性更高。加之財務信息具有機密性，從風險角度來看，無法與其他部門實時共享，這就導致“信息孤島”現象普遍存在。而通過人工智能可以減少大量手工作業，能夠進行高效數據處理，提高數據處理的精確性，降低錯誤率。數據處理依托人工智能搭建起交互式平臺，該平臺可以在校園內主干網絡的各個節點布設，并與財務系統統一管理，實現根據不同部門、院系的業務需求，有針對性地提供數據交互服務，有效避免了重復作業，突破了數據邊界的束縛，擺脫了“信息孤島”。此外，系統還可以連接銀行端口，與銀行數據互通互聯，從而自動與銀行進行對賬且生成銀行余額調節表。有相關試驗數據顯示，財務機器人每天可以自動與15家銀行進行對賬，并自動打印相關表格，整個過程只需要借助人工智能技術即可，無須人工干預。通過銀行預留的客戶端，還能夠自動進行銀行卡與用戶名對比，完成老師工資代發，學生獎學金、助學金等發放，財務人員不需要往返銀行辦理[4]；連接稅務端口，通過自助操作設備就可以完成稅務工作，無須再前往稅務大廳；根據預先設定的財務報表模板，通過對相關財務數據進行整合提煉，自動生成相應報表，而通過語音合成技術還能直接以語音形式進行播報，播報內容不局限于格式化解讀報告，還可以分析報告中的異常情況，并發出預警信號。依托大數據，機器人可進行自我學習，具備問題查找的能力，還能科學分析和預測業務的發展趨勢，并給出專業化的意見。

（二）在會計審核業務中的應用

高校財務賬務處理伴隨著業務量的陡然增加而出現巨大壓力，尤其是在月底和學期末時。以往，臨近期末師生就會排隊進行報銷，甚至一些師生早晨4、5點就起床排隊，報銷業務工作效率較低。隨著時代發展，盡管一些學校推出了網約報賬、手機報銷等方式，但是普及率不高，并沒有從根源上解決這一現狀。而基于人工智能的財務系統，具有圖像識別、二維碼識別、大數據智能算法等功能，直接掃描發票二維碼或是拍照就可以識別并轉化成電子形式，系統會自動存儲，并驗證發票真偽，識別發票的日期、金額、內容[5]。驗證完成后在線填寫電子版審批單，系統根據權限規則，完成相應的電子簽批。待財務人員在后臺審批復核無誤后，系統會在原始憑證上生成相應的二維碼，每張原始憑證對應一個二維碼。根據報賬人員所填寫的相關信息，自動檢索匹配對應的會計分錄模塊，財務人員復核無誤后即可自動記賬。而已經過記賬的憑證自動轉化成標準格式的電子憑證，并與原始憑證歸集到一起再系統歸檔。賬務處理完成后，通過財務機器人就可以連接銀行端口，然后直接進行支付。

（三）在高校收費中的應用

近年來高等教育體制改革持續推進，高校辦學規模不斷擴大，學生數量激增，高校收費工作面臨巨大壓力。隨著財務信息化建設戰略的實施，在很大程度上改變了收費模式，逐漸從銀行代扣、現場集中繳費等方式轉變為銀校直連批扣、平臺統一支付繳費、微信繳費、支付寶繳費等多種方式結合，提高了收費工作效率，減輕了師生的負擔，收費服務水平有所提升，但依舊存在著諸多問題，如受場地、通信等因素影響較大，票據管理難度增加，網絡繳費端口無法進入等。對此，必須要尋求更有效的解決方案，而人工智能具有自動化、智能化、集約化等優勢，可以有效解決現場收費擁堵問題，彌補微信、支付寶等第三方平臺繳費與校園統一支付平臺繳費票證管理線下脫節的問題。在人工智能終端中，學生通過人臉識別、語音識別或是賬號密碼輸入等方式進入到繳費界面，這樣財務人員工作量將會大大減少，還能避免人為操作失誤。而在繳費界面，學生可以直接查詢繳費情況，并根據所顯示的信息選擇要繳納的項目，選定后系統會給出具體的繳費途徑，包括銀行卡、二維碼支付等，真正實現了收費全過程智能化。而在繳費完成后，學生還可以選擇是否打印憑條及發票，同時通過身份證還能查詢繳費詳情。此外，系統還支持查詢每張收費單的明細及批量打印功能，也可在第三方平臺完成繳費后，在人工智能終端進行補打，極大節省了財務人員打印憑證、分發繳費票據的時間，同時也有利于票據統一化、集成化管理[6]。在完成收費工作后，智能終端可以根據收費信息，直接連接學校賬務處理軟件端口，賬務系統可以自動生成記賬憑證，通過所生成的二維碼可以與原始憑證匹配，方便財務人員登錄賬務軟件直接獲得該批次賬務信息，同時也進一步提高了原始票證與記賬憑證的匹配度，有利于票據精細化管理。

（四）在財務風險預警中的應用

隨著人工智能的發展，為財務智能化建設提供數字支持，也使得高校財務管理面臨新挑戰和新機遇，推動財務管理必須要加強風險預警，防范網絡安全。利用人工智能技術中自然語言解析技術，圍繞關鍵詞構建起分析數據庫，與聚類比較技術，從預算資金分配、預算執行兩個維度建立相應的風險點[7]?；陬A算資金分配層面，要關注資金分配是否合理，分析和發現資金分配中存在的問題；基于預算執行層面，則更傾向于資金使用監管，以求能夠及時發現預算執行、經費支出等環節存在的問題，真正實現財務風險預警前移，從而將風險控制在萌芽階段，確保財務工作有序開展。

（五）在會計檔案中的應用

近年來高校發展勢頭迅猛，辦學規模不斷擴大，招生人數更是逐年攀升，就形成了大量的文獻檔案，檔案利用率越來越高。伴隨著財務管理水平的提升，對于財務檔案的使用需求擴大，會計檔案信息化管理成為必然趨勢，而人工智能的應用能夠進一步提高檔案管理效率，實現文檔管理智能化。智能終端在收集各種財務數據后，利用自身大量的電子空間將檔案轉變為電子形式，師生可以通過終端查詢發票、記賬憑證等電子信息，還可以下載、打印憑證，經財務批準后還能拷貝相關檔案，這也使得檔案查詢更加便捷，有利于檔案價值最大化發揮。

四、高校財務管理中人工智能應用的保障措施

（一）建立統一的軟、硬件平臺

智能軟件平臺是實施和利用人工智能最主要的媒介，在高校財務管理中應用人工智能，首先需要建設與之相匹配的軟硬件平臺，切實發揮出人工智能的優勢，進一步推動高校財務管理工作效率全面提升。同時，借助云平臺便捷化的存儲功能，還能推動人工智能與其他系統軟件的無縫對接，提高財務管理效率。此外，高校自身也擁有資源優勢，通過建設統一的智能平臺，將平臺打造成財務管理中樞，還能在該平臺增加其他數據管理端口。依托財務數據搭建的平臺，可以與高校其他管理系統銜接起來，真正實現數據互通互聯。同時，平臺可以和外部系統如銀行、稅務、社保等專業系統連接，實現業務線上化、數據實時共享。

（二）加強崗位職責再定義與業務流程再造

歸根結底，在財務管理中引入人工智能的本質還是推動管理模式的轉型，但需要在執行過程中避免只是進行單一的系統變更，財務崗位職責與業務流程依舊“換湯不換藥”。人工智能時代下，機器是最核心的要素，物流是圖像識別技術，要想其高效運行，就對高校財務管理提出了新要求，必須重新梳理財務崗位的職責，優化業務流程，具體而言可以從以下三方面入手：一是高校要全面梳理引進人工智能后的財務流程，明確需要財務人員參與的關鍵環節，重新定義崗位職責，優化業務流程。二是梳理和制定操作權限清單，秉承“不同崗位職責分離”的原則，完善財務崗位制衡機制，強化對人工智能下財務工作的風險管理。三是優化會計人員職能。引入人工智能后，必將有會計人員被釋放出來，所以要引導這些人員向財務分析領域轉變，著力培養管理會計人才，從而為高校發展提供翔實的財務數據服務。

（三）加強復合型人才培養

專業技術人員是保證人工智能在財務管理中有效應用的重要基礎，因此要加強信息智能領域人才培養，一方面要加強對學校內部財務人員進行智能化培訓，提高他們智能化建設水平；另一方面要加大人才引進，多招聘一些既懂財務專業知識，又懂人工智能應用的復合型人才，同時做好績效政策，鞏固人才隊伍。不僅如此，還應加強財務人員職業素養和專業素養培訓，強化其專業技能，并將人工智能應用納入考核范疇，作為績效考核、職位晉升、評優評先的重要指標，督促財務人員能夠自覺提升自我專業素養，通過學習提高自己對于智能化工具的應用水平。此外，財務人員應樹立起終生學習理念，積極探索新領域，學習新技術，成為能夠適應時代變革的財務復合型人才，能夠主動適應新時代背景下財務管理工作所面臨的新形勢，成為人工智能系統與財務會計領域的跨行業專家。

結語

總而言之，依托人工智能能夠提高財務管理效率，將財務會計人員從煩瑣、重復性的機械工作中解脫出來，從而使其有更多時間和精力進行創造性工作，切實提高財務生產力，發揮財務在高校管理體系中的價值。