智慧試驗(yàn)室電子文件管控及歸檔集成研究與實(shí)踐

侯雪川、杜晴、吳俊杰 /航天科工防御技術(shù)研究試驗(yàn)中心

在當(dāng)前智能制造形勢(shì)的驅(qū)動(dòng)下，隨著信息化深入發(fā)展，許多企業(yè)逐步加大了智能化改造建設(shè)的步伐。各質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)基于智能化改造思想，結(jié)合實(shí)際情況，因地制宜，利用信息編碼標(biāo)準(zhǔn)與編碼管理體系，納入質(zhì)量控制及標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，借助信息化手段陸續(xù)建立了集試驗(yàn)過(guò)程管理、試驗(yàn)知識(shí)能力庫(kù)應(yīng)用、智能化設(shè)備選用為一體的質(zhì)量可靠性試驗(yàn)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了智慧試驗(yàn)室體系建設(shè)。試驗(yàn)檢測(cè)檔案是該類型企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)物中最重要的部分，隨企業(yè)發(fā)展壯大，檔案數(shù)量激增。業(yè)務(wù)工程中產(chǎn)生的工藝流程卡、原始數(shù)據(jù)、試驗(yàn)報(bào)告等質(zhì)量過(guò)程文件仍然以紙質(zhì)的方式進(jìn)行歸檔，紙質(zhì)檔案保存壓力也隨之逐年增大，利用效率有限；而智能試驗(yàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中，電子文件大量產(chǎn)生，將逐步取代試驗(yàn)檢測(cè)過(guò)程中產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案。電子文件歸檔和電子檔案管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)或數(shù)字檔案館（室），實(shí)現(xiàn)電子文件生命周期管理，已成為檔案資源體系建設(shè)不可或缺的組成部分，是信息化管理方式的必然趨勢(shì)，也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。

一、國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)試驗(yàn)室質(zhì)量電子檔案保存要求

目前，很多企業(yè)的檔案管理處在一個(gè)由紙質(zhì)檔案向電子檔案接軌的歷史轉(zhuǎn)型期，CNAS-CL01《檢測(cè)和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》、GJB9001C-2017《質(zhì)量管理體系》、DILAC《檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》等國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在政策層面上對(duì)技術(shù)記錄、成文信息控制與管理均進(jìn)行了一定的調(diào)整。例如，CNAS-CL01《檢測(cè)和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》技術(shù)記錄章節(jié)中提到：檢測(cè)報(bào)告或校準(zhǔn)證書(shū)可以是紙質(zhì)版本或不可更改的電子版本，其中應(yīng)包含報(bào)告或證書(shū)的簽發(fā)人、認(rèn)可標(biāo)識(shí)（如使用）等信息。

二、電子文件集成方案研究

為實(shí)現(xiàn)試驗(yàn)檢測(cè)電子文件在線歸檔功能，且能夠嚴(yán)格遵照質(zhì)量體系中對(duì)技術(shù)記錄、成文信息控制與管理相關(guān)的要求，智慧試驗(yàn)室電子文件建設(shè)需從技術(shù)支持方案和管理配套方案2 個(gè)維度進(jìn)行相應(yīng)的研究。

1.技術(shù)支持方案

要實(shí)現(xiàn)試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告在線歸檔，首先需要確保電子檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面的技術(shù)支撐，主要包括平臺(tái)支持、數(shù)據(jù)支持、功能支持3個(gè)方面。

（1）平臺(tái)支持

從電子歸檔的“超前控制”設(shè)計(jì)考慮，并沒(méi)有針對(duì)單一業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間做接口來(lái)實(shí)現(xiàn)在線歸檔，而是采用業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)交換平臺(tái)對(duì)接，數(shù)據(jù)交換平臺(tái)與檔案系統(tǒng)對(duì)接、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在線傳遞，從而實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔。

在平臺(tái)建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)考慮業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)交換平臺(tái)、檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力，為避免數(shù)據(jù)量過(guò)大、系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理能力有限而影響數(shù)據(jù)處理速度，需要對(duì)各系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理能力進(jìn)行評(píng)估，如有需要，在建設(shè)前期應(yīng)提高相應(yīng)配置。

（2）數(shù)據(jù)支持

為確保電子檔案真實(shí)、可靠、完整、可用的要求，需要對(duì)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件及數(shù)據(jù)提出要求。

真實(shí)。試驗(yàn)檢測(cè)系統(tǒng)要對(duì)電子文件及數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、修改、移交等信息進(jìn)行全過(guò)程記錄，使所有操作留有痕跡，如生成時(shí)間、修改人、修改內(nèi)容等，并保證記錄信息不可隨意更改。

可靠。試驗(yàn)檢測(cè)電子文件能正確反映業(yè)務(wù)工作，反映的內(nèi)容能為業(yè)務(wù)工作提供依據(jù)，如使用合法的電子簽章來(lái)確認(rèn)電子文件版本及有效性。需要注意的是，電子簽章技術(shù)需符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的規(guī)定。

完整。試驗(yàn)檢測(cè)文件是一個(gè)體系，不僅僅指一份電子文件，還包括電子文件的名稱、時(shí)間、編號(hào)、密級(jí)等相關(guān)數(shù)據(jù)信息，缺一不可。

可用。試驗(yàn)檢測(cè)系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)交換平臺(tái)的傳遞到達(dá)檔案管理系統(tǒng)后，應(yīng)可以被檔案管理系統(tǒng)識(shí)別，否則數(shù)據(jù)不可用。因此，需要對(duì)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)做出規(guī)范，保證系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)兼容性，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞后的可用性。

（3）功能支持

為輔助實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞，需要在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)中添加以下功能模塊。

數(shù)字簽章模塊。為保證電子檔案有效性，歸檔的電子文件必須是加蓋電子簽章的版本。

流程模塊。電子文件歸檔需要經(jīng)過(guò)的環(huán)節(jié)管控，包括一鍵歸檔、歸檔審核、檔案接收及退回。

歸檔模塊。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中添加一鍵歸檔模塊，由用戶確認(rèn)文件版本后一鍵點(diǎn)擊移交。

歸檔審核。歸檔審批流程由用戶、用戶所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員三級(jí)審核。

歸檔確認(rèn)。審核無(wú)誤后，確認(rèn)接收，完成歸檔。

歸檔記錄。歸檔行為完成后，生成歸檔過(guò)程及接收記錄。

2.管理配套方案

（1）編制試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告電子文件歸檔范圍與保管期限表

編制依據(jù)。以紙質(zhì)檔案的歸檔范圍與保管期限表為參照，同時(shí)重點(diǎn)考慮系統(tǒng)中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的文件及數(shù)據(jù)的納入。

編制機(jī)制。由檔案部門(mén)牽頭開(kāi)展試驗(yàn)檢測(cè)電子文件歸檔范圍和保管期限表的編制工作，以紙質(zhì)試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告歸檔范圍和保管期限為初稿，由各部門(mén)提出調(diào)整意見(jiàn)和增補(bǔ)內(nèi)容，經(jīng)會(huì)議討論后定稿發(fā)布。

編制時(shí)間。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字簽章上線運(yùn)行后開(kāi)始。

（2）編制試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告電子文件歸檔元數(shù)據(jù)方案

文件生命周期的每個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生元數(shù)據(jù)，前一階段的關(guān)鍵元數(shù)據(jù)將隨著文件一起進(jìn)入下一個(gè)階段及其系統(tǒng)。元數(shù)據(jù)方案包括2 個(gè)層次的內(nèi)容：一是元數(shù)據(jù)規(guī)則的制定（元數(shù)據(jù)管理職責(zé)、元數(shù)據(jù)方案、元數(shù)據(jù)管理過(guò)程及其要求）；二是文件元數(shù)據(jù)的形成、捕獲和管理（元數(shù)據(jù)與文件周期相對(duì)應(yīng)）。

（3）編制試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告電子文件歸檔技術(shù)方案

電子文件存儲(chǔ)格式。為保證電子文件不被更改、后續(xù)可讀取及方便利用，建議電子文件歸檔采用業(yè)務(wù)系統(tǒng)、交換平臺(tái)、檔案管理系統(tǒng)都可以兼容同時(shí)利于保存的格式，加蓋電子簽章后歸檔。

電子文件歸檔時(shí)間。電子文件靈活度高，可以采用實(shí)時(shí)歸檔+定期歸檔的形式，具體情況根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)用戶處理的電子文件數(shù)量、文件處理周期而定。

電子文件歸檔方式。包括在線歸檔和離線歸檔。

電子檔案保管。電子文件接收后以電子檔案的狀態(tài)存儲(chǔ)在檔案系統(tǒng)服務(wù)器上，鑒于電子檔案的重要性及不穩(wěn)定性，需對(duì)其進(jìn)行備份。備份數(shù)量按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，一式二套，一套封存保管，一套提供查閱。

三、電子檔案的安全保障

在信息化技術(shù)的不斷拓展，智能制造不斷深化的形勢(shì)下，紙質(zhì)檔案保存壓力逐年增大，利用率和共享率與實(shí)際需求的差距也日益凸顯，電子檔案的運(yùn)用是大勢(shì)所趨。然而，電子檔案要取代紙質(zhì)檔案，其中的一個(gè)重要難點(diǎn)是：如何滿足電子檔案“真實(shí)完整、安全可靠、長(zhǎng)期可用”的實(shí)際要求。為滿足上述要求，在管理設(shè)計(jì)層面，試驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)或?qū)嶒?yàn)室需要從制度、技術(shù)和業(yè)務(wù)層面進(jìn)行相關(guān)的研究和探索，力爭(zhēng)做到全程管理、前端控制、統(tǒng)一管理。首先，在信息化頂層策劃時(shí)，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和工程應(yīng)用系統(tǒng)在論證之初應(yīng)將檔案各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與要求融入其中，各系統(tǒng)生成的電子文件與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集成對(duì)接，保障電子檔案從源頭的完整和準(zhǔn)確。其次，在技術(shù)手段上，在電子檔案形成、處理、歸檔、保存、傳遞和利用等諸多環(huán)節(jié)中，對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源采用返回確認(rèn)機(jī)制，數(shù)據(jù)庫(kù)后臺(tái)存儲(chǔ)采取了加密機(jī)制，應(yīng)用數(shù)字簽章、元數(shù)據(jù)采集、日志管理、文件信息存儲(chǔ)與備份等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)被非法竊取、篡改、利用。

四、實(shí)際案例運(yùn)用與效果評(píng)價(jià)

1.應(yīng)用實(shí)踐

某企業(yè)為國(guó)內(nèi)重要元器件質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)之一，試驗(yàn)檢測(cè)檔案是該類型企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的重要檔案。隨著企業(yè)發(fā)展壯大，檔案數(shù)量激增，業(yè)務(wù)工程中產(chǎn)生的工藝流程卡、原始數(shù)據(jù)、試驗(yàn)報(bào)告等質(zhì)量過(guò)程文件仍然以紙質(zhì)的方式進(jìn)行歸檔，紙質(zhì)檔案保存壓力也隨之逐年增大，利用效率有限。在此背景下，該企業(yè)在智慧試驗(yàn)室信息化體系建設(shè)中，陸續(xù)建立了集試驗(yàn)過(guò)程管理系統(tǒng)（MES）、試驗(yàn)知識(shí)能力庫(kù)應(yīng)用、智能化設(shè)備選用為一體的質(zhì)量可靠性試驗(yàn)管理平臺(tái)，同時(shí)積極結(jié)合國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)試驗(yàn)室質(zhì)量檔案保存要求，充分考慮電子檔案“真實(shí)完整、安全可靠、長(zhǎng)期可用”要求的各項(xiàng)技術(shù)保障，將相關(guān)技術(shù)手段及管理配套方案納入試驗(yàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)前期的論證、需求調(diào)研和方案制定、系統(tǒng)調(diào)試階段，提前將檔案業(yè)務(wù)管理中有關(guān)元數(shù)據(jù)、歸檔文件資料的實(shí)際管理與利用的相關(guān)要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，納入此試驗(yàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)際建設(shè)中。元器件試驗(yàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)歸檔內(nèi)容及文件格式見(jiàn)表1。

表1 元器件試驗(yàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)歸檔內(nèi)容及文件格式

2.效果評(píng)價(jià)

該企業(yè)目前已完成元器件試驗(yàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與集成對(duì)接初步調(diào)試，實(shí)現(xiàn)了大量試驗(yàn)檢測(cè)電子文件實(shí)現(xiàn)在線歸檔。通過(guò)定期對(duì)電子文件歸檔的數(shù)量、種類和質(zhì)量等各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行技術(shù)監(jiān)控、抽檢，基本滿足了前期設(shè)計(jì)論證的要求，同時(shí)為進(jìn)一步促進(jìn)該企業(yè)檔案管理信息化水平，逐步提高檔案資源的質(zhì)量，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化檔案資源的利用效率和利用能力提供了條件。

五、常見(jiàn)問(wèn)題及解決措施

1.數(shù)據(jù)歸檔失敗原因及解決措施

試驗(yàn)檢測(cè)文件在實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔的實(shí)際過(guò)程中，偶爾會(huì)出現(xiàn)歸檔失敗等提示。歸檔失敗的數(shù)據(jù)量在龐大數(shù)據(jù)面前雖然只是極小的比例，但卻是整個(gè)單套制歸檔的重要問(wèn)題和難點(diǎn)之一。試驗(yàn)檢測(cè)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成對(duì)接實(shí)踐過(guò)程中，數(shù)據(jù)傳輸失敗或異常情況主要分為以下幾種：①結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)某字段信息有誤；②數(shù)據(jù)字段長(zhǎng)度超過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)最大限制；③附件上傳ftp 失敗；④網(wǎng)絡(luò)異常。

產(chǎn)生上述問(wèn)題的原因主要?dú)w納為試驗(yàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)際使用問(wèn)題、技術(shù)問(wèn)題，以及信息化日常管理維護(hù)問(wèn)題。其中，試驗(yàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)一線操作的規(guī)范性是解決問(wèn)題的關(guān)鍵。要有效、正確地實(shí)施電子文件歸檔集成需要試驗(yàn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的一線操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、信息化日常管理維護(hù)人員及檔案管理人員共同配合，單靠檔案部門(mén)難以完成，強(qiáng)化前端控制，明確任務(wù)分工及管理配套機(jī)制，才能滿足檔案“真實(shí)完整、安全可靠、長(zhǎng)期可用”的實(shí)際要求。

2.雙套制、單套制的選擇

隨著企業(yè)管理的深入，信息化的推進(jìn)，對(duì)數(shù)據(jù)共享需求的快速增長(zhǎng)，電子檔案勢(shì)在必行，但到底選擇檔案單套制還是雙套制，目前在部分企業(yè)中是討論的重點(diǎn)和焦點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案管理模式的慣性影響依然存在。行業(yè)不同、領(lǐng)域不同，各企業(yè)信息化建設(shè)的重點(diǎn)也不盡相同，是否實(shí)施電子檔案單套制不能一邊倒，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身具體情況，綜合考慮后做出相應(yīng)的選擇。結(jié)合單位所屬行業(yè)的具體情況，充分評(píng)估后，價(jià)值較低或保存期限較短的檔案可以采用單套制，但對(duì)于試驗(yàn)項(xiàng)目或類型涉及較廣、保存期限較長(zhǎng)的試驗(yàn)檢測(cè)文件仍應(yīng)采用雙套制管理。

3.著重關(guān)注質(zhì)量體系要求在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段的落實(shí)

質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)必須不斷完善質(zhì)量管理體系， 以使各個(gè)工作環(huán)節(jié)都能在不斷發(fā)展的過(guò)程中得到有效的控制和提高。在試驗(yàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，需要充分地、前瞻性地把試驗(yàn)室質(zhì)量電子記錄的各項(xiàng)要求延伸、引入到文件形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，強(qiáng)化“前端控制”，以實(shí)現(xiàn)真實(shí)可靠、完整安全的目標(biāo)。