摭談企事業單位公文寫作的策略與技巧

文/蘇州大學政治與公共管理學院 耿一涵

所謂公文，就是“公務文書”的簡稱。就整個社會機構來說，它承載著“上傳下達、左右溝通”“記錄歸檔、反饋備查”等方面的重大職能。在信息內容上是否準確，在理解應用上是否到位，在形式表達上是否規范，在公信力上是否有效，都是決定“公務文書”能否發揮應有作用的關鍵性因素。只有基本具備上述因素，才能真正達到公文寫作的要求。有人把公文說成“八股文”，這既是一種不負責任的胡亂譬喻，又是實實在在的“行外話”。誠然，公文“不規范”是普遍存在的，但這完全不能夠代表一切！那么“不規范公文”現象在哪里？如何才能寫成令人期待的“規范公文”呢？

一、簡析“不規范公文”現象及其主要成因

我國自古就有“字如其人”的說法，其實“文如其人”又何嘗不是如此的呢？然而就“公務文本”而言，由于這樣那樣的因素，其中“不規范”現象是客觀的，甚至是普遍存在的。比如，公文寫作的主體如果是領導者，他們往往胸有大格局，卻沒有時間精力、思維能力或者書寫水平等，自己去完全搞定公文寫作，所寫出來的公文在“文、言、形、理”等各個方面，難以有效地規避“失范”現象。而這些公文如果讓“寫作人員”——輔助領導寫作的專業人員去奉命而作，他們雖然具有一定的寫作能力和專業水平，往往由于缺乏領導者的高度和格局，沒有身體力行地去學習與思考、實踐與探索，盡管努力體現領導者的顯意圖，也難以逃脫 “領導講些什么就寫些什么”的局限性，所寫出來的公務文書自然也會出現“不規范”現象。再如，在“寫作客體”——公務信息上是否客觀和精準，在“寫作受體”——發文對象上是否存在“無的放矢、不看對象”問題，在“寫作載體”——公文體式和撰寫程序上是否發生“脫節或不嚴密”等等。所有這些，都是造成公文不規范現象的主客觀因素。在上述種種矛盾狀態下，公文寫作與普通意義上的寫作學、新聞學、文學等難以區別開來，也就基本形成當前公文寫作領域中的“失范”現象。要從根本上有效扭轉這些亂象，必須在立足基本功基礎上，善于講求一系列策略和技巧。

二、立足寫作人員角度試說公文寫作策略和技巧

作為“捉刀者”，寫作人員要立足主題，精心審思和合理籌劃，做到“六有”，即有站位、有格局、有情懷、有章法、有干貨、有積累，并在此基礎上，努力學會并善于把握如下一些策略和技巧，進而在熟能生巧中寫就“規范性”公文。

（一）立足單位實際，明確公文寫作目的。公文寫作只有首先明確主要目的——寫作的對象和意圖，才能確保它與制文單位（或部門）的職權范圍一致，這是有效把握寫作口吻、基本分寸的客觀基礎和必要前提，否則，在“大方向”上容易發生偏差，這是“大忌諱”。其思維流程大致如下：一是準確明確主旨。公文講求“闡發基本觀點”“準備解決問題”“有何理論依據”，以及“收文對象”和“發送范圍”等，缺乏對公文主旨的了解和把握，無異于“盲人摸象”。二是結合實際，把上述元素融為一體。從語言角度來講，在明確主旨后，要善于對其中各類元素進行解析和分類，并通過“化繁雜為簡約、化細節為條理”，形成“該粗該細、清晰明了”的條路思維，這既是“核心”，也是體現寫作人“抓大放小”能力的關鍵。三是保持政策的系統性和連貫性。無論什么樣的公文，一旦制成并發布出去，就具有相應的權威性和指導性，“煩瑣性、碎片化”現象，既有損單位和公文的公信力，又讓收文對象難以實際操作。因此，公文寫作必須要與單位意志相契合，具有明確的目的和指向性，方能凸顯公文的實效。

（二）體現領導意圖，搭建公文基本框架。良好的思維意識是一切活動的開端，公文寫作亦不例外，需要精準領會領導的意圖。有些人所寫出來的公文之所以讓領導不甚滿意，這并非自己不夠努力或者寫作功底欠佳，而是公文內容還有框架結構難以充分體現單位領導的意圖。身為公文寫作者，所寫出來的公文不是讓自己看的，而是把單位組織以及領導的主要設計和實際做法展示出來，在相應的范圍內形成最優化效益和最大化效應，這才是成功。正因為如此，在明確公文主旨基礎上，要通過請示、探討和揣摩等，努力領會單位組織或領導人的內在想法和實際意圖，這樣才有目的性、針對性和精準度，寫作起來既比較得心應手又顯得事半功倍，否則，就會容易誤人誤己。在明確領導意圖后，集中精力搭建公文的“骨骼框架”——即提綱，這是公文基本架構及其思想內容的“藍圖”。公文提綱要確定基本觀點和核心材料，切實體現公文內容的主旨。對于列寫提綱來說，這既是一種探索與發現，又是“確定與分析、研究與解決”問題的過程，完成了這種“藍圖”構建，公文寫作離成功就很近了。

（三）善以多元方法，加強邏輯思維打造?！皼]有了邏輯性，就沒有了公文形象”?！斑壿嬓浴辈粌H是公文寫作的應有之義，還是其他無可替代的“必需品”。無論在日常工作還是實際過程中，公文寫作要讓“邏輯思維”的訓練隨時陪伴左右。那么，如何善于利用多元法對所寫公文進行邏輯思維上的磨礪與打造呢？一是“推理立論”法，就是緊緊圍繞公文主題，運用發散性思維演繹方式，對所涉問題進行邏輯推理，從中擬訂分論點和層次，填充材料并完成構思。二是“列舉歸納”法，就是圍繞公文主題，把所寫內容列舉出來，在此基礎上，從“個別事實”到“一般性概念”再進行歸納、合并和歸類，進而梳理并形成與主題密切相關、觀點鮮明新穎且包容度較大的一系列問題。三是“抽絲剝繭”法，對于如“專項工作方案、專題報告、專項總結”之類的公文寫作，要善于抓住時間順序或事物發展進程等，由近及遠、由淺入深地層層展開，并且根據表達需要，在主線的適當處安排層次，這就是所謂的“抽繭剝絲”方法。撰寫公文的方法多元但不刻板，我們需要在寫作過程之中融入理性思維，因主題而律動。

（四）運用理性思維，謀求公文審美效果。所謂“理性”，從社會學定義來說，即是指識別、判斷與評估實際理由以及讓人的實際行為趨向并符合特定目的等方面的智能元素。人的理性思考能力，就是指善于運用“判斷與推理”思維進行抽象思考的能力。其特點主要包括客觀的態度、全面的認識、詳細的分析、后果的預知等幾個方面，這是一種能夠“相對看待世界”的能力和方式。理論和實踐同時表明，上述幾個方面正是在公文寫作中所需求的能力與品質。正因為如此，在公文寫作過程和初稿形成后，寫作人要充分應用自己的理性思維能力，從“立意、選材、布局、定型”上，全方位、立體式地進行實際操作和修正潤色；并在此基礎上，站在“組織或領導者”高度，本著“代言人”角色，堅持 “精品打造”意識，對自己所寫的公文在內容與內涵、謀篇與布局、力度與深度等各個方面，進行精益求精式的審美與拔高，努力達成“內外兼修、內外兼優”的效果，充分展示本單位或本部門的亮麗風采，博得在外界心目中的美好形象。

（五）集中眾人智慧，贏得公文最大認同。“兩人智慧勝一人”。這一流傳甚廣的信條式舶來語，意在強調“合作求勝”的必要性和重要性，與“三個臭皮匠，賽過諸葛亮”這一俗語有異曲同工之妙。公文寫作又何嘗不是如此的呢？非但如此，公文寫作的實際影響力往往更大，需要同時把“四情”相互滲透并有效地融合起來，即“上情、中情、下情、外情”。只有這樣，才能贏得最大程度的認同感。比如，在公文稿成形后，請有經驗的同行或者相關人士閱讀，讓他們從內容、字詞句、結構形式等方面幫助修正，博取他們的寶貴意見。即便哪怕一個字詞一個標點，也是有所收獲的。再如，要想讓組織和領導滿意，就必須在成稿后送呈主要領導進行審閱，并根據他們的意見和建議加以修改，尤其是講話稿，更需送相關領導通審。如此而為，不僅有利于規避遺漏、歧義和錯誤等現象，而且有利于構建良好的上下級關系和同事關系；對于公文寫作者來說，也是“有百利而無一害”的裨益和促進之事。我們又何樂而不為呢？

總之，在社會信息化特質日益加劇的今天，公文及其寫作在公務活動中的運用越來越頻繁，發揮的作用越來越大、影響越來越深，既可以體現一個單位或部門的內在精神，又能夠為單位或部門贏得發展和未來。這是一種融“智慧與情感、能力與藝術”為一體的重大課題，我們必須悉心研究，不斷錘煉公文寫作的策略與技巧，提升公文質量，為單位貢獻才智和力量。