藝術類高等教育辦公室工作初探

文/上海戲劇學院 王琢玨

高等教育在人的一生當中，起著至關重要的作用，無論是教師還是學生，都要在高等學府中，度過人生中最美好的時光。高等學府是培育人才的搖籃，藝術類高等院校，是在藝術氛圍濃厚的校園里培養藝術類高端人才。在學生眼中，學校更像是象牙塔，給予學生最好的教育資源，在這里既能夠學到科學文化知識，又能提高藝術專業能力和素養，在這里既能夠得到專業任課老師們的諄諄教導，也能得到后方辦公室老師們的默默支持。為了開展正常的教學工作，維持高校各項工作的正常運轉，專業任課老師們在教室里，為學生們傳授知識，同樣在教室外，高校辦公室老師也在默默付出。高校辦公室對于服務師生起著很重要的作用，作為“面向基層的窗口”，服務師生和基層，是高校黨政辦公室日常重要的工作內容，也是立德樹人根本任務的具體實現途徑。

近年來，面對高校擴招和高校改革趨勢，我們看到了高等教育的普及化、大眾化，“從精英走向大眾”，首先并不是高等教育自身發展的自主選擇，而是社會發展推動的結果。時代在前進，我們也必須要跟上時代的步伐，藝術類院校應該更加注重培養藝術精英，所以離不開全體教師的共同努力。高校辦公室作為工作樞紐部門，在高校各部門中起著至關重要的作用。辦公室工作主要分為日常會務接待、教學、科研、演出、國資后勤和檔案資料管理等很多部分。辦公室作為一個有機整體，各部分工作有交叉、有聯系，互相分不開。本文主要圍繞藝術類高等教育日常會務接待、演出宣傳和檔案資料管理三個部分，提出幾點建議。

一、日常會務接待

日常會務接待包括會議和接待兩個部分。

（一）會議。會議方面，需要注意以下幾點：1.提前協調。提前協調好會議時間，確定會議地點、會議規模、出席人員名單等。除了確定會議具體日期以外，也要確定會議規模、會議出席領導、出席名單等。所有與會人員一定要在會前一一通知到，一定要留出充分的時間，提前把與會人員名單確定下來。如有出席人員未能到場，可以使用多媒體等先進設備進行視頻電話會議。2.布置會場。會議氛圍，也離不開物理空間的會場布置，會場布置的好壞直接影響到學院的形象。會議召開是否順利，包括相關語言聲音圖片等會議信息是否能夠在會議進行中傳達通暢，與會的每一個人員是否可以接收到有效信息。會場要通風良好，依照會議規模，提前把多媒體、遙控、話筒、音響、錄音筆、筆記本電腦等相關設備調試好，開會前一天確認一次，會前再次確認。3.會議紀要。在開會之前，先把會議日程安排好，有哪些問題需要現場討論，提前把日程準備好。要注意記錄好開會的重要語句和詞匯。所有記錄，以開會的實際情況為準，需要與會人員簽字的，必須做好現場簽字工作。后期再做會議紀要的時候，會議紀要和會議記錄的語言，一定要符合開會的客觀事實，每一句話不能有任何的個人感情色彩，記錄的每一句話，都要不偏不倚，做到客觀公正，保證不能有一絲一毫的差錯。會議紀要做好之后，要告知所有與會人員，不能隨意修改。如遇一小時以上的會議，與會人員可以使用高端智能錄音筆，方便記錄。

（二）接待工作。1.辦公區域內的接待。由于辦公室負責日常接待工作，無論在大中小型辦公空間內，一定要提前知曉相關外來到訪人員信息，如校內領導、外單位領導人員名單等，提前選擇接待辦公空間，注意選擇良好的物理空間，注意桌椅擺放等。2.校園內辦公區域外的接待。如遇外來到訪人員，校內領導，外單位領導等，一定要提前到校門口，做好迎接工作，做好引導工作，在到訪人員走后，做好收尾工作，桌、椅、紙、杯等需要重新調整，擺放、收置等。

當然，由于藝術高等教育的特殊性，比如戲曲類藝術高校，經常有年事已高的專家或藝術家到學校講學、輔導、傳藝等，會議安排和接待工作需要更加全面、仔細，做到貼心、服務周到，比如：機票預訂、交通協調、往返接送、食宿安排等，也屬接待工作內容，要重視不能掉以輕心。

二、演出宣傳

演出宣傳是辦公室行政工作的關鍵環節，屬傳播學的一個范疇，也是傳播文化的利器和重要手段，對藝術高校的影響力和知名度的提升起著關鍵性作用。比如：戲曲名家進校園、致祖國京劇名家經典劇目展演、京津滬對口流派經典劇目演唱會等重大活動。大力宣傳會直接提高觀眾的關注度和對學校的認可度，因為這些重大活動往往會通過央視、網絡現場直播或提前在各大媒體網站、公眾號上發布，極大拓寬了受眾群體和傳播力。

（一）演前宣傳。宣傳工作做得好與壞，直接關乎學院對于外界的形象好壞，辦公室要對演出進行及時、有效地正面宣傳。演出宣傳應該做到提前幾周開始籌備，并且報備學校相關部門，進行校內流程審批。無論是校內，還是校外，一定要確保所有的宣傳渠道都是正規合法的。如果需要其他部門或外單位協助參與，要提前報備學校相關部門，并告知學院各部門和外單位，做好所有的溝通協調工作，說明演出的哪些方面需要進行宣傳，確保從演出前到演出后的無縫銜接。無論是校內宣傳還是校外宣傳，都可以同步進行。文字圖片宣傳包括校園網、校報宣傳、新媒體學院、微信公眾號、校外各大媒體紙媒、網媒、電視臺等。除此之外，要審定好所有宣傳稿，演出海報，節目單的文字圖片信息。確保所有宣傳文字和圖片無意識形態的問題，全都是正面宣傳。所有和宣傳有關的文字、圖片和視頻等，必須能夠有助于演出的實際觀眾流量，提高外界對演出的關注度，參演學生、老師或者指導老師的知名度和學校的知名度等。

宣傳工作如需要校內其他專業的協助，如有視覺設計等相關專業，可以邀請其他專業進行節目單、海報設計、新媒體策劃和網頁設計等相關工作，也可以邀請國內一流美術學院、雕塑專業、書法專業及服裝設計等相關專業進行演出文創產品的策劃和設計。另外也可以邀請國內一流音樂學院，設計出具有出獨創意識的西洋古典與中國傳統音樂相融合的演出唱段。也可以與國內一流藝術類兄弟院校建立起長期的聯系，對于一些重大的演出，在各自的學校中進行宣傳。此外，也可以通過以往本校的畢業校友，特別是社會成功人士、專家學者、明星校友等具有一定社會地位的人士，參與到演出前的宣傳工作中去，以此加大演出宣傳力度。

（二）演出中的服務。主要包括發放演出說明書、引導觀眾入場，介紹演出節目單演出信息、主演信息、流派藝術特色等，始終以微笑服務觀眾，演出中拍照，以便演出后及時整理發布公眾號。

（三）演出后的宣傳聯絡、存檔工作。除了前期的宣傳工作，演出結束后，應該進行一定的宣傳聯絡工作，如外請媒體進行聯絡，外請媒體發稿后，做好校內轉發、存檔等工作。此外，應該對本次演出所有的宣傳資料歸檔，做好存檔工作，以便日后資料的搜集和整理。

三、檔案資料管理

（一）以專業為板塊，以時間為節點，點線結合進行歸檔。資料室可以按所開設專業，分配資料柜，按時間進行分類，做到點線結合。

（二）以各專業按教學、科研、演出等幾個大類進行歸檔。按年度，從各專業教學科研情況、演出情況進行歸檔。特別是教學成果匯報，科研項目紙質版文稿，演出劇照、節目單、海報、演出視頻資料的搜集，可以定期制作紀念冊。

（三）報紙書籍刊物的搜集整理。和學院相關的所有報紙、書籍、刊物每一種可以留2-5本擺放在資料柜上，剩下全部入庫統一放在相應的區域。此外，學院各種獲獎證書、榮譽獎項、獎杯等要和資料柜分開來放，學院和各專業所獲獎項也要分開，以免混在一起。

四、結語

總之，筆者從日常會務和接待、演出宣傳以及檔案資料整理三個方面提出了藝術類高等教育辦公室工作的幾點建議。辦公室工作要以責任到人、分工明確為原則，辦公室人員既要分工明確，又要相互協助，有創新意識，才能使整個院系高效運作，做好后方工作，服務好所有老師和學生，維持日常正常運轉。除此之外，還要尊重個性化辦公，每位教師都有自身一套獨特的工作方法，不能一刀切，一鍋煮，無論是專業任教老師，還是辦公室行政老師，都要尊重教師的個性化發展，“尊重教師個性，促進教師個性化專業發展，是形成高校教師多樣化成長的基礎和實施個性化教育的前提”。為藝術服務，為藝術人才服務，為藝術高等教育服務，是藝術類高等教育辦公室工作的最終目標。