高校科研機構印章管理工作研究

文/華南農業大學黨政辦公室 林哲珣 王克儉 王華霖

一、研究背景和意義

隨著高校科研事業單位中科學研究的快速發展和國家對科研機構（含實驗室、中心、研究所、基地等，統稱為科研機構）的大力扶持，依托高校設立或高校內設的科研機構數量大量增加，類型多樣，更多新型科研機構頻現。這些科研機構往往有相對獨立的用章需求，用于書面文件溝通、簽訂協議、出具報告等。與此同時，公章刻制備案管理改革緊跟國家“放管服”改革，由預先審批制向備案制轉變，公章刻制審批權從公安機關直接下放至高校及其他科研事業單位。

在這樣的背景下，各高校開始將科研機構納入學校印章管理的范疇，本文結合HN大學的實例，對目前高校中科研機構印章管理中存在的問題、難點和原因進行分析，為維護印章使用的權威性、嚴肅性和安全性，重點解決“能不能刻”“怎樣刻”的問題，提出合理有效的普適性建議。

二、高校的科研機構及其印章管理現狀調研

根據對HN大學的實例調研，對多個具有代表性高校的電話調研，以及相關的資料文獻收集，主要分析了當前高校的科研機構基本情況及類型，一并考量這些因素對科研機構印章管理的影響。

考慮與印章管理相關影響因素，主要梳理了科研機構的定義、級別、類型、資質、建設周期及管理部門等6個方面。一是本文研究對象為依托高校科研事業單位建設的科研機構實體，實行相對獨立或非獨立的管理機制。二是從主管部門級別上，科研機構可分為國家級、省部級、廳局級、校級和校屬二級科研機構。三是從機構類型性質上，可分為是否獨立建制、是否與校外企事業單位合作建設和是否為獨立法人，其中“獨立建制”的科研機構，是指學校直接領導下獨立運作的非法人科研機構，不隸屬于任何現有學院和部處，業務受學校相關管理部門指導，具有高度自主權，在人事管理、職稱聘評、財務管理、科研事務、研究生招生及培養、行政管理等方面實行自主管理政策；而“獨立法人”科研機構，指依托高校或總部坐落高校的法人科研單位，如浙江省、廣東省實驗室建設等，實行“法人運作、實體建設、充分自主”機制，需辦理法人登記注冊手續。四是從職能資質上，某些科研機構還可以同時取得第三方評價機構資質，如獲得CMA、CNAS等認證的檢驗檢測機構。五是科研機構的建設周期年限一般為三年到五年，立項或驗收通過則成立，期滿后未通過考核評估則被撤銷，與一般行政機構相比動態性強、周期更短。六是高校中的科研機構管理部門一般為重大平臺管理部門（主要對應國家級、省部級科研機構），科研管理部門（對應廳局級、校級科研機構）和二級學院（對應校屬二級科研機構）。

與一般行政機構不同，科研機構的特殊性、動態性和復雜性給印章管理帶來了一定難度。以HN大學為例，2018年年末對HN大學各單位印章數量和使用情況進行了摸查，全校共有各類在用行政印章319枚，其中科研機構印章共79枚（含鋼印1枚），占全校印章總量26%，其中國家級機構印章6枚，省部級25枚，廳局級2枚，校級42枚、獨立建制科研機構4枚。對應的同期科研機構數量分別有國家級7個，省部級78個，獨立建制的科研機構4個，廳局級及校級數量未統計，另有科研機構的檢驗檢測專用章1枚。在出臺新的印章規定后1年半間，新刻制國家級科研機構印章2枚，省部級3枚、校級1枚、專用章（測試檢驗中心）1枚、法人單位印章1枚。以上印章用途主要有學術科研交流、通知聯系、開放課題簽訂、出具檢測報告等。可見該高校科研機構印章所占總體印章數量的比例較大且刻章需求明顯，在實際工作中常遇到科研機構印章能否刻制和怎么刻制的難題，而對此相關資料研究較少，如何做好科研機構印章管理已成為目前高校科研事業單位印章管理中的主要難題。

三、科研機構印章管理存在的問題和難點

科研機構印章管理面臨的問題如下：

（一）科研機構印章的性質特點和用途的界定問題。科研機構印章一般只具備公章部分性質和特點，且用途界定較為困難，具有部分對外聯絡職能和證明鑒別的作用。作為高校下屬機構的科研機構沒有獨立法人地位，且不同類型的科研機構印章業務范圍不同，導致在實際操作中科研機構印章對內對外的職權劃分和用途不甚清晰，存在不少越權越界使用印章的問題。

（二）“能不能刻？”的判斷依據問題。科研機構印章存在私刻的情況，即沒有經過學校審批自行刻制使用。同時印章刻制規范沒有權威指導、標準模糊。此外，還面臨“誰來審批？”的審批程序問題。刻制印章的審批部門一般為高校黨政辦公室，某些重要的印章還需經校領導同意后刻制。特別是需考慮在刻章審批程序中是否加入科研管理部門，以發揮審批作用或者意見參謀作用。此外因刻章審批權下放，高校還需自行判斷是否到公安機關進行公章刻制備案。以上未明確的問題導致刻章審批權無法得到合理合規的執行，成了管理中的難點。

（三）“怎樣刻”的具體操作問題。政府各級印章管理辦法均未明確對科研機構印章規格和式樣進行規定，如形狀、大小、中央是否刊五角星、是否加依托單位名稱等，以致目前科研機構印章樣式無章可依、樣式雜亂。

四、做好高校科研機構印章管理的建議

結合目前面臨的問題和高校的實際情況，本文嘗試提出適用于高校科研事業單位關于科研機構印章管理的普適性建議。

（一）要明確對科研機構印章性質特點和用途的界定。一般來說，法人科研機構具備獨立完整的印章使用職能和法律效力。而大部分高校科研機構屬于非法人科研機構，其印章僅具備部分印章職能和作用，是行使職權、對內對外進行公務活動的重要憑證，具有象征標志作用，權威性和證明鑒定作用，代表其獨特的、唯一的專用名稱，是在授權范圍內對內對外行使權力的標志，和證實其出具的文本材料真實性、可靠性的憑證。不同于法人單位公章，科研機構印章不具有法律性，即加蓋了該印章的文字材料不具有法律效力，不受法律保護，不承擔法律責任。在印章用途上，科研機構印章原則上只能用于對內進行研究機構管理及向學校提請各類申請，對外進行科研學術交流和通知聯系，但不能對外簽訂合同等其他用途。例外情況是，國家級及省部級重點科研機構有自主研究項目和開放課題，可具有對外簽訂相關類型科研合同的權限。

（二）關于印章能否刻制的問題。科研機構印章應遵從“按需刻制、分級分類、全部備案”的原則。“按需刻制”是指只要有行使職能需要，具備相應的管理能力，并符合相關政策規定的，經審批后均允許申請單位刻制印章。“分級分類”是指優先刻制國家級和省部級科研機構印章；同時為了控制印章總體規模，建議廳局級、校級及以下科研機構原則上不刻章，由掛靠單位代章，除了代章外，還可以針對相關業務刻制業務專用章；具有第三方評價機構資質的，則根據是否有出具權威檢測報告職能及其職能重要性來判斷是否予以刻章；獨立法人科研機構應依法依規并參照學校印章規定管理和使用印章，可報學校審批刻制印章，也可自行刻制備案并全權承擔相應責任。“全部備案”是全部科研機構印章由學校印章管理部門審批備案，根據需要向公安機關備案，并登記在學校法定代表人名下，未經注冊備案的印章缺乏對外證明力。關于審批程序問題，應采用“內容審核+形式審批”方式，申請單位將科研機構運行情況和用章實際需求提請科研管理部門審批，由科研管理部門對機構的資質和業務需求進行內容審核，通過后提交黨政辦公室對流程規范和刻章依據進行形式審批，必要時經校領導審批后刻章。

（三）關于印章樣式問題。印章樣式建議形狀為圓形，尺寸大小等于或小于二級行政單位公章，中央刊五角星（具備一定的行政職能）。關于名稱是否加上依托單位（高校科研事業單位）的問題，目前有三種主流形式：一是印章上直接環形刊科研機構名稱，不標明依托單位；二是上部環形刊依托單位名稱，下部橫排列刊機構名稱的方式；三是參照《國家重點實驗室建設與運行管理辦法》（國科發基〔2008〕539號）命名規則在機構后加上“（依托單位）”，上部環形刊機構名稱，下部橫排列刊“（依托單位）”。建議采取第三種形式，既符合命名規范，也明確依托單位關系。

（四）關于印章管理的問題。因涉及科研機構的全過程管理，建議由科研管理部門建立動態的科研機構及印章臺賬，記錄科研機構的培育申報，發文立項、驗收通過、當前建設周期的期數、整改撤銷等信息。與之對應環節的科研機構印章審批、制發、啟用、廢止等均同步動態更新。在做好科研機構及其印章臺賬的基礎上，通過出臺印章規章制度和具體細則對科研機構的用章進行規范，并定期督查和要求整改，確保印章的管理規范安全有效。在新規定出臺后的印章管理方面，對于與新標準不一致的科研機構印章建議采取“尊重歷史、自愿更換”的原則進行處置，已經刻制但樣式不符合規定的可以繼續使用；對于已刻制使用但新規定明確原則上不刻制的印章，則根據工作實際采取廢止或更換業務專用章的方式處理，印章清理后做好印章臺賬的更新。

綜上，上級政策文件不斷出臺，科研機構類型變化多樣，科研機構印章管理乃至高校印信管理實踐需要根據實際情況不斷進行調整改進，以適應新時代高校辦公室工作要求。做好科研機構印章管理工作，對于提高高校科研管理和行政工作的規范化，有效避免日常事務中的風險，廣泛地參與社會活動具有重要意義。