企業檔案實體信息數字化實踐方法探索

文/北京臨近空間飛行器系統工程研究所 周智力 劉婷

一、項目背景

我所檔案數字化加工項目是在“加快數字檔案館（室）建設”的號召下有計劃地開展實施的。目標是對十年間企業館藏的全部紙質檔案進行數字化加工，建立檔案全文信息資源庫，進一步提升我所檔案信息化水平和使用效率，更好地服務科研生產活動。

紙質檔案的數字化處理需要適當的數字化系統與軟硬件配置、數字化標準規范。紙質檔案數字化處理的工作流程基本分為檔案交接、檔案預處理、檔案掃描、圖像處理、檔案著錄、索引和圖像質檢、掛接系統、裝訂還原等環節。

二、項目實施方案

紙質檔案數字化處理的工作流程：

1.檔案交接。檔案交接是指在數字化加工過程中，加工者向負責人借出待加工的檔案原件和歸還已加工的檔案原件，分為檔案領取和檔案歸還兩個環節。要求：檔案的領取和歸還應及時，不能出現工序等待和檔案堆積過多現象，以保證數字化的正常運作；一般情況下，在完成圖像質檢后，就可將裝訂完畢的案卷歸還負責人。

（1）向負責人領取待加工檔案。按型號、年度、案卷號等優先排列順序依次領取。加工者與負責人雙方現場共同確定領取檔案的數量，并填寫《檔案交接記錄表》，并經雙方簽字確認。

（2）向負責人歸還已加工檔案。確定應歸還檔案的檔號、數量、案卷按借卷時的排列順序等應與領取時保持一致。加工者與負責人雙方一起進行現場清點檢查。確認無誤后歸還入庫，并填寫《檔案交接記錄表》簽字確認。

2.檔案預處理。檔案預處理是指在掃描之前，根據管理情況對檔案進行適當整理，并視需要做出標識。要求：保持檔案的完整性，不破壞原始檔案。主要工作內容如下：

（1）對成冊裝訂的檔案應拆除裝訂物，注意在拆除過程中不損害檔案。

（2）拆開案卷，將每盒檔案內的文件逐個校對。內容包括：文件對應情況、文件總數、紙張的潔凈度等。

（3）按順序排列檔案，各份文件應正面朝上。文件紙張若有折角或折疊，應小心展開并壓平。對原件破損的檔案進行小心修補或粘貼。

（4）對預處理完成的檔案，須用夾子小心夾緊，防止檔案散落。

（5）在《領卷單》的相應項目內填寫案卷需掃描張數。

3.檔案掃描。檔案掃描是將紙質檔案文件通過掃描儀掃描成電子圖像，本工序是數字化加工的重要環節，其他工序均以本工序的質量、速度為基礎。要求：掃描時須將各類型紙張放正，傾斜度控制在1°之內，超過1°須重掃；檔號輸入正確、規范、無誤；確保掃描圖像內容完整清晰；確保圖像存儲格式正確；圖像數量認真核對，減少漏掃。

（1）檢查案卷檔號與《領卷單》一致后，開始掃描。對于原件表面不清晰的文件，要調整對比度和亮度等相關參數。

（2）對于不適合拆卷的檔案，應采用成冊掃描儀掃描，以避免破損檔案并減少掃描儀對檔案造成的損害。

（3）過程中發現前處理整理錯誤的檔案，應記錄在《領卷單》中，回退前處理工序。掃描后應認真填寫《領卷單》并登記已掃描頁數。

4.圖像處理。圖像處理是指利用計算機對掃描后形成的圖像文件進行精細化處理，其主要內容包括：圖像數據質量檢驗、去污等。要求：確認任務列表檔號與圖像檔號一致；確認圖像質量，所有漏掃、多掃情況均查明原因并處理。

（1）掃描圖像質檢。確認圖像質量準確無誤后，開始進行處理。對圖像偏斜度、清晰度、失真度、色彩模式等進行檢查。

（2）圖像糾偏處理。可對圖像進行90°或180°旋轉，偏離1°以上通過圖像梳理工具對原件本身偏斜的圖像可進行糾偏處理。

（3）圖像去污處理。對于掃描過程中出現的雜質如黑點、黑線等應進行去污處理。修圖過程中對遇到圖片裝訂孔、掃描過程中產生的折角等應進行修補。

5.檔案著錄。檔案著錄是指把檔案內相關信息完整、規范和準確地錄入到數據庫。要求：核對索引欄、掛接欄及檔案封面三處的檔號要一致；錄入案卷和文件的目錄，要確保無錯別字；正確填寫頁數等字段。主要工作內容如下：

（1）打開檔案管理系統，選擇“著錄”選項，選擇需要著錄的檔案類型，如“科研檔案”，在案卷級和文件級錄入內容。

（2）著錄一個批次后，著錄員進行人工校對，如有不一致的地方，須找實體檔案核實，直到通過為止。

6.索引和圖像質檢。索引質檢是手動把系統條目與圖片進行關聯后，由質檢人員逐一檢查條目與圖像是否對應。圖像質檢是對掃描后的圖像進行第二道質量檢查。要求：確保每條條目信息與圖像一一對應，保證掃描圖像的質量，并及時反饋發現的質量問題。主要工作內容如下：

（1）在質檢時要把檔案管理系統里的檔號與《領卷單》檔號對照，確保一致，如有問題則要回退修改。

（2）逐頁翻看檢查圖像，檢查檔案封面、卷內目錄與總頁數是否相符。檢查每頁圖像是否存在漏失、不清晰及頁碼錯誤。查明原因并將有誤的頁次重新掃描。

（3）檢查檔案管理系統里的檔號與檔案封面上的檔號是否相符。目錄數據相關字段與圖像內容是否對應錯位、是否存在不準確或內容不清楚、數量不準確等情況，并在《領卷單》上明確標記問題。

7.掛接系統。將電子文件導入檔案系統中來，通過文件導入功能瀏覽選中電腦文件進行導入。可以通過“原文操作”添加原文。如果有多個原文的也可以在一條記錄中進行添加，對于文件體諒比較大的原文在上傳時支持斷點續傳和文件校驗功能，以避免文件電子損壞。

8.裝訂還原。檔案裝訂還原是數字化加工的最后環節，其工作內容是及時將經過拆分、掃描及完成圖像處理并經過圖像質檢的檔案原件按檔案保管的要求歸還負責人。要求：案卷及時裝訂，以防止紙張錯亂；案卷裝訂還原后外觀及紙張排序等須與拆卷前完全一致。不得將紙張放反、放倒及頁碼順序錯亂。A0等大幅面紙張應按原折痕折疊好，確保裝訂后不影響對大紙張的查閱。盡可能在原有位置上進行裝訂，以真實還原案卷拆分前原貌。

三、項目實施過程

本項目包含前期規劃、項目實施和項目驗收三個主要階段，各階段主要工作內容如下：1.前期規劃階段5個月：制定項目實施方案；開展檔案數字化工作量摸底統計；進行數字化項目調研。2.項目實施階段20個月：布置項目加工現場；配備基礎設施設備；開展數字化加工；進行檔案出入庫整理與登記。3.項目驗收階段4個月：進行數字化數據質檢；完成數字化全文系統掛接；開展數字化成果驗收。

（一）前期規劃階段。前期規劃階段，組織編制《檔案全文資源庫建設項目實施方案》，進行項目實施的可行性論證與方案論證。與此同時，對內開展庫藏檔案摸底盤查，確定數字化檔案范圍與規模，對外進行典型數字化項目進行多方調研學習，在綜合考慮確定我所檔案數字化加工模式。

（二）項目實施階段。按照項目實施方案要求對的各門類檔案開展數字化加工工作，主要涉及掃描、圖像處理、合成雙層PDF、案卷裝訂還原等加工工序。加工過程中嚴格按照檔案行業標準《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）的要求，將掃描設置為彩色、分辨率為300DPI，進行后續的掃描、圖像處理以及雙層PDF批量轉化。

（三）項目驗收階段。1.檔案實體質量檢查。為保障項目實施過程中檔案實體的安全，避免出現檔案實體丟失、損壞等風險，加工前對所有待數字化的紙質檔案逐份開展出庫實體檢查，做好出庫登記；加工后，對所有檔案逐一進行入庫檢查，與出庫登記做對比，做到賬實相符。2.數字化成果質量檢查與整改。針對加工單位處理完畢的所有數字化成果，采取人工檢驗方式，先后對檔案數字化成果開展全檢和抽樣兩次質量審查工作，重點檢查圖像命名、頁面質量、是否漏掃等問題。第一次全檢以所有數字化成果為對象，對數字化檔案進行無差別審查；第二次抽樣檢查以10%作為抽樣比例，隨機抽取1500件數字化檔案進行質量審查；兩次審查發現問題近600項，已完成問題整改，確保所有數字化成果質檢合格。3.數字化全文系統掛接。質檢合格后，將所有質檢合格的檔案數字化全文批量導入檔案管理系統，建立各門類檔案全文數據庫，配合檔案系統電子借閱流程，為全所提供檔案全文信息在線利用。

四、項目實施效果

本項目自2018年4月開始正式啟動，于2020年9月最終驗收結束，歷時25個月，共完成3萬余件、40萬余頁庫藏紙質檔案的數字化加工處理，庫藏檔案數字化率達到95%以上，依托檔案管理系統平臺，將檔案數字化全文批量導入，與已有的檔案條目數據庫一一匹配、全文掛接，建立檔案全文數據庫，實現全文檢索，已經具備了開展數字檔案館（室）建設工作的基礎條件。

五、結語

企業檔案是企業發展繼承中積累的寶貴的知識財富，是按“有依據、按依據、留證據”要求進行決策提供的關鍵憑證，充分挖掘檔案潛在價值，對于提高企業管理能力。開展檔案數字化工作，可以使原來僅夠一個人利用的紙質檔案，數量無限制同時在多個服務端被利用。在更好地保護庫存檔案的同時，也可以實現資源共享，查閱利用檔案的效率和準確率被大大提高。實現檔案數字化管理，能夠為庫存檔案更好地服務于研究奠定了基礎，也為企業后續開展提供檔案信息系統建設提供了基礎數據條件，積累了實踐經驗。