基于新媒體的數字檔案管理：當前應用和未來發展

文/榆林市愛國衛生運動服務中心 劉銳菲

在信息化和數字化時代背景下，傳統的以紙質為主的檔案管理工作受到了很大沖擊，新媒體技術在檔案管理中的運用，推動了數字檔案管理的發展，改變了檔案管理的工作模式。當前各種新技術都在快速發展，新技術在數字檔案管理中的有效運用又會進一步推動數字檔案管理的發展，因此，檔案管理人員需要根據新技術的不斷發展，準確把握數字檔案管理在未來的發展方向，推動數字檔案管理發展水平不斷提升。

一、數字檔案管理概述

檔案管理就是通過收集、整理、分類等方式對文字、圖像、聲音等信息資料進行科學管理，為使用者處理具體問題和事件提供參考。傳統的檔案管理主要是以人工和紙質的形式進行，隨著信息技術的快速發展，各種新媒體技術大量運用于檔案管理中，實現了對檔案的數字化管理，數字檔案管理形成。

二、新技術在數字檔案管理中的應用

（一）實現了無紙化管理。在傳統的檔案管理中，紙是信息的主要載體，因此，檔案管理除了聲音資料之外，就是對大量紙質資料進行管理，這種管理方式需要占用大量的空間和紙質資源，還需要很多工作人員參與到檔案管理中，耗費大量的資源。同時，紙質資料還容易損壞，一旦發生火災等情況，紙質檔案資料就會毀于一旦。在使用了新技術之后，檔案管理人員可以利用計算機和新媒體等技術將檔案信息壓縮，保存在U盤、光盤、云盤等快速便捷的設備中，這些設備可以保存海量資料，而且占用的空間非常小或者不占用空間，完全實現了無紙化管理，還大大提升了管理效率，降低了工作人員的工作量。同時，各個組織單位還可以根據自己的需求，建立信息管理系統，加強各系統之間的銜接，為檔案信息的快速傳遞、共享和使用提供便利，這可以進一步提升組織單位的管理效率和管理質量，也可以推動組織單位管理模式的進一步優化。

（二）優化了檔案管理模式。運用多媒體新技術進行檔案管理，可以將文本信息和聲音、圖像等信息結合在一起，實現統一管理，而不需要再像傳統方式一樣，分開管理文本和聲音、圖像信息。這種數字化的統一管理方式，不僅節約了資源，還促進了檔案管理模式的不斷優化。同時，這種文字、圖像、聲音相結合的保存方式可以在需要使用時，以更加生動活潑的方式展示出來，為使用者提供便利。

（三）提升了檔案管理的保密性。在檔案管理中大量使用新技術，還可以通過掃描、復制、直接傳輸等方式對檔案資料進行最原始的管理，使檔案資料更好地保存最初的狀態，這樣可以最大限度地提升檔案資料的準確性，也可以有效避免原始資料的損壞。同時，新技術的運用可以減少檔案的復制、翻閱等環節，降低了信息泄密的風險，可以有效提升檔案信息的保密性。

（四）有效提升信息管理能力。在檔案管理過程中使用多媒體技術，簡化了檔案管理的環節，有效提升了檔案管理和信息管理的效率。在檔案管理的歸檔環節，需要很多工作人員對大量檔案資料進行整理、分類，并進行立卷歸檔，由于社會發展速度不斷加快，各部門的資料不斷增加，如果不采用數字化管理方式，還是采用傳統的檔案管理方式，檔案管理人員的工作量就會大幅增加，這會嚴重影響檔案管理和信息管理的效率，也會妨礙使用者的查詢。在運用新媒體技術之后，檔案管理人員可以更加高效地對不同檔案進行歸檔，并用計算機對檔案資料進行快速的整理和分類，可以有效提升信息管理的能力。

（五）方便了檔案信息查詢。多媒體技術不僅方便了檔案管理和儲存，也為檔案的查詢和使用提供了便利。在運用多媒體技術對圖像、文字、聲音等信息進行統一管理之后，檔案信息以更加規范的形式儲存起來，檔案信息使用者可以利用查詢系統對檔案信息進行快速的檢索、查詢，這種方式可以大大拓展檔案管理的范圍，可以有效提升檔案信息的利用率。同時，檔案管理人員還可以運用各種新技術，對檔案信息進行分解、組合，對傳統檔案進行信息錄入，實現數字化管理，為檔案信息的檢索、查詢提供便利。

三、數字檔案管理新技術的發展方向

（一）構建完善的檔案信息檢索系統。多媒體新技術在數字檔案管理中運用，可以將檔案管理和信息查詢、運用結合在一起，進一步拓展檔案管理的范圍。在此過程中，多媒體可以將視頻、音頻、圖片、文字等信息資料整合在一起，實現對檔案的多媒體化管理。同時，各個不同的組織機構還可以建立完善的管理系統，實現對檔案信息的整合，然后建立完善的檔案信息檢索系統，為信息的檢索、使用提供便利，這對信息利用率的提升具有重要意義，也可以大幅降低工作人員的工作量，節約檔案管理成本。

（二）檔案虛擬化。在檔案管理向著數字化方向發展的過程中，檔案管理應該將真實和虛擬兩種方式結合在一起，有效運用虛擬技術，對檔案資料進行數字模擬和真實場景的三維展示，使檔案管理的形式更加具體、形象，為使用者提供了更加便捷有利的使用環境。同時，虛擬化檔案管理不需要使用大面積的保存空間，使用者可以運用VR等技術，通過三維方式以更加真實的體驗方式查閱檔案資料，這也推動了檔案查詢的效率和質量的提升，可以提升使用者的使用體驗，更可能催生出其他新產業的發展。在醫院的數字檔案管理中，醫院可以將藥品、醫療過程等檔案資料運用虛擬化的方式進行有效管理，為醫生利用這些檔案資料不斷提升自身的能力提供便利。同時，與高校有合作關系的醫院，還可以將醫院的數字化檔案資料合理的運用課堂教學中，豐富課堂教學資源，讓學生在更加真實的案例中學習醫藥方面的知識，促使學生的實踐應用能力不斷提升。

（三）促進保安監控技術的發展。在檔案管理中需要對大量檔案信息進行管理，大部分信息資料可以為他人提供查閱、使用服務，除此之外，還有大量的信息資料需要進行嚴格保密，而在網絡化環境中。網絡安全還是目前面臨的重大問題，這對檔案資料的保密工作帶來了嚴重挑戰。為了對數字檔案加強管理，不斷增強數字檔案管理的保密性，相關技術攻關部門需要大力發展保安監控技術，不斷完善檔案管理保安監控系統，有效提升檔案信息的保密性。在保安監控系統不斷發展完善的過程中，還可以促進信息儲存與查詢、語音報警、圖像處理等技術的發展。在發展保安監控技術時，報警技術是關鍵，一旦發出報警，語音提示、自動報警信息、值班信息等都會連鎖發生，相應的應急處理措施就必須立即開啟。因此，不斷提升報警處理技術，對保安監控技術的整體發展具有重要的推動意義。

（四）構建數字檔案管理平臺。為了在新媒體環境下，不斷推動數字檔案管理的發展，相關人員需要根據環境的發展變化以及未來的發展趨勢，構建新型的數字檔案資源管理平臺。各組織機構可以根據自己的需求，構建完善的數字檔案管理平臺，為檔案管理和信息資源使用提供支持。從當前的發展趨勢看，數字檔案管理平臺可以向信息資源的動態跟蹤、信息挖掘與分析交流機制、信息整合與對接增值服務等方向發展。而數字檔案管理平臺必須具備挖掘和分析信息資源、檔案管理平臺和互聯網信息資源結合、信息檢索服務、用戶權限設置等基本功能。比如，醫療衛生研究機構或者醫院的很多資料涉及機密信息或者病人隱私，在信息資源管理中可以通過設置用戶權限的方式，對信息使用者進行有效管理，降低信息泄密的風險。同時，醫院還可以利用數字檔案資源管理平臺與相關研究機構進行合作，共享醫療和研究方面的具體信息，醫院可以為研究機構研究工作的開展提供信息支持，而研究機構的研究成果可以在醫院得到更多驗證、實踐的機會。

四、結語

在信息技術快速發展的背景下，數字檔案管理成為檔案管理的重要形式，新媒體技術在檔案管理中的使用也大力推動了數字檔案管理的發展。而在信息技術不斷發展、更新的情況下，各種新技術又會運用于未來的檔案管理中，進一步推動檔案管理的發展和變革。