淺談煤炭技術檔案的管理及利用

文/陜西韓城礦業王峰煤礦有限責任公司 楊楨

隨著煤炭事業的快速發展，煤炭企業也逐步發展壯大，在這樣的情況下，煤炭技術資源越來越多，煤炭技術檔案隨之增加，在很大程度上提高了技術檔案資源的管理和利用要求。由于煤炭技術檔案所體現出來的是企業技術發展歷史，能夠為企業培養技術人才以及優化技術決策提供必要依據，所以要得到煤炭企業的高度重視，并積極做好技術檔案的管理與利用工作，提高檔案利用率，體現出檔案管理工作的實際價值。

一、技術檔案概述

技術檔案是記錄與反映單位基本建設與生產技術活動，同時具備極高保存保管價值，并依照有關檔案制度集中保管的技術文件材料綜合體。技術檔案具備鮮明的技術特性，是對已有技術進行有效利用的來源，當然還能夠直接轉化成為生產力，由此生成相應的經濟效益。可以說，技術檔案除了具備社會效益之外，還擁有著極大的潛在性經濟價值。技術文件資料是技術檔案的主要來源，綜合了與單位生產經營活動有關的所有技術類信息，在當前這個高度關注技術發展和技術改革的大環境下有著很高的應用價值。技術檔案是由多個部分構成的，比如基本建設、生產技術、工程技術、科學技術、專門技術檔案等等。在社會主義經濟事業建設逐漸從計劃經濟轉變為市場經濟的背景下，人們針對檔案的認知也和以往相比發生了很大的變化，極大程度上提升了檔案重視程度，也讓技術檔案的管理和利用價值日益凸顯。

二、煤炭技術檔案管理利用的意義

在煤礦企業的經營管理和生產實踐當中，誕生了各種各樣的檔案信息，這些檔案擁有不同的類別和內容，在實際效用方面也有著明顯的差別。技術檔案是煤炭企業檔案體系的一個重要組成部分，是企業寶貴的技術資源，在企業管理發展和重大項目建設當中有著不可替代的價值，發揮著重要的參考和支持作用。煤炭企業加強技術檔案管理與利用的價值主要體現在：一是通過分析企業的煤炭技術檔案能夠對企業技術發展的整個歷程進行把握，了解技術發展過程當中的一些優秀成果以及缺陷不足，為企業煤炭技術在新時期的創新改進和合理利用做好鋪墊。二是管理與利用煤炭技術檔案有助于進一步強化對技術人才的管理和培養。技術的開發利用都需要通過人的作用體現出來，所以培養高素質的技術人才一直都是煤炭企業發展建設的重點。煤炭技術檔案在支撐人才培養以及人才管理方面有著獨特優勢，能夠提高技術人才培養的針對性和全面性，也有助于優化企業的綜合建設。三是對煤炭技術檔案進行管理利用有助于給企業制定有效的技術決策提供必要支持。企業在對與技術有關的重大決策進行制定時，需要大量的數據作為支持和保證，而這些數據當中煤炭技術檔案無疑是最為重要和關鍵的。

三、煤炭技術檔案管理利用的原則

煤炭技術檔案管理利用是一項高難度工作，影響深遠，涉及面廣，所以在管理和利用當中必須遵循一定原則，保證檔案管理利用的科學性與有效性。一是效益原則。對于煤炭企業來說，管理和開發利用煤炭技術檔案的主要目的就是獲取社會與經濟效益，而且在對檔案部門信息開發利用水平進行評估時，也會將創造效益的能力水平作為衡量標準。所以煤炭企業在技術檔案管理利用過程當中要堅持成本節約理念，將獲取和創造效益作為重要目標，兼顧檔案管理的服務性以及效益型在二者的和諧統一當中體現煤炭技術檔案的應有價值。二是主體原則。在當代社會，企業是技術產生主體以及檔案利用主體，現如今企業開始將競爭關注點放在信息服務層面。對此，企業檔案管理者必須發揮主體作用，以身作則，在把握大方向的基礎之上，緊握服務主體，圍繞企業生產技術目標，做好技術檔案的管理與利用工作，以便為企業的長遠發展提供優勢，增大企業核心競爭力，創造出更大的價值。三是保密原則。檔案管理工作對保密性有著很高的要求，技術檔案作為企業的核心檔案資料，要把保密作為根本，堅持保密原則，維護企業以及國家的利益。四是實踐原則。檔案管理具備實踐性強的特征，所以檔案信息的管理和利用必須適應不同信息使用者的實踐應用要求，結合檔案的管理和利用效果加強反饋和記錄，讓檔案信息產品與服務的實用價值得到真正體現。

四、煤炭技術檔案管理利用的策略

（一）樹立歸檔意識，提升業務素質。煤炭技術檔案管理是企業發展建設的工作重點，需要得到企業的高度關注，明確技術檔案管理，關乎企業整體建設，尤其是重大的技術檔案信息關乎企業生死存亡。首先企業檔案管理者需要建立正確的歸檔意識，從強化業務素質著手，為煤炭技術檔案的管理和利用打下堅實基礎。首先檔案管理者要加強對煤炭技術檔案資料的整理和歸檔工作，樹立正確的工作意識以及責任意識，對有關技術檔案資料進行保存和歸類。比方說，對收集的技術人員檔案資料進行管理并在第一時間整理技術人員的相關信息，為技術人員管理提供信息根據。其次，檔案管理人員要通過自主學習或者是接受專門教育培訓的方式，綜合提升業務素質，并結合煤炭技術檔案管理的新要求進行專業技能的更新和提升。比如檔案管理者除了要做好基礎技術檔案管理工作之外，還需協助企業管理者制定有關決策，這就要求檔案管理人員不斷完善戰略決策知識和技能。

（二）打造管理平臺，提高檔案價值。數字信息化和互聯網事業的迅速發展為煤炭企業的改革與創新提供了諸多便利條件，同時也為煤炭技術檔案的管理利用帶來了突破和創新思路。煤炭企業需要與先進的網絡信息技術為依托，積極完善軟件和硬件設施，打造煤炭檔案信息化管理平臺，并把煤炭技術檔案管理納入該系統實施重點科學管理。在系統建設環節需要充分考慮到煤炭企業管理的情況和內在規律，可以直接引入軟件也可以根據煤炭企業檔案管理要求設計專門的企業檔案管理系統。在系統建成之后，必須對系統功能進行補充和完善，特別是要建構電子檔案查閱平臺和檢索服務體系，使得信息需求者能夠方便查找有關信息，提高信息利用的便利性。不過在這一過程中，需要特別注意的是做好保密以及安全管理，為系統建立防火墻，優化保密技術，避免技術檔案泄露。

（三）健全管理制度，保證安全利用。煤炭技術檔案管理與利用除了要遵循相應的原則之外，還必須把規范化建設作為基礎，尤其是建立針對煤炭技術檔案管理利用的規范化制度，提升檔案管理水平的同時，體現出制度建設的優越性。在制度建設環節需要特別抓好以下幾個方面：一是分類歸檔制度。在具體管理工作當中，檔案管理人員需準確把握哪些煤炭技術資料必須入檔，應該歸入到哪個類別的檔案體系當中，積極推行分類管理方法，提高檔案歸檔管理的條理性。二是分級管理制度。在制度當中確定各級管理的內容、范圍、責任人等確保檔案管理有條不紊。三是檔案借閱制度。該制度需要指明煤炭技術檔案借閱的期限、數量、登記、歸還等確切要求，為檔案的規范化和科學化利用打下基礎。四是崗位責任制度。構建檔案崗位責任制度，明確各個崗位擔當的技術檔案資料管理職責并簽署責任書，把執行情況納入考核體系，保證檔案管理與利用的嚴肅性。

（四）做好檔案宣傳，提高利用熱情。煤炭企業要保證檔案管理的實施效果，可以通過宣傳工作的實施，增進廣大員工對檔案信息利用價值的認識。煤炭技術檔案資源作為煤炭企業資源體系當中的核心要素，更是需要得到各方關注，必須通過加強技術宣傳，保證檔案利用有效性。在檔案宣傳工作中要積極運用先進手段，把傳統宣傳方法和現代化宣傳手段結合起來。首先企業可以基于內部網站、微信公眾平臺的信息宣傳效果顯著的新媒體媒介對技術檔案管理進行宣傳，指出檔案利用的價值以及必要性。當然，檔案管理人員需要深入職工群體當中進行調查了解職工的反饋信息，以便在這一過程中發現技術檔案管理環節的缺陷與不足，從而在之后工作當中有效訂正與調整。除此以外，在技術檔案的利用方面必須要有預見性考慮長遠利用方面的問題，但是也要避免因某些市場誘惑而出現盲目開發的情況，否則不僅無法促進技術檔案的利用，反而會帶來資源的浪費，甚至是給企業帶來巨大損失。

五、結語

隨著煤炭企業的快速發展，在現代技術普及應用以及信息化水平不斷提升的背景下，技術檔案的收集和利用受關注度得到了很大程度的提升。煤炭企業提高對技術檔案管理的重視程度，有助于從整體上維護企業權益和效益，保障技術機密的安全，為企業正常運營和發展提供保證。為了讓技術資源得到有效利用，企業要抓好煤炭技術檔案管理，并積極創新檔案管理模式，改變過去檔案管理落后的問題，給煤炭企業在新時期的創新經營和技術進步提供檔案管理方面的新支撐。