當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)誤區(qū)分析與突破策略

文/浙江省麗水市松陽縣委組織部 林霞

干部人事檔案信息化是國家檔案信息化最為關(guān)鍵的組成部分。現(xiàn)今在干部人事檔案信息化的發(fā)展中，依然存在著比較多的困難與阻礙，只有不斷創(chuàng)新，干部檔案信息化才能更好地發(fā)展。

一、信息化是干部人事檔案工作發(fā)展的大趨勢

干部人事檔案信息化其與傳統(tǒng)的干部人事檔案管理主要的區(qū)別就是在其應(yīng)用方面采用信息化的方式，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等將其信息錄入進(jìn)系統(tǒng)中，將干部人事檔案在信息庫中保存，在需要時(shí)可以從信息庫中調(diào)取。不僅減少了檔案管理人員的工作壓力同時(shí)也在很大程度上幫助其他相關(guān)部門的工作效率有效的提高。中共中央組織部作為全國干部人事檔案工作的最高專業(yè)主管部門，自20世紀(jì)90年代初以來，就一直在大力提倡并積極推進(jìn)干部人事檔案信息化工作。1995年1月，就頒布了《全國組織、干部、人事管理信息系統(tǒng)信息結(jié)構(gòu)體系》，為全國組織、干部、人事管理信息系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)提供了一套基本依據(jù)和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；1997年，中組部在全國推廣由其監(jiān)制的深圳版《全國組織干部人事信息系統(tǒng)》軟件，并于2000年開始了基于圖像的數(shù)字化干部人事檔案系統(tǒng)開發(fā)的調(diào)研準(zhǔn)備工作，并進(jìn)行了相關(guān)系統(tǒng)的研發(fā)工作。這些相關(guān)的文件以及國家頒布的各項(xiàng)規(guī)定，在很大程度上明確了干部人事檔案信息化的發(fā)展方向。

干部人事檔案工作是社會(huì)工作中極其關(guān)鍵的組成部分，所以在其干部人事檔案管理工作方面，必須要增強(qiáng)創(chuàng)新能力，通過各種方式方法來增強(qiáng)干部人事檔案工作的效率。干部人事檔案信息化可以將檔案全部存儲(chǔ)在其信息庫中，各個(gè)地區(qū)的檔案信息庫都可以相互的交流與連接，這樣也就增強(qiáng)了地區(qū)之間干部人事檔案工作的效率。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中所存在的主要問題就是其管理較為混亂，并且由于人事調(diào)動(dòng)的頻繁與檔案的繁多，從而造成在其管理過程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或者檔案損壞的現(xiàn)象。并且由于傳統(tǒng)的檔案管理模式在其監(jiān)督機(jī)制上也存在部分的漏洞，所以會(huì)有不法分子借機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行更改或者偷盜。而信息化的干部人事檔案管理，可以將其檔案管理全部在其信息化的平臺(tái)之上進(jìn)行，不再采用紙質(zhì)化檔案，完全無紙化辦公，這樣也就保證了其檔案在存放時(shí)不會(huì)出現(xiàn)損壞。并且其信息化平臺(tái)在構(gòu)建好之后可以對(duì)各類的檔案進(jìn)行分類，能有效地提高效率，減少工作人員的工作強(qiáng)度。信息化是未來社會(huì)發(fā)展的大趨勢，在相對(duì)較為繁瑣的檔案管理工作中應(yīng)用，可以在極大程度上提高工作效率。并且可以更好的與其他部門進(jìn)行交流與合作?，F(xiàn)今我國在干部人事檔案信息化方面的發(fā)展還存在著一些缺陷，其主要的原因是技術(shù)支持并不到位，并且部門領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠。這就在很大程度上導(dǎo)致干部人事檔案信息化無法更好的開展。干部人事信息化想要發(fā)展與進(jìn)步，就應(yīng)該將信息化更好的應(yīng)用，這樣才能夠順應(yīng)時(shí)代的潮流，提高工作效率，保證檔案工作更好的開展。

二、阻礙干部人事檔案信息化順利發(fā)展的誤區(qū)分析

干部人事檔案信息化的構(gòu)建需要各個(gè)行業(yè)共同合作才能夠建成，并且干部人事檔案信息化在建設(shè)過程中是需要大量的資金支持以及優(yōu)質(zhì)的科技基礎(chǔ)與超前的信息化觀念，這些方面缺一不可。所以在其建設(shè)過程中，上級(jí)部門的不重視也就導(dǎo)致其建設(shè)存在著比較多的問題，無法更好的規(guī)劃建設(shè)，在構(gòu)建時(shí)就會(huì)出現(xiàn)發(fā)展速度相對(duì)較慢，以及其標(biāo)準(zhǔn)無法統(tǒng)一的現(xiàn)象。現(xiàn)今我國在干部人事檔案信息化方面的發(fā)展還存在著不少的缺陷，其主要的原因是技術(shù)支持并不到位，并且部門領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠。另外也存在一些其他原因，例如開發(fā)資金無法到位等，并且由于干部人事檔案管理不同于其他項(xiàng)目，其中較多的檔案存在涉密性，所以在建設(shè)過程中需要考慮與突破的方面相對(duì)較多。

在現(xiàn)今的干部人事檔案工作中，信息化無法更好的發(fā)展，有一重要的原因就是其組織領(lǐng)導(dǎo)是否對(duì)其關(guān)注，或者說在干部人事檔案信息化的構(gòu)建中組織領(lǐng)導(dǎo)是否能夠真正對(duì)其構(gòu)建進(jìn)行統(tǒng)一的指揮或者強(qiáng)力的引導(dǎo)?，F(xiàn)今干部人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)主要存在哪些問題呢？首先，是主管部門與其責(zé)任分工并不明確，不是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌管理，而是需要有兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門同時(shí)管理，分別是組織與人事部門，這樣的領(lǐng)導(dǎo)管理方式也就導(dǎo)致其干部人事檔案管理工作的責(zé)任劃分并不明確，從而在建設(shè)干部人事檔案信息化的過程中一些問題就沒法有效的解決。另外是檔案行政管理部門的監(jiān)督管理責(zé)任未落實(shí)，檔案行政管理部門沒有更好的對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督與指導(dǎo)。最后是在其機(jī)構(gòu)的設(shè)置方面存在一定的問題，在檔案管理方面部分資源配置較為欠缺，而干部人事檔案信息化的構(gòu)建是需要大量的人力物力財(cái)力的，所以只有保證其基礎(chǔ)資源，才能夠有效的促進(jìn)干部人事檔案信息化的建設(shè)。現(xiàn)今在干部人事檔案管理工作中一些被多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)單位管轄的單位或者部門沒有明確具體歸哪方領(lǐng)導(dǎo)，這樣也就導(dǎo)致人事檔案管理處于三不管的位置，需要有相關(guān)的規(guī)定來明確具體的歸屬方向。

三、改革是突破干部人事檔案信息化建設(shè)誤區(qū)的根本策略

想要更好的建設(shè)干部人事檔案信息化，首先就是要改變現(xiàn)今所存在的問題與阻礙，首先應(yīng)該清楚信息化是未來社會(huì)發(fā)展的趨勢，明確信息化建設(shè)是干部人事檔案管理未來的重要發(fā)展方向。并且要從領(lǐng)導(dǎo)到員工等各個(gè)方面的從業(yè)者詳細(xì)的了解信息化在干部人事檔案工作中的作用，另外也要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行相應(yīng)的信息化培訓(xùn)，提高工作人員的信息化專業(yè)能力，在信息化建設(shè)完成之后能夠快速的融入新的工作方式與工作環(huán)境。在資金方面應(yīng)該增加對(duì)于干部人事檔案信息化的資金投入，以此提高干部人事檔案信息化的研發(fā)力度，建設(shè)優(yōu)質(zhì)的干部人事檔案信息化管理平臺(tái)。在管理方面，應(yīng)該促進(jìn)檔案管理工作體制的改革，將其工作體制圍繞干部人事檔案信息化的發(fā)展方向進(jìn)行改革，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，努力改變?cè)趥鹘y(tǒng)模式之下存在的領(lǐng)導(dǎo)部門不明確等問題。

首先，應(yīng)該明確其領(lǐng)導(dǎo)主管部門，確定一個(gè)部門作為主要的領(lǐng)導(dǎo)部門，由領(lǐng)導(dǎo)部門來解決各類問題，避免出現(xiàn)多個(gè)部門共同領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象。即使是多個(gè)部門共同管理的單位或者部門在其檔案管理方面也應(yīng)該確定一個(gè)部門作為主要的領(lǐng)導(dǎo)部門。另外要增強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的管理與監(jiān)督，各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)該對(duì)于干部人事檔案進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督與指導(dǎo)。只有這樣才能夠保證干部人事檔案信息化的建設(shè)順利開展。這樣的改革可以保證在其信息化建設(shè)完成之后，其工作人員與領(lǐng)導(dǎo)人員能夠更好地參與工作，減少工作中存在的矛盾，有效的提高工作效率。

在干部人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要改革的主要問題還在健全工作機(jī)構(gòu)等方面，要在各級(jí)都設(shè)立相關(guān)的人事檔案管理部門，同時(shí)其檔案管理部門也應(yīng)該配備專門的管理人員，并且也要預(yù)備部分兼職的檔案管理人員，這樣才能夠有效的保證檔案管理工作更有效的進(jìn)行。另外由于信息化的建設(shè)，所以在檔案管理部門中也應(yīng)該配備專門管理其計(jì)算機(jī)運(yùn)行或者網(wǎng)絡(luò)處理與聯(lián)絡(luò)方面的技術(shù)人員，避免在信息化平臺(tái)運(yùn)行中出現(xiàn)系統(tǒng)故障無法及時(shí)的進(jìn)行維護(hù)。在管理方面，首先應(yīng)該完善管理體制與模式，干部人事檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)干部管理權(quán)限進(jìn)行統(tǒng)一的干部人事檔案管理，針對(duì)本部門與地區(qū)來進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督與管理。另外在其管理的體制方面也應(yīng)該順應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢，改變傳統(tǒng)的管理模式，可以采用集中管理的模式，也可以采用分別管理的方式來進(jìn)行有效管理。