檔案信息化建設與檔案管理的思考

文/海南省血液中心 符詩晗

互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，給我們的生活和工作帶來了巨大的便利，對于檔案管理的發(fā)展也有著重要的影響，檔案管理隨著科技正在不斷改變，不僅是信息技術(shù)的使用，還有一些高效的管理思想的融入，讓檔案管理工作更具有新意。

一、檔案管理信息化運用的現(xiàn)狀

（一）檔案搜索效率不高。檔案管理是一項工作量較大的管理工作，隨著檔案管理信息化的應用，逐漸減少了相關(guān)的工作量，但是從目前的檔案管理信息化的應用來看，很多使用信息化檔案管理系統(tǒng)的企事業(yè)單位依然采用以往人工搜索信息的方式，這種方式一定程度地降低了檔案管理的工作效率。隨著檔案管理工作的不斷改進，一些企事業(yè)單位編制出各種各樣的搜索工具，但是搜索效率沒有很大的提升。

（二）檔案工作的重視程度不夠。目前很多企事業(yè)單位都在向互聯(lián)網(wǎng)媒體轉(zhuǎn)變，現(xiàn)在較火的短視頻平臺就是一些企事業(yè)單位宣傳和拓寬業(yè)務的好渠道。對于檔案管理工作而言，單位相關(guān)負責人的重視程度存在一定的問題，尤其是對檔案管理信息化建設的意識和重視程度十分欠缺，導致檔案管理的改革創(chuàng)新受阻，此外，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員年齡較大，他們對于新事物的接受能力較差，思想觀念比較保守，這對于檔案管理的發(fā)展有著嚴重的影響，而且他們一直在使用紙質(zhì)的檔案管理模式，對于新型的網(wǎng)絡技術(shù)的使用并沒有很大的意愿，更談不上檔案管理信息化建設。

（三）檔案人員的專業(yè)素質(zhì)不高。目前很多企事業(yè)單位在檔案管理人員的聘用上并沒有明確的標準，許多檔案管理人員是年齡較大的員工，這就導致檔案管理工作無法深入進行，他們不像專業(yè)的檔案管理人員能對檔案管理進行有效的改革和創(chuàng)新。老員工只能按部就班進行傳統(tǒng)的檔案管理，此外專業(yè)素質(zhì)不高影響檔案管理的發(fā)展。許多檔案管理人員對于檔案管理工作的認識程度較差，認為檔案管理工作是一項簡單的信息管理工作，工作時也沒有太多的熱情，不思進取，影響了檔案管理的發(fā)展。

（四）對信息資源的利用觀念存在很大問題。過去的檔案管理目的是對信息進行管理和保存，而在這個信息化的時代，信息資源的重要性越來越受重視，檔案管理信息化建設就是為了企事業(yè)單位更好地分享資源、使用資源。但是目前許多檔案管理人員的想法較為保守，只在意檔案信息的存放，對于檔案信息的分享和共享的概念存在著很大的問題，最終導致檔案管理水平無法提高。

（五）檔案管理部門的信息化水平不平衡。隨著信息技術(shù)的使用，越來越多的人正在努力學習信息化管理技術(shù)。但因為我國各地經(jīng)濟發(fā)展狀況不同，許多地區(qū)在信息技術(shù)的建設和信息系統(tǒng)的使用進度上存在著一定的差異，例如一些一二線城市開始成立信息化檔案管理部門，但一些三四線城市還在使用以往老舊的檔案管理設備，并且信息技術(shù)的使用沒有提高，受各方面原因影響，全國各地的檔案管理工作出現(xiàn)了巨大的差距，嚴重影響了我國檔案管理的整體水平。

二、加強檔案管理信息化建設的建議

（一）加強電子文件的管理。目前網(wǎng)絡技術(shù)的使用，已經(jīng)普及到生活和工作中，而且目前我國對于相關(guān)文件的電子化使用，也在向電子化轉(zhuǎn)變。因此加強檔案文件的電子化管理，是目前檔案管理工作的重點內(nèi)容之一。筆者針對電子文件的管理提出以下幾點建議：1.成立專門的電子文件管理部門，主要對電子文件進行管理和保存，以及電子文件資源的整合，以便增加電子文件的管理效果；2.加強相關(guān)人員對電子文件的管理，需要管理人員及時注意文件的傳送、接收、保存等工作，確保電子文件管理工作順利進行；3.目前許多電子文件都存在時效性，因此需要相關(guān)工作人員關(guān)注電子文件的期限，以便在使用過程中避免因時間問題出現(xiàn)錯誤。此外，對于一些長期使用的電子文件，要定期進行備份和復制，防止電子文件缺失，導致給單位帶來不必要的麻煩。

（二）建立網(wǎng)絡管理檔案。為了提高檔案管理的效率，需要建立網(wǎng)絡檔案，筆者針對網(wǎng)絡檔案的建立提出了以下幾點意見：1.互聯(lián)網(wǎng)時代應該發(fā)揮網(wǎng)絡的優(yōu)勢，在單位的內(nèi)部建立相應的管理網(wǎng)站和信息服務平臺，與此同時加強相關(guān)網(wǎng)絡檔案的使用，從而讓信息化管理更好的應用到檔案管理中；2.單位負責人加大對信息設備的投入，讓檔案管理人員在設備使用上更加放心，而良好地信息設備不僅能提高檔案管理的效率，還能最大程度上保證檔案管理的安全。此外由于檔案管理信息量大的問題，需要單位定時定期對設備進行更新和升級，以便滿足檔案管理信息化建設的需求。

（三）強化檔案管理人員的服務意識。檔案管理工作的最終目的是服務他人，因此需要檔案管理人員提高自身的服務態(tài)度和服務意識，改變以往重保管輕利用的意識，并重新建立一個利用保管并重的態(tài)度，讓自身有一個服務大眾的良好狀態(tài)，并且在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新、不斷提高，最終讓檔案管理工作的整體地位逐步提高，這也是發(fā)展檔案管理工作的重要標準之一。此外，根據(jù)檔案管理人員的服務進行針對性培訓，并針對服務的要求、服務的質(zhì)量、服務的態(tài)度定一個標準，從而最大程度提高檔案管理人員的服務意識。

（四）提高相關(guān)檔案管理人員的業(yè)務水平。如今的檔案管理人員業(yè)務水平普遍較低，這導致檔案管理工作的開展較為緩慢，因此提高檔案管理人員的業(yè)務水平迫在眉睫。筆者針對提高檔案管理人員的業(yè)務水平提出以下幾點建議：1.加強管理人員的服務意識，在檔案管理的過程中要秉承以人為本，為人民服務的宗旨，提升服務態(tài)度，讓更多的員工相信檔案管理人員的業(yè)務水平。2.針對檔案管理人員的聘用，應該有一定的標準，不能隨便聘用一些不相關(guān)的人員管理檔案。為了保障檔案管理的長期發(fā)展，可以采用以下幾種聘用方式：（1）長期從事檔案管理工作的人員；（2）短期從事檔案管理的工作人員；（3）從其他工作中借用的工作人員。不管哪種方式都要確保檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素養(yǎng)。3.為了企業(yè)的長期發(fā)展，檔案管理部門需要培養(yǎng)自身的管理人才，因此對于檔案管理人員要定期進行培訓，從而確保業(yè)務水平不斷提高。此外對于相關(guān)工作人員要定期安排外出學習，讓管理人員多看多學，最大程度提高檔案管理人員的業(yè)務水平，最后根據(jù)檔案管理的內(nèi)容進行定期的考核，成績優(yōu)異的員工給予一定的獎勵；一些平時工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工也要定期評定，并根據(jù)評定結(jié)果給予獎勵。這些建議的制定，都是為了提高檔案管理人員的業(yè)務水平，以保障企業(yè)檔案管理工作長遠發(fā)展。

（五）加大檔案管理的力度。管理的成敗取決于管理的流程，因此在進行檔案管理工作的過程中，要加強對管理環(huán)節(jié)和流程的重視，并將檔案管理從收集到整理進行細致劃分。要根據(jù)檔案管理內(nèi)容建立相應的管理平臺，還要從多角度、多方面制定管理制度。要讓每位檔案管理人員都參與到檔案管理的軟件應用中。檔案管理規(guī)章制度的制定不僅能讓管理工作更加高效，還一定程度上制約了相關(guān)工作人員的態(tài)度，對檔案管理工作的開展和創(chuàng)新有著重要的影響，還會促進檔案管理部門與其他部門的融合，讓整個企業(yè)都處于一個穩(wěn)定的發(fā)展狀態(tài)。所以說，一個良好的管理體系，不僅對于檔案管理的發(fā)展有所幫助，還會影響一個企業(yè)的整體發(fā)展狀況。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息化時代，以往的檔案管理工作已經(jīng)跟不上時代的腳步。檔案管理信息化建設工作也面臨著巨大的考驗，因此根據(jù)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，要從工作的根源去解決。本文中針對檔案管理信息化建設存在的人員問題、管理問題、設備問題、重視問題等幾個方面進行了分析，也給出了相應的解決方案，對于檔案管理人員的業(yè)務水平、專業(yè)設備、服務態(tài)度等幾方面給出了建議，希望給相關(guān)的檔案管理部門提供幫助。