基于企業檔案信息化建設的建議

文/中國振華集團永光電子有限公司（國營第八七三廠） 龍遠瓊

所謂企業檔案信息化，簡單來說就是利用現有的信息技術以及網絡將企業的檔案信息資源進行有效儲存、管理和使用，進而最大限度提高企業檔案管理的效率和信息的使用程度，讓企業的發展更加穩定、信息使用更加快捷，提升企業的經濟效益。

一、企業檔案信息化的必要性

（一）企業檔案信息化建設是企業文檔一體化辦公趨勢加強的重要選擇。由于網絡信息化的不斷發展，催生了電子文件，當前企業檔案信息化發展的方向已經向著文檔一體化的趨勢發展，其不僅使得檔案管理系統和企業的生產、經營、服務、文書處理等業務相融合，而且還進一步提高了工作的效率，降低了生產成本。然而，由于現階段企業檔案信息化程度較低，檔案管理工作與實際的生產經營管理等業務融合較為困難，所以，在企業檔案信息化管理逐漸發展的前提下，企業要想得以健康發展，就必須加快檔案信息化建設。

“君子務本，本立而道生”，作為“傳道、授業、解惑”的教育工作者，應該首先抓好德育，要真正把德育放在整個教育的基礎地位、首要地位來抓。我校深入貫徹落實立德樹人根本任務，切實將中小學德育工作的要求落細落小落實，以“中和位育”的思想為指導，實行全員育人、全程育人、全方位育人。

（二）企業檔案信息化建設是增強企業市場競爭力的重要途徑。隨著信息時代的發展，給企業帶來機遇的同時也帶來新的挑戰，每個企業都希望能夠及時了解重要的市場信息和自身的優勢與劣勢。對于市場信息來說，其具有時效性、全面性和準確性，所以必須及時收集、存儲有關信息，并將收集來的信息進行及時歸檔。只有全面分析、對比有關信息，并在最短的時間內得出分析結果，才有利于企業作出正確決策。為此，企業檔案信息化建設對于企業的發展來說至關重要。

平衡條件：55 ℃，30 min；萃取頭解吸條件：250 ℃，3 min；萃取頭吸附條件：55 ℃，40 min；氣相色譜條件：進樣口溫度：230 ℃，質譜條件為四極桿溫度：150 ℃，離子源溫度：230 ℃，電離電壓：70 eV，方式為：EI，質量掃描范圍：20～500 u[13,14]。

（三）企業管理流程未涉及檔案管理流程。對于很多企業來說，其在管理的過程中，僅僅涉及業務管理和經營管理，而沒有涉及檔案管理流程。為此，很多檔案管理工作只是依據檔案工作人員的經驗，只會簡單的文字信息錄入，檔案管理系統并沒有和整個企業的管理系統相掛鉤，所以嚴重阻礙了檔案信息化建設。

二、檔案信息化遵循的原則

由于很多企業普遍推行無紙化和網絡信息化辦公的新模式，所以企業在進行管理工作的過程中，還要不斷提高現代技術，從而逐漸轉變老舊的手工作業形式。對于檔案管理工作來說，由于電子計算機和網絡技術的不斷發展，逐步改變了檔案的生成和管理模式。例如，電子檔案與紙質版檔案在本質上有很大差異，所以檔案管理人員所面臨的挑戰非常嚴峻。對于檔案管理人員來說，只有在確保檔案管理工作系統性、真實性的前提下，才能真正為各個部門提供最為優質的服務。

（二）制定檔案信息化建設的制度與方案，加強質量控制。對于檔案信息化來說，其基礎在于實現檔案數據管理的標準化和規范化。如果沒有統一的標準就不能整合與共享檔案數據，實現檔案信息建設。為此，企業在進行檔案信息化建設的初期，就必須制定與之相關的標準和規范，才能真正從根本上解決檔案數字化和信息化的缺陷。在制定檔案信息化建設方案的過程中，必須嚴格遵守檔案信息化建設的有關制度。制定好檔案信息化建設方案，才能進一步推動企業檔案信息化建設。

（三）優先原則。對于檔案信息化建設來說，其基礎工作就是通過彩色掃描儀將庫存以及新增的檔案逐一分頁掃描成圖片信息，并標注目錄，從而儲存在數據庫中，供有關人員查閱。然而，這些工作非常復雜，而且工作量較大，必須交由專業人員集中進行錄入。在錄入的過程中，應優先考慮兩個原則：第一，優先錄入需求量大、使用次數多的檔案。第二，基于安全性考慮，還要優先錄入那些永久性不便隨時取出翻閱的珍貴材料。

三、企業檔案信息化存在的問題

（一）分級管理原則。在管理檔案信息化的過程中，還要對人員權限進行分級管理。對于不同級別的人來說，其對不同性質和級別的文件要有不同的使用權限，才能逐步建設成一個更為安全的信息資源管理共享系統。

基因編輯技術對農作物基因改良的速度在加快，一些消費者和環保組織開始擔心該領域的發展已經大大超過監管機構的監管范疇。該項技術的倡導者和反對者都認為，具有30年歷史的轉基因作物審查法律的框架未能跟上CRISPR和TALENs等基因編輯技術的創新步伐。

（二）企業的檔案觀念落后于檔案信息化建設發展要求。現階段，企業很多檔案管理人員認為，其職責僅在于為有關人員提供查詢服務，很少員工將企業的發展考慮在內，而且“多一事不如少一事”的思想觀念阻礙了檔案管理工作的開展。在檔案信息化建設的過程中，不僅需要專業的檔案管理人員，還需要建立檔案管理系統。然而，對于很多企業的管理人員來說，其認為檔案管理工作無足輕重，所以沒有給予重視，這使得很多檔案管理人員的服務態度較差，而且工作缺乏主動性。

（一）檔案管理標準與規范不統一。對于很多大中型企業來說，檔案管理的標準與要求有所差異，而且企業內部的檔案管理標準體系也沒有實現統一。另外，檔案數據的格式和錄入信息的內容不同，很容易使得數據發生錯誤甚至丟失。在檔案信息化建設的過程中，除了需要更改和遷移歷史數據之外，還要不斷規劃管理新建的數據，為此，要想盡快貫徹落實好數字化、信息化建設，就必須不斷規范檔案管理的標準。

（五）開展各環節的監督檢查 按國家農業部的要求，實行市場準入制度，對豬、牛、羊配戴有二維碼耳標，持有動物檢疫合格證明的才能進入市場、屠宰場，準許流通。對不具備上述條件的，一律按《畜牧法》、《動物防疫法》動物處罰。保證了標識工作的正常開展。

（四）檔案信息管理人員的素質有待提高。要想建立企業檔案信息化系統，就必須依靠人，這就要求管理人員必須要具備較高的知識水平和先進的技術。現階段，很多企業的檔案管理部門高科技人才較缺，而且檔案、信息處理的復合型人才更為緊缺，很多檔案管理人員都不具備先進的技術。即使引進了較為高端的設備，也難以發揮真正的作用。

四、企業檔案信息化建設的有效途徑

（一）企業檔案信息化建設必須納入企業信息化建設總體框架內。對于企業來說，其在檔案管理的過程中遇到了很多困難，要想促進檔案信息化建設，就必須將其納入單位的總體規劃中，并分階段實施，才能真正促進檔案信息化建設。企業檔案管理工作，必須先為生產服務，然后再為企業經營服務。為此，在進行企業檔案信息化管理的過程中，不能完全封閉，只有將企業檔案信息化管理和企業生產決策信息化建設相結合，并找準自己的定位，才能真正發揮檔案信息化的作用。要想真正確保檔案信息化建設有效推行下去，就必須將檔案信息化建設融入企業信息化建設總體規劃中去。對于企業來說，只有在建設實施企業信息化的過程中，從檔案信息化建設的需求出發，并加大對資金的投入、引進設備、培養高素質人才，才能確保檔案信息化建設順利開展。

西方主宰世界方式：財富追逐。“自13世紀以后，威尼斯人就一直在通過開發和印度的海上貿易，遠渡重洋跨過非洲南端而不是討價還價來聚集財富。”[7]316葡萄牙的行為更為迅速，西班牙從此進入了一個完全地“新世界”，并將自己的所有附屬地對外承包。在西伯利亞地區和美洲，一些亡命之徒都會在地圖上未標明的位置四處聚財，占領了令人難以置信的大片土地。財富聚集的方式和狂熱達到了前所未有的程度，加速了西方人主宰世界的野心和抱負。

（二）安全原則。為了確保電子文件的真實性、原始性和完整性，必須根據檔案管理的實際情況來建立一套較為科學、合理的電子檔案影像管理方案。要想完善電子檔案影像信息，就必須進行檔案信息化管理，才能在無須查找原件的前提下，輕松快捷找到所需的檔案資源。這樣既提高了檔案信息的使用效率，也有效避免了檔案原件的損壞。然而，對于電子檔案來說，其必須做到安全可靠，只有盡可能避免病毒及可篡改性等不安全因素，并做好電子檔案的備份及異地保存等業務，才能真正有利于企業檔案信息化建設。

（三）轉變傳統觀念，培養積極服務企業和社會的思想。首先，企業的檔案管理人員需要轉變服務意識，變被動服務為主動服務，并樹立開放意識，只有這樣才能確保檔案管理工作不局限于為有關人員提供查詢服務，才能真正深層次挖掘檔案信息資源。為此，對于企業檔案部門來說，應當轉變思想，充分認識到檔案管理信息化的重要意義，并真正將檔案信息化管理工作納入企業重要的戰略體系，使得企業的檔案資源得以有效利用。同時，還應當加大對檔案信息化建設的投入，進一步加快檔案信息化建設，使其服務更加多元。

（四）培養專業的檔案人才。在檔案信息化建設的過程中，需要大量的復合型人才，不僅要求其有扎實的檔案管理專業素養，還要熟練操作計算機技術，另外，還需要具備較強的英文閱讀水平和翻譯能力以及現代管理能力等。在培養專業的檔案人才的過程中，企業一方面要引進具有計算機、管理能力和較強英文水平的高校人才來充實檔案管理團隊，還要定期、不定期對其進行專門的培訓，并開展各種類型的檢驗活動，才能使得企業的用人制度越來越規范。另外，為了真正培養有才能的檔案信息化人才，還需要建立健全企業的人才評價機制和競爭機制。

（五）提升企業管理水平。為了實現文檔一體化管理，必須利用流程再造來提升企業管理。對于企業的檔案管理信息化建設來說，其具體流程在于，當各業務部門形成文件后，利用文件管理系統將其編入檔案管理系統的數據庫，然后由檔案管理人員審核待歸檔的檔案，審核合格并填寫合格信息后，才能將其歸檔，對于那些未審核成功的數據資料，應當退還給有關業務部門，并由其進行修改。這樣不僅使得檔案管理系統和業務管理系統有效結合起來，還使得文件真正實現隨辦隨歸，從而有效提升了檔案歸檔的準確性和完整性。

（六）實現資源整合。對于企業來說，其發展服務的信息基礎在于整合資源，收集社會中關于本行業的有關政策、制度和未來發展前景等信息，并加以整合研究，有利于促進企業的發展。為此，企業要根據自身的特點和行業特點來收集相關資料，并在檔案管理系統中設立與之相關的版塊，可以為專業人士提供便利。同時，要盡可能豐富企業相關信息資源，不僅要對企業所有的檔案進行管理，還要收集很多優秀企業甚至是其他同類型企業相關信息。

五、結語

總而言之，企業的檔案信息化建設具有較強的整體性，需要制度、設備、人員等全方位的支持。企業在發展的過程中離不開檔案信息化工作，為此，只有采取積極的應對措施，并提前做好準備，才能建設好企業的檔案信息化，從而使其更加科學規范。