人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設(shè)

文/青島大學(xué) 辛克盛 王永紅

現(xiàn)代社會(huì)逐步進(jìn)入信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，促使高校人事檔案管理開(kāi)始進(jìn)入全新的發(fā)展模式?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)與信息技術(shù)，能將多項(xiàng)資源有效整合優(yōu)化，能全面提升人事檔案信息管理效率。高校人事檔案記錄的主要是教職工人事活動(dòng)，留存下來(lái)供參考的應(yīng)用資料，能有效展示不同階段思想狀態(tài)、工作表現(xiàn)等。在人才選拔中能作為有效參考，在信息技術(shù)快速發(fā)展中，高校諸多領(lǐng)域均能進(jìn)行信息化建設(shè)，在人事檔案管理中發(fā)展進(jìn)程較為緩慢。在人力資源管理中，能全面推動(dòng)高校人事檔案信息化發(fā)展建設(shè)，能全面提高績(jī)效考核成效，保障諸多崗位與人員有效契合，實(shí)現(xiàn)精確定位。人事管理部門要注重?cái)M訂完善的培訓(xùn)方案，有效激發(fā)人才發(fā)展?jié)摿?。?dāng)前要注重?cái)M定完善的激勵(lì)政策，實(shí)現(xiàn)人力資源有效規(guī)劃，優(yōu)化現(xiàn)階段人才結(jié)構(gòu)，引入更多優(yōu)秀人才。

一、目前高校人事檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案信息化建設(shè)重視度不足，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。人事檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建中，不單是執(zhí)行信息查詢功能，其主要效用體現(xiàn)在高效化數(shù)字服務(wù)基礎(chǔ)上。但是目前有諸多高校管理人員對(duì)此項(xiàng)工作重視度不足，將其定位在輔助性質(zhì)工作中。由于缺乏較高的重視度，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)展較為遲緩，諸多資金投入不足，對(duì)此項(xiàng)工作的開(kāi)展具有較大限制性。檔案信息化建設(shè)并非績(jī)效顯著的工作，在短暫時(shí)間內(nèi)難以顯現(xiàn)較大發(fā)展成果。人事檔案具有突出的保密性，應(yīng)用范圍受限，使用頻率有限，各項(xiàng)影響要素均導(dǎo)致此項(xiàng)工作受重視程度不高。我國(guó)從2008年便出臺(tái)了檔案信息化管理實(shí)施辦法，但是此領(lǐng)域?qū)儆谛屡d發(fā)展領(lǐng)域，多項(xiàng)管理經(jīng)驗(yàn)不足。各項(xiàng)規(guī)定擬定中尚未設(shè)定具體實(shí)施細(xì)則，僅僅擬定了相應(yīng)的發(fā)展方向以及基本框架，起到基礎(chǔ)導(dǎo)向作用。因此，目前相關(guān)組織單位要注重做好規(guī)范化指導(dǎo)，結(jié)合實(shí)際擬定本單位管理規(guī)范，建立統(tǒng)一化發(fā)展模式。若缺乏規(guī)范化指導(dǎo)難以突出通用性，則會(huì)在后續(xù)資源共享、數(shù)據(jù)交換等方面會(huì)產(chǎn)生諸多阻力，對(duì)信息化建設(shè)會(huì)產(chǎn)生較大阻礙。

（二）人事檔案管理隊(duì)伍較為落后，科學(xué)管理程度較差。檔案工作長(zhǎng)期默默無(wú)聞，受重視程度不夠，對(duì)從業(yè)人員發(fā)展具有較大考驗(yàn)，導(dǎo)致此項(xiàng)工作實(shí)際流動(dòng)性較大。一些素質(zhì)較高、能力突出的人才均想調(diào)離原有崗位，去積極尋求更大的發(fā)展平臺(tái)，人才流失較為嚴(yán)重，整體素質(zhì)難以提升。目前在行業(yè)內(nèi)部有諸多管理人才，其專業(yè)素質(zhì)較高，工作較為謹(jǐn)慎、規(guī)范，但是在工作管理中對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來(lái)的新管理模式不具有較高的接受度，其在信息化管理方面的能力有待考證。近年來(lái)，隨著高校信息化發(fā)展進(jìn)程逐步加快，在檔案管理中融入了更多全新的發(fā)展理念。一些優(yōu)秀管理人員具備良好的計(jì)算機(jī)操作能力以及網(wǎng)絡(luò)信息綜合管理能力，但是針對(duì)檔案管理多項(xiàng)要求缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，檔案管理專業(yè)素養(yǎng)不足。比如在立卷、材料分類整理中，要注重從實(shí)踐過(guò)程中積累更多經(jīng)驗(yàn)。傳統(tǒng)單一化人才結(jié)構(gòu)難以有效適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展需求，當(dāng)前要注重積極培育更多復(fù)合型人才。在新舊人才交替過(guò)程中，要消耗相應(yīng)時(shí)間有效過(guò)渡與融合，對(duì)行業(yè)發(fā)展進(jìn)程具有較大影響。

（三）信息化服務(wù)對(duì)象較為單一，檔案安全難以有效控制。高校人事檔案信息化建設(shè)不單是構(gòu)建對(duì)應(yīng)的信息查詢功能，當(dāng)前要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化服務(wù)，具體服務(wù)對(duì)象是人事管理部門以及多個(gè)管理機(jī)構(gòu)。對(duì)相應(yīng)教職工沒(méi)有開(kāi)放權(quán)限，個(gè)人要想調(diào)取相應(yīng)檔案信息，要在人事部門有效登記之后通過(guò)專人進(jìn)行管理查詢。在實(shí)際操作中各項(xiàng)流程較為繁瑣，整體查詢過(guò)程要消耗較多時(shí)間，數(shù)字化服務(wù)作用未能得到有效體現(xiàn)。另外，在全面強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，多數(shù)檔案信息要在集中申請(qǐng)之后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)集中查詢，此類發(fā)展模式將會(huì)提高工作質(zhì)量，為群眾提供更多便捷服務(wù)，但是其中隱含的信息安全要提高重視，這樣才能對(duì)檔案信息集中保護(hù)，強(qiáng)化個(gè)人信息的安全性。目前在全面保障數(shù)據(jù)信息安全性方面，主要是做好系統(tǒng)持續(xù)性更新，并且設(shè)定防護(hù)火墻進(jìn)行保護(hù)。但是目前檔案管理人員并非專業(yè)化技術(shù)人員，尚未具備較好的信息保護(hù)意識(shí)。加上目前網(wǎng)絡(luò)病毒侵害嚴(yán)重，如果管理人員信息處理不規(guī)范，將會(huì)對(duì)管理系統(tǒng)建設(shè)產(chǎn)生較大負(fù)面影響，使系統(tǒng)整體運(yùn)行發(fā)生癱瘓。當(dāng)系統(tǒng)中有諸多信息泄露之后，會(huì)產(chǎn)生較大負(fù)面影響，安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題逐步擴(kuò)大。

二、高校人事檔案信息化建設(shè)的措施

（一）提高人事檔案信息化建設(shè)的重視度，實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)管理活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。新時(shí)期高校發(fā)展建設(shè)中要注重將整體發(fā)展戰(zhàn)略作為信息化建設(shè)的重要組成部分，建立與人事檔案信息化建設(shè)相對(duì)應(yīng)的監(jiān)管措施。檔案信息化建設(shè)發(fā)展屬于長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程，難以在較短時(shí)間內(nèi)獲取良好的發(fā)展成效。加上各類檔案信息內(nèi)容處于實(shí)時(shí)更新發(fā)展?fàn)顟B(tài)，各項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用升級(jí)、軟件開(kāi)發(fā)均要消耗諸多資金。在觀念層面上要提高重視度，還要?jiǎng)澐謱Ｓ觅Y金用于硬件與軟件建設(shè)。其中人事檔案管理工具應(yīng)用保密性突出，外部環(huán)境對(duì)其了解偏少。諸多人員對(duì)此項(xiàng)工作的了解僅僅局限于多項(xiàng)信息查詢以及人事資料籌備，未能認(rèn)識(shí)到人事資源管理中檔案信息化發(fā)展價(jià)值。所以相關(guān)部門要注重做好宣傳，強(qiáng)化高校各部門的重視度。在今后高校教學(xué)工作以及工作開(kāi)展過(guò)程中，能對(duì)人事檔案信息化資源進(jìn)行有效應(yīng)用，并且對(duì)人事檔案信息化建設(shè)提供較大支持度。在各項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程中，要注重相互配合，保障信息系統(tǒng)應(yīng)用成效能全面提升。此外，在人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展中，要注重制訂完善的管理制度，在人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展中要注重做好職責(zé)劃分，將多項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。依照相關(guān)規(guī)定要求，對(duì)電子資料以及數(shù)字化信息集中分類歸檔，執(zhí)行相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)要求。保障各項(xiàng)檢查活動(dòng)能處于常態(tài)化發(fā)展，保障各類電子文件完整性、精確性能全面提升。在人事檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用中，重要服務(wù)主體是人事管理部門，其能有效提供檔案查詢以及管理服務(wù)。其次，還具備諸多功能特征，能對(duì)目前已有的資源集中優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)資源有效共享。能保障多個(gè)部門有效共建，實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展，為人事部門發(fā)展提供多項(xiàng)政策與規(guī)定，為廣大教職工發(fā)展建立透明、公平發(fā)展平臺(tái)。此外，還要注重將兩個(gè)部門管理系統(tǒng)應(yīng)用有效融合，實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)信息有效對(duì)接，突出人員分析、報(bào)表打印等功能，保障多項(xiàng)管理優(yōu)勢(shì)有效互補(bǔ)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理人員隊(duì)伍專業(yè)化、知識(shí)化發(fā)展?，F(xiàn)階段，為了全面強(qiáng)化管理人員職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技術(shù)，要注重做好各項(xiàng)培訓(xùn)。定期組織信息技術(shù)領(lǐng)域?qū)I(yè)化技術(shù)人員對(duì)其技術(shù)方面進(jìn)行針對(duì)性指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)工作中存在的各項(xiàng)問(wèn)題，提高其技術(shù)解決能力。還要組織人員做好人事檔案信息化建設(shè)，提高個(gè)人工作成效。學(xué)校要注重多項(xiàng)管理創(chuàng)新，積極整合更多建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，做好工作經(jīng)驗(yàn)整合與學(xué)習(xí)，提高個(gè)人專業(yè)化業(yè)務(wù)能力。還要注重優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，人事檔案管理活動(dòng)對(duì)保密性要求較高，相關(guān)管理人員要提高自身素質(zhì)。要具備較強(qiáng)的專業(yè)發(fā)展能力，還要提高個(gè)人綜合素養(yǎng)。隨著信息化建設(shè)的全面推進(jìn)，對(duì)管理人員也有更多要求，當(dāng)前要注重招聘更多復(fù)合型人才，提高個(gè)人專業(yè)知識(shí)，積極維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息安全。在目前信息化建設(shè)發(fā)展環(huán)境中，要保障高校人事檔案信息化建設(shè)活動(dòng)穩(wěn)定開(kāi)展。

（三）全面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)安全化發(fā)展。當(dāng)前人事檔案自身發(fā)展性質(zhì)較為特殊，其中涉及諸多隱私資料，在管理中，對(duì)保密性要求較高。因此，當(dāng)前在檔案管理信息安全管控中要提高重視度，提高系統(tǒng)安全性是人事檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的有效保障。在系統(tǒng)登錄設(shè)定中，要注重結(jié)合系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀，擬定規(guī)范化的識(shí)別模式。通過(guò)相應(yīng)密碼實(shí)施身份驗(yàn)證，提升用戶登錄的安全性。在權(quán)限設(shè)定中，不同身份對(duì)應(yīng)的查詢權(quán)限不同，要注重做好登記設(shè)定，對(duì)不同信息集中加密。在資源保護(hù)中，要合理應(yīng)用版權(quán)保護(hù)技術(shù)，防止多項(xiàng)資料被隨意更改，提高資料應(yīng)用的安全性。在日志管理中，要基于用戶訪問(wèn)、信息讀寫、資料存取等建立較為完善的日志記錄，做好各項(xiàng)信息實(shí)時(shí)跟蹤，發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作問(wèn)題，要注重及時(shí)處理，防止資料丟失。要建立更為規(guī)范化的信息安全管理機(jī)制，做好各個(gè)管理流程以及管理環(huán)節(jié)有效跟蹤，提高管理人員安全意識(shí)，強(qiáng)化人事檔案信息的安全性。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案是高校人力資源管理中的重要應(yīng)用資料，為了能全面適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)，提高檔案管理質(zhì)量，當(dāng)前要注重實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新原有的管理模式，為高校管理部門在人事決策、教學(xué)科研等方面提供更多信息。信息化管理能保障檔案信息查詢更為便捷，有效減輕工作人員的工作壓力，提高工作效率。在信息技術(shù)應(yīng)用中，能實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)信息資源有效共享，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化整合，突出檔案信息資源應(yīng)用價(jià)值，為高校人力資源發(fā)展提供保障。