計算機信息技術在檔案管理系統中的應用

胡希鈺 美國雪城大學

計算機已經成為信息化時代各行業的必要辦公工具，借助計算機信息技術，可以顯著提高工作效率，優化工作流程[1]。檔案管理較為繁瑣，在雜多的檔案信息中為大幅提高檔案管理質量及應用水平，降低人工管理造成的失誤，應在計算機信息技術指導下搭建并完善計算機檔案管理系統。

一、檔案管理系統中應用計算機信息技術的必要性

社會經濟的繁榮助推了行業的高質量發展步伐，在信息技術支撐下，各行業逐漸邁入了行業信息化渠道，人們生產生活越來越離不開計算機網絡。傳統模式下的檔案管理主要以人工操作為主，在檔案信息的收集、編輯、整理及調用等環節存在效率不高，謬誤過多等問題。相比而言，計算機管理系統具備多種技術優勢，如計算機錄入數據準確率更高，處理數據更加快捷，信息共享及應用更加高效等，這給數量龐大的檔案信息管理工作提供了技術平臺。具體而言，檔案管理系統中計算機信息技術應用重要性主要體現在以下兩個方面：

首先，計算機信息技術具備檔案管理的各項功能需求。如更加完善的檔案收集、儲存、檢索、管理、應用等功能內容，使用計算機可以對需要掃描的信息進行批量處理及自動化處理，在高效壓縮及閃存下，全面準確地將檔案信息歸入檔案管理系統。對特殊材質的檔案信息，如聲音、圖像、文字、視頻等介質的檔案信息，計算機可以進行檢測和編目，進而使檔案管理在形式上更加多元。其次，計算機信息技術加速了檔案管理數字化進程。在檔案數量及類型不斷增加的背景下，檔案管理的難度同步加大，要在浩如煙海的檔案中實時檢索所需檔案信息，借助計算機技術及相應操作，能夠將文字、圖像、聲音等進行快速處理，然后提供多角度多數據的檔案信息服務，便于為相關決策提供參考。

二、計算機信息技術在檔案管理系統中應用的主要形式

計算機信息技術在檔案管理系統中的應用在形式上主要體現在如下幾點：第一，計算機檔案信息檢索系統。計算機檔案信息檢索系統主要通過計算機這一媒介實現對信息及數據的高效處理，在數據讀取、查找及應用過程中發揮計算機檔案信息檢索系統的信息數據傳輸及調用功能。計算機檔案信息檢索系統在構成上主要涉及到信息源、系統功能模塊、技術支持、用戶接口等幾個要素。在此基礎上要開發檔案檢索及管理體系，達到對檔案信息資源快速收集和共享的目的。第二，計算機文檔管理系統。檔案管理多以紙質文檔的形式留存，文檔檔案在儲存上需要保證安全性，而計算機文檔管理系統則集合了文檔安全防護、文檔加密設置、文檔權限設定等幾個主要功能，在文檔的安全性上有所保障。借助于簡化操作方式，計算機文檔管理系統與檔案管理的結合應用，降低了文檔管理難度，給檔案的保存及應用提供了技術平臺。第三，計算機管理統計系統。在各行業中，計算機管理統計廣泛應用，并在生產數據獲取上發揮出獨到優勢。基于計算機管理統計功能而構建的檔案管理系統，能夠對各類檔案數據內容分類存放，賦予檔案管理極高的應用價值[2]。

三、計算機信息技術應用于檔案管理中存在的幾個主要問題

計算機信息技術的出現及普及應用，為建設更具先進性的檔案管理系統平臺提供了技術基礎，但在企業及檔案館開展檔案管理實踐時，也存在幾點問題，主要體現在以下兩點：

第一，檔案管理人員自身不具備豐富的計算機信息基礎知識及應用能力。從事檔案管理的人員在進行檔案信息的管理工作時，多延循傳統管理模式，自己對計算機信息技術有所了解，但普遍未達到熟練應用計算機進行檔案綜合管理的水平，受此影響，計算機信息技術檔案管理系統的實際效用得不到突出發揮。第二，計算機信息技術在檔案管理中的應用效果不佳。究其原因，主要在于檔案管理部門只是在形式上運用了計算機系統，在實際檔案管理過程中依然呈現出較強的人工操作痕跡，由此導致檔案信息更多地以紙質形式存在，檔案資料庫房及計算機檔案室存在一定的受潮變質概率，檔案管理的信息化層次不高。

四、計算機信息技術在檔案管理系統中的應用要點

(一)多措施強化計算機信息技術在檔案管理系統構建中的應用水平

檔案管理作為一項全面系統的工作，從事該項工作的管理人員應對計算機信息技術的作用價值充分認知，在檔案管理過程中圍繞計算機信息技術，提高計算機信息技術功能模塊的實際應用深度。一是作為檔案管理部門及檔案館而言，應配置足夠的人力物力，更新檔案管理環節的軟硬件，接入統一高效的檔案管理系統接口。二是借助對計算機信息的綜合管理，如發送、傳輸、調用等，從眾多檔案數據信息流中做好挖掘及分析歸納，預判檔案管理系統的風險隱患，并提前做好預防。三是要具體做好數據庫建設，并大力推進電子檔案庫建設。結合檔案的主要來源及主要應用范圍，設計及建設檔案數據庫，本著數據庫最優化及最大化利用的原則，搭建檔案數據庫及配套系統，對數據庫信息數據進行有效安全儲存。檔案數據庫搭建完善一方面能夠節省大量的數據存儲空間，使數據保持完整，另一方面可以為檔案的共享應用創造條件。在檔案的形成中，除了紙質檔案的電子化轉換外，一些影像檔案材料的出現，給檔案保管提出了新的要求。在對影像檔案材料進行儲存時，可通過電子檔案庫開展檔案數據信息的收集及整理，然后在系統中進行共享，如此可大幅提高檔案利用效率[3]。

(二)創新計算機信息技術下的檔案管理模式

計算機信息技術及其支持下的檔案管理系統，要實現高效運轉，保證檔案信息的安全儲存及高效應用，需要對計算機信息技術檔案管理模式進行創新。把握如下幾點：第一，作為檔案管理人員而言，要對檔案管理的理論及方法加以熟悉，對計算機專業知識及相關軟件多加涉獵，針對計算機檔案管理明確操作規程、制度標準及操作權限，確保檔案管理的科學安全。第二，對檔案信息數據進行數字化管理，廣泛采用先進科技手段，如數據壓縮、數據庫、高速掃描等，使電子檔案能夠全面覆蓋到紙質檔案材料的收集整理環節，避免檔案遺失或數字化轉換不全。第三，對計算機信息技術下的檔案管理設置激勵機制措施，全面考核檔案管理人員的檔案信息錄入、編目、歸類、應用等環節，釋放計算機信息技術下檔案管理的高效性。

(三)做好計算機信息技術檔案管理人才隊伍建設

這一環節應把握如下幾點：第一，在設置及補充檔案管理人才隊伍時，應選擇具有豐富理論知識及實踐經驗的檔案管理專業人才，讓其能夠熟練掌握并操作計算機檔案管理系統。第二，不間斷地開展計算機信息技術檔案管理人才專業培訓，通過圍繞計算機技術的交叉應用及檔案管理系統的操作進行培訓，打造檔案管理復合型人才。第三，提高計算機檔案管理人員的操作能力，通過熟練運用計算機來解決日常管理中遇到的問題。

五、結語

計算機信息技術給各行業發展帶來了顯著助推作用。在檔案管理中，應順應計算機信息技術檔案管理的趨勢，在計算機檔案管理系統模塊的構建、計算機檔案管理模式的創新、計算機檔案管理人才素質能力的提升等方面不斷加強，從而使計算機信息技術為檔案管理所用。