大數據背景下機關事業單位檔案管理服務水平提升途徑

文/中共三明市委臺港澳工作辦公室 黃曉燕

結合機關事業單位檔案管理實際情況來看，一直存在“重管理、輕利用”的現象，并且很多機關事業單位檔案管理信息化發展水平不高，為單位管理和發展帶來一定程度的阻礙。所以機關事業單位必須不斷優化檔案管理服務水平，創新檔案管理模式，實現檔案管理服務多元化。有序推進檔案管理工作標準化、高效化發展。

一、大數據背景下提升檔案管理服務水平的意義

大數據時代改變了人們的生活方式和工作方式。大數據具備巨大存儲容量，并且可以獲取多樣化的數據信息，數據類型也相對較多。在大數據環境下，必須具備快速的數據信息處理速度，并且對海量數據信息進行處理，才能夠切實保障數據信息質量、提取具備價值的數據信息。其一，積極借助大數據信息技術開展檔案管理工作，對單位不同種類的檔案信息進行高速處理，在確保檔案信息高質量管理的基礎上，挖掘具備價值的數據信息內容，為機關事業單位各項管理工作提供數據基礎支撐。其二，在時代不斷變換的當下，市場競爭日漸激烈，為了服務社會、服務群眾，機關事業單位必須展現出自身的先進性，檔案管理工作應該順應時代發展，充分發揮出檔案管理工作的價值。在檔案管理工作當中引入信息化技術、大數據信息挖掘技術，可以有效促進單位信息化發展，展現出機關事業單位的先進性，彰顯機關事業單位的社會價值，提升機關事業單位的綜合競爭力。其三，借助大數據信息化技術開展檔案管理工作，可以從根本上改變傳統檔案管理工作模式，促進檔案管理工作的創新，并且增強檔案管理工作人員的責任感，規避傳統檔案管理工作當中存在的弊端，緩解機關事業單位檔案管理人才不足的問題。在大數據時代，積極發揮大數據技術手段、信息化技術手段的優勢，已經成為單位檔案管理工作發展的必經之路，更是提升檔案管理服務的重中之重。

二、機關事業單位檔案管理服務存在的問題

（一）檔案開發水平較差。當前機關事業單位檔案管理工作存在開發力度不足的問題。雖然很多機關事業單位紛紛構建了檔案數據資源庫，但是數據資源庫種類較少、信息資源不全面等問題屢見不鮮。在此基礎上，很難對檔案資料數據信息深入開發、深入挖掘，很難挖掘出檔案信息的價值，直接影響了檔案服務質量。機關事業單位的檔案管理與服務水平，直接影響著機關事業單位的管理水平，若檔案資料開發利用不得當，那么很容易導致事業單位的管理工作開展出現障礙，甚至影響事業單位各項工作穩定、有序開展。

（二）檔案管理信息化水平較低。在信息化時代，社會各個領域積極開展了信息化。大數據環境之下，檔案管理工作受到的影響極大，必須快速實現信息化轉型。但是當前很多機關事業單位檔案管理工作存在信息化水平滯后等問題，管理模式也較為單一。雖然一些單位積極引入了大數據信息化技術，對檔案管理信息化發展起到了一定促進作用，但是因為我國檔案管理領域信息化發展時間短、經驗少，還有很多環節需要不斷完善。很多檔案管理工作者并未認識到信息化發展轉型的重要性，并且缺乏一定信息化專業技術水平，導致檔案管理方式落后，無法展現出最大價值。

（三）檔案管理機制尚未健全。機關事業單位檔案管理工作，想要真正發揮出其效用、實現高效服務，就應該具備一個完善、嚴謹的管理機制作為基礎保障。但是當前很多機關事業單位檔案管理工作的制度缺乏完善性，很多檔案管理工作權責無法落實，導致很多檔案管理工作人員在開展工作時，缺乏必要的程序、工作依據，工作隨意性較大，直接造成檔案管理工作效率、服務效率降低。即使一些機關事業單位檔案管理實現了信息化轉型，但也需要專業工作人員進行維護、更新、數據資料錄入。若缺乏完善的權責劃分，那么出現了工作問題，則會出現責任推諉現象，無法實現檔案管理工作標準化發展。

三、大數據背景下機關事業單位檔案管理策略

（一）全面整合檔案信息中的各類數據。在大數據時代，機關事業單位檔案管理工作必須注重信息化管理與轉型，將大數據信息技術融入檔案管理工作當中。在大數據信息技術引導下，檔案管理工作必須對本單位各項檔案數據信息進行明確歸類，將各類檔案數據信息進行分類，并統一檔案信息數據信息的格式，以便于更好地發揮大數據信息技術的優勢，有針對性地對檔案數據信息進行提取、挖掘。大數據環境下，機關事業單位檔案管理種類、數量不斷增多，如何從海量的檔案數據信息當中提出重要信息、有價值信息，成為檔案管理工作的重點。為了展現大數據信息技術的優勢，必須做好檔案數據信息整合、分類、格式規范，促進機關事業單位檔案管理工作健康發展。

（二）構建檔案信息管理數據平臺。機關事業單位檔案管理信息非常復雜，涉及圖片、文字、視頻、音頻等諸多形式。在大數據環境之下，大數據信息技術對數據信息提取的要求非常高，為了高效運用大數據信息化技術、促進機關事業單位檔案管理工作信息化發展，應該結合單位實際情況，構建具備單位特點的信息化數據平臺，確保數據挖掘、數據提取的嚴謹性、高效性。將檔案信息管理數據平臺與單位管理信息化系統聯網，直接將單位各個部門、各個管理內容的數據檔案信息，借助互聯網的形式傳輸到檔案信息化管理數據平臺當中，提升檔案管理工作效率，實現單位各項數據信息共享，提升服務質量和效率，滿足各個部門的管理需求。此外，還可以構建對外檔案信息數據平臺，將其作為機關事業單位的對外宣傳窗口，這樣外來訪問者可以對單位發展情況、單位文化、單位事務進行全方位了解，而且可以挖掘群眾潛在的隱形訴求。

四、機關事業單位檔案管理服務水平提升途徑

（一）全面創新檔案管理模式。在大數據環境下，機關事業單位檔案管理工作必須結合本單位的實際情況、實際需求進行創新。在強化檔案信息完整性的同時，對信息內容繁瑣的檔案進行科學管理，并且對文件實施查找補充，構建清新、簡潔、明了的數據庫。構建出信息化檔案管理數據憑條，對不同類型、不同內容的數據檔案信息進行歸類、備注說明，構建出一套全面的檔案信息收錄方法。各個機關事業單位應該強化溝通，相互借鑒、學習檔案管理方法和模式，結合本單位實際情況開展有針對性的籌措，構建適合本單位發展、便于本單位服務的機關事業單位檔案管理模式。

（二）強化檔案管理信息化服務水平。在大數據環境下，為了優化機關事業單位檔案管理服務效率，必須要加快檔案管理信息化建設，將大數據信息化技術融入檔案管理工作當中，最大程度挖掘檔案信息。轉變傳統紙質檔案服務方式，充分借助計算機技術、信息化技術、大數據技術，對龐大的檔案數據信息內容進行及時查找、傳遞、復印，第一時間為有需求的部門提供檔案數據信息支持。此外，積極引入大數據整合技術、大數據挖掘技術、大數據分析技術，將單位各個層面、各個領域的歷史發展數據進行分析，挖掘出歷史檔案當中潛在的價值，以便于為單位制定發展戰略打下數據基礎，協助單位各個部門實施管理創新。全面提升機關事業單位檔案管理工作的信息化水平，真正實現檔案管理服務優化，使檔案管理服務更加具備針對性、高效性。

（三）提升檔案管理人才服務意識。機關事業單位檔案管理人員是決定檔案管理服務水平的關鍵，想要真正實現檔案管理服務創新，就應該從服務范圍、服務內容、服務方式三個層次進行創新。機關事業單位所涉及的工作內容非常廣泛，所以機關事業單位檔案管理服務范圍較大。檔案管理工作人員必須認識到檔案管理服務的重要性，全面提升自身信息化專業水平，定期進行檔案管理專業知識培訓、檔案管理服務水平提升講座，通過不斷學習、不斷充實自身專業知識，強化檔案管理服務意識。真正貫徹“活到老、學到老”的原則，全面提升檔案管理人才的辦事效率和服務水平。

五、結語

總而言之，在“足不出戶便知天下事”的時代，機關事業單位檔案管理工作必須充分挖掘大數據信息技術優勢，積極開展檔案管理工作信息化建設，將大數據信息技術融入檔案管理工作中，在順應時代發展的基礎上，優化機關事業單位檔案管理水平，為機關事業單位提供良好的檔案數據信息服務。