企業(yè)檔案外包管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探討

文/法庫(kù)縣疾病預(yù)防控制中心 韓萍

現(xiàn)如今，越來(lái)越多的企業(yè)選擇將檔案管理業(yè)務(wù)外包出去，這樣不但可以減少企業(yè)的管理成本，還能夠迅速提升檔案管理的質(zhì)量。企業(yè)為了達(dá)到內(nèi)部資源合理利用的目的，通常會(huì)將自己的薄弱環(huán)節(jié)交給專業(yè)機(jī)構(gòu)來(lái)處理，享受更加專業(yè)的服務(wù)。本文研究的企業(yè)檔案外包管理也是如此，企業(yè)可以與外包服務(wù)單位達(dá)成共識(shí)，并且實(shí)行長(zhǎng)期合作，享受高質(zhì)量的企業(yè)檔案外包管理服務(wù)。

一、企業(yè)檔案外包管理存在問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)不夠。1.檔案管理人員意識(shí)需要加強(qiáng)。檔案管理人員意識(shí)偏低對(duì)于檔案業(yè)務(wù)的外包工作具有長(zhǎng)久的影響，不利于檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展。這些年，我國(guó)一直在提高對(duì)檔案管理的重視，不斷加強(qiáng)檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，這在很大程度上推動(dòng)了企業(yè)檔案管理意識(shí)的加強(qiáng)。很多企業(yè)組建了專門的檔案管理部門，提升對(duì)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)力。然而，這一點(diǎn)并沒(méi)有在具體的執(zhí)行過(guò)程中得到嚴(yán)格落實(shí)。部分企業(yè)檔案管理人員檔案意識(shí)仍顯不足，他們并沒(méi)有隨著企業(yè)的發(fā)展而進(jìn)步。另外，企業(yè)在建立檔案管理體系時(shí)未足夠重視建立激勵(lì)制度，導(dǎo)致激勵(lì)制度不夠完善。在建立檔案管理系統(tǒng)時(shí)，企業(yè)檔案管理人員的熱情并沒(méi)有完全被調(diào)動(dòng)起來(lái)，這對(duì)企業(yè)檔案外包工作的實(shí)施無(wú)疑添加了難度。2.檔案管理隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性。檔案管理隊(duì)伍如果不夠穩(wěn)定的話，對(duì)于企業(yè)的檔案外包管理工作也是非常不利的，檔案管理企業(yè)的穩(wěn)定是企業(yè)順利進(jìn)行檔案維護(hù)工作最基礎(chǔ)的條件。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的趨勢(shì)下，以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的體制下，講究人力資源的科學(xué)合理分配，這是所有企業(yè)發(fā)展的一個(gè)共同的趨勢(shì)。檔案工作人員的調(diào)動(dòng)對(duì)于企業(yè)檔案管理工作也是非常有影響的，試想，當(dāng)一個(gè)企業(yè)里面的檔案管理者經(jīng)常調(diào)動(dòng)，肯定會(huì)導(dǎo)致工作人員業(yè)務(wù)生疏，在交接工作的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)銜接不上以及大量檔案無(wú)法及時(shí)得到整理的情況，甚至最后導(dǎo)致檔案丟失也是非常有可能的。3.檔案管理人員的專業(yè)技能缺乏。隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案管理外包業(yè)務(wù)肯定需要進(jìn)一步的發(fā)展，這對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力是非常有考驗(yàn)的。這幾年，國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案外包管理業(yè)務(wù)的開(kāi)展，依賴傳統(tǒng)的手工操作。企業(yè)檔案外包管理業(yè)務(wù)的特點(diǎn)是工作量大、技術(shù)要求不高。現(xiàn)如今，個(gè)別企業(yè)檔案管理人員，對(duì)電腦應(yīng)用技能的掌握不夠熟練。電子檔案越來(lái)越普及了，如果只是停留在錄入的層面來(lái)管理檔案，那么整個(gè)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè)速度是非常緩慢的，在企業(yè)處理檔案管理業(yè)務(wù)的時(shí)候，是沒(méi)有辦法發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)最大優(yōu)勢(shì)的。開(kāi)發(fā)和應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)于企業(yè)檔案電子化的進(jìn)程起到了推動(dòng)作用，能夠進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)的數(shù)字化。

（二）企業(yè)檔案真實(shí)性的問(wèn)題。1.檔案造假嚴(yán)重。為了獲取利益，人們甚至?xí)龀鲂薷淖约簷n案的舉動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)晉升、推遲退休和獲得專業(yè)資格等目的。偽造的檔案信息掩蓋了偽造者的真實(shí)情況，在這種不良社會(huì)風(fēng)氣影響下，使得企業(yè)獲取員工信息的真實(shí)性方面產(chǎn)生了一定的困難。企業(yè)的員工很有可能會(huì)因?yàn)閭卧斓臋n案而喪失工作的熱情，這對(duì)整個(gè)公司的員工隊(duì)伍建設(shè)是極為不利的。這表明，重視并解決偽造檔案的問(wèn)題是當(dāng)務(wù)之急。2.企業(yè)檔案的內(nèi)容質(zhì)量不高。檔案相當(dāng)于人的一張名片，甚至是一張“身份證”，對(duì)信息的真實(shí)性要求是非常嚴(yán)格的，檔案上面顯示一個(gè)人真實(shí)的信息，是最基本的要求。很多公司保留著的檔案里面含有大量過(guò)時(shí)的信息，以及使用率低甚至無(wú)法分辨的信息。企業(yè)的檔案管理相關(guān)部門對(duì)于檔案管理工作缺乏應(yīng)有的態(tài)度，沒(méi)有做到及時(shí)補(bǔ)充檔案的內(nèi)容。檔案上記錄的都是一些員工的個(gè)人基本信息，無(wú)法真實(shí)反映出一個(gè)員工的性格以及特點(diǎn)，很難達(dá)到檔案真正的要求。有些外包服務(wù)單位在交接檔案時(shí)沒(méi)有遵守規(guī)則，導(dǎo)致檔案丟失或者被更改。企業(yè)檔案管理人員沒(méi)有盡到應(yīng)有的職責(zé)，這也是導(dǎo)致檔案缺乏真實(shí)性不可忽視的原因。

二、企業(yè)檔案外包管理優(yōu)化對(duì)策建議

（一）提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。1.加強(qiáng)管理人員檔案的意識(shí)。企業(yè)在檔案管理這一塊的業(yè)務(wù)是非常繁多的，因此，企業(yè)的檔案管理人員需要有足夠強(qiáng)的意識(shí)來(lái)應(yīng)對(duì)檔案工作，提高自身的檔案管理能力。一旦檔案管理人員認(rèn)清對(duì)檔案保護(hù)的義務(wù)，產(chǎn)生強(qiáng)烈的責(zé)任感的時(shí)候，就可以在很大程度上提高檔案管理的質(zhì)量。企業(yè)的高層應(yīng)在提高檔案保護(hù)意識(shí)方面發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，注重在企業(yè)管理時(shí)大力宣傳檔案管理的重要性，同時(shí)還應(yīng)該培養(yǎng)員工提高檔案保護(hù)的意識(shí)。企業(yè)需要規(guī)劃一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)，把有關(guān)檔案管理的策略落到實(shí)處，并且加緊完善檔案管理業(yè)務(wù)相關(guān)制度，持續(xù)推動(dòng)企業(yè)檔案管理進(jìn)步。2.避免檔案管理人員頻繁流動(dòng)。由于企業(yè)的檔案管理人員更多的是在一個(gè)封閉的環(huán)境下工作，隨著檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案管理人員需要提升協(xié)調(diào)合作的能力，要讓檔案管理人員多參加活動(dòng)，更好地融入社會(huì)，打造一個(gè)健康可持續(xù)發(fā)展的檔案外包管理工作環(huán)境。要完善選拔人才的制度，尋找合適的檔案管理人才，提升檔案服務(wù)的能力。企業(yè)還要注重對(duì)員工專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，企業(yè)在對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，需要高度重視從低到高各個(gè)等級(jí)的檔案知識(shí)的培訓(xùn)，先從最基礎(chǔ)的內(nèi)容開(kāi)始培訓(xùn)，再慢慢加強(qiáng)內(nèi)容的深度。選擇一批具有檔案管理愛(ài)好和專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)其專業(yè)素質(zhì)。這些新生的人才會(huì)為企業(yè)帶來(lái)活力，還能夠幫助企業(yè)打開(kāi)新的局面，為企業(yè)的檔案管理往更高的層次邁進(jìn)貢獻(xiàn)力量。

（二）提高檔案信息的質(zhì)量。1.企業(yè)要在思想和行動(dòng)上重視檔案管理。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理外包的時(shí)候，要注意提升高層領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門的思想層面，認(rèn)清企業(yè)檔案管理的重要性，把企業(yè)檔案管理工作當(dāng)作最基本的工作，并積極擬出優(yōu)化對(duì)策建議，這樣可以有效預(yù)防企業(yè)出現(xiàn)檔案管理問(wèn)題。企業(yè)的管理人員根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，合理分配檔案管理部門的工作人員以及設(shè)備。并且制定適當(dāng)?shù)臋C(jī)制和改善工作環(huán)境，以此來(lái)激發(fā)企業(yè)檔案管理人員的積極性。還可以完善內(nèi)部的激勵(lì)制度以及競(jìng)爭(zhēng)制度，在調(diào)動(dòng)檔案管理人員積極性的同時(shí)，提高員工的危機(jī)意識(shí)，使檔案管理工作能夠得到應(yīng)有的重視。2.及時(shí)補(bǔ)充檔案內(nèi)容。企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，一定要注意及時(shí)更新檔案內(nèi)容，并且保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。企業(yè)會(huì)有各種不同類型的檔案，所以也要選擇不同的保存標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程是一個(gè)不斷豐富檔案內(nèi)容的過(guò)程。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)近幾年對(duì)檔案管理的重視，檔案管理外包業(yè)務(wù)迅速發(fā)展，在業(yè)務(wù)模式以及人才培養(yǎng)等方面，都取得了很大的進(jìn)步。現(xiàn)今，世界上最有承載力的管理模式就包括外包管理，這項(xiàng)業(yè)務(wù)是非常有前景的。企業(yè)要從自身實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合企業(yè)的管理情況以及業(yè)務(wù)模式等等方面來(lái)考慮檔案管理外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容，選擇適合的檔案管理外包服務(wù)。現(xiàn)在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)比較復(fù)雜，很多企業(yè)內(nèi)部的工作人員不穩(wěn)定，企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視也在慢慢淡薄。這導(dǎo)致了企業(yè)在選擇檔案管理外包模式的時(shí)候，容易產(chǎn)生一系列困難。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)內(nèi)部工作人員的檔案意識(shí)，要注重對(duì)企業(yè)檔案管理相關(guān)制度以及政策的落實(shí)。